Pre-employment screening: wat mag je checken?

Een pre employment screening is een controle die een werkgever uitvoert voordat een sollicitant in dienst treedt. De werkgever verifieert dan of de aangeleverde gegevens kloppen, zoals identiteit, diploma’s, werkervaring en referenties. In sommige sectoren is een pre employment screening wettelijk verplicht. In andere functies mag het alleen met een goede reden en binnen de wettelijke privacyregels.

Wat is pre employment screening?

Pre employment screening, ook wel PES screening genoemd, is het onderzoek naar de betrouwbaarheid en integriteit van een kandidaat in de laatste fase van de sollicitatieprocedure. Een pre employment screening vindt plaats nadat je een kandidaat hebt gekozen en vóórdat het contract ingaat.

Het doel van een pre employment screening is zekerheid. Je controleert of de potentiële werknemer is wie hij zegt te zijn, en of zijn cv en verhaal kloppen. Een zorgvuldige screening geeft vertrouwen aan beide kanten. Een verkeerde aanname kost veel geld en tijd, en in sommige functies brengt die ook risico’s voor klanten, collega’s of de organisatie mee.

De term pre employment screening wordt vaak door elkaar gebruikt met antecedentenonderzoek. Een antecedentenonderzoek is meestal uitgebreider en kijkt ook naar het verleden van een kandidaat, zoals strafbare feiten of financiële problemen. Een pre employment screening kan licht zijn, met alleen een identiteitscontrole en een referentiecheck, of uitgebreid, met een volledig antecedentenonderzoek.

Pre employment screening is één stap in een groter werving en selectieproces. Werf je regelmatig, kies dan een systeem dat dat proces ondersteunt. Onze keuzehulp voor een ATS systeem helpt je op weg.

Is een pre employment screening verplicht?

Een pre employment screening is niet in alle gevallen verplicht. Of een pre employment screening verplicht is, hangt af van de sector en de functie. Voor de meeste functies in het MKB is een pre employment screening een keuze van de werkgever, die je wel moet kunnen onderbouwen. Wat bij jouw organisatie past, hangt af van de risico’s in de functie.

In een aantal sectoren is een screening sowieso verplicht voor medewerkers die in dienst treden:

• Financiële dienstverlening, waar banken en verzekeraars medewerkers in integriteitsgevoelige functies moeten screenen.
• Kinderopvang, onderwijs en zorg, waar een VOG voor veel functies verplicht is.
• Beveiliging, taxi- en transportsector, waar een VOG of screening vaak een eis voor de vergunning of pas is.
• Luchtvaart en havens, waar medewerkers met toegang tot beveiligde zones gescreend worden.
• Overheid en defensie, waar voor vertrouwensfuncties een veiligheidsonderzoek geldt.

Werk je niet in zo’n sector, dan is pre employment screening niet wettelijk verplicht. Je mag personeel dan alleen screenen als die screening noodzakelijk is voor de functie. Een boekhouder die toegang heeft tot bankrekeningen screen je dus eerder dan een stagiair op de marketingafdeling.

Wat mag je controleren bij een pre employment screening?

Bij een pre employment screening mag je alleen controleren wat nodig is voor de functie. Dat volgt uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG): je verwerkt niet meer persoonsgegevens dan nodig. Hoe gevoeliger de functie, hoe uitgebreider de screening mag zijn. Een uitgebreide screening voor een receptionist past daarom niet, voor een financieel directeur wel.

Een pre employment screening kan bestaan uit deze checks:

• Identiteitscontrole: je controleert het identiteitsbewijs en het recht om in Nederland te werken. Dat is voor elke werknemer wettelijk verplicht.
• Diploma’s en opleidingen: je verifieert bij de onderwijsinstelling of DUO of een diploma echt is behaald.
• Werkervaring: je controleert bij vorige werkgevers of functies en periodes op het cv kloppen.
• Referentiecheck: je vraagt een vorige leidinggevende naar gedrag, werkwijze en sterke en zwakke punten.
• Verklaring Omtrent het Gedrag: de sollicitant vraagt een VOG aan, waarmee justitie bevestigt dat er geen bezwaar is tegen de functie. De VOG vraag je digitaal aan, met een digitaal uittreksel als bewijs.
• Financiële check: alleen voor functies met financiële verantwoordelijkheid, en alleen als de sollicitant daar zelf aan meewerkt.
• Social media check: een beperkte controle van openbare, zakelijke profielen, alleen als dat relevant is voor de functie.

