Time to hire berekenen en verkorten

Time to hire is het aantal dagen tussen het moment dat een kandidaat in je wervingsproces komt en het moment dat hij het aanbod accepteert. Je berekent het door per aanname de datum van sollicitatie of eerste contact af te trekken van de datum van acceptatie. Een korte time to hire betekent dat je snel beslist, waardoor je minder goede kandidaten aan andere werkgevers verliest.

Wat is time to hire?

Time to hire is een recruitment-KPI die meet hoe snel je een kandidaat door het selectieproces haalt. De teller start zodra de kandidaat solliciteert of door jou wordt benaderd, en stopt zodra hij het aanbod accepteert. Het zegt daarmee iets over de efficiëntie van je selectie: hoeveel tijd zit er tussen de eerste kennismaking en een ja?

Time to hire is een van de belangrijkste KPI’s voor HR en recruitment. Goede kandidaten hebben vaak meerdere opties. Wie te lang twijfelt of te traag plant, ziet ze naar een andere werkgever gaan. Een trage selectie kost dus niet alleen tijd, maar ook kwaliteit. Bekijk ook hoe je het hele werving en selectieproces inricht en welke recruitment tips direct tijd schelen.

Om time to hire te meten heb je data nodig over elke stap in het proces. Een recruitmentsysteem houdt die automatisch bij. Wil je weten welk systeem bij je past, gebruik dan de keuzehulp voor een ATS systeem.

Wat is het verschil tussen time to hire en time to fill?

Het verschil tussen time to hire en time to fill zit in het startmoment. Time to hire start bij het eerste contact met de kandidaat die je aanneemt. Time to fill start op het moment dat de vacature wordt geopend of goedgekeurd. Time to fill is dus altijd langer of gelijk aan time to hire.

Time to fill zegt iets over het hele wervingsproces, inclusief het schrijven van de vacature en het vinden van kandidaten. Time to hire zegt vooral iets over de snelheid van je selectie. Beide cijfers samen laten zien waar de vertraging zit: bij het vinden van kandidaten of bij het beslissen.

Een voorbeeld: je opent een vacature op 1 maart. De kandidaat die je aanneemt, solliciteert op 15 maart en accepteert het aanbod op 5 april. De time to fill is dan 35 dagen, de time to hire 21 dagen. De eerste twee weken gingen op aan het vinden van de juiste kandidaat, de laatste drie weken aan de selectie.

Hoe bereken je time to hire?

Je berekent time to hire per aanname door het aantal dagen te tellen tussen het eerste contact en de acceptatie van het aanbod. De gemiddelde time to hire bereken je door die dagen voor alle aannames in een periode op te tellen en te delen door het aantal aannames.

De formule is: time to hire = datum acceptatie aanbod min datum eerste contact.

Een rekenvoorbeeld met drie aannames in een kwartaal:

• Aanname 1: sollicitatie op 2 januari, acceptatie op 20 januari. Time to hire: 18 dagen.
• Aanname 2: sollicitatie op 10 februari, acceptatie op 12 maart. Time to hire: 30 dagen.
• Aanname 3: benaderd op 1 maart, acceptatie op 25 maart. Time to hire: 24 dagen.

Het gemiddelde is (18 + 30 + 24) gedeeld door 3, ofwel 24 dagen. Bereken het ook per functie of afdeling. Een gemiddelde over alle vacatures verbergt vaak waar de echte knelpunten zitten. Een ontwikkelaar werven duurt nu eenmaal langer dan een medewerker klantenservice.

Wat is een goede time to hire?

Een goede time to hire is zo kort als mogelijk zonder dat de kwaliteit van de selectie lijdt. Er is geen vaste norm: het hangt af van de functie, de sector en de krapte op de arbeidsmarkt. Vergelijk daarom vooral met je eigen cijfers van vorige periodes.

Voor eenvoudige functies is een time to hire van twee tot drie weken haalbaar. Voor specialistische of senior functies duurt het vaak langer, door meer gesprekken, assessments of een langere bedenktijd. Belangrijker dan het absolute getal is de trend. Stijgt je time to hire, zoek dan uit in welke stap de vertraging zit.

