Befristeter Arbeitsvertrag: Regeln, Fristen und Verlängerung

Ein befristeter Arbeitsvertrag ist ein Arbeitsvertrag, der zu einem festgelegten Datum oder mit Erreichen eines bestimmten Zwecks automatisch endet, ohne dass es eine Kündigung braucht. Grundlage ist das Teilzeit und Befristungsgesetz (TzBfG). Eine Befristung ist mit Sachgrund oder ohne Sachgrund bis zu zwei Jahre möglich und muss vor Arbeitsbeginn schriftlich vereinbart werden.

Was ist ein befristeter Arbeitsvertrag?

Ein befristeter Arbeitsvertrag ist ein Vertrag, bei dem Arbeitgeber und Beschäftigte die Dauer des Arbeitsverhältnisses von Anfang an begrenzen. Mit Ablauf der vereinbarten Zeit oder mit Erreichen des Zwecks endet das Arbeitsverhältnis von selbst. Das unterscheidet den befristeten Vertrag vom unbefristeten Vertrag, der nur durch Kündigung oder Aufhebungsvertrag endet.

Im Alltag heißt ein befristeter Arbeitsvertrag auch Zeitvertrag. Unternehmen setzen ihn ein, wenn sie für eine begrenzte Zeit zusätzliche Beschäftigte brauchen, etwa für ein Projekt, eine Elternzeitvertretung oder eine Saison. Für Beschäftigte ist ein befristeter Vertrag oft der Einstieg ins Unternehmen.

Die Rechtslage ist streng. Das Arbeitsrecht sieht den unbefristeten Arbeitsvertrag als Regelfall. Eine Befristung ist deshalb nur unter bestimmten Voraussetzungen wirksam. Ist sie unwirksam, gilt der Vertrag als auf unbestimmte Zeit geschlossen. Für HR heißt das: Jeder befristete Vertrag braucht eine saubere Dokumentation in der digitalen Personalakte, mit Grund, Laufzeit und Enddatum.

Welche Arten der Befristung gibt es?

Das Teilzeit- und Befristungsgesetz kennt zwei Formen der Befristung: die Zeitbefristung und die Zweckbefristung. Bei beiden ist das Ende des Arbeitsverhältnisses von Anfang an festgelegt, nur auf unterschiedliche Weise.

• Zeitbefristung: Der befristete Arbeitsvertrag endet zu einem festen Datum, zum Beispiel am 31. Dezember, oder nach einer bestimmten Dauer wie zwölf Monaten.
• Zweckbefristung: Der befristete Vertrag endet, wenn ein bestimmter Zweck erreicht ist, zum Beispiel die Rückkehr einer Kollegin aus der Elternzeit. Der Arbeitgeber muss die Zweckerreichung mindestens zwei Wochen vorher schriftlich mitteilen.
• Kombination: Beide Formen lassen sich verbinden. Der Vertrag endet dann mit dem Zweck, spätestens aber zu einem festen Datum.

Unabhängig von der Form unterscheidet das Gesetz außerdem nach dem Grund für die Befristung. Hier gibt es die Befristung mit Sachgrund und die sachgrundlose Befristung. Beide Varianten haben eigene Regelungen zur Höchstdauer und zur Verlängerung.

Was ist eine Befristung mit Sachgrund?

Eine Befristung mit Sachgrund ist eine Befristung, die auf einem sachlichen Grund nach § 14 Abs. 1 TzBfG beruht. Liegt ein solcher Grund vor, ist die Befristung ohne gesetzliche Höchstdauer und ohne Begrenzung der Verlängerungen möglich. Das Gesetz nennt beispielhaft acht Sachgründe:

• Nr. 1: Der betriebliche Bedarf an der Arbeitsleistung besteht nur vorübergehend, zum Beispiel im Saisongeschäft.
• Nr. 2: Die Befristung erfolgt im Anschluss an eine Ausbildung oder ein Studium, um den Übergang in eine Anschlussbeschäftigung zu erleichtern.
• Nr. 3: Die beschäftigte Person wird zur Vertretung einer anderen beschäftigten Person beschäftigt, etwa bei Krankheit, Mutterschutz oder Elternzeit.
• Nr. 4: Die Eigenart der Arbeitsleistung rechtfertigt die Befristung, zum Beispiel im Medienbereich oder Profisport.
• Nr. 5: Die Befristung dient der Erprobung.
• Nr. 6: Persönliche Gründe der beschäftigten Person rechtfertigen die Befristung, etwa ein eigener Wunsch.
• Nr. 7: Die beschäftigte Person wird aus Haushaltsmitteln vergütet, die nur für eine befristete Beschäftigung bestimmt sind.
• Nr. 8: Die Befristung beruht auf einem gerichtlichen Vergleich.

