Arbeitszeugnis: Aufbau, Formulierungen und Muster

Ein Arbeitszeugnis ist eine schriftliche Bescheinigung des Arbeitgebers über Art und Dauer der Beschäftigung und, beim qualifizierten Arbeitszeugnis, über Leistung und Verhalten. Jeder Arbeitnehmer hat nach § 109 Gewerbeordnung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Es muss wahr und wohlwollend formuliert sein und dient bei der nächsten Bewerbung als wichtiger Nachweis.

Was ist ein Arbeitszeugnis?

Ein Arbeitszeugnis ist ein Dokument, in dem der Arbeitgeber die Tätigkeit eines Arbeitnehmers beschreibt und auf Wunsch dessen Leistung und Verhalten bewertet. Es ist für die Karriere vieler Beschäftigter ein zentrales Dokument. Personalverantwortliche in anderen Unternehmen lesen Arbeitszeugnisse bei jeder Bewerbung genau und ziehen daraus Rückschlüsse auf die Eignung für eine neue Position.

Arbeitszeugnisse haben in Deutschland eine lange Tradition und eine eigene Zeugnissprache entwickelt, die in anderen Ländern in dieser Form kaum bekannt ist. Diese Sprache klingt fast immer positiv, enthält aber feine Abstufungen. „Stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ bedeutet etwas anderes als „zu unserer Zufriedenheit“. Wer ein Zeugnis schreibt oder liest, sollte diese Formulierungen kennen.

Für Arbeitgeber ist das Arbeitszeugnis eine Pflicht, die oft unter Zeitdruck erledigt wird. Die Person ist bereits gekündigt, die Übergabe läuft, und das Zeugnis soll schnell fertig sein. Gut organisierte Unternehmen haben dafür alle nötigen Informationen bereits in der digitalen Personalakte: Tätigkeiten, Gesprächsnotizen, Ziele und Beurteilungen.

Wer hat Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?

Anspruch auf ein Arbeitszeugnis hat jeder Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses, unabhängig von Dauer, Umfang oder Art der Beschäftigung. Die Rechtsgrundlage ist § 109 Gewerbeordnung. Für Dienstverhältnisse außerhalb eines Arbeitsverhältnisses gilt § 630 Bürgerliches Gesetzbuch, für Auszubildende § 16 BBiG.

Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis gilt also auch für diese Gruppen:

• Beschäftigte in Teilzeit und im Minijob.
• Beschäftigte mit befristetem Arbeitsvertrag.
• Beschäftigte, die in der Probezeit gehen oder gekündigt werden.
• Praktikantinnen und Praktikanten, sofern ein Arbeitsverhältnis oder ein Praktikum im Rahmen eines Praktikums mit Ausbildungscharakter besteht.
• Auszubildende, die ein Ausbildungszeugnis erhalten.

Der Zeugnisanspruch entsteht mit der Beendigung oder spätestens mit dem Ablauf der Kündigungsfrist. In der Praxis stellen viele Arbeitgeber das Zeugnis zum letzten Arbeitstag aus. Arbeitnehmer müssen ein qualifiziertes Zeugnis ausdrücklich verlangen, sonst genügt rechtlich das einfache Zeugnis.

Welche Arten von Arbeitszeugnissen gibt es?

Es gibt drei Arten von Arbeitszeugnissen: das einfache Arbeitszeugnis, das qualifizierte Arbeitszeugnis und das Zwischenzeugnis. Sie unterscheiden sich in Inhalt und Anlass.

• Einfaches Arbeitszeugnis: Es enthält nur Angaben zur Person sowie Art und Dauer der Beschäftigung. Eine Bewertung von Leistung und Verhalten fehlt.
• Qualifiziertes Arbeitszeugnis: Es beschreibt zusätzlich Leistung und Verhalten. Arbeitnehmer erhalten es auf Wunsch, und in der Praxis ist es der Standard.
• Zwischenzeugnis: Es wird während des laufenden Arbeitsverhältnisses ausgestellt, wenn es einen berechtigten Grund gibt.

Ein einfaches Zeugnis wirkt bei einer Bewerbung schnell negativ, weil es nach einem Problem aussieht. Bei sehr kurzen Beschäftigungen, etwa einem Aushilfsjob von wenigen Wochen, ist es aber üblich. Für alle anderen Fälle empfiehlt sich ein qualifiziertes Arbeitszeugnis.

