Dokumentenmanagement: Was bringt es HR?

Dokumentenmanagement ist die strukturierte Erfassung, Ablage, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten in einem digitalen System. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) sorgt dafür, dass Unternehmen Dokumente schnell finden, sicher teilen und rechtssicher aufbewahren. Für HR-Verantwortliche bedeutet digitales Dokumentenmanagement vor allem: Personalakten, Verträge und Bescheinigungen liegen an einem Ort, mit klaren Zugriffsrechten statt verstreuter Ordner.

Was ist Dokumentenmanagement?

Dokumentenmanagement ist die Verwaltung von Dokumenten über ihren gesamten Lebenszyklus, von der Erstellung über die Bearbeitung bis zur Archivierung und Löschung. Der Begriff steht für eine Methode und für Software gleichermaßen. Gemeint ist meist ein digitales Dokumentenmanagement mit einer DMS Software, die Dateien, E-Mails und eingescannte Schriftstücke zentral speichert.

Ein Dokumentenmanagement System ersetzt die klassische Ablage in Papierform, in Netzlaufwerken und in E-Mail-Postfächern. Statt in Ordnern zu suchen, finden Teams ein Dokument über Suchbegriffe, Metadaten oder eine feste Ordnerstruktur. Jede Änderung ist nachvollziehbar, und der Zugriff lässt sich pro Person oder Rolle steuern.

Im Personalwesen ist Dokumentenmanagement besonders wichtig, weil HR mit sensiblen Daten arbeitet. Arbeitsverträge, Gehaltsnachweise, Krankmeldungen und Abmahnungen unterliegen der DSGVO und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Die Basis dafür ist meist eine digitale Personalakte, in der alle Dokumente einer Person gebündelt liegen.

Wie funktioniert ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem funktioniert nach einem einfachen Prinzip: Es erfasst Dokumente, ordnet sie, macht sie auffindbar und steuert, wer sie bearbeiten darf. Die meisten DMS Lösungen decken dabei dieselben Kernfunktionen ab.

• Erfassen: Das System nimmt digitale Dateien, PDF-Dateien, E-Mails und gescannte Schriftstücke auf und liest bei Bedarf Texte per Texterkennung aus.
• Ablage und Organisation: Dokumente landen in einer festen Struktur, oft ergänzt um Metadaten wie Dokumenttyp, Datum oder Person.
• Suche: Eine Volltextsuche findet Dokumente in Sekunden statt in Minuten.
• Zugriffsrechte: Das System legt fest, wer ein Dokument sehen, bearbeiten oder löschen darf.
• Versionierung: Jede Änderung wird gespeichert, ältere Fassungen bleiben verfügbar.
• Workflows: Dokumente durchlaufen feste Arbeitsabläufe, etwa Prüfung, Freigabe und Unterschrift.
• Archivierung und Löschung: Das System bewahrt Dokumente revisionssicher auf und löscht sie nach Ablauf der Frist.

Diese Funktionen bilden den Dokumenten Lebenszyklus vollständig ab. Ein Dokument entsteht, wird bearbeitet, freigegeben, genutzt, archiviert und am Ende gelöscht. Ein gutes Dokumentenmanagement begleitet jeden dieser Schritte, ohne dass Teams das Dokument zwischendurch per E-Mail hin- und herschicken müssen.

Welche Arten von DMS gibt es?

DMS Lösungen gibt es in zwei grundsätzlichen Varianten: als Cloud-Lösung oder als On Premises Installation im eigenen Rechenzentrum. Daneben unterscheiden sich Systeme stark darin, für welche Abteilung sie gedacht sind.

• On Premises: Die Software läuft auf eigenen Servern. Das Unternehmen kümmert sich selbst um Betrieb, Updates und IT-Sicherheit.
• Cloud: Der Anbieter betreibt das System in seinem Rechenzentrum. Teams greifen über Browser und App zu, Updates kommen automatisch.
• Allgemeine DMS Software: Sie verwaltet alle Dokumente eines Unternehmens, von Rechnungen bis zu Projektunterlagen.
• Fachspezifische Lösungen: Sie sind auf einen Bereich zugeschnitten, etwa Buchhaltung, Vertragswesen oder HR.

