Mit einem Empfehlungsschreiben zeigst Du als Arbeitgeber Anerkennung für einen Mitarbeiter, der das Unternehmen in beiderseitigem Einvernehmen verlässt. Das Schreiben zur Empfehlung eines ehemaligen Mitarbeiters hat im Gegensatz zum Arbeitszeugnis keinen klaren Aufbau und muss nicht unbedingt von einem Arbeitgeber angefertigt werden. Vorgesetzte, Manager, Teamleiter und weitere Personen können es in Absprache mit dem Unternehmen ausstellen.

Alles was du für über ein Empfehlungsschreiben wissen solltest

Das Empfehlungsschreiben ist ein Schreiben, in dem ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer betreffend seine Leistungsfähigkeit und Arbeitsweise bewertet. In diesem Schreiben äußert sich ein Arbeitgeber wohlwollend über den Mitarbeiter und wünscht ihm im Normalfall alles Gute für die weitere Zukunft.

Der Unterschied eines Empfehlungsschreibens zu einem Arbeitszeugnis besteht darin, dass ein Arbeitgeber nicht verpflichtet ist, es auszustellen. Diese persönliche Empfehlung erfordert daher keinen klaren Aufbau und kann individuell formuliert werden. Einige Elemente sollten jedoch unbedingt enthalten sein.

Die Elemente eines Empfehlungsschreibens

• Firmenname, Name, Adresse und Kontaktdaten des ausstellenden Unternehmens
• Name, Unternehmen und Adresse des neuen Arbeitgebers
• Datum und Ort
• eine Betreffzeile, die „Empfehlungsschreiben für … (Name)” enthält
• eine Einleitung, die 
  • den Mitarbeiter vorstellt
  • den Ausstellungsgrund angibt, zum Beispiel 
    • Jobwechsel
    • Praktikum
    • Beendigung eines Projektes
• einen Hauptteil der
  • eine qualitative Bewertung der durchgeführten Arbeit enthält
  • die Dauer der Tätigkeit im Unternehmen aufzeigt
  • eine Auflistung der erfolgten Leistungen und Erfolge
  • eine Erwähnung der soft Skills des Mitarbeiters enthält, die sehr geschätzt wurden
  • die persönliche Wertschätzung des Mitarbeiters aufzeigt 
• einen Schlussteil der
  • eine Begründung enthält, weswegen sich der Mitarbeiter für die neue Arbeitsstelle eignet
• die Grußformel und die Unterschrift 

Diese persönliche Empfehlung ist auf dem Arbeitsmarkt besonders deswegen wertvoll, weil sie freiwillig erfolgt. Was sich in diesem Schreiben wiederfindet, kann also ernst genommen werden. Da es im Gegensatz zum Arbeitszeugnis, welches laut Gesetz wohlwollend formuliert sein muss, wirklich von Herzen kommt.

Die formalen Anforderungen des Empfehlungsschreibens

Obwohl ein Empfehlungsschreiben keinen besonderen Anforderungen unterliegt und individuell gestaltet werden kann, sollten die formellen Anforderungen eingehalten werden. 

Zu den formellen Anforderungen zählen:

• es sollte auf Firmenpapier gedruckt werden
• der Name und die Kontaktdaten der erstellenden Person sollten für eventuelle Rückfragen angegeben werden
• es sollte tadellose Rechtschreibung und ein ordentliches Format aufweisen
• es sollte nicht mehr als eine DIN A4-Seite aufweisen
• die schriftliche Form sollte aus der Perspektive des Ausstellers erfolgen, da es sich um eine Empfehlung für den ehemaligen Arbeitnehmer handelt. 

Das Schreiben von Empfehlungsschreiben für (Ex-)Mitarbeiter

Das Verfassen von Empfehlungen für (Ex-)Mitarbeiter kann einen wertvollen Beitrag zu ihren zukünftigen Karriereaussichten leisten. Es ist wichtig, Empfehlungen zu geben, die sowohl spezifisch als auch aufrichtig sind. Soziale Fähigkeiten spielen dabei eine entscheidende Rolle, da diese oft entscheidend am Arbeitsplatz sind. Beispiele hierfür sind Teamarbeit, Kommunikation und Problemlösungsfähigkeiten. Indem du konkrete Beispiele gibst, wie der Mitarbeiter diese Fähigkeiten in der Praxis angewendet hat, kannst du ein lebendiges und glaubwürdiges Bild ihrer Qualitäten zeichnen.

Beim Schreiben einer solchen Empfehlung ist es nützlich, über die Anzahl der Empfehlungen nachzudenken, die du aufnehmen möchtest. Zu viele Empfehlungen können die Wirkung jedes einzelnen Punktes mindern, während zu wenige Empfehlungen an Vollständigkeit fehlen können. Ein guter Ansatz ist es, drei bis fünf starke Punkte zu betonen, unterstützt durch spezifische Beispiele und Situationen, in denen der Mitarbeiter hervorgestochen ist.

