Beste Urlaubsverwaltungssoftware: Worauf KMU achten sollten

Drei Urlaubsanträge per E-Mail, eine Excel-Liste mit Resturlaub und eine Teamleitung, die nicht weiß, wer im August überhaupt da ist: So sieht Urlaubsplanung in vielen KMU noch aus. Die beste Urlaubsverwaltungssoftware für ein KMU berechnet Urlaubsansprüche und Resturlaub automatisch, lässt Mitarbeitende Urlaub per App beantragen und zeigt der Teamleitung in einem Kalender, wer wann fehlt. Am meisten Zeit sparst du, wenn die Urlaubsverwaltung Teil einer HR-Software mit Abwesenheitsmanagement ist, sodass Urlaub, Krankheit und Arbeitszeiten zusammenpassen. Hier liest du, welche Funktionen zählen, welche Lösungstypen es gibt und wie du für dein Unternehmen mit 10 bis 500 Mitarbeitenden die richtige Wahl triffst.

Was ist eine Urlaubsverwaltungssoftware?

Eine Urlaubsverwaltungssoftware ist ein System, mit dem Mitarbeitende Urlaub digital beantragen, die Teamleitung Anträge genehmigt und HR alle Ansprüche und Salden zentral verwaltet. Statt Formularen, E-Mails und Tabellen gibt es einen festen Ablauf: Antrag, Prüfung, Genehmigung und automatische Aktualisierung des Urlaubskontos. Gute Lösungen verwalten neben dem Erholungsurlaub auch andere Abwesenheiten wie Sonderurlaub, Elternzeit oder eine Krankmeldung.

Woran erkennst du eine gute Urlaubsverwaltungssoftware?

Eine gute Urlaubsverwaltungssoftware erkennst du daran, dass sie Rechenarbeit und Rückfragen wegnimmt, statt neue zu schaffen. Diese Funktionen solltest du beim Vergleich prüfen:

• Urlaubsanträge per App oder im Browser, mit Genehmigung durch die Teamleitung per Klick
• Automatische Berechnung von Urlaubstagen, auch bei Ein- und Austritt im laufenden Jahr
• Aktueller Resturlaub für Mitarbeitende, Teamleitung und HR
• Feiertage je Bundesland, die automatisch berücksichtigt werden
• Eigene Abwesenheitsarten wie Sonderurlaub, Elternzeit oder Fortbildung
• Ein Team- oder Urlaubskalender, der Überschneidungen sichtbar macht
• Reports zu Urlaub und Fehlzeiten pro Team oder Zeitraum
• DSGVO-konforme Speicherung und klare Zugriffsrechte

Urlaubsansprüche korrekt berechnen

Die Berechnung von Urlaubsansprüchen ist der Teil, an dem Excel am häufigsten scheitert. Teilzeitkräfte, unterjährige Ein- und Austritte und übertragener Resturlaub machen jede Tabelle fehleranfällig. Wie der Urlaubsanspruch bei Teilzeit funktioniert, erklären wir in einem eigenen Artikel. Die genauen gesetzlichen Regelungen findest du beim Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS).

Übersicht für die Teamleitung

Ein gemeinsamer Kalender verhindert, dass das halbe Team gleichzeitig Urlaub hat. Die Teamleitung sieht beim Genehmigen direkt, wer im gewünschten Zeitraum schon fehlt. Wie du einen Urlaubskalender für Mitarbeitende aufbaust, zeigt unser Beitrag dazu.

Welche Arten von Urlaubsverwaltungssoftware gibt es?

Es gibt drei Arten von Urlaubsverwaltungssoftware: HR-Software mit integriertem Abwesenheitsmanagement, reine Urlaubsplaner und Urlaubsmodule in Zeiterfassungs- oder Schichtplanungstools. Welche Art die beste ist, hängt davon ab, wie viele andere HR-Aufgaben du digital erledigen willst.

Bekannte Anbieter von HR-Software im deutschsprachigen Markt sind etwa Personio, Factorial, HRworks und HoorayHR. Funktionsumfang, Pakete und Preise ändern sich regelmäßig: Vergleiche deshalb immer den aktuellen Stand direkt beim Anbieter.

