Digitalisierung der HR-Verwaltung

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Die Digitalisierung der HR-Verwaltung revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Personalabteilungen organisieren und betreiben. Durch die Integration moderner Technologien und Automatisierungslösungen können HR-Abteilungen effizienter und präziser arbeiten. Dies ermöglicht eine promptere Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen, eine verbesserte Datensicherheit und eine nahtlose Verwaltung von Personalakten. Unternehmen können von einer erhöhten Transparenz, optimierten Arbeitsabläufen und einer besseren Entscheidungsfindung profitieren. In einer sich schnell wandelnden Geschäftswelt ist die digitale Transformation der HR-Verwaltung unerlässlich, um wettbewerbsfähig zu bleiben und die sich ständig ändernden Anforderungen der Arbeitskräfte zu erfüllen.

Personalverwaltung auslagern

Die Digitalisierung der Personalverwaltung ist ein entscheidender Faktor in der heutigen Geschäftswelt. Der Einsatz von Technologie zur Rationalisierung von HR-Prozessen fördert sowohl die Effizienz als auch die Produktivität am Arbeitsplatz.

Was ist Digitalisierung im HR?

Wenn du deine HR-Prozesse u. a. mit digitalen Personalakten abwickelst, sparst du viel Zeit und kannst deine Verwaltungsarbeit effizienter gestalten. Eine digitale HR-Lösung, auch e hrm genannt, ermöglicht es dir, alle HR-Prozesse innerhalb der Organisation in einer digitalen Umgebung zu verwalten. Durch die Digitalisierung der HR-Prozesse in einem HR-Tool stellst du sicher, dass die Mitarbeiter ihre Anträge einfach in einer mobilen App stellen können. Dazu gehören Urlaubsanträge, das Scannen und Einreichen von Quittungen als Spesen,die Meldung von Abwesenheiten und andere Anfragen an die Personalverwaltung. Du als Arbeitgeber kannst alle erforderlichen Mitarbeiterinformationen in deinem HR-Dashboard einsehen.

Neben der Fokussierung auf HR-Kernprozesse und der Digitalisierung dieser Standard-Verwaltungsaufgaben bietet HR-Software auch eine Chance für die Entwicklung des Unternehmens.

Digitalisierung von HR-Prozessen; alle Verwaltungsaufgaben an einem Ort

Durch die Digitalisierung zentralisieren Sie alle HR-Aufgaben und behalten so den Überblick und arbeiten effizienter.

Personalakte

Eine digitale Personalakte macht die Verwaltung von Mitarbeiterinformationen einfacher und sicherer. Du kannst alle relevanten Mitarbeiterdaten und -dokumente, wie Verträge, Leistungsbeurteilungen und persönliche Informationen, an einem zentralen Ort speichern. Dies verbessert nicht nur die Zugänglichkeit und Verwaltung der Daten, sondern erhöht auch die Sicherheit durch den Einsatz von Verschlüsselung und anderen Sicherheitsmaßnahmen.

Urlaubsanträge

Die Digitalisierung verändert den Prozess der Urlaubsanträge durch Automatisierung und Vereinfachung der Einreichung, Genehmigung und Verwaltung. Mitarbeiter können Urlaubsanträge direkt über eine App oder eine Online-Plattform einreichen, die dann automatisch an den zuständigen Vorgesetzten zur Genehmigung weitergeleitet werden. Dies gewährleistet eine schnellere Bearbeitung, reduziert den Papierkram und erleichtert die Nachverfolgung von Urlaubssalden und -verläufen erheblich.

Anträge

Mit der Digitalisierung des Antragsprozesses können Mitarbeiter Quittungen ganz einfach scannen und über eine mobile App oder ein Online-System einreichen. Das spart Zeit und verringert das Risiko von Fehlern bei der manuellen Dateneingabe. Außerdem wird die Bearbeitung von Anträgen schneller und transparenter, da sowohl der Mitarbeiter als auch die Personalabteilung sofort über den Status des Antrags informiert werden.

Leistungsmanagement

Digitale HR-Tools bieten erweiterte Funktionen für das Leistungsmanagement, einschließlich regelmäßiger Überprüfungen, 360-Grad-Feedback und Zielmanagement. Mit diesen Tools können Mitarbeiter und Manager Leistungsziele festlegen, den Fortschritt überwachen und Feedback in Echtzeit geben. Dies fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und hilft bei der Ermittlung von Schulungs- und Entwicklungsbedarf.