Eine Empfehlung sollte nicht nur die beruflichen Fähigkeiten und Leistungen des Mitarbeiters hervorheben, sondern auch deren Persönlichkeit und Arbeitsmoral. Dies sorgt für eine glaubwürdigere Antwort für zukünftige Arbeitgeber, die ein umfassendes Bild des Kandidaten suchen. Letztendlich kann eine gut geschriebene Empfehlung den Unterschied im Karriereweg eines (Ex-)Mitarbeiters ausmachen und ihnen helfen, die gewünschte Position zu erhalten.

Wann schreibst du eine Empfehlung?

Eine Empfehlungsbrief wird verwendet, um eine Empfehlung für einen ehemaligen Kollegen, Mitarbeiter oder beispielsweise einen Praktikanten auszusprechen, der in der Organisation tätig war. Aber wann schreibst du Empfehlungen und was ist deren Einfluss? Eine Empfehlung schreibst du normalerweise, wenn ein Mitarbeiter die Organisation verlässt und nach neuen Möglichkeiten sucht, etwa bei der Bewerbung um einen neuen Job oder der Einschreibung in eine Ausbildung. Sie kann auch bei der Beantragung von Stipendien oder der Teilnahme an beruflichen Netzwerken nützlich sein.

Bei der Überlegung zu weiteren Fragen rund um Empfehlungen ist es wichtig, eventuelle Rahmenbedingungen im Hinterkopf zu behalten. Das bedeutet, dass du sicherstellst, dass die Empfehlung spezifisch und relevant für die Position oder Gelegenheit ist, für die der Empfänger sich bewirbt. Eine gute Empfehlung konzentriert sich auf die spezifischen Qualitäten und Leistungen der Person und wie diese mit den Anforderungen der neuen Rolle übereinstimmen.

In einigen Fällen kann auch Bedarf an weiterführender Recherche bestehen. Das kann bedeuten, dass du Kontakt mit der Person aufnimmst, um mehr Informationen über deren zukünftige Pläne und Ziele zu sammeln, sodass deine Empfehlung so gut wie möglich passt. Empfehlungen entstehen oft aus einem gründlichen Verständnis der Person und ihrer beruflichen Fähigkeiten.

Wie schreibe ich eine gute Empfehlung?

Eine gute Empfehlung zu schreiben erfordert Sorgfalt und Aufmerksamkeit für Details. Um eine Empfehlung zu erstellen, die echten Mehrwert bietet, kannst du damit beginnen, direkt auf die spezifischen Qualitäten und Leistungen der Person einzugehen. Es ist wichtig, mit einer Einleitung zu beginnen, in der du dich vorstellst und erklärst, wie du die Person kennst und in welcher Funktion ihr zusammengearbeitet habt. Dies sorgt für Kontext und Glaubwürdigkeit deiner Empfehlung.

Anschließend ist es nützlich, die Position und Verantwortlichkeiten der Person kurz zu beschreiben. Dies hilft, einen Rahmen für den Rest deiner Empfehlung zu schaffen. Eine gute Empfehlung enthält konkrete Beispiele für Situationen, in denen die Person glänzte. Beschreibe konkrete Lösungen, die sie gefunden haben, oder wichtige Beiträge, die sie geleistet haben. Das macht deine Empfehlung glaubwürdiger und kraftvoller.

Darüber hinaus ist es wichtig, sich auf die sozialen Fähigkeiten und die Persönlichkeit der Person zu konzentrieren. Indem du spezifische Beispiele dafür gibst, wie sie Teamarbeit, Kommunikation und Problemlösungsfähigkeiten in der Praxis umgesetzt haben, zeichnest du ein lebendiges und glaubwürdiges Bild ihrer Qualitäten. Abschließend solltest du sicherstellen, dass deine Empfehlung zukunftsorientiert ist, indem du betonst, wie die Qualitäten und Leistungen der Person für die Position oder Gelegenheit, für die sie sich bewerben, relevant sind. Wenn du diese Punkte beachtest, kannst du eine Empfehlung schreiben, die sowohl aufrichtig als auch überzeugend ist.

Beispiel einer Empfehlungsbrief

Beim Schreiben einer Empfehlungsbrief gibt es verschiedene Elemente und Richtlinien, die du befolgen kannst, um sicherzustellen, dass der Brief gut fundiert und effektiv ist. Hier ist eine schrittweise Anleitung, um dir zu helfen:

Kopfzeile:

• Dein Name und Funktion
• Name des Unternehmens
• Adresse und Kontaktdaten
• Datum des Schreibens

Anrede: Beginne den Brief mit einer formellen Anrede, wie “An wen es angeht” oder “Sehr geehrte Damen und Herren”.

Einleitung: Stelle dich vor und erkläre, wie du die Person kennst, die du empfiehlst. Nenne die Dauer und Art eurer beruflichen Beziehung.