Urlaubsverwaltungssoftware im Vergleich: drei Lösungstypen

Was sind die Vor- und Nachteile einer Urlaubsverwaltungssoftware?

Eine Urlaubsverwaltungssoftware spart HR und Teamleitung vor allem Rechenarbeit und Abstimmung, setzt aber saubere Ausgangsdaten voraus.

Vorteile einer Urlaubsverwaltungssoftware

• Urlaubskonten und Resturlaub sind immer aktuell, ohne Nachrechnen
• Anträge und Genehmigungen sind dokumentiert und nachvollziehbar
• Mitarbeitende sehen ihr Guthaben selbst, HR beantwortet weniger Fragen
• Die Teamleitung erkennt Engpässe, bevor sie entstehen

Nachteile einer Urlaubsverwaltungssoftware

• Bestehende Urlaubskonten müssen zu Beginn einmal sauber übernommen werden
• Sonderregeln aus Arbeitsverträgen müssen richtig eingerichtet sein
• Ein reiner Urlaubsplaner ohne Verbindung zu anderen HR-Daten schafft doppelte Pflege

So wählst du die beste Urlaubsverwaltungssoftware aus

Die beste Urlaubsverwaltungssoftware wählst du, indem du deine Urlaubsregeln und Abläufe vorab festhältst und die Kandidaten damit im Alltag testest.

• Schritt 1: Sammle alle Urlaubsregeln, die bei dir gelten, auch Sonderurlaub und vertraglichen Zusatzurlaub
• Schritt 2: Lege fest, wer Urlaub genehmigt und wer im Vertretungsfall entscheidet
• Schritt 3: Prüfe, ob Krankmeldungen und Arbeitszeiten im selben System laufen sollen
• Schritt 4: Teste den Urlaubsantrag aus Sicht von Mitarbeitenden und Teamleitung
• Schritt 5: Übernimm die aktuellen Urlaubskonten und vergleiche sie einmal mit deiner alten Liste

Ein Beispiel: Eine Agentur mit 25 Mitarbeitenden, darunter sechs in Teilzeit und zwei Neuzugänge im Mai. In Excel rechnet HR jeden Anspruch einzeln aus und gleicht ihn mit den Anträgen aus dem Postfach ab. In einer Urlaubsverwaltungssoftware trägt HR Vertragsbeginn und Arbeitstage einmal ein, und das System berechnet den anteiligen Anspruch selbst. Stellt eine Kollegin einen Antrag, sieht sie sofort ihren neuen Resturlaub, und die Teamleitung erkennt im Kalender, ob sich der Urlaub mit anderen überschneidet.

Urlaubsverwaltung mit HoorayHR: einfach für Mitarbeitende und HR

HoorayHR ist eine All-in-One HR-Software für KMU, mit der du Urlaub, Krankheit und andere Abwesenheiten an einem Ort verwaltest. Mitarbeitende beantragen Urlaub per App oder im Browser und sehen sofort ihren Resturlaub. Die Teamleitung genehmigt mit einem Klick, und jede Anfrage wird automatisch dokumentiert.

Den Urlaubsanspruch berechnen wir automatisch, auch bei Ein- und Austritt im laufenden Jahr, und Feiertage je Bundesland rechnen wir direkt mit ein. Abwesenheiten synchronisieren wir mit Google Calendar oder Outlook, und in den Reports siehst du Urlaub und Fehlzeiten pro Team. Weil die Urlaubsverwaltung mit unserer Zeiterfassung und der digitalen Personalakte verbunden ist, pflegst du Mitarbeiterdaten nur einmal.

Eine Urlaubsverwaltungssoftware lohnt sich nicht erst bei großen Teams. Sobald Urlaubsanträge über mehrere Postfächer laufen und jemand Salden nachrechnet, gewinnst du mit einer digitalen Lösung Zeit und Übersicht. Wenn du auch Krankmeldungen und Fehlzeiten vergleichen willst, lies unseren Vergleich zur Fehlzeitenmanagement Software.