Welche Möglichkeiten bietet die Digitalisierung der Personalabteilung?

Die Digitalisierung der Personalabteilung bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Optimierung von Verwaltungsprozessen und zur Steigerung der Gesamteffizienz. Hier sind einige der wichtigsten Möglichkeiten:

Automatisiertes Onboarding: Vereinfacht den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter durch digitale Checklisten und Orientierungsmaterialien.

Zeiterfassung und Anwesenheitserfassung: Erleichtert es den Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten zu erfassen, und den Vorgesetzten, diese zu überprüfen und zu genehmigen.

Employee Self-Service: Ermöglicht es den Mitarbeitern, persönliche Daten zu aktualisieren, Urlaubsanträge zu stellen und ihre Leistungsbeurteilungen einzusehen.

Erweiterte Berichte: Bietet über interaktive Dashboards Einblicke in personalbezogene Daten wie Abwesenheitsraten, Mitarbeiterfluktuation und Schulungseffektivität.

KI-gesteuerte Analytik: Hilft bei der Vorhersage zukünftiger HR-Trends und -Bedürfnisse, wie z. B. der Personalfluktuation, durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen.

AVG und Personalverwaltung

Wenn du deine Personalprozesse und die weitere Verwaltung auf digitale Personalakten in einem HR-Tool umstellen willst, ist es gut, die Auswirkungen auf das AVG zu bedenken. Das AVG, auch Allgemeine Datenschutzverordnung genannt, gilt seit dem 25. Mai. Es handelt sich dabei um eine Verordnung, die für die gesamte Europäische Union (EU) die gleichen Regeln in Bezug auf den Datenschutz festlegt. Wenn du deine Personalverwaltung digitalisierst und wichtige Daten wie Verträge und Dokumente speichern möchtest, solltest du prüfen, wie das neue System gemäß den AVG-Vorschriften funktioniert.

Strategien zur erfolgreichen HR-Digitalisierung

Als Arbeitgeber ist es wichtig, eine gut durchdachte HR-Strategie zu entwickeln, um die Herausforderungen der Digitalisierung und Automatisierung im HR-Bereich erfolgreich zu meistern. Hier sind einige bewährte Strategien, die Ihnen helfen, Ihr Personalwesen effizient und zukunftsorientiert zu gestalten:

  • Integration einer zentralen HR-Plattform: Investiere in eine umfassende HR-Plattform, die alle Personalmanagement-Anwendungen zentralisiert. Dies erleichtert die Verwaltung und sorgt für eine nahtlose User Experience für deine Mitarbeiter.
  • Schulung und Weiterentwicklung der Mitarbeiter: Biete kontinuierliche Schulungen an, um deine Mitarbeiter mit den neuen digitalen Tools vertraut zu machen. Die Förderung von Digitalkompetenzen ist entscheidend, um die Akzeptanz und den effektiven Einsatz der neuen Systeme sicherzustellen.
  • Automatisierung wiederholbarer Aufgaben: Nutze die Möglichkeiten der Digitalisierung und Automatisierung, um repetitive und administrative Aufgaben zu automatisieren. Dies spart Zeit und reduziert das Fehlerpotenzial erheblich.
  • Datensicherheit und Datenschutz: Stelle sicher, dass alle HR-Daten gemäß den Vorschriften der Allgemeinen Datenschutzverordnung (AVG) geschützt sind. Implementiere robuste Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Zugriffsrechte.
  • Förderung des Employee Self-Service (ESS): Ermutige deine Mitarbeiter, persönliche Daten selbstständig zu aktualisieren, Urlaubsanträge zu stellen und Leistungsbeurteilungen einzusehen. Dies erhöht die Transparenz und entlastet die HR-Abteilung.
  • Regelmäßige Überprüfung und Anpassung: Überwache kontinuierlich die Wirksamkeit deiner digitalisierten HR-Prozesse und passe diese bei Bedarf an. Ein flexibler Ansatz ermöglicht es dir, auf Veränderungen in der Arbeitswelt schnell zu reagieren.

