Digitale Personalakte einführen in 6 Schritten

Die Papierakten stapeln sich im Schrank, der Arbeitsvertrag liegt irgendwo im E-Mail-Postfach, und für jede Bescheinigung muss jemand ins Büro. Wer die digitale Personalakte einführen will, braucht dafür kein Großprojekt. Mit sechs klaren Schritten gelingt die Einführung der digitalen Personalakte auch in einem kleinen Unternehmen: Bestandsaufnahme, Anforderungen, Struktur, Software, Digitalisierung der Unterlagen und Start mit dem Team.

Was ist eine digitale Personalakte?

Eine digitale Personalakte ist die elektronische Sammlung aller Dokumente und Daten zu einer Person im Unternehmen, gespeichert in einer HR-Software statt in Papierakten. Sie enthält dieselben Inhalte wie die klassische Akte: Arbeitsvertrag, Personalfragebogen, Bescheinigungen, Gesprächsnotizen und Zeugnisse. Der Unterschied liegt im Zugriff. Berechtigte Personen finden alles in Sekunden, von überall und mit klaren Zugriffsrechten.

Die digitale Personalakte ist für viele Unternehmen der erste Schritt zur Digitalisierung im HR. Sie bildet die Grundlage für weitere HR-Prozessen wie Onboarding, Vertragsmanagement oder Abwesenheiten. Ohne zentrale Akte bleiben diese Prozesse Stückwerk, weil die Informationen an zu vielen Orten liegen.

Eine digitale Personalakte ist nicht dasselbe wie ein Ordner auf einem Netzlaufwerk. Netzlaufwerken fehlt meist die feine Steuerung der Zugriffsrechte, eine Suche über alle Akten und eine Protokollierung, wer wann welche Unterlagen geöffnet hat. Genau diese Funktionen machen den Unterschied, wenn es um Datenschutz geht. Mehr zur Abgrenzung liest du unter elektronische Personalakte.

Warum solltest du die digitale Personalakte einführen?

Die digitale Personalakte spart HR Zeit, macht Personaldokumente sicherer und erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Pflichten. Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

• Schneller Zugriff auf alle Dokumente, auch im Homeoffice oder unterwegs.
• Mehr Datenschutz durch Zugriffsrechte statt eines offenen Aktenschranks.
• Weniger Papier, weniger Platz im Büro und keine Suche in Ordnern.
• Einfachere Erfüllung von Aufbewahrungsfristen und Löschpflichten.
• Self-Service für Mitarbeitende, die eigene Unterlagen selbst abrufen.
• Eine Basis für automatisierte Workflows im HR Management.

Hinzu kommt ein gesetzlicher Grund. Arbeitgeber müssen Entgeltunterlagen für die Prüfung durch die Deutsche Rentenversicherung grundsätzlich elektronisch führen. Die genauen und aktuellen Vorgaben findest du bei der Deutschen Rentenversicherung. Eine allgemeine Pflicht zur digitalen Personalakte gibt es zwar nicht, aber der Weg dorthin ist vorgezeichnet. Mehr dazu liest du im Beitrag zur Pflicht zur digitalen Personalakte, weitere Vorteile findest du unter Vorteile der digitalen Personalakte.

Schritt 1: Bestandsaufnahme der bestehenden Akten

Der erste Schritt ist eine ehrliche Bestandsaufnahme: Welche Personalakten gibt es, wo liegen sie, und in welchem Zustand sind sie? In vielen Unternehmen verteilen sich die Unterlagen auf mehrere Orte. Ein Teil liegt in Papierakten im Büro, ein Teil auf Netzlaufwerken, ein Teil in E-Mails von Teamleitungen.

Kläre in der Bestandsaufnahme diese Fragen:

• Wie viele aktive und ehemalige Mitarbeitende gibt es, deren Akten noch aufbewahrt werden müssen?
• Welche Dokumente gehören in jede Akte, und welche fehlen heute oft?
• Wer hat heute Zugriff auf welche Unterlagen, und ist das so gewollt?
• Welche Akten haben ihre Aufbewahrungsfrist bereits überschritten und können gelöscht werden?

Die Bestandsaufnahme zeigt oft schon, wo der größte Handlungsbedarf liegt. Notiere die Ergebnisse in einer einfachen Übersicht, denn sie sind später die Grundlage für die Planung der Implementierung und für die Kommunikation mit Geschäftsführung und Team. Häufig stellt sich heraus, dass Akten unvollständig sind oder Unterlagen enthalten, die längst gelöscht sein müssten. Hinweise zu den Fristen findest du unter Aufbewahrungsfrist für Personalakten.

Schritt 2: Anforderungen und Rollen festlegen

Im zweiten Schritt legst du fest, was die digitale Personalakte können muss und wer mit ihr arbeitet. Diese Anforderungen bilden später die Grundlage für die Auswahl der Software. Denke dabei nicht nur an HR, sondern an alle Personen, die mit Personaldokumenten zu tun haben.

