Digitale Personalakte
Personalakten digitalisieren:
HR modernisieren
Halte dein Personalwesen mit einer digitalen Personalakte auf dem neuesten Stand. Eine Softwarelösung für alle Akten und Informationen deiner Mitarbeitenden. So verlierst du nie wieder wichtige Unterlagen!
- Alle HR-Daten klar strukturiert
- Mitarbeitende in Teams einteilen
- Praktische Übersichten zu Geburtstagen und Jubiläen
Die BVV gilt ab Januar 2027.
Darum die digitale Personalakte: Ab 2027 bist du laut Beitragsverfahrensverordnung (BVV) verpflichtet, sozialversicherungspflichtige Dokumente digital und revisionssicher aufzubewahren. Dazu zählen z. B. Gehaltsdokumente, Nachweise zur Staatsangehörigkeit und Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkasse.
Mit HoorayHR nutzt du eine DSGVO-konforme Lösung aus der EU-Cloud.
Vorteile der digitalen Personalakte:
Schluss mit Papierform, chaotischen Excel-Tabellen und verstreuten Dokumenten! Mit der digitalen Personalakte speicherst du alle Personaldaten an einem Ort und hast sie jederzeit griffbereit.
Digitale Personalakte einfach erstellen
Onboarde neue Mitarbeitende unkompliziert mit der digitalen Personalakte von HoorayHR. Alle wichtigen Informationen sind an einem Ort gebündelt – für dich und deine Personalabteilung jederzeit abrufbar.
- Mitarbeiterdaten einfach hinzufügen und aktualisieren
- Schneller Zugriff auf alle relevanten Informationen
- Die wichtigsten Daten auf einen Blick
Alle Daten an einem Ort
In der digitalen Personalakte laufen alle Daten deiner Mitarbeitenden sicher und datenschutzkonform zusammen. So findest du alles im Handumdrehen – und deine Mitarbeitenden ebenfalls!
- Alle Personaldaten an einem Ort
- Zugänglich für Mitarbeitende
- Einfaches Hinzufügen von zusätzlichen Feldern
Teams einfach organisieren
Arbeitet dein Unternehmen mit Teams oder Abteilungen? Kein Problem für die HR-Software von HoorayHR! Erstelle Teams für deine Mitarbeitenden und optimiere eure Arbeitsabläufe.
- Füge deine Teams im Handumdrehen hinzu
- Weise Teamleitungen ihre Teams zu
- Filtere in der App gezielt nach Teams
Übersichtliches Reporting für mehr Überblick
Modernes Personalmanagement heißt: nie wieder Geburtstage oder Jubiläen vergessen! Mit den digitalen Personalakten von HoorayHR bleibst du automatisch informiert.
- Eine übersichtliche Adressliste
- Geburtstage und Jubiläen immer im Blick
- Notfallkontakte jederzeit griffbereit
Der KI-Assistent von HoorayHR ist bald da.
Gespräche aufnehmen und per MCP mit deinen HR-Daten chatten.
Häufig gestellte Fragen zur digitale Personalakte
Wenn du hier keine Antwort findest, kontaktiere uns einfach per Chat oder über unsere anderen Support-Kanäle. Wir helfen dir und deinem Team gerne dabei, deine Personaldaten zu strukturieren!
Eine digitale Personalakte ist die elektronische Form der traditionellen Mitarbeiterakte, die sämtliche Mitarbeiterinformationen und Dokumente in digitaler Form speichert. Digitale Personalakten ermöglichen einen effizienten Zugriff, vereinfachen die Verwaltung und bieten eine schnellere Aktualisierung im Vergleich zur physischen Aufbewahrung.
Unternehmen, die Personalakten noch auf Papier oder in Excel führen, verschwenden wertvolle Zeit. Außerdem steigt das Risiko von Fehlern und Datenverlust.
Setze auf digitale Personalakten und gewinne Zeit für die Weiterentwicklung deines Teams. Mitarbeitende können ihre Daten einfach über eine App einsehen und Änderungen selbst vornehmen. Als UnternehmerIn oder HR-ManagerIn hast du alle wichtigen Informationen sofort griffbereit.
Zudem werden die Daten sicher gespeichert. HoorayHR weiß, dass Personalinformationen besonders sensibel sind, deshalb sind wir ISO27001-zertifiziert.
Ja, in HoorayHR kannst du alle wichtigen Informationen und Dokumente sicher in der digitalen Personalakte speichern, wie z.B. Verträge, Zertifikate, Lizenzen u.v.m.
