Recruitment funnel: fases en KPI’s

Een recruitment funnel is een model dat laat zien hoe potentiële kandidaten stap voor stap van eerste kennismaking met je organisatie naar een getekend contract gaan. Elke fase van de recruitment funnel bevat minder mensen dan de vorige, net als bij een trechter. Met de juiste KPI’s per fase zie je waar kandidaten afhaken en waar je je werving moet verbeteren.

Wat is een recruitment funnel?

Een recruitment funnel, ook wel wervingstrechter genoemd, is een weergave van het wervingsproces in fases, van bewustwording tot aanname. Bovenin de funnel staan alle mensen die je vacature of employer brand zien. Onderin staat de kandidaat die je aanneemt.

Het idee komt uit de marketing, waar de salesfunnel laat zien hoe een bezoeker klant wordt. In recruitment werkt het hetzelfde: je trekt kandidaten aan, wekt interesse, laat ze solliciteren en selecteert. In elke fase valt een deel af. Dat is normaal, maar als er in één fase onverwacht veel mensen afhaken, weet je waar het probleem zit.

De recruitment funnel is een hulpmiddel voor talent acquisition en het hele werving en selectieproces. Je hebt wel data nodig om hem te gebruiken. Die data komt het makkelijkst uit een systeem dat je werving vastlegt. Onze keuzehulp voor een ATS systeem helpt je bij de keuze.

Wat zijn de fases van de recruitment funnel?

De recruitment funnel bestaat meestal uit zes fases: bewustwording, interesse, sollicitatie, selectie, aanbod en onboarding. Sommige organisaties voegen fases samen of splitsen ze verder op, maar de volgorde is overal gelijk.

1. Bewustwording

In de fase bewustwording leren potentiële kandidaten je organisatie als werkgever kennen. Dat gebeurt via je employer branding, social media, verhalen van medewerkers of een vacature die ze toevallig zien. Hoe groter je bekendheid bij de juiste doelgroep, hoe breder de bovenkant van de funnel.

In het MKB is deze fase vaak onderbelicht. Een klein bedrijf is minder bekend dan een grote werkgever, dus kandidaten moeten je eerst vinden. Lokale zichtbaarheid en het netwerk van je eigen medewerkers maken hier het verschil.

2. Interesse

In de fase interesse verdiept een kandidaat zich in je organisatie en de vacature. Hij bekijkt je vacaturesite, leest de vacaturetekst en zoekt misschien reviews. Een duidelijke en eerlijke vacaturetekst bepaalt hier of iemand doorgaat.

Een candidate persona helpt om de juiste toon en informatie te kiezen. Weet je wat je ideale kandidaat belangrijk vindt, dan kun je dat in de vacature laten zien.

3. Sollicitatie

In de fase sollicitatie zet een kandidaat de stap en solliciteert. Een lang of ingewikkeld sollicitatieformulier kost hier veel kandidaten. Vraag alleen wat je nodig hebt voor een eerste selectie, en maak solliciteren op een telefoon mogelijk.

4. Selectie

In de fase selectie beoordeel je sollicitaties, voer je gesprekken en doe je eventueel een assessment. De hiring managers spelen hier een grote rol. Snelle reacties en een duidelijke planning bepalen of goede kandidaten in je proces blijven.

5. Aanbod

In de fase aanbod bespreek je de arbeidsvoorwaarden en doe je de kandidaat een voorstel. Het percentage kandidaten dat je aanbod accepteert, de offer acceptance rate, zegt veel over hoe goed je aanbod en je proces aansluiten. Een arbeidsvoorwaardengesprek en een heldere aanbiedingsbrief horen bij deze fase.

6. Onboarding

De recruitment funnel eindigt niet bij het contract, maar bij een nieuwe medewerker die goed is begonnen. Tussen het tekenen en de eerste werkdag haken soms nog kandidaten af. Een goede onboarding houdt nieuwe collega’s betrokken en bepaalt of ze na een jaar nog in dienst zijn.

Welke KPI’s meet je in de recruitment funnel?

In de recruitment funnel meet je per fase hoeveel kandidaten doorstromen, hoe lang dat duurt en wat het kost. Die funnel metrics laten zien waar je proces lekt. Zonder cijfers is de recruitment funnel alleen een plaatje.