Typische Rollen bei der Einführung der digitalen Personalakte:

• HR oder Personalabteilung: Vollzugriff, Pflege der Akten und Verantwortung für das Projekt.
• Geschäftsführung: Entscheidung über Budget und Freigabe der Richtlinien.
• Teamleitungen: Zugriff auf ausgewählte Dokumente ihrer Teams, etwa Gesprächsnotizen.
• Mitarbeitende: Zugriff auf eigene Dokumente und eigene Daten.
• IT-Abteilung oder externer Dienstleister: Unterstützung bei Datenschutz und technischen Fragen.
• Betriebsrat, sofern vorhanden: Mitbestimmung bei der Einführung technischer Systeme.

Gibt es einen Betriebsrat, bindest du ihn frühzeitig ein, am besten schon bei der Formulierung der Anforderungen. Die Einführung einer digitalen Personalakte unterliegt in der Regel der Mitbestimmung, weil die Software Daten zu Leistung und Verhalten verarbeiten kann. Eine Betriebsvereinbarung schafft hier Klarheit für alle Seiten.

Schritt 3: Eine einheitliche Aktenstruktur festlegen

Im dritten Schritt legst du eine einheitliche Struktur fest, die für alle Personalakten gleich ist. Das ist der wichtigste Schritt für eine gute digitale Personalakte, denn eine schlechte Struktur lässt sich später nur mühsam ändern. Bewährt hat sich eine Gliederung entlang des Arbeitsverhältnisses:

• Persönliche Daten und Personalfragebogen.
• Vertrag und Vertragsänderungen.
• Vergütung und Entgeltunterlagen.
• Abwesenheiten und Bescheinigungen.
• Entwicklung, Gespräche und Beurteilungen.
• Austritt und Zeugnisse.

Achte darauf, dass jede Kategorie eindeutig ist und alle Beteiligten dieselben Begriffe nutzen. Ergänzend kannst du eigene Felder festlegen, zum Beispiel für Führerscheinkontrollen oder Zertifikate. Eine Vorlage für die Inhalte findest du unter Personalakte Muster, für Stammdaten hilft eine Personalbogen Vorlage.

Schritt 4: Die passende Software auswählen

Im vierten Schritt wählst du die Software aus, die zu deinen Anforderungen passt. Die wichtigste Entscheidung: Nutzt du ein allgemeines Dokumentenmanagement oder eine HR-Software mit integrierter Personalakte? Für die meisten KMU ist die HR-Software die bessere Lösung, weil sie Dokumente direkt mit Verträgen, Abwesenheiten und Gesprächen verknüpft.

Diese Kriterien helfen bei der Auswahl:

• Feine Zugriffsrechte pro Rolle und Dokumenttyp.
• Datenspeicherung in der EU, DSGVO-Konformität und ISO-27001-Zertifizierung.
• Einfacher Upload und Massenimport bestehender Dokumente.
• Vorlagen zum Erstellen von Dokumenten und digitale Unterschrift.
• Eine App für Mitarbeitende mit Self-Service.
• Schnittstellen zur Lohnabrechnung, zum Beispiel zu DATEV.
• Unterstützung bei der Implementierung durch den Anbieter.

Teste die Software vor der Entscheidung mit echten Fällen und beziehe dabei mindestens eine Teamleitung ein, denn sie arbeitet später ebenfalls mit dem System. Lade einige Dokumente hoch, lege Rollen an und prüfe, ob Teamleitungen genau das sehen, was sie sehen sollen. Mehr zur Abgrenzung zum allgemeinen Dokumentenmanagement findest du in unserem Überblick.

Schritt 5: Bestehende Unterlagen digitalisieren

Im fünften Schritt überträgst du bestehende Unterlagen in die digitale Personalakte. Hier liegt der größte Aufwand, deshalb lohnt sich ein pragmatischer Ansatz. Nicht jede Akte muss sofort vollständig digitalisiert werden.

Bewährt hat sich diese Reihenfolge:

• Starte mit allen neuen Dokumenten ab einem festen Stichtag, zum Beispiel dem 1. Januar.
• Digitalisiere danach die Akten aller aktiven Mitarbeitenden, beginnend mit den wichtigsten Dokumenten wie Verträgen.
• Lass Akten ehemaliger Beschäftigter bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist in Papierform im Archiv.
• Lösche Unterlagen, deren Frist abgelaufen ist, bevor du sie scannst.

Für das Scannen gibt es zwei Wege: selbst einscannen oder einen Scan-Dienstleister beauftragen. Beide Wege funktionieren, wenn die Zuordnung zur richtigen Person und Kategorie stimmt. Bei vielen Akten lohnt sich der Dienstleister, bei kleinen Unternehmen reicht oft ein guter Scanner. Prüfe nach dem Scan, ob alle Dokumente lesbar und richtig zugeordnet sind. Originale wie Arbeitszeugnisse bewahrst du weiter im Original auf, wenn das Gesetz die Schriftform verlangt.