Was gehört in ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis folgt einem festen Aufbau, der in Deutschland weitgehend Standard ist. Personalverantwortliche erwarten diese Reihenfolge, Abweichungen fallen auf. Der Inhalt im Überblick:

• Überschrift: „Arbeitszeugnis“ oder „Zwischenzeugnis“.
• Einleitung: Name, Geburtsdatum, Dauer der Beschäftigung und Position.
• Kurze Beschreibung des Unternehmens.
• Tätigkeitsbeschreibung: die übertragenen Aufgaben, Verantwortung und Entwicklung in der Position.
• Leistungsbeurteilung: Fachwissen, Arbeitsweise, Arbeitserfolg und zusammenfassende Bewertung.
• Verhaltensbeurteilung: Sozialverhalten gegenüber Vorgesetzten, Kolleginnen, Kollegen und Kunden.
• Schlussformel: Grund der Beendigung, Dank, Bedauern und gute Wünsche.
• Ort, Datum und Unterschrift.

Die Tätigkeitsbeschreibung beschreibt Art und Dauer der Tätigkeit so genau, dass sich ein Dritter ein Bild machen kann. Wichtige Projekte und Verantwortung gehören hinein, Nebensächlichkeiten nicht. Die Leistungsbeurteilung ist der Kern des Zeugnisses. Hier fällt die zusammenfassende Bewertung, die einer Schulnote entspricht.

Die Verhaltensbeurteilung bewertet, wie sich die Person gegenüber Vorgesetzten, Kolleginnen, Kollegen und Kunden verhalten hat. Die Reihenfolge ist dabei nicht beliebig: Werden Kollegen vor Vorgesetzten genannt, deuten erfahrene Leser das als Hinweis auf Probleme mit Vorgesetzten. Vorlagen für einzelne Berufe findest du zum Beispiel unter Arbeitszeugnis für Bürokauffrau oder Arbeitszeugnisse in der Gastronomie.

Wie sieht ein qualifiziertes Arbeitszeugnis als Beispiel aus?

Ein Beispiel macht den Aufbau greifbar. Das folgende qualifizierte Arbeitszeugnis entspricht einer guten Bewertung, also der Note 2. Die Namen sind frei erfunden.

„Arbeitszeugnis. Frau Lena Schmidt, geboren am 4. März 1992, war vom 1. April 2022 bis zum 30. September 2026 in unserem Unternehmen als Marketing Managerin in Vollzeit beschäftigt. Die Muster GmbH ist ein Softwareunternehmen mit 60 Mitarbeitenden und entwickelt Lösungen für den Mittelstand.

Zu den übertragenen Aufgaben von Frau Schmidt gehörten die Planung und Umsetzung unserer Online-Kampagnen, die Betreuung unserer Website und die Steuerung externer Agenturen. Ab Januar 2024 verantwortete sie zusätzlich das Budget für Performance-Marketing und führte zwei Mitarbeitende.

Frau Schmidt verfügt über ein fundiertes Fachwissen, das sie stets sicher und zielgerichtet in der Praxis einsetzte. Sie arbeitete selbstständig, sorgfältig und mit großem Engagement. Unter ihrer Leitung stieg die Zahl der qualifizierten Anfragen deutlich. Sie erledigte die übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit.

Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kolleginnen, Kollegen und Kunden war stets einwandfrei. Ihr Team führte sie motivierend und fair.

Frau Schmidt verlässt unser Unternehmen auf eigenen Wunsch. Wir danken ihr für die gute Zusammenarbeit, bedauern ihr Ausscheiden und wünschen ihr für ihren weiteren beruflichen und privaten Weg alles Gute.“

An diesem Beispiel siehst du alle Bausteine: Angaben zur Person, Art und Dauer der Beschäftigung, Tätigkeit, Leistung, Verhalten und Schlussformel. Für eine Note 1 würdest du „vollen“ durch „vollsten“ ersetzen und das Verhalten als „stets vorbildlich“ beschreiben. Für einzelne Berufe findest du weitere Beispiele, etwa im Arbeitszeugnis für die Physiotherapie oder in den Vorlagen für Betreuungskräfte.

Gibt es versteckte Codes in Arbeitszeugnissen?

Geheime Codes in Arbeitszeugnissen sind gesetzlich verboten, die Zeugnissprache enthält aber trotzdem viele bekannte Formulierungen mit doppelter Bedeutung. § 109 Abs. 2 GewO untersagt Merkmale, die etwas anderes aussagen als der Wortlaut. Ein Haken am Rand oder eine bestimmte Farbe ist damit klar unzulässig.