Mit unserem Dokumentenmanagement kannst du so viele Dokumente ablegen, wie du brauchst. Dank einer übersichtlichen Ordnerstruktur findest du alle Dokumente jederzeit schnell wieder.
Du entscheidest selbst, wer Zugriff bekommt: Teile Dokumente mit der Teamleitung, mit Mitarbeitenden oder behalte bestimmte Unterlagen ausschließlich in deiner Personalakte.
Ja, das ist möglich. Innerhalb der digitalen Personalakte kannst du Dokumente einfach speichern und digital unterschreiben. Dafür nutzen wir unsere Schnittstelle mit Sign CM.com. Jede digitale Unterschrift erfüllt die gesetzlichen Anforderungen und ist rechtsgültig.
Ja, natürlich! Für den schnellen Einstieg bieten wir ein übersichtliches Standard-Format an. Dieses Format kannst du mit deinen eigenen Zusatzfeldern ergänzen.
Der Preis von HoorayHR hängt von der Anzahl der Mitarbeitenden in deinem Unternehmen ab. Auf unserer Preisseite findest du eine vollständige Übersicht der Pakete und deren Inhalt. Du kannst jederzeit eine persönliche Demo buchen, um zu sehen, was HoorayHR konkret für deine Situation bedeutet.
Für jedes Dokument gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. So haben Bewerbungsunterlagen wie Anschreiben und Lebenslauf andere Fristen als z. B. Arbeitsverträge.
In HoorayHR bleiben die Daten im Archiv so lange verfügbar, wie du es möchtest, selbstverständlich immer unter Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Alle Daten werden auf ISO27001-zertifizierten Servern in der EU sicher gespeichert.
Ja, aber natürlich nur, wenn du es möchtest. Du kannst deinen Mitarbeitenden entsprechende Nutzerrechte zuweisen, damit sie ihre Daten selbst einsehen können.
Neben digitalen Personalakten bietet HoorayHR dir viele weitere Features, mit denen du deine Personalverwaltung ganz einfach automatisieren kannst.
Gleichzeitig unterstützen wir dich bei der Weiterentwicklung deiner Mitarbeitenden und deines Unternehmens mit unserem Talent Management und 360-Grad-Feedback.
Neugierig auf alle Möglichkeiten mit HoorayHR? Entdecke hier alle unsere Features oder starte direkt die Videodemo!
Natürlich! Du kannst HoorayHR 14 Tage lang kostenlos testen. Teste es gleich kostenlos.
kundenerfahrungen
Warum entscheiden sich unsere KundInnen für HoorayHR?
Cologne Business School GmbH
HoorayHR hilft uns, moderner und effizienter zu werden, mit klarer Übersicht und mehr Struktur in unseren Prozessen.
Natalie Pontone
Leiterin People & Culture
neuraflow GmbH
Mit HoorayHR sind unsere Personalprozesse zentral organisiert und transparent. Das spart uns viel Zeit bei administrativen Aufgaben!
Dustin Klepper
Geschäftsführer
Mit seinem modernen Interface und dem schnellen Support und Chat macht uns HoorayHR die Arbeit deutlich leichter.
Antilope Van Deutschland GmbH & Co. KG
Einmal richtig eingestellt, ist alles total easy zu bedienen – neue Mitarbeiter sind im Handumdrehen angelegt.
Corinna Weber
Head of Administration
Personalakten digitalisieren – Mit unserer Digitalen Personalakte Software
In der modernen Arbeitswelt ist es entscheidend, Personalakten zu digitalisieren. Unternehmen jeder Größe profitieren von der Effizienz, Sicherheit und Rechtssicherheit einer digitalen Personalakte. Mit HoorayHR kannst du deine Personalakten digitalisieren und HR-Prozesse nachhaltig optimieren.
Unsere Digitale Personalakte Software ermöglicht es, Dokumente personalakte online oder personalakte elektronisch zu verwalten, Workflows zu automatisieren und Daten revisionssicher zu archivieren.
Warum Personalakten digitalisieren?
In der heutigen digitalen Welt ist die Digitalisierung von Personalakten für Unternehmen aller Größenordnungen unverzichtbar geworden. Das Personalakten digitalisieren bringt zahlreiche Vorteile mit sich: Es spart Platz, beschleunigt Arbeitsprozesse, erhöht die Sicherheit der sensiblen Mitarbeiterdaten und sorgt für eine rechtssichere Archivierung. Doch bei der Auswahl der richtigen Lösung sind viele Faktoren zu beachten – vom elektronischen Personalakt bis hin zur passenden digitale Personalakte Software.
