Bestes ATS-System für KMU 2026: All-in-one oder separat?

Das beste ATS-System für ein KMU ist ein Bewerbermanagementsystem, das dein ganzes Team ohne lange Schulung nutzen kann und das an deine Personalverwaltung anschließt. Für die meisten Unternehmen mit 10 bis 500 Mitarbeitenden ist das eine All-in-one HR-Software mit integriertem ATS: Stellen, Bewerbungen und Onboarding liegen dann in einem System. Ein separates Applicant Tracking System lohnt sich vor allem für Unternehmen mit sehr vielen offenen Stellen oder einem eigenen Recruiting-Team. Wie HoorayHR den Recruiting-Prozess abbildet, siehst du auf unserer Seite zum ATS von HoorayHR.

Was ist ein ATS-System und wann braucht ein KMU eines?

Ein ATS-System (Applicant Tracking System) ist eine Software, mit der du den gesamten Recruiting-Prozess steuerst: von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung der passenden Kandidaten. Das System sammelt alle Bewerbungen in einer Datenbank, zeigt den Status jeder Bewerbung und hält fest, wer welche Einschätzung zu Bewerbenden hat. Im Deutschen heißt ein ATS meist Bewerbermanagementsystem oder Bewerbermanagement Software. Eine ausführliche Erklärung des Begriffs findest du in unserem Lexikon-Artikel Was ist ein ATS-System?

Welche Funktionen hat ein Bewerbermanagementsystem?

Ein Bewerbermanagementsystem nimmt dir die Verwaltung ab, die Personalbeschaffung so zeitaufwendig macht. Die meisten Lösungen bieten diese Features:

• Stellen auf einer Karriereseite und gleichzeitig auf mehreren Jobbörsen veröffentlichen
• Bewerbungen automatisch in einer Datenbank sammeln, damit keine Bewerbung verloren geht
• Lebensläufe sichten und passende Kandidaten mit Filtern nach Fähigkeiten finden
• Kommunikation mit Bewerbenden automatisieren, etwa Eingangsbestätigungen und Absagen per E-Mail
• Bewertungen und Feedback aus dem Team zentral festhalten
• Einen Talent Pool mit Kandidaten für künftige Stellen aufbauen
• Reporting zu Kanälen und Besetzungsdauer, damit du deine Prozesse verbesserst

Wann lohnt sich ein ATS für kleine Unternehmen?

Ein ATS lohnt sich, sobald du mehr als ein paar Stellen im Jahr besetzt oder mit mehreren Kolleginnen und Kollegen auswählst. Ein typischer Moment: Zwei Stellen sind offen, Bewerbungen kommen per E-Mail und über LinkedIn, und nach einer Woche weiß niemand mehr, wer welche Person angerufen hat. Weitere Signale: Bewerbende warten zu lange auf eine Antwort, oder du tippst die Daten neuer Mitarbeitender noch einmal in dein HR-System ab. Ein ATS verkürzt so die Time to Hire und verbessert die Candidate Experience, weil alle Bewerbenden schneller ein Update bekommen. Das gilt für ein Startup im Wachstum genauso wie für einen Betrieb mit 200 Mitarbeitenden.

All-in-one HR-Software oder separates ATS: Was ist die beste Wahl?

Für die meisten kleinen Unternehmen ist eine All-in-one HR-Software die beste Wahl, weil das Recruiting dann direkt ins Onboarding und in die digitale Personalakte übergeht. Ein separates ATS ist eine spezialisierte Recruiting Software, die du über eine Schnittstelle mit deiner HR-Software verbindest. Das funktioniert, aber du verwaltest dann zwei Systeme, zwei Sets an Zugängen und eine Schnittstelle. Den Unterschied zeigt dieser Vergleich:

All-in-one HR-Software oder separates ATS: die Unterschiede

Beispiel: 60 Mitarbeitende und 6 offene Stellen pro Jahr

Nimm ein Unternehmen mit 60 Mitarbeitenden, rund 6 offenen Stellen pro Jahr und 4 Teamleitungen, die bei neuen Kolleginnen und Kollegen mitentscheiden. Das ist ein Rechenbeispiel, kein Kundenfall.

