Time to Hire: Berechnung und Tipps

Time to Hire ist eine Recruiting-Kennzahl, die misst, wie viele Tage zwischen dem ersten Kontakt mit KandidatInnen und der Annahme des Jobangebots vergehen. Du berechnest sie, indem du das Datum der Zusage vom Datum des Bewerbungseingangs abziehst. Eine kurze Time to Hire zeigt einen effizienten Bewerbungsprozess. Sie ist wichtig, weil gute Talente selten lange auf dem Arbeitsmarkt verfügbar sind.

Was ist Time to Hire?

Time to Hire ist die Zeitspanne vom Eingang einer Bewerbung oder dem ersten Kontakt bis zur Annahme des Angebots durch die ausgewählte Person. Die Kennzahl zeigt, wie schnell dein Unternehmen geeignete Talente durch den Recruiting-Prozess bringt. Eine Definition in einem Satz: Time to Hire misst die Geschwindigkeit deines Auswahlprozesses aus Sicht der BewerberInnen.

Time to Hire gehört zu den wichtigsten Recruiting-Kennzahlen, neben Time to Fill, Cost per Hire und der Qualität der Einstellungen. Für HR ist sie ein Frühwarnsignal: Steigt die Time to Hire, verlierst du gute KandidatInnen an schnellere Arbeitgeber. Mehr zu Kennzahlen im HR liest du in unserem Artikel zu den HR-KPIs. Wie du den gesamten Prozess mit Software für Bewerbermanagement organisierst, zeigen wir weiter unten.

Was ist der Unterschied zwischen Time to Hire und Time to Fill?

Time to Hire misst die Zeit ab dem ersten Kontakt mit der später eingestellten Person, Time to Fill misst die Zeit ab der Freigabe der Stelle. Time to Fill ist damit immer länger. Sie umfasst auch die Zeit für das Schreiben und Veröffentlichen der Stellenanzeigen und die Phase bis zum Bewerbungseingang.

• Time to Hire: vom Bewerbungseingang oder ersten Kontakt bis zur Annahme des Angebots. Zeigt die Effizienz deines Auswahlprozesses.
• Time to Fill: von der Freigabe der Stelle bis zur Annahme des Angebots. Zeigt, wie lange eine Position insgesamt unbesetzt bleibt.

Beide Kennzahlen ergänzen sich. Ist die Time to Fill lang, die Time to Hire aber kurz, liegt das Problem meist in der Phase vor dem Bewerbungseingang, etwa bei der Reichweite der Stellenanzeigen. Ist auch die Time to Hire lang, solltest du deine Auswahlprozesse genauer anschauen.

Wie berechnest du die Time to Hire?

Die Formel für die Time to Hire lautet: Datum der Annahme des Angebots minus Datum des ersten Kontakts. Das Ergebnis sind Kalendertage. Für eine aussagekräftige Kennzahl berechnest du den Durchschnitt über alle Einstellungen eines Zeitraums.

• Schritt 1: Halte für jede Einstellung das Datum des Bewerbungseingangs oder des ersten Kontakts fest.
• Schritt 2: Halte das Datum fest, an dem die Person das Angebot angenommen hat, etwa durch die Unterschrift des Arbeitsvertrags.
• Schritt 3: Berechne die Differenz in Tagen für jede Einstellung.
• Schritt 4: Bilde den Durchschnitt über alle Einstellungen im Zeitraum.

Beispiel: Time to Hire berechnen

Ein Unternehmen hat im Quartal drei Stellen besetzt. Bei der ersten Stelle ging die Bewerbung am 3. März ein, die Zusage kam am 28. März: 25 Tage. Bei der zweiten Position waren es 32 Tage, bei der dritten 18 Tage. Die durchschnittliche Time to Hire liegt bei (25 + 32 + 18) ÷ 3 = 25 Tage.

Interessant wird die Kennzahl im Vergleich. Liegt die Time to Hire für Vertriebsstellen bei 20 Tagen, für IT-Stellen aber bei 45, lohnt sich ein genauer Blick auf den Prozess in der IT. Vielleicht dauern Interviews zu lange, oder es fehlen Termine für Fachgespräche. Zerlege den Prozess dafür in einzelne Phasen: Vorauswahl, erstes Gespräch, Fachgespräch und Angebot. Miss für jede Phase, wie viele Tage sie dauert. So siehst du genau, an welcher Stelle Bewerbungen liegen bleiben, und kannst gezielt dort ansetzen, statt den ganzen Prozess umzubauen.

Welche Time to Hire ist gut?

Eine gute Time to Hire gibt es nicht pauschal, weil sie stark von Branche, Position und Arbeitsmarkt abhängt. Für Stellen mit vielen BewerberInnen ist ein Prozess von zwei bis drei Wochen realistisch. Für Fachkräfte und Führungspositionen dauert es oft deutlich länger, weil mehr Gespräche und Abstimmungen nötig sind.