Willkommen bei HoorayHR, deinem zuverlässigen Anbieter für digitale Personalakten. Unsere Plattform bietet eine umfassende digitale Personalakte Software, die speziell darauf ausgelegt ist, die Personalakte dein Unternehmen auf den neuesten Stand der Technik zu bringen. Immer mehr Unternehmen setzen auf Personalakten digitalisieren – und das aus gutem Grund.
Das Personalakten digitalisieren bringt zahlreiche Vorteile für dein Unternehmen:
1. Effizienz und Zeitersparnis
Das Personalakten digitalisieren reduziert manuelle Ablagen und Papieraufwand erheblich. Mit einer digitalen Personalakte lassen sich Dokumente schnell finden, Workflows automatisieren und HR-Aufgaben deutlich effizienter erledigen.
2. Sicherheit und gesetzliche Vorgaben
Eine elektronische Personalakte schützt sensible Mitarbeiterdaten durch Verschlüsselung, Protokollierung und Zugriffskontrollen. Viele Unternehmen fragen: Elektronische Personalakte – Pflicht? Eine pauschale Pflicht zur digitalen Personalakte gibt es zwar noch nicht, jedoch sind bestimmte Entgeltunterlagen bereits seit dem 1. Januar 2022 verpflichtend digital zu führen.
3. Kostenreduktion und Platzersparnis
Papierakten verursachen Kosten für Lagerung, Druck und Verwaltung. Mit dem Personalakten digitalisieren sparst du Platz, reduzierst Kosten und profitierst von einer zentralen, strukturierten Ablage.
4. Nachhaltigkeit
Durch das Digitalisieren von Personalakten reduziert du den Papierverbrauch und schonst Ressourcen. Die elektronische Personalakte unterstützt damit eine nachhaltige Unternehmensführung.
5. Verbesserte Zusammenarbeit
Mit einer digitalen Personalakte Software können mehrere Personen gleichzeitig auf Dokumente zugreifen. Workflows werden automatisiert, Genehmigungen schneller bearbeitet und die Zusammenarbeit im HR-Team optimiert.
Schritt-für-Schritt: Personalakten digitalisieren
- Bestandsaufnahme: Prüfen vorhandene Papierakten.
- Softwareauswahl: Wählen eine digitale Personalakte Software, die zu deinem Unternehmen passt.
- Dokumente digitalisieren: Scannen und importiere alle relevanten Unterlagen.
- Datenqualität prüfen: Sicherstellen, dass alle Dokumente vollständig und gut lesbar sind.
- Rechtssichere Ablage: Archiviere alle Daten revisionssicher und gesetzeskonform.
- Workflows einrichten: Automatisierte Freigaben, Erinnerungen und Genehmigungen aktivieren.
- Schulung und Einführung: Dein HR-Team optimal einarbeiten.
Integration mit bestehenden HR-Systemen
Die digitale Personalakte Software von HoorayHR lässt sich problemlos in bestehende HR-Systeme und Lohnabrechnungsprogramme integrieren. So vermeidest du doppelte Datenpflege, reduzierst Fehler und optimierst HR-Prozesse.
Gesetzliche Vorgaben und Pflichten beim Personalakten digitalisieren
In Deutschland besteht die Pflicht, Personalakten sicher, rechtskonform und datenschutzkonform aufzubewahren. Dies gilt für alle Unternehmen, unabhängig von der Größe. Die wichtigsten gesetzlichen Anforderungen sind:
- Datenschutz: Strenge Vorschriften der DSGVO regeln, wie personenbezogene Daten verarbeitet und gespeichert werden dürfen.
- Archivierungspflichten: Nach HGB und AO müssen Dokumente ordnungsgemäß archiviert und bei Bedarf vorgelegt werden können.
- Revisionssicherheit: Digitale Personalakten müssen fälschungssicher und unveränderbar sein.
- Aufbewahrungsfristen: Dokumente wie Lohn- und Gehaltsunterlagen müssen gesetzlich 10 Jahre aufbewahrt werden.
Eine digitale Personalakte Software sollte all diese Vorgaben erfüllen, damit du jederzeit rechtskonform arbeiten kannst.
Jetzt Personalakten digitalisieren
Das Personalakten digitalisieren ist der Schlüssel zu einem modernen, sicheren und effizienten HR-Management. Vorteile im Überblick:
- Schnellere HR-Prozesse
- Höchste Sicherheit und Compliance
- Kosten- und Platzersparnis
- Nachhaltigkeit
- Optimierte Zusammenarbeit
HoorayHR bietet die führende digitale Personalakte Software, um Personalakten digitalisieren einfach, sicher und gesetzeskonform umzusetzen. Starte jetzt und modernisiere deine HR-Abteilung.