Schwieriger sind Formulierungen, die positiv klingen, aber auf Schwächen hinweisen. Einige Beispiele, die Personalverantwortliche kennen:

• „Sie war stets bemüht“ bedeutet in der Regel, dass die Bemühung ohne Erfolg blieb.
• „Er trug zur Verbesserung des Betriebsklimas bei“ kann auf übermäßige Geselligkeit hindeuten.
• „Sie war gegenüber Kolleginnen und Kollegen stets beliebt“ ohne Aussage zu Vorgesetzten deutet auf Konflikte nach oben hin.
• „Er hat alle Aufgaben ordnungsgemäß erledigt“ beschreibt bürokratische Pflichterfüllung ohne Eigeninitiative.

Für Arbeitgeber ist die Botschaft klar: Formuliere so, dass das Zeugnis ehrlich bleibt und keine missverständlichen Andeutungen enthält. Wer bewusst verschlüsselt, riskiert eine Klage. Wer ein Zeugnis erhält, sollte es mit diesem Wissen lesen und bei Unklarheiten nachfragen.

Wie bewertest du das Sozialverhalten im Arbeitszeugnis?

Das Sozialverhalten bewertest du im Arbeitszeugnis immer gegenüber Vorgesetzten, Kolleginnen, Kollegen und, falls relevant, Kunden. Die Reihenfolge folgt der Hierarchie, zuerst Vorgesetzte, dann Kollegen, dann Externe. Eine Bewertung des Sozialverhaltens gegenüber Vorgesetzten fehlt besser nie.

Bei Führungskräften gehört zusätzlich eine Aussage zum Führungsverhalten dazu. Hier geht es darum, wie die Person ihr Team motiviert, entwickelt und angeleitet hat. Eine Führungskraft ohne Aussage zur Führung wirkt im Zeugnis unvollständig.

Damit die Bewertung fair ausfällt, helfen Rückmeldungen aus mehreren Perspektiven. Wer während des Arbeitsverhältnisses regelmäßig Feedback einholt, etwa mit einem 360-Grad-Feedback, hat für das Zeugnis eine breite und belastbare Grundlage. Das schützt auch vor dem Vorwurf, die Bewertung beruhe auf der Meinung einer einzelnen Person. Gerade bei einem Wechsel der Führungskraft kurz vor dem Austritt ist das ein großer Vorteil, weil die neue Führungskraft die Leistung der vergangenen Jahre sonst kaum beurteilen kann.

Wer unterschreibt das Arbeitszeugnis?

Das Arbeitszeugnis unterschreibt eine Person, die im Unternehmen ranghöher ist als die beurteilte Person. In kleinen Unternehmen ist das meist die Geschäftsführung, in größeren die Personalleitung oder die direkte Führungskraft. Die Unterschrift sollte erkennbar machen, wer unterschreibt, also mit Name und Funktion darunter.

Bei Führungskräften unterschreibt in der Regel die nächsthöhere Ebene. Ein Zeugnis für eine Abteilungsleitung, das eine Sachbearbeiterin aus HR unterschreibt, wirkt auf Leser wie eine Abwertung. Die Unterschrift einer Person, die die Arbeit gar nicht kannte, schwächt die Aussagekraft ebenfalls.

Wichtig ist außerdem, dass die Unterschrift im Original vorliegt. Eine eingescannte Unterschrift oder eine digitale Signatur reicht für das Arbeitszeugnis nicht aus, weil die elektronische Form gesetzlich ausgeschlossen ist.

Welche Formalien gelten für ein Arbeitszeugnis?

Für ein Arbeitszeugnis gelten klare Formalien, die Arbeitsgerichte in ihrer Rechtsprechung festgelegt haben. Formfehler können ein ansonsten gutes Zeugnis entwerten. Die wichtigsten Mindestanforderungen:

• Schriftform auf Papier: Ein Arbeitszeugnis in elektronischer Form ist nach § 109 Abs. 3 GewO ausgeschlossen. Eine E-Mail oder ein PDF ohne Originalunterschrift reicht also nicht.
• Firmenbogen: Das Zeugnis steht auf dem offiziellen Briefpapier des Unternehmens.
• Datum: Üblich ist das Datum des letzten Tages des Arbeitsverhältnisses.
• Unterschrift: Eine ranghöhere Person unterschreibt, meist Geschäftsführung, Vorgesetzte oder HR.
• Saubere Form: keine Flecken, Knicke durch Falten sind erlaubt, keine handschriftlichen Korrekturen.