Für KMU ist die Cloud heute meist die naheliegende Wahl. Sie braucht keine eigene IT-Abteilung, ist schnell eingerichtet und von überall erreichbar. Mitarbeitende können Dokumente im Büro, im Homeoffice oder unterwegs bearbeiten, ohne Dateien auf private Geräte herunterzuladen. Zusätzliche Add Ons für Scanner oder Signaturen lassen sich bei vielen Anbietern einfach ergänzen. Wichtig ist, dass der Anbieter die Daten in der EU speichert und Zertifizierungen wie ISO 27001 vorweisen kann.

DMS, ECM und Archiv: Wo liegt der Unterschied?

Ein DMS verwaltet Dokumente im laufenden Betrieb, ein Archiv bewahrt abgeschlossene Dokumente unveränderbar auf, und ein ECM (Enterprise Content Management) bündelt beides mit weiteren Inhalten. Die Begriffe überschneiden sich in der Praxis stark.

Ein Dokumentenmanagementsystem steht im Arbeitsalltag im Vordergrund. Hier bearbeiten Teams Dokumente, teilen sie und stimmen sie ab. Die revisionssichere Archivierung sorgt dagegen dafür, dass Dokumente nach Abschluss nicht mehr verändert werden können. ECM-Systeme sind große Plattformen für Konzerne, die auch Webinhalte, Wissensdatenbanken und Prozesse abdecken.

Für ein mittelständisches Unternehmen ist ein ECM oft überdimensioniert. Sinnvoller ist eine Dokumentenmanagement Lösung, die die wichtigsten Dokumente pro Bereich gut verwaltet. Im HR-Bereich übernimmt diese Rolle häufig die HR-Software selbst, weil sie Dokumente direkt mit den Daten der Mitarbeitenden verknüpft.

Welche Vorteile hat digitales Dokumentenmanagement?

Digitales Dokumentenmanagement spart Zeit, senkt Kosten und reduziert Compliance Risiken. Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

• Schneller Zugriff: Teams finden Dokumente in Sekunden, unabhängig von Ort und Gerät.
• Weniger Papier: Ablage, Druck, Porto und Transport von Unterlagen entfallen weitgehend.
• Kürzere Durchlaufzeiten: Freigaben und Unterschriften laufen digital statt per Hauspost.
• Mehr Sicherheit: Zugriffsrechte, Verschlüsselung und Protokolle schützen sensible Informationen besser als ein offener Schrank.
• Compliance: Aufbewahrungsfristen, Löschung und DSGVO-Vorgaben lassen sich systematisch einhalten.
• Produktivität: Weniger Suchen und weniger doppelte Ablage schaffen Zeit für wichtigere Aufgaben.
• Remote-fähig: Teams arbeiten im Büro, im Homeoffice und unterwegs mit denselben Dokumenten.

Der Effekt ist gerade bei wiederkehrenden Prozessen groß. Wer jede Woche Verträge, Rechnungen oder Bescheinigungen bearbeitet, merkt schnell, wie viel Zeit die Suche nach dem richtigen Dokument kostet. Ein DMS macht diese Zeit wieder frei.

Was bringt Dokumentenmanagement für HR-Verantwortliche?

Für HR-Verantwortliche bringt Dokumentenmanagement vor allem eines: Überblick über alle Personaldokumente, ohne dass HR zum Archiv wird. In kaum einer Abteilung entstehen so viele Dokumente pro Person wie im Personalwesen. Vom Bewerbungsschreiben bis zum Arbeitszeugnis sammeln sich in jedem Arbeitsverhältnis schnell Dutzende Schriftstücke an.

Typische HR-Dokumente, die ein gutes Dokumentenmanagement abdecken muss:

• Arbeitsverträge, Vertragsänderungen und Zusatzvereinbarungen.
• Personalfragebogen, Nachweise und Bescheinigungen wie Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen.
• Gehaltsnachweise, Lohnsteuerbescheinigungen und Unterlagen für die Lohnabrechnung.
• Gesprächsnotizen, Zielvereinbarungen und Beurteilungen.
• Abmahnungen, Zeugnisse und Unterlagen zur Beendigung.
• Firmendokumente wie Mitarbeiterhandbuch, Richtlinien und Betriebsvereinbarungen.