• Conversion rate per fase: het percentage kandidaten dat van de ene naar de volgende fase gaat, bijvoorbeeld van sollicitatie naar eerste gesprek.
• Time to hire: het aantal dagen tussen de eerste sollicitatie en het getekende contract.
• Cost per hire: alle wervingskosten gedeeld door het aantal aannames, zoals advertenties, bureaus en de uren van recruiters.
• Source of hire: via welk kanaal de aangenomen kandidaten binnenkwamen.
• Offer acceptance rate: het percentage kandidaten dat een aanbod accepteert.
• Quality of hire: hoe goed nieuwe medewerkers presteren en hoeveel er na een jaar nog in dienst zijn.

Begin met drie cijfers: conversion rate per fase, time to hire en source of hire. Die geven het snelst inzicht. Breid uit zodra je die drie betrouwbaar bijhoudt. Meer meetpunten vind je in ons overzicht van HR KPI’s.

Hoe bereken je de conversie in een recruitment funnel?

De conversie in een recruitment funnel bereken je door het aantal kandidaten in een fase te delen door het aantal in de fase ervoor, maal 100. Zo zie je per stap welk percentage doorgaat.

Een rekenvoorbeeld voor één vacature:

• 2.000 mensen bekijken de vacature.
• 80 mensen solliciteren: een conversie van 4%.
• 16 kandidaten krijgen een eerste gesprek: een conversie van 20%.
• 4 kandidaten krijgen een tweede gesprek: een conversie van 25%.
• 1 kandidaat krijgt een aanbod en accepteert: een conversie van 25% en een offer acceptance rate van 100%.

Is de conversie van bekijken naar solliciteren erg laag, dan schrikt je vacature of je formulier mensen af. Vallen er veel kandidaten af tussen eerste en tweede gesprek, dan zoek je misschien in de verkeerde vijver of zijn je eisen niet duidelijk. Vergelijk de cijfers per vacature en per kanaal, dan zie je patronen.

Hoe verbeter je je recruitment funnel?

Je verbetert je recruitment funnel door per fase het grootste lek aan te pakken, niet alles tegelijk. Kijk naar de fase met de laagste conversie of de langste doorlooptijd en begin daar.

• Te weinig bereik: investeer in employer branding, andere wervingskanalen of een referral-programma.
• Veel kijkers, weinig sollicitaties: herschrijf de vacature, noem het salaris en maak solliciteren korter.
• Veel sollicitaties, weinig geschikte kandidaten: maak de functie-eisen scherper en kies kanalen die beter aansluiten op de doelgroep.
• Kandidaten haken af tijdens de selectie: reageer sneller, plan gesprekken eerder en houd kandidaten op de hoogte.
• Kandidaten wijzen het aanbod af: vergelijk je arbeidsvoorwaarden met de markt en vraag afhakers naar de reden.
• Nieuwe medewerkers vertrekken snel: verbeter de onboarding en de afstemming tussen vacature en werkelijkheid.

De candidate experience speelt in elke fase mee. Kandidaten die zich gezien voelen, blijven langer in je proces en accepteren vaker een aanbod. Lees meer over de candidate journey, die de recruitment funnel vanuit het perspectief van de kandidaat bekijkt.

Welke rol spelen hiring managers in de recruitment funnel?

Hiring managers bepalen vooral de onderste helft van de recruitment funnel: de selectie en het aanbod. Zij beoordelen kandidaten, voeren gesprekken en nemen de beslissing. Hoe snel en duidelijk ze dat doen, zie je direct terug in de conversie en de time to hire.

In veel organisaties zit het grootste lek niet bij de kandidaten, maar bij de interne afstemming. Een cv ligt een week bij de hiring manager, een gesprek wordt drie keer verzet, of niemand weet wie de knoop doorhakt. Spreek daarom met hiring managers af binnen hoeveel dagen ze reageren, en laat hen de funnel metrics van hun eigen vacatures zien. Cijfers maken het gesprek concreet.