Die Liste ist nicht abschließend, in der Praxis spielen aber vor allem Vertretung, vorübergehender Bedarf und Erprobung eine Rolle. Der Sachgrund muss bei Abschluss des Vertrags tatsächlich vorliegen. Er muss nicht im Arbeitsvertrag stehen, der Arbeitgeber muss ihn im Streitfall aber beweisen. Halte den Grund für die Befristung deshalb intern fest.

Auch eine Befristung mit Sachgrund hat Grenzen. Reiht ein Arbeitgeber über viele Jahre befristete Arbeitsverträge aneinander, spricht man von Kettenbefristungen. Arbeitsgerichte prüfen dann, ob ein Rechtsmissbrauch vorliegt. Als Anhaltspunkt gilt nach der Rechtsprechung eine Gesamtdauer von mehr als zehn Jahren oder mehr als 15 Verlängerungen.

Was ist eine sachgrundlose Befristung?

Eine sachgrundlose Befristung ist eine Befristung ohne sachlichen Grund, die nach § 14 Abs. 2 TzBfG bis zu einer Höchstdauer von zwei Jahren erlaubt ist. Innerhalb dieser zwei Jahre darf der Arbeitgeber den befristeten Vertrag höchstens dreimal verlängern. Ein Beispiel: Ein Vertrag über sechs Monate kann dreimal um je sechs Monate verlängert werden, bis die zwei Jahre erreicht sind.

Die wichtigste Einschränkung ist das Vorbeschäftigungsverbot. Eine sachgrundlose Befristung ist nicht zulässig, wenn mit demselben Arbeitgeber bereits zuvor ein befristetes oder unbefristetes Arbeitsverhältnis bestanden hat. Nach einer Entscheidung des Bundesverfassungsgerichts gilt das nicht, wenn die Vorbeschäftigung sehr lange zurückliegt, ganz anders geartet war oder nur von sehr kurzer Dauer war. Praktika und Ausbildungsverhältnisse zählen in der Regel nicht als Vorbeschäftigung.

Für zwei Gruppen gelten Sonderregeln:

• Neugründungen: In den ersten vier Jahren nach der Gründung eines Unternehmens ist eine sachgrundlose Befristung bis zu vier Jahre möglich (§ 14 Abs. 2a TzBfG).
• Ältere Beschäftigte: Ab dem 52. Lebensjahr ist eine Befristung ohne Sachgrund bis zu fünf Jahre zulässig, wenn die Person unmittelbar vorher mindestens vier Monate beschäftigungslos war (§ 14 Abs. 3 TzBfG).

Tarifverträge können die Anzahl der Verlängerungen und die Höchstdauer abweichend regeln. Prüfe deshalb immer, ob für dein Unternehmen ein Tarifvertrag gilt.

Was gehört in einen befristeten Arbeitsvertrag?

Ein befristeter Arbeitsvertrag enthält alle Punkte eines normalen Arbeitsvertrags plus eine klare Befristungsabrede. Wer mit einem Muster oder Mustervertrag arbeitet, sollte diese Bestandteile prüfen:

• Namen und Anschriften der Vertragsparteien sowie Beginn des Arbeitsverhältnisses.
• Die Befristungsabrede mit Enddatum, Dauer oder Zweck, zum Beispiel „befristet bis zum 30. Juni 2027“.
• Bei einer Befristung mit Sachgrund intern dokumentiert: der sachliche Grund, etwa die Vertretung einer Arbeitnehmerin in Elternzeit.
• Tätigkeit, Arbeitsort, Arbeitszeit und Vergütung, wie bei jedem Arbeitsvertrag.
• Eine Regelung zur ordentlichen Kündigung während der Laufzeit.
• Eine eventuelle Probezeit, die zur Dauer der Befristung passt.
• Urlaub, Kündigungsfristen und anwendbare Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen.

Ein befristeter Arbeitsvertrag kann in Vollzeit oder in Teilzeit geschlossen werden. Für die Befristung gelten in beiden Fällen dieselben Regeln. Allgemeine Informationen zu Aufbau und Pflichtangaben findest du im Beitrag Was sind Arbeitsverträge?. Für Praktika gelten eigene Regeln, mehr dazu unter Praktikumsvertrag.