Der Mehrwert für HR-Verantwortliche zeigt sich in drei Bereichen. Erstens im Alltag: Statt in Papierakten, Netzlaufwerken und E-Mails zu suchen, öffnet HR das Profil einer Person und hat alles auf einen Blick. Zweitens in der Zusammenarbeit: Teamleitungen sehen genau die Dokumente, die sie brauchen, und Mitarbeitende rufen eigene Unterlagen selbst ab. Drittens bei der Compliance: Fristen, Zugriffe und Löschungen sind dokumentiert, falls eine Prüfung oder ein Auskunftsersuchen kommt.

Hinzu kommt ein strategischer Effekt. Wer nicht mehr mit Ablage beschäftigt ist, hat Zeit für Onboarding, Entwicklung und Mitarbeiterbindung. Genau dafür ist HR eigentlich da. Wie stark Excel und Papier dabei bremsen, beschreibt unser Beitrag HR-Administration in Excel.

Wie sieht eine gute Ordnerstruktur für HR-Dokumente aus?

Eine gute Ordnerstruktur für HR-Dokumente ist einfach, für alle Personalakten gleich und orientiert sich an den Phasen eines Arbeitsverhältnisses. Als Leitfaden für die Organisation von Dokumenten in der Personalakte hat sich diese Grundstruktur bewährt:

• Bewerbung und Einstellung: Bewerbungsunterlagen, Personalfragebogen, Nachweise über Qualifikationen.
• Vertrag: Arbeitsvertrag, Vertragsänderungen, Zusatzvereinbarungen und Nebentätigkeiten.
• Vergütung: Gehaltsänderungen, Bonusvereinbarungen und Unterlagen zur Lohnabrechnung.
• Abwesenheiten: Bescheinigungen zu Elternzeit, Sonderurlaub oder Wiedereingliederung.
• Entwicklung: Zielvereinbarungen, Gesprächsnotizen, Beurteilungen und Weiterbildungen.
• Beendigung: Kündigung oder Aufhebungsvertrag, Arbeitszeugnis und Unterlagen zum Austritt.

Wichtig ist, dass alle Teams dieselben Bezeichnungen verwenden. Heißt ein Ordner einmal „Vertrag“ und einmal „Verträge“, landen Dokumente schnell doppelt im System. Lege die Struktur deshalb einmal fest und nutze sie für jede neue Akte. Mit Dokumenten, die zu keinem Ordner passen, gehst du bewusst um: Entweder gehören sie in einen bestehenden Ordner, oder sie gehören gar nicht in die Personalakte.

Bei Unmengen an Altbeständen hilft ein pragmatischer Ansatz. Übertrage zuerst die Verwaltung von Dokumenten aktiver Mitarbeitender in die neue Struktur. Alte Akten ausgeschiedener Personen bleiben bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist im Archiv und werden danach gelöscht. Grundlegende Tipps zur Pflege findest du unter Best Practices für die Verwaltung digitaler Personalakten.

Welche Workflows lassen sich mit Dokumentenmanagement im HR automatisieren?

Mit Dokumentenmanagement im HR lassen sich vor allem wiederkehrende Workflows automatisieren, bei denen Dokumente erstellt, unterschrieben und abgelegt werden. Gerade diese Prozesse kosten ohne System viel Zeit, weil jeder Schritt manuell angestoßen wird. Drei Beispiele aus dem Alltag:

• Onboarding: Arbeitsvertrag aus der Vorlage erstellen, digital unterschreiben lassen, in der Personalakte ablegen und Willkommensunterlagen bereitstellen.
• Vertragsänderung: Neue Arbeitszeit oder neues Gehalt erfassen, Nachtrag erzeugen, unterschreiben lassen und an die Lohnabrechnung weitergeben.
• Austritt: Bescheinigungen erstellen, Arbeitszeugnis vorbereiten, Rückgabe der Arbeitsmittel dokumentieren und Fristen für die Löschung setzen.

Jeder dieser Workflows besteht aus klaren Aufgaben mit festen Zuständigkeiten. Ein DMS mit Workflow Management sorgt dafür, dass keine Aufgabe liegen bleibt und alle Beteiligten die nötigen Informationen zur Verfügung haben. Die Teams in HR und Teamleitung sehen jederzeit, wo ein Prozess steht. Wie ein sauberer Start neuer KollegInnen gelingt, zeigt der Beitrag zum Onboarding-Prozess.

