Aufbewahrungsfrist für Personalakten: Wie lange darfst du die Personalakte aufbewahren?

Als Arbeitgeber sammelst du im Laufe der Zeit sehr viele Informationen über deine Mitarbeiter, die du im digitalen Personalakte speicherst. Die Herkunft der Aufbewahrungsfrist stammt aus dem Datenschutzgesetz, bekannt als DSGVO. Aus der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) sind die notwendigen Regeln rund um Aufbewahrungsfristen für Personalakten festgelegt. Was ist die gesetzliche Aufbewahrungsfrist der Personalakte? Zusätzlich gibt es verschiedene Aufbewahrungsfristen für diverse Dokumente, wie zum Beispiel Aufbewahrungsfrist für Leistungsbewertungsgespräche, Aufbewahrungsfrist für Bewerbungsdaten, Aufbewahrungsfrist für Gehaltsabrechnungen. In diesem Wissensartikel helfen wir dir mit einer Übersicht aller gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Personalakten.

Was ist die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Personalakten?

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Personalakten variiert je nach Dokumenten-/Datentyp und hängt von der Gesetzgebung in deiner Region ab. In den Niederlanden werden die meisten Personalakten im Allgemeinen 7 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt. Dies ist die grundlegende Regel bezüglich der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Die Aufbewahrungsfrist für Personalakten hängt vom Typ des Dokuments ab, wie zum Beispiel Bewerbungsformulare, Verträge, Gehaltsabrechnungen, Bewertungen und andere verwandte Dokumente.

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Schau dir HoorayHR an Für einige Dokumente, wie Informationen für Buchhaltung/Steuern, sind die Aufbewahrungsfristen manchmal länger. Es ist gut, bei einem Spezialisten nachzufragen, um die genaue Antwort gemäß der dann geltenden Gesetzgebung zu haben.

Welche Mitarbeiterdaten muss ich zwingend im digitalen Personalakte aufbewahren?

Um den gesetzlichen Verpflichtungen für Personal zu entsprechen, gibt es verschiedene Dokumente und Dateien, die ein Arbeitgeber für einen längeren Zeitraum aufbewahren muss. Dies gilt auch für Dokumente für neues Personal, denn ein neuer Mitarbeiter bringt viele neue Dokumente mit. Diese Dokumente bilden das digitale Personalakte und sind von großer Bedeutung für ein effizientes Dokumentenmanagementsystem. Einige Beispiele für gesetzlich vorgeschriebene Informationen sind unter anderem die Lohnbuchhaltung und Lohnsteuererklärungen.

Es ist von entscheidender Bedeutung, die Personalakten während der Beschäftigungszeit der Mitarbeiter sorgfältig zu führen. Es ist jedoch auch wesentlich, von Zeit zu Zeit zu überprüfen, ob es Dateien gibt, die bereinigt werden können, unter Berücksichtigung der DSGVO-Gesetzgebung und der Datenminimierung. Die Aufbewahrungsfrist für die HR-Verwaltung kann variieren, manchmal nur ein Jahr, aber in anderen Fällen zwei, fünf oder sogar sieben Jahre.

Was ist die Aufbewahrungsfrist für Personalakten nach Kündigung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses?

Nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters, sei es durch das Finden einer neuen Herausforderung, sei es durch Pensionierung oder Krankheit, ist es notwendig, die Mitarbeiterdaten gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu speichern. So gilt eine Aufbewahrungsfrist für den Arbeitsvertrag, persönliche Daten des Mitarbeiters, Zertifikate und andere Arten von Arbeitsverträgen oder Dokumentation.

1 Jahr nach Arbeitsverhältnis

Einige Dokumente von Mitarbeitern haben nur eine maximale Aufbewahrungsfrist von einem Jahr. Dies gilt insbesondere für Bewerbungsdaten eines Mitarbeiters, einschließlich des Bewerbungsschreibens, Lebenslaufs, Korrespondenz mit dem Bewerber, Referenzen, Zeugnisse, Erklärung Über das Verhalten (VOG), Assessments und psychologische Untersuchung. Arbeitgeber sind verpflichtet, diese HR-Dokumente nach einem Jahr aus den Systemen, einschließlich der Personalakte oder des Mitarbeiterhandbuchs, zu entfernen.