Wichtiger als ein fester Zielwert ist die Entwicklung im eigenen Unternehmen. Miss die Time to Hire regelmäßig, pro Abteilung und pro Art der Stelle, zum Beispiel jedes Quartal. So erkennst du, wo Prozesse ins Stocken geraten. Gerade beim Fachkräftemangel ist Geschwindigkeit ein Wettbewerbsvorteil: Wer Talente schnell durch den Bewerbungsprozess führt, gewinnt sie, bevor andere Arbeitgeber zusagen.

Warum ist die Time to Hire so wichtig?

Die Time to Hire ist wichtig, weil ein langsamer Prozess Talente, Geld und Zeit kostet. Gute KandidatInnen haben meist mehrere Optionen. Wer zu lange wartet, verliert sie an schnellere Unternehmen. Gleichzeitig bleibt die Stelle länger unbesetzt, und das Team muss die Arbeit mittragen.

Auch die Kosten steigen mit jeder Woche. Unbesetzte Stellen führen zu Mehrarbeit, Überstunden und manchmal zu verlorenen Aufträgen. Dazu kommen Recruiting-Kosten, etwa für längere Laufzeiten von Stellenanzeigen. Und eine lange Wartezeit schadet der Candidate Experience und damit dem Employer Branding.

Wie kannst du die Time to Hire verkürzen?

Du verkürzt die Time to Hire, indem du Wartezeiten im Bewerbungsprozess abbaust und Entscheidungen beschleunigst. Die größten Hebel liegen meist nicht in der Suche, sondern in der Abstimmung zwischen HR und Fachabteilung. Diese Stellschrauben helfen:

• Kläre Anforderungen und Ablauf vor dem Start mit der Fachabteilung, damit später keine Diskussionen den Prozess bremsen.
• Blocke Termine für Interviews schon bei der Veröffentlichung der Stelle.
• Reduziere die Zahl der Gesprächsrunden auf das Nötige, meist zwei.
• Antworte BewerberInnen innerhalb weniger Tage, auch bei einer Absage.
• Nutze einen Talentpool, um auf bekannte KandidatInnen zurückzugreifen.
• Sprich Talente aktiv an, etwa über Active Sourcing oder Empfehlungen aus dem Team.
• Setze ein ATS-System ein, damit Bewerbungen nicht in Postfächern liegen bleiben.

Achte darauf, dass Geschwindigkeit nicht auf Kosten der Qualität geht. Eine schnelle, aber falsche Einstellung kostet am Ende mehr als ein paar zusätzliche Tage. Das Ziel ist ein Prozess ohne unnötige Wartezeiten, nicht ein überstürzter. Behalte deshalb neben der Time to Hire auch im Blick, wie viele neue Mitarbeitende die Probezeit erfolgreich abschließen. Weitere Ideen findest du in unseren Recruiting-Tipps.

Welche Faktoren beeinflussen die Time to Hire?

Die Time to Hire hängt von internen und externen Faktoren ab. Intern spielen die Zahl der Gesprächsrunden, die Verfügbarkeit der Entscheidungsbefugten und die Organisation des Bewerbermanagements die größte Rolle. Extern beeinflussen die Lage auf dem Arbeitsmarkt, die Zahl der Bewerbungen und die Kündigungsfristen der KandidatInnen die Kennzahl.

Auch die Art der Stelle macht einen Unterschied. Für Positionen mit vielen Bewerbungen braucht die Vorauswahl mehr Zeit, für Spezialistenstellen dauert die Suche länger. Remote-Arbeit kann den Prozess beschleunigen, weil Interviews per Video schneller zu planen sind. Wie du Bewerbungen strukturiert verwaltest, liest du im Artikel zum Bewerbermanagement.

So verkürzt du die Time to Hire mit HoorayHR

HoorayHR ist eine All-in-one-HR-Software für KMU, mit der du Recruiting und Onboarding an einem Ort organisierst. Mit unserer Bewerbermanagement-Software veröffentlichst du Stellenanzeigen auf einer eigenen Karriereseite im Stil deines Unternehmens, auf Wunsch auch mehrsprachig. BewerberInnen sehen direkt, mit wem sie zusammenarbeiten werden. Alle Bewerbungen landen an einem Ort, dein Team bewertet mit, und pro Stelle gibt es eine feste Ansprechperson. Sagen KandidatInnen zu, werden sie mit einem Klick zu Mitarbeitenden, und das Onboarding startet direkt in HoorayHR.

Weil alle Bewerbungen an einem Ort liegen und das Team direkt mitbewertet, bleiben weniger Bewerbungen in Postfächern liegen. Nach der Zusage erstellst du den Arbeitsvertrag aus einer Vorlage und lässt ihn digital unterschreiben. Mit Onboarding-Workflows weist du Aufgaben für den ersten Arbeitstag zu, und alle Unterlagen landen in der digitalen Personalakte.

Die Time to Hire ist eine einfache Kennzahl mit großer Wirkung. Wer sie regelmäßig misst und Wartezeiten konsequent abbaut, gewinnt bessere Talente, spart Kosten und verbessert die Erfahrung für alle BewerberInnen.