Sollicitatieprocedure: van vacature tot contract

Een sollicitatieprocedure is het vaste proces dat een werkgever volgt van het openen van een vacature tot het tekenen van het contract. Een goede sollicitatieprocedure bestaat uit duidelijke stappen: functieprofiel opstellen, vacature plaatsen, selecteren, gesprekken voeren, arbeidsvoorwaarden bespreken en een aanbod doen. Zo vind je sneller de juiste kandidaat en weet iedere sollicitant waar hij aan toe is.

Wat is een sollicitatieprocedure?

Het is de reeks stappen die een sollicitant doorloopt, van de eerste sollicitatie tot een aanbod of een afwijzing. Voor de werkgever is het de manier om kandidaten eerlijk en vergelijkbaar te beoordelen. Voor de kandidaat bepaalt de procedure hoe hij je organisatie als werkgever ervaart.

Een sollicitatieprocedure is een onderdeel van het bredere werving en selectieproces. Werving gaat over kandidaten vinden, selectie over de juiste kiezen. De sollicitatieprocedure begint zodra de eerste sollicitaties binnenkomen en eindigt met een handtekening. Wil je de procedure ondersteunen met software, dan helpt onze keuzehulp voor een ATS systeem bij de keuze.

Hoe ziet een sollicitatieprocedure eruit?

Een sollicitatieprocedure ziet er bij de meeste werkgevers uit als een vaste reeks van zeven stappen, van functie-eisen tot laatste stap. Het aantal gesprekken en testen verschilt per functie, maar de volgorde blijft gelijk.

• Stap 1: Stel een functieprofiel op met taken, functie-eisen, vaardigheden en salaris.
• Stap 2: Schrijf de vacature en plaats die op de juiste kanalen.
• Stap 3: Beoordeel de sollicitaties en nodig geschikte kandidaten uit.
• Stap 4: Voer een eerste gesprek of kennismakingsgesprek.
• Stap 5: Laat kandidaten een assessment of praktijkopdracht maken en voer een tweede gesprek.
• Stap 6: Check referenties en voer zo nodig een screening uit.
• Stap 7: Voer het arbeidsvoorwaardengesprek, doe een aanbod en teken het contract.

Hieronder lees je per stap waar je als werkgever op let en welke vragen je jezelf stelt.

Stap 1: Functieprofiel opstellen

Alles begint met een helder functieprofiel. Daarin beschrijf je wat de nieuwe collega gaat doen, welke opleiding en ervaring nodig zijn en welke vaardigheden doorslaggevend zijn. Bespreek het profiel met de leidinggevende van de afdeling.

Scheid must-haves van nice-to-haves. Wie te veel eisen opstelt, schrikt goede kandidaten af. Een competentieprofiel helpt om gedrag en capaciteiten concreet te maken.

Stap 2: Vacature plaatsen

De vacature vertaalt het functieprofiel naar een tekst die kandidaten aanspreekt. Vertel wat iemand in een gewone week doet, met wie hij werkt en wat hij kan verwachten aan salaris en arbeidsvoorwaarden. Vermeld ook welke stappen volgen, inclusief het aantal gesprekken.

Kies kanalen waar jouw doelgroep zit. Lees meer over een goede vacaturetekst en de keuze van wervingskanalen.

Stap 3: Sollicitaties beoordelen

Bij het beoordelen van sollicitaties vergelijk je cv en brief of motivatie met de functie-eisen. Gebruik daarvoor dezelfde criteria voor alle sollicitanten. Zo voorkom je dat je kandidaten beoordeelt op gevoel.

Reageer snel: nodig geschikte sollicitanten binnen een week uit voor een sollicitatiegesprek en stuur de anderen een nette afwijzing per e-mail. Kandidaten solliciteren vaak bij meerdere werkgevers tegelijk, dus wie snel is, wint.

Stap 4: Eerste gesprek

Het eerste gesprek is een kennismaking: past de kandidaat bij de functie en het team, en past de functie bij de kandidaat? Een eerste sollicitatiegesprek duurt meestal 45 tot 60 minuten. Een online sollicitatiegesprek is een goed alternatief voor een eerste ronde, zeker als de kandidaat ver weg woont.

Bereid vragen voor die aansluiten op het functieprofiel, zodat elke sollicitant dezelfde vragen krijgt. Vraag naar concreet gedrag in eerdere situaties en blijf doorvragen. In ons artikel over een sollicitatiegesprek voorbereiden vind je voorbeeldvragen.

Stap 5: Assessment en tweede gesprek

Een assessment of praktijkopdracht laat zien wat een kandidaat in de praktijk kan. Denk aan een online assessment voor capaciteiten, een persoonlijkheidsvragenlijst of een opdracht die past bij het werk. Testen zijn vooral nuttig bij functies waar specifieke vaardigheden doorslaggevend zijn.

In het tweede gesprek of vervolggesprek ga je dieper in op de inhoud en ontmoet de kandidaat vaak toekomstige collega’s. Bespreek de uitkomsten van het assessment en stel vragen over motivatie en ambities. Na het laatste gesprek neem je de beslissing.