2 Jahre nach Arbeitsverhältnis

Für die meisten Mitarbeiterdaten, die im digitalen Personalakte oder Mitarbeiterhandbuch gespeichert sind, gilt eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren. Dazu gehören unter anderem der Arbeitsvertrag einschließlich Änderungen, Korrespondenz über Ernennungen, Beförderungen/Herabstufungen, Protokolle und Vereinbarungen, Berichte über Problemsituationen (einschließlich finanzieller Probleme), Korrespondenz mit dem UWV und Betriebsarzt (zum Beispiel bei Krankheitsausfällen und/oder Wiedereingliederung) und Berichte im Zusammenhang mit dem Gesetz zur Verbesserung der Gatekeeper-Rolle.

Im Falle eines Arbeitskonflikts oder einer laufenden Rechtsstreitigkeit ist es ratsam, die Daten, wie die HR-Dokumente des Mitarbeiters, für einen längeren Zeitraum aufzubewahren, bis der Konflikt gelöst ist oder es eine klare Entscheidung des Gerichts gibt.

5 Jahre nach Arbeitsverhältnis

Einige HR-Dokumente von Mitarbeitern müssen bis zu fünf Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses in der Personalakte aufbewahrt werden. Dazu gehören unter anderem Kopien des Ausweises und Lohnsteuererklärungen.

Welche Dokumente bewahre ich nach 7 Jahren in meinem Dokumentenmanagement auf?

Laut Finanzamt fallen bestimmte Teile der Unternehmensdaten unter die sogenannten ‚Basisdaten‘. Diese Daten sind von steuerlicher Bedeutung. Unter anderem fällt die Lohnbuchhaltung unter diese Basisdaten. Eine Aufbewahrungsfrist von mindestens 7 Jahren ist für diese Verwaltung verpflichtend.

Auch für die folgenden Daten ist eine Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren verpflichtend:

• Datum der Einstellung
• Persönliche Daten des ehemaligen Mitarbeiters (auch bekannt als die Stammdatenkarte)
• Lohnbuchhaltung
• Arbeitsbedingungen (einschließlich zusätzlicher Arbeits- und Gehaltsvereinbarungen)
• Arbeitsbedingungen über Zusammenleben / Partnerschaft
• Verzichtserklärung für den Arbeitsweg

Du bist gesetzlich verpflichtet, die gesetzliche Aufbewahrungsfrist sowohl für digitale Personalakten als auch für Papierakten zu befolgen.

Was sind die Folgen der Nichteinhaltung von Aufbewahrungsfristen für Personalakten?

Die Datenschutzbehörde kann eine Überprüfung der Aufbewahrungsfrist für Personalakten durchführen. Wenn du dich nicht an die Aufbewahrungsfristen für Personalakten hältst, kann dies zu Bußgeldern für die Organisation führen. Der Grund hierfür ist, die Rechte der Mitarbeiter zu schützen, aber auch Organisationen dabei zu unterstützen, den Personalbestand auf eine verantwortungsvolle und transparente Weise zu verwalten. Das längere Aufbewahren von Personalakten ist für den Arbeitgeber nicht erlaubt. Das Personalakte darf vom Mitarbeiter länger aufbewahrt werden, sollte er dies wünschen. Es sind schließlich seine eigenen Daten.

Zudem solltest du deine Personalakten angemessen und sicher aufbewahren, damit die Informationen nicht in falsche Hände geraten. Nutze zum Beispiel HoorayHR. Dies ist HR-Software mit hoher Sicherheit, unter anderem ISO-zertifiziert und Benutzer müssen sich in einer gesicherten Umgebung einschließlich 2FA-Option anmelden.

Verschiedene Aufbewahrungsfristen für Personalakten; von Gehaltsabrechnung bis Leistungsbewertungsgespräch

Für verschiedene Dokumententypen gelten verschiedene Aufbewahrungsfristen. Wir beleuchten noch vier zusätzliche.

Aufbewahrungsfrist für Leistungsbewertungsgespräche: Wie lange darf ich Leistungsbewertungsgespräche aufbewahren?

Es ist keine spezifische Aufbewahrungsfrist für Leistungsbewertungsgespräche festgelegt. Es ist jedoch praktisch, Leistungsbewertungsgespräche zum Beispiel zwei Jahre aufzubewahren. Dies gibt dir als Arbeitgeber die Möglichkeit, die Leistungen der Mitarbeiter zu überwachen und eventuelle Entwicklungen in ihrem Funktionieren langfristig zu verfolgen. Natürlich kannst du die Daten länger aufbewahren, zum Beispiel während des gesamten Arbeitsverhältnisses des Mitarbeiters.