Hiring managers hebben ook invloed op quality of hire. Wie vooraf scherp formuleert wat de functie vraagt, selecteert gerichter en neemt kandidaten aan die beter passen. Betrek hen daarom al bij het opstellen van de vacature, niet pas bij de gesprekken.

Welke fouten maken organisaties met de recruitment funnel?

De meest gemaakte fout met de recruitment funnel is alleen naar de bovenkant kijken. Veel organisaties sturen op het aantal sollicitaties, terwijl het om het aantal goede aannames gaat. Meer sollicitaties met een lage kwaliteit kosten vooral meer tijd.

Andere veelvoorkomende fouten:

• Geen nulmeting, waardoor je niet weet of een verandering effect heeft.
• Alle vacatures op één hoop, terwijl een functie in de techniek een heel andere funnel heeft dan een functie op kantoor.
• De candidate experience vergeten, waardoor kandidaten afhaken zonder dat je weet waarom.
• Stoppen bij het contract, terwijl vroeg verloop in het eerste jaar ook een lek in de funnel is.

Wat is het verschil tussen een recruitment funnel en een candidate journey?

Een recruitment funnel bekijkt werving vanuit de werkgever, de candidate journey vanuit de kandidaat. De funnel meet hoeveel kandidaten per fase doorgaan. De candidate journey beschrijft wat een kandidaat in elke fase ervaart, denkt en voelt.

De twee vullen elkaar aan. De recruitment funnel vertelt je wáár kandidaten afhaken, de candidate journey helpt je begrijpen waarom. Zie je in de funnel dat veel kandidaten afhaken na het eerste gesprek, dan laat een gesprek met die kandidaten zien wat er misging. Samen geven ze de hiring managers en recruiters een compleet beeld.

Hoe gebruik je een recruitment funnel in het MKB?

In het MKB gebruik je een recruitment funnel het best eenvoudig: vijf fases, drie cijfers en een kwartaalmoment om ze te bespreken. Je hebt geen recruitmentafdeling nodig om inzicht te krijgen in je werving.

Een bedrijf met veertig medewerkers en tien vacatures per jaar ziet met een eenvoudige funnel al snel patronen. Misschien leveren vacaturesites veel sollicitaties op, maar komen de beste kandidaten via medewerkers. Of misschien haken kandidaten af omdat het een week duurt voordat ze worden uitgenodigd. Met die inzichten stuur je je budget en je proces bij, zonder grote investering.

De voorwaarde is dat je de data hebt. Werf je via een gedeelde mailbox en een spreadsheet, dan is het lastig te zien hoeveel kandidaten in welke fase zitten. Een ATS systeem legt elke stap vast, zodat je recruitment funnel vanzelf zichtbaar wordt.

Hoe vaak bespreek je de recruitment funnel?

De recruitment funnel bespreek je minstens één keer per kwartaal, en bij een vacature die lang openstaat ook tussendoor. Een kwartaal geeft genoeg data om patronen te zien, zonder dat je te lang doorgaat met iets wat niet werkt. Zet de cijfers per vacature naast elkaar en kies samen met de hiring managers één verbeterpunt voor het volgende kwartaal.

Zo houd je je recruitment funnel bij in HoorayHR

HoorayHR is alles-in-één HR software voor het MKB, waarmee je de hele recruitment funnel op één plek doorloopt, van vacature tot eerste werkdag. Met onze recruitment software publiceer je vacatures op een eigen vacaturesite in de stijl van je bedrijf. Kandidaten zien meteen met wie ze gaan werken, wat de interesse-fase sterker maakt.

Alle sollicitaties komen op één plek binnen, zodat je ziet hoeveel kandidaten er per vacature zijn en in welke fase ze zitten. Je team deelt per kandidaat zijn oordeel, en per vacature stel je een vaste contactpersoon in. Zegt een kandidaat ja, dan wordt die met één klik medewerker en start de onboarding, de laatste fase van de funnel.

Een recruitment funnel maakt zichtbaar wat in je werving vaak onzichtbaar blijft: waar kandidaten afhaken en waarom. Begin met een paar fases en cijfers, bespreek ze elk kwartaal met de hiring managers en pak steeds het grootste lek aan. Zo wordt je werving elk kwartaal een stukje beter.