Das Zeugnis muss außerdem klar und verständlich formuliert sein. § 109 Abs. 2 GewO verbietet Merkmale oder Formulierungen, die eine andere Aussage treffen, als aus der äußeren Form oder dem Wortlaut ersichtlich ist. Geheime Codes oder Verschlüsselungstechniken sind also unzulässig.

Was bedeutet Wahrheit und Wohlwollen im Arbeitszeugnis?

Ein Arbeitszeugnis muss zwei Grundsätze gleichzeitig erfüllen: Es muss wahr sein und wohlwollend formuliert. Diese Grundsätze stammen aus der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts und prägen jede Formulierung im Zeugnis.

Wahrheit heißt: Der Arbeitgeber darf nichts erfinden und nichts Wesentliches weglassen. Ein Zeugnis, das schwere Pflichtverletzungen verschweigt, kann sogar Schadenersatzansprüche des nächsten Arbeitgebers auslösen. Wohlwollen heißt: Das Zeugnis darf das berufliche Fortkommen nicht unnötig erschweren. Negative Aussagen formuliert der Arbeitgeber deshalb zurückhaltend und vermeidet einzelne negative Vorfälle, die für das Gesamtbild nicht typisch sind.

Aus diesem Spannungsfeld ist die typische Zeugnissprache entstanden. Statt „ungenügend“ steht im Zeugnis „bemühte sich, den Anforderungen gerecht zu werden“. Wer die Codes kennt, erkennt die Bewertung trotzdem. Deshalb gilt: Formuliere ehrlich, aber im Ton freundlich.

Welche Formulierungen gibt es im Arbeitszeugnis?

Die wichtigsten Formulierungen im Arbeitszeugnis betreffen die zusammenfassende Leistungsbewertung. Sie entspricht einer Note von sehr gut bis mangelhaft. Diese Abstufung ist allgemein bekannt:

• Note 1, sehr gut: „Sie erledigte die übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit.“
• Note 2, gut: „Sie erledigte die übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit.“
• Note 3, befriedigend: „Sie erledigte die übertragenen Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit.“
• Note 4, ausreichend: „Sie erledigte die übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit.“
• Note 5, mangelhaft: „Sie erledigte die übertragenen Aufgaben im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit.“

Ähnliche Abstufungen gibt es für das Verhalten. „Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war stets vorbildlich“ steht für sehr gut. „Ihr Verhalten war einwandfrei“ entspricht eher befriedigend. Fehlt eine Aussage zum Verhalten ganz, ist das für Leser ein Warnsignal.

Auch die Schlussformel spielt eine Rolle. Bedauern über das Ausscheiden, Dank für die Zusammenarbeit und gute Wünsche für die Zukunft signalisieren ein gutes Verhältnis. Einen rechtlichen Anspruch auf diese Formel haben Arbeitnehmer nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts aber nicht. Weitere Beispiele für einzelne Berufe findest du unter Arbeitszeugnis Vorlage.

Wann haben Arbeitnehmer Anspruch auf ein Zwischenzeugnis?

Arbeitnehmer haben Anspruch auf ein Zwischenzeugnis, wenn es dafür einen berechtigten Grund gibt. Ein Zwischenzeugnis ist ein qualifiziertes Zeugnis während des laufenden Arbeitsverhältnisses. Typische Anlässe:

• Wechsel der oder des direkten Vorgesetzten.
• Versetzung in eine andere Abteilung oder Position.
• Längere Unterbrechung, etwa durch Elternzeit oder ein Sabbatical.
• Betriebsübergang, Umstrukturierung oder drohende Insolvenz.
• Eine Bewerbung auf eine andere Stelle, auch extern.

Ein Zwischenzeugnis bindet den Arbeitgeber in gewissem Umfang. Weicht das spätere Arbeitszeugnis ohne neue Tatsachen stark davon ab, muss er die schlechtere Bewertung begründen. Halte Zwischenzeugnisse deshalb ebenso sorgfältig fest wie das Abschlusszeugnis und lege eine Kopie in der Personalakte ab, damit sie beim Austritt sofort greifbar ist.