Die HR-Digitalisierung bietet immense Chancen zur Effizienzsteigerung und zur Anpassung an den Wandel der Arbeitswelt. Mit einer klaren Strategie kannst du die Transformation im Personalmanagement erfolgreich gestalten und langfristige Vorteile für dein Unternehmen realisieren.

Digitalisierst du deine Verwaltungsaufgaben? Entdecke HoorayHR!

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Die Digitalisierung der Personalverwaltung ist nicht nur eine kluge Geschäftsentscheidung, sondern auch ein strategischer Schritt beim Aufbau einer modernen, effizienten und wettbewerbsfähigen Organisation.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Welche strategischen Probleme können mit e-HRM gelöst werden?

e-HRM kann Unternehmen bei der Lösung strategischer Probleme helfen, z. B. bei der Verbesserung der Effizienz von HR-Prozessen, der Unterstützung von Wachstum und Skalierbarkeit und der Steigerung des Mitarbeiterengagements.Durch die Implementierung automatisierter Workflows für Routineaufgaben liefert e-HRM wertvolle Daten und Erkenntnisse, die Führungskräfte nutzen können, um fundiertere Entscheidungen zu treffen und die Personalstrategie mit den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen.

Wie berücksichtigt e-HRM die geltenden Gesetze und Vorschriften?

Bei der Entwicklung von e-HRM-Systemen wird auf die Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften geachtet. Das bedeutet, dass du regelmäßig auf den neuesten Stand gebracht werden, um Änderungen der gesetzlichen Bestimmungen, wie z. B. der Allgemeinen Datenschutzverordnung (AVG), zu berücksichtigen. So kannst du sicher sein, dass deine HR-Prozesse mit den einschlägigen Rechtsvorschriften übereinstimmen, was das Risiko von Geldstrafen oder rechtlichen Problemen verringert.

Inwiefern bringt die Umsetzung kleiner Änderungen durch e-HRM erhebliche Vorteile?

Die Umsetzung kleiner Änderungen an HR-Prozessen über e-HRM, wie die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben oder die Verbesserung der Selbstbedienungsfunktionen für Mitarbeiter, kann erhebliche Vorteile bringen. Diese Verbesserungen führen zu einer effizienteren Nutzung der Zeit, einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und einer besseren Datenintegrität.Darüber hinaus ermöglichen automatisierte Arbeitsabläufe eine rasche Reaktion auf Veränderungen und die Umsetzung kontinuierlicher Verbesserungen, so dass Unternehmen flexibler und wettbewerbsfähiger agieren können.

Wie trägt e-HRM zu einer nachhaltigen Personalpolitik bei?

e-HRM erleichtert eine nachhaltige Personalpolitik, indem es den Papierverbrauch reduziert und die Prozesse optimiert, was zu einer Verringerung des CO2-Fußabdrucks einer Organisation führt. Darüber hinaus fördert die Einführung von e-HRM die Effizienz und Transparenz der HR-Prozesse und ermöglicht eine bessere Entscheidungsfindung auf der Grundlage genauer Echtzeitdaten.Dies wiederum sorgt für eine engagiertere und zufriedenere Belegschaft, was für die Bindung von Talenten und die Förderung einer positiven Unternehmenskultur unerlässlich ist.Durch diese Faktoren leistet e-HRM einen wichtigen Beitrag zu den Zielen der Nachhaltigkeit und Verantwortlichkeit am modernen Arbeitsplatz.

Wie unterstützt e-HRM Unternehmen während der Corona-Krise?

Die Corona-Krise hat die Arbeitswelt nachhaltig verändert und e-HRM bietet maßgeschneiderte Lösungen, um Unternehmen und Personalverantwortliche (Personaler) in dieser schwierigen Zeit zu unterstützen. Durch die Implementierung von e-HRM-Systemen können Personalabteilungen effizienter mit remote Workflows arbeiten, was die Notwendigkeit physischer Anwesenheit minimiert und somit die Gesundheit der Mitarbeiter schützt. Zudem ermöglichen diese Systeme eine nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Teams, unabhängig vom Standort. e-HRM bietet auch Werkzeuge zur Überwachung der Mitarbeitergesundheit und zum Verwalten von Abwesenheiten, was in einer Pandemie von entscheidender Bedeutung ist. Letztlich unterstützt e-HRM die HR-Transformation, indem es Unternehmen befähigt, flexibel und resilient auf aktuelle und zukünftige Herausforderungen zu reagieren.