Automatisierung heißt dabei nicht, dass HR die Kontrolle abgibt. HR legt die Workflows einmal fest, das System erinnert an die nächsten Schritte. Entscheidungen, etwa über eine Vertragsverlängerung, bleiben bei den Menschen. So wächst die Produktivität, ohne dass die Qualität der Personalarbeit leidet.

Cloud oder On Premises: Welches DMS passt zu deinem Unternehmen?

Für die meisten KMU passt ein Cloud-DMS besser als eine On Premises Lösung, weil Betrieb, Sicherheit und Updates beim Anbieter liegen. Ein On Premises System lohnt sich vor allem für Unternehmen mit eigener IT-Abteilung und sehr speziellen Anforderungen an die Datenhaltung.

Die Unterschiede zeigen sich in der Praxis an wenigen Punkten. In der Cloud zahlst du eine laufende Gebühr und kannst sofort starten. Bei On Premises investierst du in Server, Lizenzen und Wartung, behältst aber die volle Kontrolle über die Infrastruktur. Der Zugriff von unterwegs oder aus dem Homeoffice ist in der Cloud ohne VPN möglich.

Beim Datenschutz ist die Cloud heute kein Nachteil mehr, wenn der Anbieter die Daten in der EU speichert und regelmäßig geprüft wird. Für HR-Dokumente ist das entscheidend, denn sie enthalten besonders schützenswerte Informationen. Frage bei jeder Software Lösung nach Rechenzentrumsstandort, Verschlüsselung und Zertifizierungen. Weitere Hinweise liefert der Beitrag zum Datenschutz bei der digitalen Personalakte.

Welche rechtlichen Anforderungen gelten für Dokumentenmanagement?

Für Dokumentenmanagement in Unternehmen gelten vor allem drei rechtliche Anforderungen: Aufbewahrungsfristen, revisionssichere Archivierung und Datenschutz. Wer ein DMS einführt, muss alle drei berücksichtigen.

Aufbewahrungsfristen ergeben sich vor allem aus dem Handelsrecht und dem Steuerrecht. Nach § 147 AO und § 257 HGB gelten für viele Unterlagen sechs, acht oder zehn Jahre. Lohnkonten bewahrst du bis zum Ende des sechsten Kalenderjahres auf, Buchungsbelege acht Jahre und Jahresabschlüsse zehn Jahre. Für Personalakten gibt es keine einheitliche Frist, mehr dazu unter Aufbewahrungsfrist für Personalakten.

Die revisionssichere Archivierung ergibt sich aus den GoBD, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form. Steuerlich relevante Dokumente müssen vollständig, unveränderbar und jederzeit lesbar archiviert sein. Seit der E-Rechnungspflicht müssen Unternehmen außerdem elektronische Rechnungen empfangen und in ihrer ursprünglichen Form aufbewahren können.

Die DSGVO verlangt, dass Unternehmen personenbezogene Daten nur so lange speichern, wie es nötig ist, und den Zugriff begrenzen. Für HR heißt das: Bewerbungsunterlagen abgelehnter Personen löschst du in der Regel nach einigen Monaten, Personalakten nach Ablauf der Fristen. Ein DMS mit Löschregeln und Zugriffsrechten macht diese Compliance Vorgaben handhabbar. Mehr zur rechtlichen Seite liest du unter Dokumentationspflicht und im Beitrag zur DSGVO.

Wie führst du ein Dokumentenmanagement ein?

Ein Dokumentenmanagement führst du am besten schrittweise ein, beginnend mit dem Bereich, in dem der Schmerz am größten ist. In vielen KMU ist das die Personalverwaltung. Diese Schritte haben sich bewährt:

• Schritt 1: Bestandsaufnahme. Kläre, welche Dokumente es gibt, wo sie liegen und wer sie braucht.
• Schritt 2: Anforderungen festlegen. Definiere, welche Funktionen dein System braucht, etwa Zugriffsrechte, Vorlagen oder digitale Unterschrift.
• Schritt 3: Struktur entwerfen. Lege eine einheitliche Ordnerstruktur und feste Begriffe für Dokumenttypen fest.
• Schritt 4: Software auswählen. Prüfe, ob eine allgemeine DMS Software oder eine HR-Software mit integriertem Dokumentenmanagement besser passt.
• Schritt 5: Bestand digitalisieren. Scanne bestehende Papierakten ein oder übertrage zuerst nur aktive Dokumente.
• Schritt 6: Teams schulen. Zeige allen Beteiligten, wo Dokumente liegen und wie die neuen Arbeitsabläufe funktionieren.