Bepaal vooraf per functie welke checks je doet en leg dat vast. Zo behandel je elke kandidaat voor dezelfde functie gelijk. Vraag niet naar gezondheid, zwangerschap of geloof: dat mag nooit onderdeel zijn van een pre employment screening.

Wat zegt de AVG over pre employment screening?

Volgens de AVG mag een werkgever een pre employment screening alleen uitvoeren met een geldige grondslag, een duidelijk doel en zo min mogelijk gegevens. Meestal is die grondslag een wettelijke plicht of een gerechtvaardigd belang. Daarnaast moet het screeningsproces een transparant proces zijn voor de sollicitant, binnen de geldende privacywetgeving.

In de praktijk betekent dat:

• Je vermeldt in de vacature of uiterlijk bij de uitnodiging dat een pre employment screening deel uitmaakt van de sollicitatieprocedure.
• Je legt uit welke checks je doet, waarom en wie de gegevens ziet.
• Je screent pas in de laatste fase, niet alle sollicitanten. Zo onderzoek je alleen de juiste kandidaten.
• Je bewaart de uitkomsten niet langer dan nodig en vernietigt gegevens van afgewezen kandidaten.
• Gegevens over justitiële zaken verwerk je alleen via een VOG of als de wet dat toestaat.

Veel werkgevers vragen de kandidaat om schriftelijke toestemming. Toestemming is in een sollicitatie echter zelden helemaal vrij, omdat de kandidaat de baan wil. Werkgevers baseren een screening daarom meestal op een wettelijke grondslag of hun belang als werkgever. Vraag wel expliciet toestemming voordat je contact opneemt met referenties. De exacte en actuele regels vind je op de website van de Rijksoverheid.

Hoe werkt een pre employment screening in de praktijk?

Een pre employment screening verloopt in vier stappen: aankondigen, gegevens verzamelen, verifiëren en bespreken. De doorlooptijd varieert van een paar dagen voor een lichte screening tot enkele weken voor een uitgebreide screening met een VOG.

• Stap 1: Kondig de pre employment screening aan in de vacature en bespreek de werkwijze in het laatste gesprek.
• Stap 2: Vraag de kandidaat om de benodigde documenten, zoals een kopie identiteitsbewijs, diploma’s en de namen van referenties.
• Stap 3: Verifieer de aangeleverde gegevens bij de bron: onderwijsinstellingen, eerdere werkgevers en justitie.
• Stap 4: Bespreek de uitkomsten met de kandidaat en neem pas dan een beslissing.

Een kandidaat moet altijd de kans krijgen om te reageren op wat je vindt. Een gat in het cv of een afwijkende functietitel kan een logische verklaring hebben. Leg de uitkomst vast in een kort rapport en maak het arbeidscontract voorwaardelijk tot de screening is afgerond.

Grotere organisaties schakelen vaak een screeningsbureau in. Zo’n bureau werkt met een gekozen pakket checks en levert een rapport op. Voor het MKB is dat vaak niet nodig: een identiteitscontrole, een referentiecheck en zo nodig een VOG doe je prima zelf.

Hoe doe je een goede referentiecheck?

Een goede referentiecheck is een kort, gestructureerd gesprek met een eerdere werkgever of leidinggevende over hoe de kandidaat werkt. Een referentiecheck is een belangrijk onderdeel van een pre employment screening, omdat je praktijkervaring hoort van iemand die de kandidaat kent.

Laat de sollicitant zelf referenties aandragen en bespreek vooraf wie je belt. Bel liever dan dat je mailt: aan de telefoon hoor je meer nuance. Stel dezelfde vragen aan elke referentie, zodat je antwoorden kunt vergelijken.