Beschreibung der Position und Verantwortlichkeiten: Gib einen kurzen Überblick über die Position, die die Person innehatte, und die wichtigsten Verantwortlichkeiten. Dies hilft, einen Kontext für den Rest der Empfehlung zu schaffen.

Konkrete Leistungen und Lösungen: Beschreibe spezifische Situationen, in denen die Person herausragte. Nenne konkrete Lösungen, die sie gefunden haben, oder wichtige Beiträge, die sie geleistet haben. Achte darauf, dass die Beispiele relevant für die neue Position oder Gelegenheit sind.

Soziale Fähigkeiten und Persönlichkeit: Betone die sozialen Fähigkeiten der Person, wie Teamarbeit, Kommunikation und Problemlösungsfähigkeit. Gib Beispiele, wie sie diese Fähigkeiten in der Praxis angewendet haben.

Aktuelle Situation und Zukunftsperspektive: Beschreibe die aktuelle Situation der Person und ihre Ziele für die Zukunft. Erkläre, warum du denkst, dass sie für die neue Rolle oder Gelegenheit geeignet sind.

Schlussfolgerung: Fasse die Empfehlung zusammen und betone erneut die Stärken der Person. Drücke dein Vertrauen aus, dass die Person in ihrer zukünftigen Rolle glänzen wird.

Freundliche Grüße und Unterschrift: Schließe den Brief mit einer formellen Grußformel ab, wie “Mit freundlichen Grüßen”. Unterschreibe den Brief und nenne erneut deinen Namen und deine Funktion.

Zusätzliche Überlegungen

• Rahmenbedingungen und Richtlinien: Stelle sicher, dass die Empfehlung allen spezifischen Rahmenbedingungen oder Richtlinien entspricht, die für die Situation relevant sind.
• Einschränkungen: Vermeide Übertreibungen und bleibe bei den Fakten. Eine ehrliche und ausgewogene Empfehlung ist glaubwürdiger.
• Unterstützung: Achte darauf, dass du jede Aussage in der Empfehlung mit konkreten Beispielen und Fakten untermauerst.
• Empfehlungen selbst: Begrenze die Anzahl der Empfehlungen auf die relevantesten und eindrucksvollsten Aspekte der Fähigkeiten und Leistungen der Person.

Indem du diese Schritte befolgst, kannst du einen gut strukturierten und überzeugenden Empfehlungsbrief schreiben, der dem Empfänger ein klares und glaubwürdiges Bild der Qualitäten der empfohlenen Person vermittelt.

Häufig gestellte Fragen (FAQs) zum Empfehlungsschreiben

Was sollte in einem Muster für ein Empfehlungsschreiben enthalten sein?

Ein gutes Empfehlungsschreiben-Muster sollte die spezifischen Leistungen und Qualitäten des Bewerbers hervorheben. Der Aufbau des Empfehlungsschreibens dient als klare Struktur, um die beruflichen und persönlichen Stärken zu illustrieren. Dabei sind die Verwendung von Beispielen und die Darstellung von Soft Skills entscheidend, um die Glaubwürdigkeit des Schreibens zu erhöhen.

Welche Tipps gibt es für das Schreiben eines Empfehlungsschreibens in der Ich-Form?

Wenn du ein Empfehlungsschreiben in der Ich-Form verfasst, ist es entscheidend, deinen persönlichen Bezug zum Bewerber klar zu kommunizieren. Beschreibe deine eigene Erfahrung mit dem Bewerber, wie seine Stärken dir in deiner Position als Personaler deutlich wurden, und wie diese Stärken für das Bewerbungsschreiben der neuen Rolle relevant sind.

Wann ist es sinnvoll, eine Vorlage für ein Empfehlungsschreiben zu verwenden?

Eine Empfehlungsschreiben-Vorlage ist nützlich, um sicherzustellen, dass alle wesentlichen Elemente abgedeckt werden. Vorlagen bieten eine strukturierte Herangehensweise und helfen dabei, den richtigen Aufbau zu finden, insbesondere wenn das Schreiben regelmäßig erstellt werden muss. Sie garantieren, dass keine wichtigen Informationen über den Bewerber und deren Referenzen ausgelassen werden.

Wie kann ich die Soft Skills eines Bewerbers effektiv in einem Empfehlungsschreiben hervorheben?

Das Hervorheben von Soft Skills eines Bewerbers im Empfehlungsschreiben kann durch spezifische Beispiele erfolgen, wie der Bewerber Teamarbeit oder Problemlösungsfähigkeiten in realen Situationen erfolgreich angewendet hat. Durch die Beschreibung konkreter Beispiele, wird es dem Leser erleichtert, die Bedeutung dieser Fähigkeiten im Kontext der beabsichtigten Position zu verstehen. Dabei sollte der gesamte Empfehlungsschreiben-Aufbau darauf ausgerichtet sein, ein vollständiges Bild der Kompetenzen zu vermitteln.

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