Bis wann muss das Arbeitszeugnis ausgestellt werden?

Das Arbeitszeugnis muss zeitnah nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgestellt werden. Eine feste gesetzliche Frist gibt es nicht. In der Praxis gelten zwei bis drei Wochen als angemessen, viele Unternehmen übergeben das Zeugnis schon am letzten Arbeitstag.

Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis verjährt nach § 195 BGB nach drei Jahren. Vorher können aber Ausschlussfristen aus dem Arbeitsvertrag oder einem Tarifvertrag greifen, die oft nur drei Monate betragen. Außerdem kann der Anspruch verwirken, wenn ein Arbeitnehmer sehr lange wartet und der Arbeitgeber nicht mehr mit einer Anfrage rechnen musste.

Für Arbeitgeber ist das ein guter Grund, Zeugnisse nicht aufzuschieben. Je länger der Austritt zurückliegt, desto schwerer fällt eine faire Bewertung. Vorgesetzte haben gewechselt, Erinnerungen verblassen, und Unterlagen fehlen. Eine Offboarding-Checkliste mit dem Zeugnis als festem Punkt verhindert genau das.

Was können Arbeitnehmer gegen ein schlechtes Arbeitszeugnis tun?

Arbeitnehmer können vom Arbeitgeber die Berichtigung oder Neuerstellung eines Arbeitszeugnisses verlangen, wenn es falsch, unvollständig oder formal fehlerhaft ist. Der erste Schritt ist fast immer ein Gespräch oder ein schriftliches Anliegen mit konkreten Verbesserungsvorschlägen. Viele Unternehmen passen das Zeugnis dann ohne Streit an.

Bleibt der Arbeitgeber bei seiner Fassung, ist eine Klage vor dem Arbeitsgericht möglich. Die Beweislast verteilt sich nach der Rechtsprechung so: Der Arbeitgeber muss eine Bewertung unter befriedigend begründen. Will der Arbeitnehmer eine bessere Bewertung als befriedigend, muss er seine überdurchschnittliche Leistung darlegen und beweisen.

In der Praxis lohnt sich für Arbeitnehmer eine sachliche Prüfung, bevor sie Experten oder eine Kanzlei einschalten. Wer die Formulierungen kennt, sieht schnell, ob das Zeugnis wirklich schlecht ist oder nur ungewohnt formuliert. Ein ehrliches Exit-Gespräch vor dem Austritt beugt Streit über das Zeugnis zusätzlich vor.

Wie schreibst du als Arbeitgeber ein gutes Arbeitszeugnis?

Ein gutes Arbeitszeugnis schreibst du auf Basis von Fakten, nicht aus der Erinnerung. Die wichtigste Grundlage sind dokumentierte Leistungen, Ziele und Gespräche aus dem gesamten Arbeitsverhältnis. Diese Schritte helfen:

• Schritt 1: Sammle alle Informationen: Stellenbeschreibung, Projekte, Zielvereinbarungen, Beurteilungen und Gesprächsnotizen.
• Schritt 2: Frage die direkte Führungskraft nach ihrer Einschätzung zu Leistung und Sozialverhalten.
• Schritt 3: Beschreibe die Tätigkeit konkret, mit den wichtigsten übertragenen Aufgaben und Erfolgen.
• Schritt 4: Lege die Gesamtnote fest und formuliere Leistung und Verhalten passend dazu.
• Schritt 5: Prüfe das Zeugnis auf Widersprüche, etwa eine sehr gute Leistungsnote mit einer schwachen Schlussformel.
• Schritt 6: Lass das Zeugnis von einer ranghöheren Person unterschreiben und übergib es zeitnah.

Der häufigste Fehler ist ein inkonsistentes Zeugnis, bei dem einzelne Teile nicht zusammenpassen. Steht in der Leistungsbeurteilung „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“, fehlt aber die Schlussformel, entsteht ein widersprüchliches Bild. Leser bemerken das sofort. Auch Lücken in der Tätigkeitsbeschreibung fallen auf.

Viele Arbeitnehmer bieten an, einen Entwurf ihres Zeugnisses selbst zu schreiben. Das ist erlaubt und spart Zeit. Der Arbeitgeber bleibt aber für den Inhalt verantwortlich und sollte den Entwurf auf Wahrheit prüfen. Hilfreich ist eine regelmäßige Leistungsbeurteilung während des Arbeitsverhältnisses, denn dann liegt die Grundlage schon vor.