• In welke rol en hoe lang heb je met de kandidaat samengewerkt?
• Wat waren de sterke punten van de kandidaat?
• Waarop kan de kandidaat zich nog ontwikkelen?
• Hoe ging de kandidaat om met druk en met collega’s?
• Zou je de kandidaat opnieuw aannemen?

Let op de toon en wat een referentie niet zegt. Twijfel je, vraag dan door met concrete voorbeelden. Lees ook ons artikel over een referentie van een werkgever.

Wat is het verschil tussen pre employment screening en een VOG?

Een VOG is één onderdeel van een pre employment screening, terwijl de screening zelf meerdere checks combineert. Met een Verklaring Omtrent het Gedrag bevestigt de overheid via Justis dat iemand geen strafbare feiten heeft gepleegd die relevant zijn voor de functie. Een pre employment screening kijkt breder, naar identiteit, opleidingen, werkervaring en referenties.

Voor veel functies in het MKB is een VOG genoeg als justitiële check. Je vraagt de VOG digitaal aan via Justis, waarna de sollicitant de aanvraag afrondt. Lees in ons artikel over proeftijd hoe je daarna de eerste maanden van de samenwerking inricht, en gebruik het arbeidsvoorwaardengesprek om de screening en het aanbod samen te bespreken.

Wat kost een pre employment screening?

De kosten van een pre employment screening hangen af van het aantal checks en of je het zelf doet of uitbesteedt. Een VOG aanvragen kost de werkgever of kandidaat een vast tarief bij Justis. Een screening via een bureau kost, afhankelijk van het pakket, van enkele tientallen tot enkele honderden euro’s per kandidaat.

Zet die kosten af tegen de kosten van een verkeerde aanname. Een medewerker die na een paar maanden vertrekt of fraude pleegt, kost een veelvoud aan werving, inwerken en herstel. Voor functies met verantwoordelijkheid voor geld, data of mensen betaalt een zorgvuldige screening zich vaak terug.

Pre employment screening in het MKB: zo pak je het aan

Een pre employment screening in het MKB werkt het best als je een vaste werkwijze per functietype vastlegt. Kies drie niveaus en bepaal per functie welk niveau geldt. Zo voorkom je dat je per kandidaat opnieuw nadenkt, of dat je de ene sollicitant strenger controleert dan de andere.

• Basis voor alle functies: identiteitscontrole en een referentiecheck.
• Uitgebreid voor functies met toegang tot geld, klantdata of vertrouwelijke informatie: daarnaast diploma’s verifiëren en een VOG.
• Volledig voor sleutelfuncties of als de sector het eist: een volledig antecedentenonderzoek, eventueel via een bureau.

Het grootste risico in het MKB is dat de screening verdwijnt in losse e-mails, een gedeeld e-mailadres, gedeelde mappen en notities. Dan weet niemand meer welke documenten zijn gecontroleerd en worden gegevens van afgewezen kandidaten te lang bewaard. Leg daarom vast wie de screening doet en waar je de documenten bewaart. Ons artikel over de bewaartermijn van HR documenten helpt je daarbij.

Zo ondersteunt HoorayHR je screening en selectie

HoorayHR is alles-in-één HR software voor het MKB, waarmee je de selectie en de overstap naar indiensttreding op één plek regelt. Met onze werving en selectie software komen alle sollicitaties op één plek binnen en deelt je team per kandidaat zijn oordeel. Per vacature stel je een vaste contactpersoon in, zodat de kandidaat weet bij wie hij terechtkan tijdens de screening.

Zegt de kandidaat ja, dan wordt die met één klik medewerker en start de onboarding. Documenten zoals het gecontroleerde diploma of de VOG bewaar je daarna veilig in het personeelsdossier, dat ISO 27001-gecertificeerd en AVG-proof is. Met rechten bepaal je wie die documenten kan zien.

Een pre employment screening geeft je zekerheid, maar alleen als je hem zorgvuldig en eerlijk uitvoert. Bepaal vooraf wat je controleert, vertel kandidaten wat ze kunnen verwachten en bewaar niet meer dan nodig. Dan bouw je vanaf de eerste dag aan vertrouwen tussen jou en je nieuwe collega.