• Mit einem separaten ATS: HR und die 4 Teamleitungen bekommen je einen zusätzlichen Zugang in einem zweiten System. Nach der Zusage tippt HR Name, Adresse, Position, Startdatum und Vertrag in die HR-Software ab oder pflegt eine Schnittstelle, die das erledigt. Bei 6 Neueinstellungen im Jahr passiert das sechsmal, und das Onboarding startet erst, wenn die Daten übertragen sind.
• Mit einem integrierten ATS: Die Teamleitungen bewerten Kandidaten mit dem Account, den sie schon für Abwesenheiten und ihr Team nutzen. Nach der Zusage werden Bewerbende mit einem Klick zu Mitarbeitenden, und am ersten Arbeitstag sind Personalakte und Onboarding schon vorbereitet.

Der Unterschied liegt also nicht in einem einzelnen Feature, sondern in der Zahl der Systeme, Zugänge und Übergaben zwischen Stellenanzeige und erstem Arbeitstag.

Wann passt ein separates ATS?

Ein separates ATS passt zu Unternehmen, in denen Recruiter in Vollzeit rekrutieren, mit Dutzenden offenen Stellen gleichzeitig. Denk an große Konzerne, Personaldienstleister und Unternehmen, die aktiv in externen Datenbanken nach Kandidaten suchen. Diese Recruiter nutzen umfangreiche Such- und Sourcing-Features, die ein KMU selten braucht.

Wann passt eine All-in-one HR-Software mit ATS?

Eine All-in-one HR-Software mit ATS passt zu Unternehmen, in denen HR, das Office Management oder die Geschäftsführung selbst rekrutiert, gemeinsam mit den Teamleitungen. Dann zählt vor allem, dass alle einfach mitreden können, der Überblick stimmt und neue Mitarbeitende schnell starten. Für solche Unternehmen funktioniert ein System für den ganzen Weg am besten, von der Stelle bis zum ersten Arbeitstag. Was die HR-Software von HoorayHR sonst noch abdeckt, siehst du hier.

HoorayHR: All-in-one HR-Software mit ATS

HoorayHR ist All-in-one HR-Software für KMU, mit der du bald auch dein Bewerbermanagement im eigenen ATS-System erledigst. Unser ATS ist bald verfügbar. Wir entwickeln es gemeinsam mit unseren Kundinnen und Kunden, damit es genau zu der Art passt, wie KMU wirklich rekrutieren. Arbeiten deine Mitarbeitenden schon mit HoorayHR, brauchst du bald kein separates ATS, keine zusätzlichen Zugänge und keine doppelte Arbeit. Du willst es als eine der ersten Personen sehen? Dann schau dir unsere Seite zum ATS von HoorayHR an oder buche eine Demo.

Sobald unser ATS live ist, steuerst du den ganzen Recruiting-Prozess in der HR-Software, die dein Team schon kennt. Dann kannst du:

• Stellenanzeigen auf deiner eigenen Karriereseite im Look deines Unternehmens veröffentlichen, auch mehrsprachig
• Pro Stelle ein Recruiting-Team und eine feste Ansprechperson für Bewerbende festlegen
• Bewerbungen pro Phase verfolgen, von neu bis Angebot, in einer klaren Übersicht
• Dein Team seine Einschätzung zu Bewerbenden mit dem eigenen Account teilen lassen, ohne zusätzliche Lizenzen
• Bewerbende mit KI matchen und Bewerbungsgespräche zusammenfassen
• Ein Angebot erstellen und eine DSGVO-Aufbewahrungsfrist für Bewerberdaten festlegen

Bald mit einem Klick von Bewerbenden zu Mitarbeitenden

Sobald das ATS live ist, legst du Bewerbende in HoorayHR mit einem Klick als Mitarbeitende an, und alle Daten aus der Bewerbung gehen mit. Damit startet das Onboarding sofort: Neue Kolleginnen und Kollegen bekommen ein persönliches Willkommen, ergänzen die letzten Daten selbst und lernen das Team kennen. Alles landet direkt in der digitalen Personalakte, ohne dass jemand etwas abtippen muss.

