5 Gründe, warum du jetzt mit Personalverwaltung in Excel aufhören solltest
Das gute und übersichtliche Verwalten von Personalthemen und allem rund um die Personalverwaltung gehört für jede ArbeitgeberIn heute fest zum Unternehmensalltag. Von der Pflege der digitalen Personalakte bis zur Durchführung und Verarbeitung der Gehaltsabrechnung – jede Handlung trägt zur Effizienz und Compliance deiner Organisation bei.
Eine Studie zeigte jedoch, dass HR-Profis in Europa durchschnittlich 23 % ihrer Zeit für die Verwaltung von Personal aufwenden. Als UnternehmerIn oder HR-ManagerIn verantwortest du digitale Personalakten, Urlaubsanspruch und Krankmeldungen. In einer Welt, in der jede Sekunde zählt, ist es entscheidend, administrative Aufwände so weit wie möglich zu reduzieren. Viele Organisationen setzen für ihre Personalverwaltung noch immer auf Microsoft Excel – eine Entscheidung, die mehr Nachteile als Vorteile mit sich bringt.
Auch wenn Excel flexibel mit Tabellen und Übersichten arbeitet, ermöglicht die Plattform keine automatische Einhaltung gesetzlicher Vorgaben oder eine sichere Verwaltung personenbezogener Daten. Einen Arbeitsvertrag manuell pflegen, Mitarbeitende für Meldungen beim Finanzamt identifizieren oder die Richtigkeit von Personaldaten sicherstellen – das sind nur einige Aufgaben, die erheblichen administrativen Aufwand verursachen. Außerdem kannst du mit Excel keine Aufgaben oder Benachrichtigungen automatisieren – genau das ist jedoch essenziell für effektives Personalmanagement.
In diesem Blog zeigen wir dir die 5 wichtigsten Gründe, warum es Zeit ist, Excel hinter dir zu lassen und auf eine spezialisierte HR-Software, wie HoorayHR, umzusteigen. So optimierst du nicht nur deine administrativen Prozesse, sondern erfüllst auch alle notwendigen und gesetzlich vorgeschriebenen HR-Anforderungen.
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1. Berechnungen laufen nicht automatisch
Wenn du in Excel den Urlaubsanspruch all deiner Mitarbeitenden verwalten willst, musst du die Berechnungen selbst anlegen. Informiere dich erst einmal darüber, wie gesetzlicher und vertraglicher Urlaubsanspruch genau geregelt sind. Wie stellst du das übersichtlich in Excel dar? Neben dem Zeitaufwand für Recherche und Einrichtung schleichen sich schnell Fehler ein. Klickst du versehentlich die falsche Spalte an, stimmen deine Berechnungen womöglich nicht mehr – ohne dass du es bemerkst. Je größer dein Team wird, desto mehr Daten verwaltest du und desto höher ist das Risiko für Fehler.
2. Excel verschickt keine Benachrichtigungen
Du musst rechtzeitig auf auslaufende Verträge reagieren. Vergisst du als ArbeitgeberIn eine Vertragsverlängerung, kann das teuer werden. Ein befristeter Vertrag verlängert sich in den Niederlanden automatisch, wenn du ihn nicht rechtzeitig beendest. Mitarbeitende musst du spätestens einen Monat vor Vertragsende informieren – sonst drohen hohe Kosten. Genau hier stoßen Tabellen an ihre Grenzen: Sie senden dir keine Benachrichtigungen. Das betrifft nicht nur Vertragsverlängerungen, sondern auch Urlaubsanspruch, die Verarbeitung sensibler Daten oder Arbeitsverträge, die du nicht länger aufbewahren darfst. Hast du das nicht im Blick, wollen am Ende vielleicht alle gleichzeitig Urlaub nehmen.
3. Mitarbeitende arbeiten nicht in Excel
Wie viel Zeit verbringst du mit dem Lesen, Bearbeiten und Beantworten von E-Mails zu Urlaubsanträgen? Nicht selten vergisst du, Anträge in deiner Tabelle zu verarbeiten – und plötzlich ist eine KollegIn unerwartet frei. Für Mitarbeitende ist es außerdem deutlich einfacher, ihre freien Tage zu planen, wenn sie wissen, wann andere KollegInnen arbeiten oder abwesend sind. Da sie keinen Zugriff auf dein System haben, fehlt ihnen diese Übersicht.
Auch persönliche Daten ändern sich. Zieht eine KollegIn um, sollte sie ihre Adresse einfach selbst anpassen können. Das spart dir als UnternehmerIn wertvolle Zeit. Mehr erfahren, warum HR so wichtig ist?
