Voorbeeld aanbiedingsbrief: overwegen, opstellen en versturen

Een begeleidende brief is bedoeld als inleiding bij het aanbod dat je doet aan een kandidaat. Hierin geef je een persoonlijke toelichting op de vacature en reden waarom de kandidaat in aanmerking komt voor de functie. Een template aanbiedingsbrief is een standaarddocument dat je voor meerdere vacatures kunt gebruiken, mits je deze per kandidaat goed aanpast. Denk hierbij aan het correct invullen van de naam kandidaat, werkplek, postcode en contactgegevens. Simpelweg copy pasten zonder controle kan een onprofessionele indruk achterlaten, zeker als je als aanbestedende dienst optreedt of te maken hebt met meerdere inschrijvers op opdrachten.

In een aanbiedingsbrief neem je in elk geval de volgende elementen op: een duidelijke functieomschrijving, de contractvorm, het aantal uren, de datum van indiensttreding, en een overzicht van de taken en verantwoordelijkheden. Daarnaast vermeld je zaken zoals betaald verlof, pensioenregeling, en eventuele uitgebreide secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een collectieve ziektekostenverzekering. Belangrijk is ook dat je duidelijk maakt waar de werkplek zich bevindt, inclusief postcode en plaatsnaam. Vergeet niet om een duidelijke deadline op te nemen voor ondertekening, en verwijs eventueel naar een mondeling besproken aanbod of voorbehoud bij bepaalde voorwaarden.

Een goede aanbiedingsbrief begint met een persoonlijke aanhef waarin je de kandidaat met naam aanspreekt. In de inleiding laat je blijken dat je ervan overtuigd bent dat deze persoon geschikt is voor de functie. Benoem dat je met plezier deze baan aanbiedt en benadruk dat de kandidaat met deze uitnodiging een serieuze stap zet richting een nieuwe uitdaging. Vermeld eventueel wie de leidinggevende wordt en waar de kandidaat terecht kan met vragen. De brief sluit je af met een vriendelijke groet, duidelijke contactgegevens en ruimte voor een handtekening bij akkoord.

Fouten voorkom je door de aanbiedingsbrief grondig te controleren voordat je de brief stuurt. Check de gegevens zoals bedrijfsnaam, naam kandidaat, en het adres inclusief postcode. Als je gebruikmaakt van een template aanbiedingsbrief, zorg dan dat je deze aanpast per functie en kandidaat. Wees duidelijk over eventuele voorbehouden, zoals het afhankelijk zijn van een positieve referentiecheck of het afronden van een andere procedure. Dit voorkomt misverstanden, vooral als je later het aanbod toch moet intrekken. Heldere communicatie maakt het voor de kandidaat makkelijker om het aanbod snel te accepteren.

Een aanbiedingsbrief is meestal een voorloper van de officiële arbeidsovereenkomst. Zolang er sprake is van een voorbehoud of het aanbod is nog niet ondertekend, kun je als aanbestedende dienst of werkgever het aanbod nog intrekken. Maar als een kandidaat al mondeling heeft geaccepteerd en op basis daarvan bijvoorbeeld zijn huidige baan heeft opgezegd, dan kan het intrekken van het aanbod juridische gevolgen hebben. Zet dus duidelijk in de brief dat het aanbod pas definitief wordt na schriftelijke ondertekening van de arbeidsovereenkomst. Zo houd je controle over het proces zonder risico’s.

De aanbiedingsbrief vervult een dubbele functie: het is zowel een zakelijke bevestiging van het aanbod als een communicatiemiddel dat de kandidaat helpt bij het nemen van een beslissing. Naast de formele arbeidsovereenkomst geeft de aanbiedingsbrief context, benadrukt het de toegevoegde waarde van het aanbod en helpt het de kandidaat om het aanbod serieus te overwegen en uiteindelijk te accepteren. Hierin benoem je naast het salaris ook de secundaire arbeidsvoorwaarden, de verantwoordelijkheden en wie de leidinggevende wordt. Dit document ondersteunt dus zowel de candidate experience als de onboarding, vanaf het moment van de uitnodiging tot aan de handtekening van het contract.