Welche ATS-Systeme gibt es für KMU?

Neben einer All-in-one HR-Software gibt es viele Softwareanbieter, die sich ganz auf Recruiting konzentrieren. Welches ATS das beste für dich ist, hängt von deinen Anforderungen und deinem Bewerbungsvolumen ab. Diese Namen begegnen dir häufig:

• Recruitee: ATS aus den Niederlanden mit Fokus auf Zusammenarbeit im Recruiting-Team
• Teamtailor: ATS mit starkem Employer Branding und Karriereseiten
• Workable: breite Recruiting-Plattform mit Sourcing und Multiposting auf Jobbörsen
• Greenhouse und Zoho Recruit: umfangreiche Systeme für Unternehmen mit hohem Bewerbungsvolumen

Nutzt du schon eines dieser Systeme? HoorayHR hat unter anderem eine Schnittstelle zu Teamtailor, sodass eingestellte Bewerbende direkt in unsere Software übernommen werden.

So wählst du das richtige Bewerbermanagementsystem aus

Das richtige Bewerbermanagementsystem findest du, indem du zuerst deinen eigenen Recruiting-Prozess beschreibst und erst danach Systeme mit deinen Anforderungen vergleichst. Geh diese Schritte durch, bevor du dich entscheidest:

• Schritt 1: Halte fest, wie viele Stellen du pro Jahr besetzt und über welche Kanäle du Bewerbungen bekommst
• Schritt 2: Lege fest, wer am Recruiting mitarbeitet: nur HR oder auch Teamleitungen und Kolleginnen und Kollegen
• Schritt 3: Liste die Aufgaben auf, die du automatisieren willst, etwa Stellen veröffentlichen, Eingangsbestätigungen und Bewerbungsgespräche planen
• Schritt 4: Prüfe, welche Schnittstellen du brauchst oder ob ein integriertes ATS in deiner HR-Software reicht
• Schritt 5: Achte auf Bedienbarkeit und DSGVO: Wie lange speicherst du Bewerberdaten und wer hat Zugang?
• Schritt 6: Teste höchstens drei Systeme in der Praxis mit einer echten Stelle

Was kostet ein Bewerbermanagementsystem?

Die Kosten eines Bewerbermanagementsystems bestehen aus mehr als dem Abo. Rechne deine eigene Summe pro Jahr mit dieser Formel aus und setze die Beträge aus den Angeboten ein, die du anfragst:

• Lizenz: Preis pro Person x Anzahl Nutzende, also HR plus alle Teamleitungen und Kolleginnen und Kollegen, die mitentscheiden
• Einführung: Einrichtung, Datenübernahme und Schulung des Teams (einmalig, verteilt auf die Jahre, in denen du das System nutzt)
• Schnittstelle: Abo und Pflege der Verbindung zu deiner HR-Software, plus die Stunden, die es kostet, wenn sie hakt
• Abtippen: Stunden pro Neueinstellung x Neueinstellungen pro Jahr x dein Stundensatz

Summe pro Jahr = Lizenz + Einführung + Schnittstelle + Abtippen. Bei einem integrierten ATS in deiner HR-Software fallen zusätzliche Lizenzen für Teamleitungen, die Schnittstelle und das Abtippen größtenteils weg, weil dein Team schon im System arbeitet. Frag alle Anbieter außerdem, welche Funktionen du wirklich nutzt, damit du nicht für Module zahlst, die liegen bleiben.

Welche Fehler passieren bei einem ATS schnell?

Der größte Fehler ist ein System, das für deine Zahl an offenen Stellen zu komplex ist. Ein zweiter Fehler: Teamleitungen bekommen keinen Zugang, zum Beispiel um Lizenzen zu sparen. Ihre Einschätzung zu Kandidaten läuft dann doch über E-Mail, Telefon und Notizzettel, und genau diese Informationen fehlen im ATS. Gib allen, die mitentscheiden, Zugang und vereinbare, dass Feedback nur im System steht. So bleibt auch der Bewerbungsprozess kurz, weil niemand auf eine weitergeleitete E-Mail wartet und Bewerbende schneller eine Zu- oder Absage bekommen.