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4. Nicht alles an einem Ort
Als UnternehmerIn musst du alle personalbezogenen Dokumente deiner Mitarbeitenden aufbewahren. Du willst persönliche Daten, genommene Urlaubstage und Krankmeldungen jederzeit einsehen können. Auch Arbeitsverträge und monatliche Gehaltsabrechnungen musst du archivieren. All diese Informationen kannst du jedoch nicht sinnvoll für jede KollegIn in einer einzigen Excel-Datei speichern. Am Ende liegen deine HR-Daten verstreut auf deinem Computer. Und wie stellst du sicher, dass jede Datei der richtigen Mitarbeitenden zugeordnet ist? Nicht nur für dich, sondern auch für dein Team sollte alles transparent sein. Möchten Mitarbeitende ihre Gehaltsabrechnung oder ihren Arbeitsvertrag einsehen, musst du die Dokumente sonst jedes Mal einzeln per E-Mail verschicken.
5. Die Übersicht geht schnell verloren
Wie oben beschrieben, verteilst du deine Personalverwaltung mit Excel auf viele verschiedene Orte. Willst du dir schnell einen Überblick über Urlaubsanspruch oder Krankmeldungen verschaffen, musst du erst Berechnungen durchführen. Möchtest du Anstellungsbedingungen einsehen, suchst du erst nach dem richtigen Dokument. Und was passiert bei Unstimmigkeiten rund um einen Urlaubsantrag? Du verlierst schnell viel Zeit und Energie beim Zusammensuchen der Informationen.
Außerdem weiß Excel nicht, welcher Tag gerade ist – du bekommst also keine Wochenübersicht mit anstehenden Ereignissen. HR-Tools bieten dir meist ein praktisches Dashboard, auf dem du sofort kommende Feiertage, Geburtstage oder Urlaubstage von KollegInnen siehst. Du erkennst auf einen Blick, wer arbeitet und wer nicht. Übersicht – mit nur einem Klick.
Weg mit Excel
Es ist klar: Excel ist für die Personalverwaltung alles andere als ideal. Zum Glück gibt es heute viele kostengünstige Alternativen, die speziell dafür entwickelt wurden, deine Personalverwaltung zu optimieren. Keine komplizierten Berechnungen mit Fehlerpotenzial und keine verstreuten Dokumente mehr – sondern ein zentrales System für deine gesamte Personalverwaltung. Klingt interessant für deine Organisation? HoorayHR kannst du jetzt 14 Tage kostenlos testen – ganz ohne Verpflichtungen. So bleibt dir endlich wieder Zeit für die wirklich schönen Dinge!
Häufig gestellte Fragen zur HR Administration in Excel
Excel wurde als Tabellenkalkulationsprogramm entwickelt, nicht als HR Software. Berechnungen müssen manuell eingetragen werden, Benachrichtigungen bei ablaufenden Verträgen gibt es nicht und sensible Personaldaten sind über viele Dateien verteilt, was Fehler und fehlende Übersicht fast unvermeidlich macht. Mit wachsendem Team wird das Problem größer, nicht kleiner. Die größten Risiken sind Rechenfehler bei Urlaubskonten, fehlende Erinnerungen bei Vertragsfristen, unzureichender Datenschutz durch fehlende Zugriffsrechte und eine mangelnde DSGVO Konformität. Wenn mehrere Personen gleichzeitig auf dieselbe Datei zugreifen, entstehen schnell Versionskonflikte und Datenverluste, die im HR Alltag teuer werden können. Sobald du mehr als eine Handvoll Mitarbeitende hast und regelmäßig Zeit damit verbringst, Urlaubsanträge, Verträge und Abwesenheiten in verschiedenen Dateien zu pflegen, lohnt sich der Wechsel. Studien zeigen, dass HR Verantwortliche in Europa durchschnittlich 23 Prozent ihrer Arbeitszeit mit reiner Datenpflege verbringen, was mit einer modernen HR Software drastisch reduziert werden kann. Eine HR Software wie HoorayHR automatisiert Berechnungen für Urlaubskonten, sendet automatische Erinnerungen bei Vertragsfristen, bündelt alle Personaldaten DSGVO konform an einem Ort und gibt Mitarbeitenden über Self Service direkten Zugang zu ihren eigenen Informationen. Das spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch systematisch die typischen Fehlerquellen aus der Excel Verwaltung. Mit einer cloudbasierten Lösung wie HoorayHR ist der Umstieg deutlich einfacher als viele befürchten. Bestehende Daten lassen sich strukturiert importieren, der kostenlose Onboarding Service begleitet den Einstieg und eine 14 tägige Testphase gibt dir die Möglichkeit, die Software mit deinen echten Prozessen zu testen, bevor du eine Entscheidung triffst.Warum ist Excel für die Personalverwaltung problematisch?
Welche konkreten Risiken entstehen bei der Personalverwaltung mit Excel?
Ab wann sollte ich von Excel auf eine HR Software wechseln?
Was bietet eine HR Software, das Excel nicht kann?
Ist der Wechsel von Excel zu einer HR Software aufwendig?
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