Verblijfkostenvergoeding: wat is het en hoe regel je het?

Een verblijfkostenvergoeding is een vergoeding die je als werkgever betaalt voor de extra kosten van eten, drinken en overnachten tijdens een zakelijke reis of tijdelijk werk op een andere plek. In Nederland valt een vergoeding voor tijdelijke verblijfkosten in de werkkostenregeling onder de gerichte vrijstellingen, zodat je haar onder voorwaarden onbelast betaalt. Met een digitale declaratie app houd je reisdagen, bonnetjes en vergoedingen op één plek bij.

Wat valt onder een verblijfkostenvergoeding?

Een verblijfkostenvergoeding dekt de kosten die een medewerker maakt omdat hij of zij voor het werk tijdelijk ergens anders verblijft dan thuis of op de vaste werkplek. Denk aan een klantbezoek in een andere stad, een beurs in het buitenland of een project op locatie.

• Maaltijden en drankjes onderweg of op de plek van bestemming
• Hotel of andere overnachting tijdens een meerdaagse reis
• Kleine bijkomende kosten, zoals parkeren bij het hotel of een fooi

Reiskosten zelf, zoals de trein of kilometers met de eigen auto, vallen er meestal niet onder. Die regel je met een aparte reiskostenvergoeding.

Is een verblijfkostenvergoeding onbelast?

Een verblijfkostenvergoeding is onbelast als het gaat om tijdelijk verblijf voor het werk en de vergoeding binnen de regels van de werkkostenregeling blijft. De Belastingdienst noemt tijdelijke verblijfkosten bij een zakelijke reis als gerichte vrijstelling: zo’n vergoeding telt dan niet mee in de vrije ruimte. Wordt het verblijf structureel, of is de vergoeding duidelijk hoger dan de kosten, dan kan een deel belast zijn.

Anders dan in Duitsland kent Nederland geen vaste wettelijke dagbedragen voor maaltijden op reis. Veel werkgevers spreken daarom zelf een bedrag af, vaak in de cao of de reisregeling, of vergoeden de werkelijke kosten op basis van bonnetjes. De precieze regels en actuele voorwaarden vind je op de website van de Belastingdienst.

Werkelijke kosten of een vast bedrag per dag?

Je kunt verblijfkosten op twee manieren vergoeden: de werkelijke kosten op basis van bonnetjes, of een vast bedrag per reisdag dat je vooraf vastlegt. Beide werken, zolang de afspraak duidelijk is en de vergoeding past bij de kosten die medewerkers echt maken.

Werkelijke kosten op basis van bonnetjes

De medewerker betaalt zelf en declareert elk bonnetje. Dat is precies, maar vraagt van medewerkers dat ze alles bewaren en van HR dat elk bonnetje wordt gecontroleerd. Lees in ons artikel over declaraties hoe je dat proces zo simpel mogelijk houdt.

Een vast bedrag per reisdag

Je spreekt een bedrag per dag of per maaltijd af, bijvoorbeeld in je reisregeling. Medewerkers hoeven dan geen restaurantbonnetjes te bewaren, alleen de reisdagen en het doel van de reis. Check bij je administratiekantoor of het bedrag dat je kiest past binnen de onbelaste ruimte.

Voorbeeld: een driedaagse beurs

Een accountmanager staat van maandag tot en met woensdag op een beurs in Utrecht en overnacht twee nachten in een hotel. Het hotel rekent het ontbijt mee op de factuur die de werkgever betaalt. Volgens de reisregeling vergoedt de werkgever lunch en diner op basis van bonnetjes. De medewerker declareert dus alleen de lunches en diners, het ontbijt is al betaald. Zo voorkom je dat een maaltijd twee keer wordt vergoed.

Wat zijn de voor- en nadelen van een vast bedrag per dag?

Een vast bedrag per dag maakt declareren eenvoudig, maar sluit niet altijd aan op de werkelijke kosten.

Voordelen van een vast bedrag per dag

• Geen restaurantbonnetjes meer verzamelen en controleren
• Iedereen krijgt hetzelfde bedrag, dat is duidelijk en eerlijk
• Goedkeuren gaat snel: reisdagen en doel van de reis zijn genoeg

Nadelen van een vast bedrag per dag

• In dure steden dekt het bedrag de kosten soms niet
• Is het bedrag te ruim, dan kan een deel belast zijn
• Maaltijden die de werkgever al betaalt, moet je apart verrekenen

Zo leg je de verblijfkostenvergoeding vast

Je legt de verblijfkostenvergoeding het beste vast in een korte reisregeling die iedereen kan vinden. Daarmee voorkom je discussie en losse afspraken per medewerker.

• Stap 1: Bepaal wanneer een reis een zakelijke reis is en voor wie de regeling geldt
• Stap 2: Kies voor werkelijke kosten, een vast bedrag of een combinatie
• Stap 3: Spreek af welke gegevens medewerkers aanleveren: data, tijden, bestemming en doel
• Stap 4: Leg vast wie declaraties goedkeurt en binnen welke termijn medewerkers indienen

Verblijfkosten declareren in HoorayHR

HoorayHR is alles-in-één HR-software voor het mkb met 10 tot 500 medewerkers, waarmee je declaraties en reiskosten regelt naast al je andere HR-processen. Medewerkers scannen bonnetjes met onze mobiele app en dienen ze direct in. Jij bepaalt wie declaraties mag inzien en goedkeuren, en in het maandoverzicht zie je alles in één keer. Reiskosten berekenen wij automatisch, en via onze koppelingen gaan goedgekeurde declaraties door naar je boekhoudpakket.

Een duidelijke afspraak over verblijfkosten scheelt discussie na elke reis. Leg de regels één keer vast, en laat declareren en goedkeuren daarna gewoon digitaal lopen.