Dokumentations­pflicht

Dokumentationspflicht

Eine Dokumentationspflicht gibt es in zahlreichen Bereichen des Lebens. Auch in der Arbeitswelt taucht sie auf. Die Gesetzgebung zur Dokumentationspflicht ab Januar 2024 schreibt einen Mindestlohn in Höhe von 12,41 € pro Stunde vor. Dieser Betrag wird im Januar des Folgejahres auf 12,82 € ansteigen. Damit dieser Mindestlohn auch wirklich in vollem Umfang ausbezahlt wird, gibt es in einigen Branchen nun eine Dokumentations-Pflicht.

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In diesen Berufen gilt die Dokumentations-Pflicht

Die Dokumentationspflicht ist außer für Mini-Jobber im Privatsektor für alle geringfügig Beschäftigten gültig. Sie dient dazu, der Schwarzarbeit den Kampf anzusagen und außerdem schützt sie die Beschäftigten.

Beschäftigte sollen vor Ausnutzung geschützt werden, insbesondere in Branchen, in denen dies leider üblich ist. Im Gastronomiebereich, im Baugewerbe, im logistischen bereich, bei Speditionen oder in der Gebäudereinigung ist dies vermehrt der Fall.

Ebenfalls betroffen sind häufig:

  • Zusteller von Paketdiensten und Zeitungszusteller
  • die Forstwirtschaft
  • der Messebau
  • die Fleischindustrie

Außerdem gilt die Pflicht zur Dokumentation in bestimmten Bereichen, in welchen der Tarifvertrag dies vorschreibt oder es gesetzlich vorgeschrieben ist.

Wie sieht die Dokumentation aus?

Entweder wird unsere praktische Zeiterfassung genutzt oder aber ein entsprechender Stundenzettel muss ausgefüllt werden. Aufgrund der zunehmenden Digitalisierung empfiehlt es sich, die digitale Variante zu wählen. Es besteht jedoch keinerlei Vorschrift, ob die Dokumentationspflicht digital oder händisch per Liste erfolgen muss.

Jeden Tag werden jeweils der Beginn der Arbeit und das Ende der Arbeit genau dokumentiert. Außerdem wird die genaue tägliche Arbeitszeit in Stunden festgehalten. Die jeweiligen Pausen müssen hierbei entfernt werden, da sie nicht zur Arbeitszeit gezählt werden. Die Pausenlänge ergibt sich rechnerisch und muss dementsprechend nicht extra aufgeführt werden.

Was Du bei der Dokumentationspflicht außerdem beachten solltest

Einige Kleinigkeiten gibt es noch zu beachten. Es ist zum Beispiel nicht notwendig, dass Du als Arbeitgeber dieses Dokument unterschreibst. Wichtig ist es jedoch, dass Du diese Listen sehr gut auf ihre Richtigkeit kontrollierst und sie außerdem sicher aufbewahrst. Erfolgt eine Kontrolle, musst Du Deiner Dokumentations-Pflicht durch die Vorlage der entsprechenden Dokumente nachkommen. Die Liste oder die Datei verbleibt also bei Dir als Arbeitgeber.

Es ist möglich, die jeweiligen Arbeitszeiten bis zu sieben Tage in Folge zu dokumentieren. Das bedeutet, dass es theoretisch möglich wäre, die Liste wöchentlich zu führen. Dies ist jedoch nicht empfehlenswert, da sich hier Fehler einschleichen können. Komme der Dokumentationspflicht also lieber täglich nach.