Ein Beispiel aus einem KMU: Eine Steuerkanzlei stellt für die Zeit der Elternzeit einer Kollegin eine Sachbearbeiterin für 14 Monate ein. Der befristete Vertrag nennt die Vertretung als Sachgrund, endet mit der Rückkehr der Kollegin und spätestens nach 14 Monaten. Ein solcher befristeter Arbeitsvertrag ist mit Sachgrund problemlos möglich, auch wenn die Sachbearbeiterin früher schon einmal im Unternehmen gearbeitet hat. Mehr zur Elternzeit liest du im Artikel Was ist Elternurlaub?.

Befristeter Vertrag oder unbefristeter Vertrag: Was sind die Unterschiede?

Der wichtigste Unterschied: Ein befristeter Vertrag endet automatisch, ein unbefristeter Vertrag nur durch Kündigung, Aufhebungsvertrag oder Rente. Im laufenden Arbeitsverhältnis unterscheiden sich beide Vertragsarten dagegen kaum. Beschäftigte mit befristetem Arbeitsvertrag haben dieselben Rechte bei Gehalt, Urlaub und Arbeitsschutz.

Unterschiede gibt es bei der Kündigung, beim Kündigungsschutz zum Vertragsende und bei der Planungssicherheit. Ein befristeter Vertrag ist ohne vereinbarte Klausel nicht ordentlich kündbar, der unbefristete Vertrag schon. Am Ende einer wirksamen Befristung hilft auch der Kündigungsschutz nicht, denn es braucht gar keine Kündigung. Für Personalkosten ist das relevant: Mit befristeten Arbeitsverträgen planst du Kosten über einen klaren Zeitraum. Wie du die Kosten pro Stelle ermittelst, zeigt der Beitrag Personalkosten berechnen.

Eine Alternative zur Befristung ist die Arbeitnehmerüberlassung. Hier stellt eine Zeitarbeitsfirma die Arbeitskraft zur Verfügung, mehr dazu unter Zeitarbeitskraft. Für viele KMU ist der befristete Arbeitsvertrag aber die einfachere Lösung, weil die Beschäftigten direkt zum Team gehören.

Wie lange darf ein befristeter Arbeitsvertrag maximal dauern?

Wie lange ein befristeter Arbeitsvertrag maximal dauern darf, hängt von der Art der Befristung ab. Die Höchstdauer von zwei Jahren gilt nur für die sachgrundlose Befristung. Ein befristeter Vertrag mit Sachgrund hat keine gesetzliche Obergrenze. Im Überblick:

• Sachgrundlose Befristung: höchstens zwei Jahre, innerhalb dieser Zeit bis zu drei Verlängerungen.
• Sachgrundlose Befristung in einem neu gegründeten Unternehmen: bis zu vier Jahre in den ersten vier Jahren nach der Gründung.
• Sachgrundlose Befristung ab 52 Jahren nach mindestens vier Monaten Beschäftigungslosigkeit: bis zu fünf Jahre.
• Befristung mit Sachgrund: keine feste Höchstdauer, solange der Grund trägt und kein Rechtsmissbrauch vorliegt.

Ein Rechenbeispiel zur sachgrundlosen Befristung: Ein Arbeitsverhältnis beginnt am 1. Januar 2026 mit einer Laufzeit von acht Monaten. Der Arbeitgeber verlängert den befristeten Vertrag zweimal um je acht Monate. Damit endet das Beschäftigungsverhältnis am 31. Dezember 2027, und die zwei Jahre sind ausgeschöpft. Eine vierte Laufzeit ohne Sachgrund ist nicht mehr möglich. Will das Unternehmen die Person weiterbeschäftigen, bleibt ein unbefristeter Arbeitsvertrag oder eine Befristung mit Sachgrund, falls ein solcher wirklich vorliegt.

Für die Beschäftigten selbst ist diese Rechnung oft undurchsichtig. Kommuniziere deshalb offen, wie lange eine Weiterbeschäftigung im befristeten Arbeitsverhältnis noch möglich ist. Das schafft Vertrauen und gibt beiden Seiten Zeit für eine gute Entscheidung.

Welche Form braucht ein befristeter Arbeitsvertrag?

Ein befristeter Arbeitsvertrag braucht für die Befristung die Schriftform nach § 14 Abs. 4 TzBfG. Beide Seiten müssen die Vereinbarung über die Befristung eigenhändig oder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterschreiben, und zwar vor Arbeitsbeginn. Eine E-Mail, ein Scan oder eine einfache elektronische Signatur reichen nicht.

Fehlt die Schriftform, ist nur die Befristung unwirksam, nicht der Vertrag. Das Arbeitsverhältnis gilt dann nach § 16 TzBfG als auf unbestimmte Zeit geschlossen. Ein häufiger Fehler aus der Praxis: Die neue Kollegin fängt am Montag an, der unterschriebene Vertrag kommt erst am Mittwoch zurück. Damit ist aus dem befristeten Arbeitsvertrag ein unbefristeter geworden.