Stap 6: Referenties en screening

Voordat je een aanbod doet, check je referenties bij een vorige werkgever. Voor sommige functies vraag je een VOG of voer je een uitgebreidere screening uit, zoals een antecedentenonderzoek. Vertel kandidaten vooraf dat deze stap deel uitmaakt van de sollicitatieprocedure.

Stap 7: Arbeidsvoorwaardengesprek en contract

In het arbeidsvoorwaardengesprek bespreek je salaris, uren, vakantiedagen en andere arbeidsvoorwaarden. Zet het aanbod daarna op papier in een aanbiedingsbrief. Zodra de kandidaat tekent, is de procedure afgerond en begint het inwerken.

Hoe lang duurt een sollicitatieprocedure?

Een sollicitatieprocedure duurt gemiddeld drie tot zes weken, van het sluiten van de vacature tot het tekenen van het contract. Bij een eenvoudige functie met één gesprek kan het in twee weken. Bij een senior functie met assessment en meerdere gespreksrondes duurt het vaak langer.

Houd het aantal gespreksrondes beperkt. Twee gespreksrondes zijn voor de meeste functies genoeg. Elke extra stap verlengt de doorlooptijd en vergroot de kans dat een goede kandidaat ergens anders tekent. Spreek intern af dat iedere beslissing binnen een paar dagen na een gesprek valt.

Wat verwachten sollicitanten van een sollicitatieprocedure?

Sollicitanten verwachten van een sollicitatieprocedure vooral duidelijkheid, snelheid en eerlijkheid. Een kandidaat die solliciteert op een nieuwe baan wil weten hoeveel gesprekken er komen, wie hij spreekt en wanneer hij een beslissing kan verwachten. Onzekerheid is de belangrijkste reden dat goede kandidaten afhaken.

Vertel daarom bij elke uitnodiging wat de volgende stap is. Een kandidaat die wordt uitgenodigd voor een tweede sollicitatiegesprek, wil weten of er een opdracht bij hoort en met wie hij praat. Zet dat in de e-mail of brief waarmee je de kandidaat uitnodigt.

Werkgevers kunnen er niet van uitgaan dat kandidaten blijven wachten. Op een krappe arbeidsmarkt heeft een goede werknemer vaak meerdere opties tegelijk. Een kandidaat die na het eerste gesprek twee weken niets hoort, neemt aan dat het niets wordt. Spreek daarom vooraf met recruiters en leidinggevenden af binnen hoeveel dagen een kandidaat na elk gesprek een reactie krijgt. Die afspraak maakt het verschil tussen een kandidaat die tekent en een kandidaat die net bij een ander is aangenomen.

Wat zegt de NVP Sollicitatiecode?

De NVP Sollicitatiecode is een set richtlijnen van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement en Organisatieontwikkeling voor een eerlijke sollicitatieprocedure. De sollicitatiecode is niet wettelijk verplicht, maar veel werkgevers volgen de code en noemen dat in hun vacatures.

De belangrijkste regels uit de sollicitatiecode:

• De werkgever vermeldt in de vacature hoe de sollicitatieprocedure eruitziet.
• Sollicitanten krijgen binnen een redelijke termijn een reactie en een uitnodiging of afwijzing.
• De werkgever vraagt alleen gegevens die nodig zijn voor de functie.
• Referenties benader je alleen met toestemming van de sollicitant.
• Een afgewezen sollicitant krijgt de reden van de afwijzing.

Ook zonder de code gelden wettelijke regels. Volgens de Algemene wet gelijke behandeling mag je niet discrimineren op bijvoorbeeld leeftijd, geslacht of afkomst. En volgens de AVG bewaar je gegevens van afgewezen sollicitanten niet langer dan nodig. De exacte en actuele regels vind je op de website van de Rijksoverheid.

Hoe verbeter je je sollicitatieprocedure?

Je verbetert een sollicitatieprocedure door de doorlooptijd te verkorten, kandidaten goed te informeren en elke stap op dezelfde manier uit te voeren. Vraag aangenomen collega’s en afgewezen kandidaten hoe ze de procedure hebben ervaren. Hun antwoorden laten zien waar je tijd verliest of kandidaten afhaken.

Leg de stappen vast, zodat recruiters en leidinggevenden hetzelfde doen. Gebruik bij elk gesprek dezelfde vragen en criteria. En houd alle sollicitanten in één overzicht bij, in plaats van in losse e-mails. Zo weet iedereen in welke stap een kandidaat zit.

Zo regel je de sollicitatieprocedure met HoorayHR

HoorayHR is alles-in-één HR software voor het MKB, waarmee je de sollicitatieprocedure van vacature tot eerste werkdag op één plek regelt. Met onze recruitment software publiceer je vacatures op een eigen vacaturesite in de stijl van je bedrijf, en komen alle sollicitaties op één plek binnen.

Je team werft mee en deelt per kandidaat zijn oordeel na een gesprek. Per vacature stel je een vaste contactpersoon in, zodat sollicitanten weten met wie ze contact hebben. Zegt een kandidaat ja, dan wordt die met één klik medewerker en start de onboarding met alle gegevens uit de sollicitatie.

Een goede sollicitatieprocedure is snel, eerlijk en duidelijk voor elke sollicitant. Leg de stappen vast, houd kandidaten op de hoogte en neem beslissingen op tijd. Dan wordt je sollicitatieprocedure een visitekaartje voor jouw organisatie.