Ein häufiger Fehler ist der Versuch, alles auf einmal zu digitalisieren. Starte lieber mit neuen Dokumenten und den aktiven Personalakten. Ältere Unterlagen kannst du nach und nach übertragen oder bis zum Ablauf der Frist in Papierform lassen. Mehr dazu liest du im Beitrag zur Digitalisierung der HR-Verwaltung.

Woran erkennst du eine gute Dokumentenmanagement Software?

Eine gute Dokumentenmanagement Software erkennst du daran, dass sie zu deinen Prozessen passt und von allen Teams genutzt wird. Die beste Lösung ist nicht die mit den meisten Funktionen, sondern die, die im Alltag wirklich funktioniert. Achte bei der Auswahl auf diese Kriterien:

• Einfache Bedienung, damit Teams das System ohne lange Schulung nutzen.
• Feine Zugriffsrechte, gerade für sensible HR-Dokumente.
• Vorlagen zum Erstellen von Dokumenten im eigenen Corporate Design.
• Digitale Unterschrift, damit Verträge nicht ausgedruckt werden müssen.
• Automatisierung durch Workflows und Erinnerungen an Fristen.
• Schnittstellen zu Lohnabrechnung, Buchhaltung und CRM Systemen.
• Datenspeicherung in der EU, DSGVO-Konformität und ISO-27001-Zertifizierung.
• Mobile Nutzung über App und Browser.

Prüfe außerdem, ob du für HR wirklich ein separates DMS brauchst. Viele Funktionen, die HR-Teams benötigen, stecken bereits in einer guten HR-Software. Der Vorteil: Dokumente sind direkt mit Vertrag, Abwesenheiten und Gesprächen der Person verknüpft. Add Ons und doppelte Datenpflege entfallen. Eine Übersicht über passende Systeme bietet unser Beitrag zu HR-Software für kleine Unternehmen.

Welche Einsatzgebiete hat ein DMS im Unternehmen?

Ein DMS kommt überall dort zum Einsatz, wo regelmäßig viele Dokumente entstehen und mehrere Personen damit arbeiten. Die häufigsten Einsatzgebiete:

• Personalwesen: digitale Personalakte, Verträge, Bescheinigungen und Zeugnisse.
• Buchhaltung: Eingangsrechnungen, Belege und Rechnungen an KundInnen.
• Vertragswesen: Verträge mit KundInnen, Lieferanten und Dienstleistern.
• Vertrieb: Angebote, Kundenkorrespondenz und E-Mails, oft verknüpft mit CRM Systemen.
• Qualitätsmanagement: Richtlinien, Arbeitsanweisungen und Prüfprotokolle.

Im HR-Bereich hat ein DMS den größten Hebel, weil Dokumente hier besonders sensibel sind und jede Person eine eigene Akte braucht. Wer seine Verträge zusätzlich zentral steuern will, ergänzt das Dokumentenmanagement um ein Vertragsmanagement mit Fristen und Erinnerungen. Für allgemeines Wissen im Unternehmen, etwa Prozessbeschreibungen, eignet sich ein Wissensmanagement als Ergänzung.

Welche Probleme löst Dokumentenmanagement in der Praxis?

Dokumentenmanagement löst vor allem das Problem, dass Wissen und Unterlagen an zu vielen Orten liegen. In vielen KMU sieht die Verwaltung von Dokumenten heute so aus: Der Arbeitsvertrag liegt im Ordner, die Gehaltsänderung in einer E-Mail, die Krankmeldung im Postfach der Teamleitung. Wer etwas sucht, muss mehrere Personen fragen.

Das kostet nicht nur Zeit, sondern schafft auch Risiken für das gesamte Unternehmen, von der Datensicherheit bis zur Einhaltung gesetzlicher Fristen. Ein abgelaufenes Dokument wird nicht erneuert, eine Frist verstreicht, oder sensible Daten liegen ungeschützt in einem geteilten Ordner. Bei einer Datenschutzanfrage dauert es Tage, alle Informationen zu einer Person zusammenzutragen. Ein zentrales digitales Dokumentenmanagement beendet dieses Suchen, weil es für jedes Dokument genau einen Ort gibt. Wie du HR-Prozesse insgesamt schlanker machst, zeigt der Beitrag zur Automatisierung im HR-Management.

