Automatisierung im Bereich HR-Management
Bei der Automatisierung und Digitalisierung der Personalabteilung in einem Unternehmen geht es darum, die Mitarbeiterkapazitäten und die Zeitressourcen so gering wie möglich zu halten und so effizient wie möglich zu arbeiten.
Von Automatisierung mit dem gleichen Ziel spricht man auch dann, wenn menschliche Arbeitskraft durch Maschinen ersetzt oder ergänzt wird.
Was genau ist HR-Automatisierung?
Bei der Personalautomatisierung geht es darum, monotone und wiederkehrende Prozesse via Software zu automatisieren. Hierbei werden Technologien und bestimmte Software eingesetzt, um einfache und unter anderem auch komplexe Aufgaben zu automatisieren.
Diese Prozesse erleichtern den Arbeitsalltag erheblich. Probiere einmal unsere HR-Analytics aus und profitiere von der erheblichen Erleichterung, die mit der Nutzung einhergeht. Genaues und schnelles Arbeiten, perfekte Organisation und einfaches Handling zeichnen unsere Tools aus.
Die unterschiedlichen Stufen
Wird über die Digitalisierung im Personalwesen gesprochen, dann ist gemeint, dass es hierfür verschiedene Automatisierungsstufen gibt. Je nach Stufe gibt es keine oder die größtmögliche Automatisierung.
Die unterste Stufe
In der untersten Stufe gibt es so gut wie gar keine Automatisierung im Personalwesen. Hier wird alles manuell durchgeführt, somit bestehen auch höhere Chancen, Fehler durch mangelnde Genauigkeit zu machen. Übertragungsfehler sind ein klassisches Beispiel hierfür.
Die zweite Stufe
Hier sind die Automatisierungsprozesse aufgabenbezogen. Dies bedeutet z. B., dass Gehaltsabrechnungen automatisch erstellt und die restlichen Daten automatisch versendet werden. Unsere Zeiterfassung kann beispielsweise einfach mit der Lohnbuchhaltung kombiniert werden. Die Zeiten Deiner Mitarbeiter werden fehlerfrei und in Sekunden übertragen.
Die dritte Stufe
Hierbei kommen die automatisierten Self-Services zum Einsatz, die es den Programmen ermöglichen, Informationen selbstständig zu sammeln und zu übertragen. Hierdurch können Probleme schneller gelöst werden. Der gesamte Arbeitsprozess wird effektiver.
Die höchste Ebene
Bei dieser Stufe ist der gesamte Prozess bestmöglich automatisiert. Hierbei kommen verschiedene Programme zum Einsatz, die miteinander kommunizieren, sodass die Prozesse vollständig automatisiert ausgeführt werden können. Hierzu ist dann auch keine Überwachung nötig und Du sparst bei der Automatisierung viel Zeit und einige andere Ressourcen.
Was bringt die Automatisierung?
Nach dem, was wir nun zusammengefasst haben, hilft die Automatisierung vor allem im HR-Management deutlich dabei, wertvolle Ressourcen zu sparen und möglichst effizient zu arbeiten. Es wird also nicht nur Zeit, Geld und Personal gespart, sondern zudem wird durch die Automatisierung auch vieles einfacher. Recruiting, die Lohnbuchhaltung, Zeiterfassung und vieles mehr. Eine stimmige Gesamtlösung hierzu findest du bei HoorayHR. Unsere Schnittstellen ermöglichen eine Kombination der verschiedenen Features.
Häufig gestellte Fragen zur Automatisierung im HR Management (FAQ)
HR Automatisierung bedeutet, wiederkehrende und zeitintensive HR Prozesse mithilfe von Software zu digitalisieren und automatisch auszuführen, ohne dass HR Verantwortliche jeden Schritt manuell anstoßen müssen. Typische Beispiele sind automatische Urlaubsberechnungen, Onboarding Checklisten, Vertragserinnerungen, Gehaltsabrechnungen und die Übertragung von Zeiterfassungsdaten an die Lohnbuchhaltung. Die Automatisierung im HR Management lässt sich in vier Stufen einteilen. Die unterste Stufe bedeutet vollständig manuelle Prozesse ohne Systemunterstützung, was fehleranfällig und zeitintensiv ist. Die zweite Stufe umfasst aufgabenbezogene Automatisierung, zum Beispiel automatische Gehaltsabrechnungen oder Zeiterfassungsübertragungen. Die dritte Stufe bringt Self Service Systeme, die Informationen selbstständig sammeln und weitergeben. Die höchste Stufe verbindet alle Systeme miteinander, sodass Prozesse vollständig automatisiert ablaufen und kaum noch manuelle Eingriffe benötigen. Besonders gut für HR Automatisierung geeignet sind Onboarding Workflows mit Aufgabenpaketen und Dokumentenversand, Urlaubsanträge und Abwesenheitsverwaltung mit automatischer Genehmigung, die Übertragung von Zeiterfassungsdaten an die Lohnbuchhaltung, Erinnerungen bei ablaufenden Verträgen oder Probezeiten sowie die Erstellung und Ablage von Standarddokumenten in der digitalen Personalakte. Der Zeitgewinn hängt vom Automatisierungsgrad und der Teamgröße ab, aber Studien zeigen, dass HR Verantwortliche in Europa im Durchschnitt bis zu 23 Prozent ihrer Arbeitszeit mit manueller Datenpflege verbringen. Wer wiederkehrende Aufgaben automatisiert, gewinnt diese Zeit zurück und kann sie für strategischere Arbeit nutzen, zum Beispiel Mitarbeiterentwicklung, Recruiting oder Mitarbeiterbindung. HoorayHR bietet smarte HR Workflows, automatisches Abwesenheitsmanagement, eine DATEV Schnittstelle für die Lohnbuchhaltung und Onboarding Automatisierungen, die alle wichtigen Schritte vom ersten Tag an strukturiert abbilden. So lassen sich manuelle Prozesse schrittweise automatisieren, ohne dass eine eigene IT Abteilung nötig ist.Was versteht man unter HR Automatisierung?
Welche Stufen der HR Automatisierung gibt es?
Welche HR Prozesse lassen sich besonders gut automatisieren?
Wie viel Zeit spart HR Automatisierung im Alltag tatsächlich?
Wie unterstützt HoorayHR bei der Automatisierung von HR Prozessen?
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