Es ist zudem eine nette Geste, eine Kopie der Leistungsbewertungsgespräche mit dem Mitarbeiter zu teilen. So kann der Mitarbeiter auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses seine Entwicklung nachlesen und lernen, wie er/sie sich weiterentwickeln kann.

Aufbewahrungsfrist für Gehaltsabrechnungen: Welche Regeln gelten für die Aufbewahrung von Gehaltsabrechnungen?

Gehaltsabrechnungen sind wichtige Dokumente, die die finanziellen Transaktionen zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter darstellen. Ein Arbeitgeber muss Gehaltsabrechnungen mindestens fünf Jahre nach dem Ende des Kalenderjahres, auf das du sich beziehen, aufbewahren. Dies bedeutet, dass Gehaltsabrechnungen von 2023 bis mindestens Ende 2028 aufbewahrt werden müssen.

Aufbewahrungsfrist für Bewerbungen: Was ist die Aufbewahrungsfrist für Bewerbungen?

Laut der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist keine spezifische Aufbewahrungsfrist für Bewerbungsschreiben festgelegt. Allerdings wird allgemein empfohlen, Bewerbungen nicht länger als vier Wochen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens aufzubewahren.

Möchtest du die Daten länger aufbewahren, dann kann dies durch die Zustimmung des Bewerbers erfolgen. Die Aufbewahrungsfrist für Bewerbungen kann damit auf 1 Jahr verlängert werden. Möchtest du die Bewerbungen danach noch länger aufbewahren, dann musst du hierfür erneut eine schriftliche Genehmigung einholen.

Dies gilt auch für das Bewerberzeugnis, dieses musst du genauso behandeln wie das Bewerbungsschreiben selbst.

Aufbewahrungsfrist für Arbeitsverträge: Was ist die Aufbewahrungsfrist für Arbeitsverträge laut DSGVO?

Nach niederländischem Recht müssen Arbeitsverträge mindestens sieben Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt werden. Dies darf sowohl auf Papier als auch digital erfolgen. Nutzt du HoorayHR für die Aufbewahrung von Arbeitsverträgen, dann hast du direkt eine digitale Kopie, die sicher im Personalakte gespeichert wird.

Jetzt hast du einen Überblick über alle Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflichten von HR-Dokumenten. Die oben genannten Daten können sich im Laufe der Zeit ändern. Möchtest du sicherstellen, dass deine HR-Verwaltung und Dokumente im digitalen Personalakte korrekt angelegt sind, prüfe es immer bei einem Juristen, um vollständig auf dem Laufenden zu sein.

Häufig gestellte Fragen (FAQs) zum Thema Aufbewahrung von Personalunterlagen

1. Wie lange müssen Personalunterlagen im Personalwesen aufbewahrt werden?

Personalunterlagen sollten in der Regel sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Diese Frist berücksichtigt die Mehrheit der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Für bestimmte Dokumente, wie Lohnsteuerunterlagen, können jedoch spezifische, davon abweichende Fristen gelten.

2. Gibt es sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungsfristen, die ich als Arbeitgeber beachten muss?

Ja, für Unterlagen, die sozialversicherungsrechtlich relevant sind, gelten spezifische Aufbewahrungsfristen. In der Regel müssen diese Dokumente mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden. Es empfiehlt sich, diese Fristen genau einzuhalten, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

3. Können Arbeitnehmer verlangen, dass ihre Personalakten länger als die gesetzliche Frist aufbewahrt werden?

Arbeitnehmer können einen solchen Wunsch äußern, allerdings ist der Arbeitgeber rechtlich nicht verpflichtet, Personalakten länger als die vorgeschriebene Mindestdauer aufzubewahren. Die Aufbewahrung über die gesetzliche Frist hinaus kann in Einzelfällen und nach individueller Absprache erfolgen.

4. Wie lange müssen Unterlagen zu Arbeitsverhältnissen und Kündigungen aufbewahrt werden?

Unterlagen, die das Arbeitsverhältnis und dessen Beendigung betreffen, müssen in der Regel sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden. Einige Dokumente, insbesondere die, die steuer- und sozialversicherungsrechtlich relevant sind, fallen unter die sechsjährige Aufbewahrungspflicht. Es ist wichtig, spezifische Aufbewahrungsfristen für verschiedene Arten von Unterlagen im Blick zu behalten, um rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden.

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