Unterscheiden sich Arbeitszeugnisse je nach Beruf?

Arbeitszeugnisse folgen in jedem Beruf demselben Aufbau, unterscheiden sich aber stark in der Tätigkeitsbeschreibung und in den bewerteten Kompetenzen. Für eine Reinigungskraft zählen Zuverlässigkeit, Sorgfalt und Selbstständigkeit. Für eine Architektin stehen Fachwissen, Projektverantwortung und die Zusammenarbeit mit Bauherren im Vordergrund. Für Führungskräfte kommt immer das Führungsverhalten hinzu.

Berufsspezifische Vorlagen helfen, die passenden Formulierungen zu finden. Beispiele findest du im Arbeitszeugnis für Architekten und im Arbeitszeugnis für eine Reinigungskraft. Nutze solche Muster als Inspiration, nicht als Kopie. Jedes Zeugnis muss die konkrete Person und ihre tatsächliche Leistung beschreiben.

Neben fachlichen Fähigkeiten gewinnen persönliche Kompetenzen an Gewicht. Kommunikation, Teamfähigkeit und Lernbereitschaft gehören heute in fast jedes qualifizierte Zeugnis. Wie du solche Fähigkeiten beschreibst und bewertest, zeigt der Beitrag zu Soft Skills. Eine gute Grundlage liefert außerdem das regelmäßige Jahresgespräch, in dem Stärken und Entwicklung dokumentiert werden.

Welche Rolle spielt das Arbeitszeugnis bei der Bewerbung?

Bei der Bewerbung ist das Arbeitszeugnis ein wichtiger Nachweis für Erfahrung, Leistung und Verhalten. Personalverantwortliche nutzen es, um die Angaben im Lebenslauf zu überprüfen und offene Fragen zu klären. Lücken zwischen zwei Arbeitszeugnissen oder fehlende Zeugnisse fallen dabei auf.

Wie stark ein Zeugnis zählt, hängt vom Unternehmen ab. In vielen KMU ist ein Telefonat mit der letzten Führungskraft genauso wichtig. Dafür braucht es aber das Einverständnis der Person. Arbeitszeugnisse bleiben deshalb in Deutschland ein Standard, gerade bei Fach- und Führungspositionen. Ergänzend kann ein Empfehlungsschreiben persönliche Stärken hervorheben, die im formellen Zeugnis weniger Raum haben.

Für den internationalen Arbeitsmarkt ist ein deutsches Arbeitszeugnis oft schwer verständlich, weil die Zeugnissprache dort unbekannt ist. Hier hilft eine englische Fassung, etwa mit einer englischen Vorlage.

Was gilt für Arbeitszeugnisse in besonderen Situationen?

In besonderen Situationen gelten für Arbeitszeugnisse einige Regeln, die Arbeitgeber und Arbeitnehmer kennen sollten. Die häufigsten Fälle aus der Praxis:

• Kündigung durch den Arbeitgeber: Auch nach einer Kündigung hat der Arbeitnehmer Anspruch auf ein wohlwollendes Arbeitszeugnis. Ein Konflikt am Ende darf die Bewertung der gesamten Beschäftigung nicht prägen.
• Kündigungsschutzprozess: Schließen beide Seiten einen Vergleich, legen sie oft auch die Zeugnisnote fest. Der Arbeitgeber muss sich dann daran halten.
• Freistellung: Wird eine Person bis zum Ende der Kündigungsfrist freigestellt, kann sie schon zu Beginn der Freistellung ein Zeugnis verlangen, damit sie sich bewerben kann.
• Kurze Beschäftigung: Bei einer Dauer von wenigen Wochen reicht oft ein einfaches Zeugnis, weil eine fundierte Bewertung kaum möglich ist.
• Insolvenz: Der Anspruch bleibt bestehen. Zuständig ist je nach Zeitpunkt der Arbeitgeber oder die Insolvenzverwaltung.
• Praktikum: Wer ein Praktikum mit Ausbildungscharakter absolviert, hat ebenfalls Anspruch auf ein Zeugnis über Art und Dauer des Praktikums.

In allen Fällen gilt: Das Arbeitszeugnis bewertet die gesamte Dauer der Beschäftigung, nicht nur die letzten Wochen. Wer nach fünf guten Jahren im Streit auseinandergeht, verdient trotzdem ein Zeugnis, das diese Jahre fair abbildet. Mehr zu den rechtlichen Wegen der Trennung liest du im Beitrag zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Wie hängen Arbeitszeugnis und Personalakte zusammen?