Schritt 6: Team einbinden und mit der Arbeit starten

Im sechsten Schritt bindest du das Team ein und startest den Alltag mit der digitalen Personalakte. Eine Software ist nur so gut wie ihre Nutzung. Wenn Teamleitungen weiter Dokumente per E-Mail schicken, entsteht schnell wieder eine Schattenablage.

Diese Punkte helfen beim Start:

• Erkläre allen Beteiligten in einer kurzen Session, wo Dokumente liegen und wer was sieht.
• Informiere Mitarbeitende, welche Unterlagen sie selbst in der App finden.
• Lege eine einfache Regel fest: Jedes HR-Dokument gehört ab sofort in die Personalakte.
• Benenne eine Ansprechperson für Fragen in den ersten Wochen.
• Prüfe nach drei Monaten, ob die Struktur funktioniert, und passe sie bei Bedarf an.

Die Umstellung ist auch ein Stück Change Management. Manche KollegInnen sind Papier gewohnt und brauchen etwas Zeit. Kommuniziere den Nutzen klar: weniger Suchen, schnellere Antworten, mehr Datenschutz. Zeige an einem konkreten Beispiel, wie lange die Suche nach einem Vertrag bisher gedauert hat und wie schnell es jetzt geht. Solche Beispiele überzeugen mehr als jede Präsentation. Tipps dafür findest du unter Change Management.

Welche Fehler solltest du bei der Einführung vermeiden?

Die häufigsten Fehler bei der Einführung der digitalen Personalakte betreffen Struktur, Zugriffsrechte und Kommunikation. Wer sie kennt, spart sich viel Nacharbeit:

• Ohne einheitliche Struktur starten und Ordner nach Gefühl anlegen.
• Allen Teamleitungen Vollzugriff geben, weil die Rechte noch nicht geklärt sind.
• Alle Altakten auf einmal scannen wollen, statt mit neuen Dokumenten zu beginnen.
• Den Betriebsrat zu spät einbinden.
• Die Einführung nicht kommunizieren, sodass Mitarbeitende weiter nach Papierkopien fragen.

Ein weiterer Fehler ist die Wahl einer Lösung, die nur Dokumente speichert. Die wichtigsten Effekte entstehen erst, wenn die Personalakte mit anderen Prozessen verbunden ist, etwa mit Verträgen, Fristen und Workflows. Mehr Tipps aus der Praxis liest du unter Best Practices für digitale Personalakten.

Was gilt beim Datenschutz für die digitale Personalakte?

Für die digitale Personalakte gelten die Regeln der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes. Der Arbeitgeber darf nur Daten speichern, die für das Arbeitsverhältnis erforderlich sind, und muss sie vor unbefugtem Zugriff schützen. Mitarbeitende haben ein Recht auf Einsicht in ihre Personalakte und auf Auskunft über ihre gespeicherten Daten.

Für die Praxis heißt das: Lege fest, wer welche Unterlagen sehen darf, und dokumentiere das. Speichere Gesundheitsdaten nur, wenn es wirklich nötig ist, und getrennt von anderen Informationen. Lösche Daten nach Ablauf der Fristen. Achte bei der Software auf Datenspeicherung in der EU und einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Mehr dazu findest du im Beitrag zum Datenschutz bei der digitalen Personalakte.

So führst du die digitale Personalakte mit HoorayHR ein

HoorayHR ist HR-Software für KMU, mit der du die digitale Personalakte in wenigen Tagen einführst und direkt mit allen HR-Prozessen verbindest. Pro Person gibt es eine Akte mit allen Dokumenten und Daten, eigenen Feldern und einer Zeitleiste aller Aktionen. Teams und Abteilungen bildest du direkt ab, und Übersichten zu Geburtstagen und Jubiläen entstehen automatisch.

Mit unseren Nutzerrechten bestimmst du genau, wer welche Unterlagen sieht. In unserem Dokumentenmanagement speicherst du unbegrenzt Dokumente in deiner eigenen Ordnerstruktur, teilst sie gezielt und erstellst neue Dokumente aus Templates. Mitarbeitende rufen eigene Dokumente per App ab und pflegen ihre persönlichen Daten selbst.

Die Personalakte ist mit unserem Vertragsmanagement, den Abwesenheiten und den HR-Workflows verbunden. Über unsere Schnittstellen fließen Änderungen an die Lohnabrechnung, zum Beispiel an DATEV. Alle Daten speichern wir DSGVO-konform und ISO-27001-zertifiziert innerhalb der EU.

Die Einführung der digitalen Personalakte ist kein IT-Projekt, sondern eine Entscheidung für besseres HR. Wer mit einer klaren Struktur startet, neue Dokumente sofort digital ablegt und das Team mitnimmt, hat nach wenigen Wochen alles an einem Ort. Und die Zeit, die vorher in Ordnern verschwand, fließt in die Menschen im Unternehmen.