Werkkostenregeling 2027: vrije ruimte, vrijstellingen en voorbeelden

De werkkostenregeling (WKR) is de fiscale regeling waarmee je als werkgever vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers onbelast geeft, zolang je binnen de vrije ruimte blijft. Die vrije ruimte is een percentage van je totale fiscale loon. Vanaf 1 januari 2027 is dat 2,16% over de eerste € 400.000 loonsom, tegen 2,00% in 2026. Gaat het totaal erboven, dan betaal je als werkgever een eindheffing over het meerdere.

Hoe werkt de werkkostenregeling?

De werkkostenregeling werkt met één budget per werkgever: de vrije ruimte. Alles wat je medewerkers naast hun loon geeft of vergoedt en dat niet onder een vrijstelling valt, telt mee in dat budget. Denk aan een kerstpakket, een bedrijfsuitje of een cadeaubon bij een jubileum. Blijf je binnen de vrije ruimte, dan zijn die vergoedingen onbelast voor jou en voor de medewerker.

Je bepaalt zelf welke vergoedingen je onder de werkkostenregeling brengt. Dat doe je vooraf, door ze aan te wijzen als eindheffingsloon. Een vergoeding moet wel gebruikelijk zijn: een vergoeding die veel hoger is dan wat in vergelijkbare situaties normaal is, valt niet zomaar onder de WKR. Wat in jouw situatie gebruikelijk is, lees je op de website van de Rijksoverheid.

Binnen de werkkostenregeling onderscheid je drie soorten vergoedingen:

• Vergoedingen in de vrije ruimte: extraatjes zoals een kerstpakket of bedrijfsuitje, die meetellen in je budget.
• Gerichte vrijstellingen: vergoedingen die onbelast zijn zonder dat ze je vrije ruimte verkleinen.
• Nihilwaarderingen: voorzieningen die op nul worden gewaardeerd en dus niet meetellen.

Hoeveel vrije ruimte heb je in 2027?

In 2027 is de vrije ruimte 2,16% over de eerste € 400.000 van je totale fiscale loon, de loonsom. In 2026 is dat nog 2,00%. Dat staat in de Nieuwsbrief Loonheffingen 2027 van de Belastingdienst. Over de loonsom boven € 400.000 geldt een lager percentage; het actuele percentage vind je op de website van de Rijksoverheid.

Vrije ruimte over de eerste € 400.000 loonsom

Een rekenvoorbeeld: een bedrijf met 10 medewerkers heeft een loonsom van € 350.000. In 2026 is de vrije ruimte 2,00% daarvan, dus € 7.000. In 2027 is dat 2,16%, dus € 7.560. Dat bedrijf heeft in 2027 dus € 560 meer ruimte voor onbelaste extraatjes, zoals een kerstpakket van € 56 per medewerker.

Welke kosten vallen onder de werkkostenregeling?

Onder de werkkostenregeling vallen alle vergoedingen en verstrekkingen die je naast het loon geeft en die je aanwijst als eindheffingsloon. Of iets je vrije ruimte gebruikt, hangt af van de soort vergoeding.

Vergoedingen die meetellen in de vrije ruimte

Extraatjes zonder directe zakelijke reden tellen mee in de vrije ruimte. Voorbeelden zijn een kerstpakket, een bedrijfsuitje, een cadeau bij een verjaardag of jubileum en een fitnessabonnement. Ook een bonus in de vorm van een cadeaubon telt mee als je die onder de WKR brengt.

Gerichte vrijstellingen

Een gerichte vrijstelling is een vergoeding die onbelast is zonder dat ze je vrije ruimte verkleint. Dat geldt bijvoorbeeld voor een reiskostenvergoeding binnen de grenzen van de wet, de thuiswerkvergoeding, een verblijfkostenvergoeding bij zakelijke reizen, kosten voor opleidingen en cursussen, en een laptop, telefoon of gereedschap die de medewerker nodig heeft voor het werk. Voor reiskosten en thuiswerken gelden maximale bedragen per dag of per kilometer; die vind je op de website van de Rijksoverheid.

Nihilwaarderingen

Een nihilwaardering is een voorziening die je op nul waardeert, waardoor ze niet meetelt in de vrije ruimte. Het gaat vooral om voorzieningen op de werkplek, zoals een bureau, een bureaustoel of koffie en thee op kantoor. Een beeldschermbril die de medewerker voor het werk nodig heeft, telt als arbovoorziening meestal ook niet mee in de vrije ruimte.

Wat gebeurt er als je de vrije ruimte overschrijdt?

Overschrijd je de vrije ruimte, dan betaal je als werkgever een eindheffing over het bedrag boven de vrije ruimte. De medewerker merkt daar niets van: de eindheffing komt voor rekening van de werkgever. Wanneer je de eindheffing aangeeft en betaalt, lees je op de website van de Rijksoverheid.

Een voorbeeld: het bedrijf uit het rekenvoorbeeld heeft in 2027 € 7.560 vrije ruimte, maar geeft in totaal € 8.000 aan kerstpakketten, een bedrijfsuitje en cadeaus. Over de € 440 boven de vrije ruimte betaalt het bedrijf eindheffing. Het actuele tarief van die eindheffing vind je op de website van de Rijksoverheid.

Hoe houd je de werkkostenregeling bij?

Je houdt de werkkostenregeling bij door elke vergoeding vast te leggen met datum, bedrag, medewerker en soort: vrije ruimte, gerichte vrijstelling of nihilwaardering. Zo zie je gedurende het jaar hoeveel ruimte er nog over is, en voorkom je dat je in december te veel uitgeeft.

• Stap 1: Bereken in januari je vrije ruimte op basis van de verwachte loonsom.
• Stap 2: Wijs vooraf aan welke vergoedingen je onder de werkkostenregeling brengt.
• Stap 3: Registreer elke vergoeding of verstrekking direct, met bonnetje.
• Stap 4: Controleer elk kwartaal hoeveel vrije ruimte je nog over hebt.
• Stap 5: Bereken na afloop van het jaar of je eindheffing moet betalen en geef die aan.

Leg ook vast welke afspraken je per medewerker hebt gemaakt, bijvoorbeeld over thuiswerken of reiskosten. Die afspraken bewaar je in het digitale personeelsdossier, zodat je ze bij een controle snel terugvindt.

Zo regel je vergoedingen voor de werkkostenregeling in HoorayHR

HoorayHR is alles-in-één HR-software voor het MKB, waarmee je vergoedingen en de afspraken daarover per medewerker op één plek vastlegt. Medewerkers scannen bonnetjes met de mobiele app in onze declaratie app en jij keurt ze goed in een maandoverzicht. Reiskosten berekenen wij automatisch, en de thuiswerkvergoeding koppel je aan de werklocaties van je medewerkers.

Met HR analytics maak je rapportages, zodat je ziet welke vergoedingen je dit jaar al hebt gegeven. Via onze koppelingen met boekhoudpakketten gaan goedgekeurde declaraties door naar je administratie. Zo heb je bij de berekening van de vrije ruimte alle bedragen al bij elkaar.

Reken in het najaar van 2026 alvast met de nieuwe vrije ruimte voor 2027. Kijk welke extraatjes je volgend jaar wilt geven en of een deel daarvan als gerichte vrijstelling kan, zodat je budget verder reikt.