Das Arbeitszeugnis ist eng mit der Personalakte verbunden, weil alle Informationen für eine faire Bewertung dort liegen sollten. Stellenbeschreibung, Vertragsänderungen, Beurteilungen, Zielvereinbarungen und Gesprächsnotizen bilden zusammen das Bild, das ein Zeugnis zusammenfasst. Fehlen diese Unterlagen, hängt die Bewertung allein an der Erinnerung von Vorgesetzten.

Eine Kopie des unterschriebenen Arbeitszeugnisses gehört ebenfalls in die Personalakte. So kann der Arbeitgeber später nachweisen, welches Zeugnis er ausgestellt hat, etwa wenn die Person eine Neuerstellung verlangt oder ein Zwischenzeugnis mit dem Abschlusszeugnis verglichen wird. Bewahre die Kopie mindestens bis zum Ablauf der Verjährung auf.

Für die Auskunft an andere Unternehmen gilt Zurückhaltung. Telefonische Auskünfte über ehemalige Beschäftigte sind nur mit deren Einverständnis zulässig. Das Arbeitszeugnis bleibt damit der zentrale Nachweis, den der Arbeitnehmer selbst in der Hand hat.

Welche Fehler passieren bei Arbeitszeugnissen am häufigsten?

Die häufigsten Fehler bei Arbeitszeugnissen sind unvollständige Angaben, widersprüchliche Bewertungen und Formfehler. Diese Fehler führen oft zu Streit, der sich leicht vermeiden lässt:

• Falsche oder fehlende Angaben zur Dauer der Beschäftigung oder zur Position.
• Eine Tätigkeitsbeschreibung, die wichtige Aufgaben auslässt.
• Eine Verhaltensbeurteilung ohne Vorgesetzte oder in ungewöhnlicher Reihenfolge.
• Krankheiten, Betriebsratstätigkeit oder Elternzeit ohne Bezug zur Leistung im Zeugnis.
• Ein Zeugnis per E-Mail statt auf Papier mit Originalunterschrift.
• Ein Ausstellungsdatum Wochen nach dem Austritt.

Krankheiten haben im Arbeitszeugnis grundsätzlich nichts zu suchen, auch wenn sie zu längeren Ausfällen geführt haben. Das gilt auch für Angaben zu Schwangerschaft, Behinderung oder privaten Umständen. Auch der Kündigungsgrund gehört nur auf Wunsch der Person hinein. Ausnahmen sind schwerwiegende Umstände, die für den nächsten Arbeitgeber relevant sind, etwa ein festgestellter Diebstahl. Solche Fälle sind aber selten und rechtlich heikel.

So bereitest du Arbeitszeugnisse mit HoorayHR vor

HoorayHR ist HR-Software für KMU, in der alle Informationen für ein faires Arbeitszeugnis bereits an einem Ort liegen. In der digitalen Personalakte siehst du in der Zeitleiste, wann jemand welche Position hatte, welche Gespräche stattfanden und welche Dokumente es gibt. Statt Notizen aus E-Mails und Ordnern zu suchen, öffnest du ein Profil und hast den Überblick.

Ziele, Meetings und Reviews aus unserem Talentmanagement liefern die Grundlage für die Leistungsbeurteilung. Alle Entwicklungsschritte landen in der Zeitleiste der Personalakte. So schreibst du das Zeugnis auf Basis dokumentierter Leistung statt aus der Erinnerung einer einzelnen Führungskraft.

Für den Austritt legst du mit unseren HR-Workflows feste Aufgaben an: Zeugnis entwerfen, freigeben lassen, unterschreiben und übergeben. Unsere Software erinnert die Verantwortlichen rechtzeitig, damit das Zeugnis spätestens zum letzten Arbeitstag fertig ist. Den Entwurf erstellst du aus einem Template in deinem Corporate Design und legst die Kopie in der Personalakte ab.

Ein gutes Arbeitszeugnis ist der letzte Eindruck, den ein Unternehmen bei einer ehemaligen Kollegin oder einem ehemaligen Kollegen hinterlässt. Wer Leistung und Verhalten über die Jahre dokumentiert, schreibt Zeugnisse schneller, fairer und mit weniger Streit. Und wer fair verabschiedet wird, empfiehlt das Unternehmen auch weiter.