Wat zijn de oorzaken van een lange time to hire?

De oorzaken van een lange time to hire zijn meestal trage reacties, te veel selectierondes, moeilijk te plannen gesprekken en onduidelijkheid over wat je zoekt. Het probleem zit zelden bij de kandidaat, maar vaker in het eigen proces.

• Cv’s blijven dagen liggen voordat iemand ze bekijkt.
• De hiring manager heeft weinig tijd voor gesprekken.
• Er zijn drie of vier gespreksrondes, met weken ertussen.
• Agenda’s van betrokkenen zijn moeilijk op elkaar af te stemmen.
• Het profiel verandert halverwege het proces.
• Het aanbod wordt laat gedaan of de goedkeuring duurt lang. Een vaste aanbiedingsbrief scheelt dagen.

Vertraging heeft directe gevolgen. Kandidaten haken af, het team draait langer onderbezet en de kosten van de vacature lopen op. Daarnaast lijdt de candidate journey: een kandidaat die lang moet wachten, krijgt een minder goed beeld van je organisatie.

Hoe verkort je de time to hire?

Je verkort de time to hire door het selectieproces te vereenvoudigen, vaste reactietijden af te spreken, gesprekken snel te plannen en een talentenpool bij te houden. Ook een sterk werkgeversmerk helpt, omdat kandidaten sneller beslissen als ze je al kennen.

• Stap 1: Breng de stappen van je proces in kaart en meet hoe lang elke stap duurt.
• Stap 2: Spreek een maximale reactietijd af, bijvoorbeeld twee werkdagen per stap.
• Stap 3: Beperk het aantal gespreksrondes tot twee waar het kan.
• Stap 4: Plan gespreksmomenten vooraf in de agenda’s van het team.
• Stap 5: Houd goede kandidaten bij in een talentenpool.
• Stap 6: Laat collega’s meezoeken, want kandidaten via het netwerk stromen sneller door.
• Stap 7: Investeer in employer branding, zodat kandidaten je al kennen.

Let op dat sneller niet slordiger wordt. Een kortere doorlooptijd is pas echte winst als de nieuwe collega ook goed past en langer bij je blijft werken. Een snelle beslissing over de verkeerde kandidaat kost uiteindelijk meer tijd. Gebruik daarom vaste criteria en laat meerdere collega’s onafhankelijk hun oordeel geven. Zo combineer je snelheid met kwaliteit.

Welke andere recruitment-KPI’s horen bij time to hire?

Naast time to hire horen time to fill, cost per hire, quality of hire, de bron van kandidaten en het verloop in het eerste jaar bij de belangrijkste recruitment-KPI’s. Samen geven ze een compleet beeld van hoe snel, hoe duur en hoe goed je werft.

Cost per hire zijn de totale kosten van werving gedeeld door het aantal aannames. Quality of hire meet hoe goed nieuwe medewerkers presteren en hoe lang ze blijven. Het verloop in het eerste jaar laat zien of je de juiste mensen kiest en goed onboardt. Een snelle time to hire met hoog verloop is geen succes.

Zo verkort je de time to hire met HoorayHR

HoorayHR is alles-in-één HR software voor het MKB, waarmee je sneller beslist en een nieuwe collega direct goed laat starten. Met onze werving en selectie software komen alle sollicitaties op één plek binnen, zie je per vacature waar elke kandidaat staat en plan je gesprekken via de agendakoppeling.

Je team zoekt mee en collega’s die een kandidaat spraken, delen hun oordeel in HoorayHR. Je ziet in één overzicht wat iedereen vindt, zodat je snel een besluit neemt waar het team achter staat. Zegt de kandidaat ja, dan wordt die met één klik medewerker en start de onboarding meteen.

Time to hire laat zien hoe snel je beslist, en snelheid is in een krappe arbeidsmarkt een concurrentievoordeel. Meet het cijfer per functie, zoek de stap die vertraagt en maak daar afspraken over. Dan win je de beste kandidaten, voordat een ander ze inhuurt.