Was bedeutet digitales Dokumentenmanagement für Mitarbeitende und Teamleitungen?

Für Mitarbeitende bedeutet digitales Dokumentenmanagement vor allem Selbstständigkeit: Sie rufen ihre eigenen Dokumente ab, ohne HR fragen zu müssen. Gehaltsnachweis, Arbeitsvertrag oder Bescheinigung für die Bank stehen per App oder Browser jederzeit zur Verfügung. Dieser Ansatz heißt Employee Self Service und entlastet HR spürbar.

Teamleitungen profitieren auf andere Weise. Sie sehen die Dokumente ihrer Teams, die sie für ihre Aufgaben brauchen, etwa Zielvereinbarungen oder Gesprächsnotizen. Sensible Informationen wie Gehalt oder Gesundheitsdaten bleiben dagegen bei HR. Ein DMS mit feinen Rollen sorgt dafür, dass jeder genau den richtigen Zugriff hat.

Das verändert die Zusammenarbeit im Unternehmen. Statt Dokumente per E-Mail zu verschicken, teilt HR sie im System. Statt Rückfragen zu beantworten, verweist HR auf die Personalakte. So entsteht eine Organisation, in der Informationen dort liegen, wo die Menschen sie suchen.

Wie misst du den Erfolg von Dokumentenmanagement?

Den Erfolg von Dokumentenmanagement misst du am besten an Zeit, Fehlern und Nutzung. Vergleiche diese Werte vor und einige Monate nach der Einführung:

• Suchzeit: Wie lange dauert es, ein bestimmtes Dokument zu finden?
• Durchlaufzeiten: Wie viele Tage vergehen vom Entwurf eines Vertrags bis zur Unterschrift?
• Rückfragen: Wie oft fragen Mitarbeitende HR nach Dokumenten, die sie selbst abrufen könnten?
• Fristen: Wie viele Verträge oder Nachweise sind abgelaufen, ohne dass jemand reagiert hat?
• Nutzung: Legen alle Teams ihre Dokumente wirklich im System ab, oder gibt es noch Schattenablagen?

Ein Rechenbeispiel zeigt den Effekt: Sucht eine HR-Managerin täglich 20 Minuten nach Dokumenten, sind das bei 220 Arbeitstagen über 70 Stunden im Jahr. Ein gutes DMS reduziert diesen Aufwand deutlich. Die gewonnene Zeit fließt in Aufgaben, die wirklich Wert schaffen. Wie du solche Kennzahlen insgesamt im Blick behältst, zeigt der Beitrag zu HR-KPIs.

So funktioniert Dokumentenmanagement in HoorayHR

HoorayHR ist HR-Software für KMU, mit der du Dokumentenmanagement und digitale Personalakte in einer Lösung verbindest. In unserem Dokumentenmanagement speicherst du unbegrenzt Dokumente, legst deine eigene Ordnerstruktur an und teilst Dokumente gezielt mit Mitarbeitenden. Smarte Benachrichtigungen informieren die richtigen Personen, sobald ein neues Dokument bereitsteht.

Dokumente wie Arbeitsverträge, Bescheinigungen oder Vertragsänderungen erstellst du aus Templates in deinem eigenen Corporate Design. Mitarbeitende unterschreiben sie digital, auch aus dem Homeoffice. Anschließend landet das unterschriebene Dokument automatisch in der richtigen Personalakte, und die Zeitleiste zeigt, wann was passiert ist.

Mit unseren Nutzerrechten bestimmst du genau, wer welche Dokumente sehen und bearbeiten darf. Teamleitungen sehen nur, was sie brauchen, und Mitarbeitende rufen ihre eigenen Unterlagen per App ab. Über HR-Workflows verbindest du Dokumente mit Aufgaben, etwa beim Onboarding. Alle Daten speichern wir DSGVO-konform und ISO-27001-zertifiziert innerhalb der EU, und über unsere Schnittstellen fließen Daten an Lohnabrechnung und Buchhaltung, zum Beispiel an DATEV.

Gutes Dokumentenmanagement merkt man daran, dass niemand mehr darüber nachdenkt. Dokumente sind da, wenn man sie braucht, und verschwinden, wenn die Frist abläuft. Wer heute mit der Personalakte beginnt, schafft die Basis für ein HR, das mehr Zeit für Menschen als für Ablage hat.