Neben der Befristung muss der Vertrag alle wesentlichen Arbeitsbedingungen enthalten, die das Nachweisgesetz verlangt, darunter das Enddatum oder die vorhersehbare Dauer. Ein Arbeitsvertrag mit befristeter Laufzeit sollte außerdem klar regeln, ob eine ordentliche Kündigung während der Laufzeit möglich ist.

Kann man einen befristeten Arbeitsvertrag kündigen?

Ein befristeter Arbeitsvertrag ist nur ordentlich kündbar, wenn das im Arbeitsvertrag oder in einem anwendbaren Tarifvertrag ausdrücklich vereinbart ist. Das regelt § 15 Abs. 4 TzBfG. Fehlt eine solche Klausel, sind Arbeitgeber und Beschäftigte bis zum Ende der Befristung an den Vertrag gebunden.

Eine außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund ist dagegen immer möglich. Ist die ordentliche Kündigung vereinbart, gelten die normalen Fristen und, nach sechs Monaten in Betrieben mit mehr als zehn Beschäftigten, auch der Kündigungsschutz. Für die Fristen gilt die gesetzliche Kündigungsfrist, sofern der Vertrag nichts anderes regelt.

Auch eine Probezeit ist in einem befristeten Vertrag möglich. Sie muss aber im Verhältnis zur Dauer der Befristung und zur Art der Tätigkeit stehen. Wer beide Seiten flexibel halten will, nimmt eine ordentliche Kündigung mit in den Vertrag auf. Als Alternative zur Kündigung bleibt immer eine einvernehmliche Aufhebung des Vertrags.

Wie funktioniert die Verlängerung eines befristeten Vertrags?

Die Verlängerung eines befristeten Vertrags ist nur wirksam, wenn beide Seiten sie schriftlich vereinbaren, bevor die bisherige Befristung abläuft. Bei der sachgrundlosen Befristung darf sich bei der Verlängerung des befristeten Vertrags außerdem nur die Laufzeit ändern. Ändern Arbeitgeber und Beschäftigte gleichzeitig Gehalt, Arbeitszeit oder Tätigkeit, handelt es sich rechtlich um einen neuen Vertrag. Dann greift das Vorbeschäftigungsverbot, und die Befristung ist unwirksam.

Für die Verlängerung gelten also drei einfache Regeln:

• Rechtzeitig: Die Verlängerung muss vor dem Ende des laufenden Vertrags unterschrieben sein, nicht am Tag danach.
• Schriftlich: Für die Verlängerung gilt dieselbe Schriftform wie für die ursprüngliche Befristung.
• Unverändert: Bei einer sachgrundlosen Befristung bleiben alle Vertragsbedingungen gleich, nur das Enddatum ändert sich. Anpassungen am Gehalt vereinbarst du getrennt davon.

Wird eine beschäftigte Person nach Ablauf einfach weiterbeschäftigt, ohne dass jemand widerspricht, gilt das Arbeitsverhältnis nach § 15 Abs. 6 TzBfG als unbefristet verlängert. Ein Vertragsende, das im Kalender untergeht, kann also teuer werden.

Was passiert am Ende eines befristeten Arbeitsverhältnisses?

Mit Ablauf eines befristeten Arbeitsverhältnisses endet der Vertrag automatisch, ohne Kündigung und ohne Kündigungsfrist. Eine schriftliche Mitteilung ist bei der Zeitbefristung nicht nötig, viele Unternehmen bestätigen das Ende aber trotzdem kurz per E-Mail oder Brief. Bei der Zweckbefristung ist eine schriftliche Mitteilung mindestens zwei Wochen vor der Zweckerreichung Pflicht.

Für Beschäftigte gibt es eine wichtige Pflicht: Sie müssen sich spätestens drei Monate vor dem Ende bei der Agentur für Arbeit arbeitssuchend melden. Wer das versäumt, riskiert eine Sperrzeit beim Arbeitslosengeld. Arbeitgeber sollten auf diese Pflicht hinweisen.

Zur Beendigung gehören auch die üblichen Schritte: Resturlaub abrechnen, Arbeitsmittel zurücknehmen und ein Arbeitszeugnis ausstellen. Eine Arbeitszeugnis-Vorlage spart dabei Zeit. Eine Offboarding-Checkliste hilft, nichts zu vergessen. Will eine beschäftigte Person die Wirksamkeit der Befristung angreifen, muss sie nach § 17 TzBfG innerhalb von drei Wochen nach dem vereinbarten Ende Klage beim Arbeitsgericht erheben.

Welche Rechte haben befristet Beschäftigte?

Befristet Beschäftigte haben grundsätzlich dieselben Rechte wie Beschäftigte mit unbefristetem Vertrag. Das Diskriminierungsverbot in § 4 Abs. 2 TzBfG verbietet es, sie wegen der Befristung schlechter zu behandeln. Das gilt für Gehalt, Urlaub, Weiterbildung und betriebliche Leistungen.

Einige Punkte sind in der Praxis besonders wichtig:

• Urlaub: Befristet Beschäftigte haben Anspruch auf anteiligen Urlaub für die Dauer des Vertrags.
• Mutterschutz: Eine Schwangerschaft verlängert einen befristeten Arbeitsvertrag nicht. Der Vertrag endet mit Ablauf, Mutterschutzleistungen laufen über die Krankenkasse weiter.
• Information: Der Arbeitgeber muss befristet Beschäftigte nach § 18 TzBfG über freie unbefristete Stellen im Unternehmen informieren.
• Weiterbildung: Befristet Beschäftigte dürfen bei Weiterbildungen nicht benachteiligt werden.

Seit 2023 können Beschäftigte, deren befristetes Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate besteht, außerdem in Textform einen Wunsch nach einem unbefristeten Vertrag äußern. Der Arbeitgeber muss innerhalb eines Monats begründet antworten.

Welche Vorteile und Nachteile hat ein befristeter Arbeitsvertrag?

Ein befristeter Arbeitsvertrag bietet Unternehmen vor allem Flexibilität, bringt aber auch Planungsaufwand und Risiken mit sich. Für Beschäftigte ist er oft ein Einstieg, aber mit weniger Sicherheit.

Vorteile für Unternehmen:

• Flexibilität bei schwankendem Bedarf, etwa in der Saison oder bei Projekten.
• Ein sauberer Ablauf bei Vertretungen wie Elternzeit oder langer Krankheit.
• Die Möglichkeit, neue Beschäftigte länger zu erproben, ohne sofort ein unbefristetes Arbeitsverhältnis einzugehen.

Nachteile und Risiken:

• Fehler bei Schriftform oder Verlängerung machen aus dem Zeitvertrag ungewollt einen unbefristeten Vertrag.
• Gute Leute wechseln vor Vertragsende, weil sie eine sichere Anstellung suchen.
• Jede Befristung braucht Überwachung von Fristen, Gründen und Höchstdauer.

Für Beschäftigte liegen die Nachteile in der fehlenden Planungssicherheit, etwa bei Kredit oder Wohnungssuche. Der Vorteil: Ein befristeter Vertrag ist oft der Weg zu einer festen Stelle. Viele Unternehmen nutzen ihn bewusst als verlängerte Kennenlernphase.

Worauf solltest du bei befristeten Verträgen in der Praxis achten?

In der Praxis scheitern Befristungen selten an der Rechtslage, sondern an der Organisation. Die meisten Fehler entstehen, weil Enddaten in einer Excel-Liste oder einem Kalender stehen, den niemand regelmäßig pflegt. Dann wird ein Vertrag zu spät verlängert oder ein Ende verpasst.

Diese Hinweise helfen, den Überblick zu behalten:

• Halte für jeden befristeten Arbeitsvertrag Startdatum, Enddatum, Art der Befristung und Sachgrund zentral fest.
• Lege eine Erinnerung mindestens drei Monate vor Vertragsende an, damit du rechtzeitig über Verlängerung oder Übernahme entscheidest.
• Zähle bei sachgrundlosen Befristungen Verlängerungen und Gesamtdauer mit.
• Lass jeden Vertrag vor dem ersten Arbeitstag unterschreiben und archiviere die unterschriebene Fassung.
• Führe vor dem Ende ein Gespräch über die Zukunft, damit gute Beschäftigte nicht still kündigen und gehen.

Gerade in wachsenden KMU kommen schnell viele Verträge mit unterschiedlichen Laufzeiten zusammen. Eine strategische Personalplanung zeigt, welche Stellen dauerhaft gebraucht werden und welche wirklich nur befristet sind.

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Ein befristeter Arbeitsvertrag ist ein flexibles Instrument, wenn die Formalien stimmen und die Fristen im Blick bleiben. Wer Sachgrund, Schriftform und Verlängerung im Griff hat, nutzt die Vorteile der Befristung ohne ungewollte Folgen. Und wer rechtzeitig über die Zukunft spricht, hält die Beschäftigten, die er wirklich behalten will.