Hoe lang HR documenten bewaren?

Bewaartermijn HR-documenten

Als werkgever verzamel je in de loop van tijd erg veel informatie over je werknemers, inclusief persoonsgegevens en documenten die cruciaal zijn voor de HR administratie. Maar hoe lang mag je als werkgever deze gegevens bewaren, en hoe zit het met de wettelijke bewaartermijn en bewaarplicht voor deze belangrijke documenten? Lees het in dit artikel.

Welke werknemersgegevens moet ik verplicht bewaren in het digitaal personeelsdossier?

Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen voor personeel, zijn er verschillende documenten en bestanden die een werkgever voor een langere periode moet bewaren. Dit geldt ook een document voor nieuw personeel, een nieuwe medewerker heeft namelijk vele nieuwe documenten. Deze documenten vormen het digitale personeelsdossier en zijn van groot belang voor een efficiënt document management systeem. Enkele voorbeelden van wettelijk verplichte informatie zijn onder andere de salarisadministratie en loonbelastingverklaringen.

Het is van cruciaal belang om personeelsdossiers gedurende het dienstverband van medewerkers zorgvuldig bij te houden. Het is echter ook essentieel om van tijd tot tijd te controleren of er bestanden zijn die opgeschoond kunnen worden, met inachtneming van de AVG-wetgeving en dataminimalisatie. Het bewaartermijn voor de HR administratie kan variëren, soms slechts één jaar, maar in andere gevallen twee, vijf of zelfs zeven jaar.

Ontdek de kracht van HoorayHR

Bekijk videodemo

Wat is het bewaartermijn voor je HR administratie na ontslag of vertrek?

Na het vertrek van een medewerker, hetzij door het vinden van een nieuwe uitdaging, hetzij door pensionering of ziekte, is het noodzakelijk om de werknemersgegevens te bewaren in overeenstemming met de wettelijke bewaartermijnen. Zo geldt er een bewaartermijn voor het arbeidscontract, persoonlijke gegevens van de werknemer, certificaten en andere soorten contracten of documentatie.

1 jaar na dienstverband

Sommige documenten van medewerkers hebben slechts een maximale bewaartermijn van één jaar. Dit geldt met name voor sollicitatiegegevens van een werknemer, waaronder de sollicitatiebrief, curriculum vitae, correspondentie met de sollicitant, referenties, getuigschriften, Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG), assessments en psychologisch onderzoek. Werkgevers zijn verplicht om deze HR documenten na een jaar uit de systemen, waaronder het personeelsdossier of personeelshandboek, te verwijderen.

2 jaar na dienstverband

Voor het merendeel van de werknemersgegevens opgeslagen in het digitaal personeelsdossier of personeelshandoek geldt een bewaartermijn van twee jaar. Hieronder vallen onder andere de arbeidsovereenkomst inclusief wijzigingen, correspondentie over benoemingen, promoties/demoties, notulen en afspraken, verslagen over probleemsituaties (inclusief financiële problemen), correspondentie met UWV en bedrijfsarts (bijvoorbeeld bij ziekteverzuim en/of re-integratie), en verslagen met betrekking tot de Wet verbetering poortwachter.

In geval van een arbeidsconflict of lopende rechtszaak, is het raadzaam om de gegevens, zoals de HR documenten van de werknemer voor een langere periode te bewaren, totdat het conflict is opgelost of er duidelijkheid over een uitspraak van de rechter is.

Al je HR zaken stroomlijnen?
Ontdek HoorayHR!

5 jaar na dienstverband

Sommige HR documenten van medewerkers moeten tot vijf jaar na het einde van het dienstverband in het personeelsdossier worden bewaard. Hieronder vallen onder andere kopieën van het identiteitsbewijs en loonbelastingverklaringen.

Welke documenten bewaar ik na 7 jaar in mijn document management?

Volgens de Belastingdienst vallen bepaalde onderdelen van de bedrijfsgegevens onder de zogeheten ‘basisgegevens’. Deze gegevens zijn van fiscaal belang. Onder andere de salarisadministratie valt onder deze basisgegevens. Een bewaartermijn van minimaal 7 jaar is voor deze administratie verplicht.

Ook voor de volgende gegevens is een bewaartermijn van 7 jaar verplicht:

  • Datum indiensttreding
  • Persoonlijke gegevens ex-werknemer (ook wel bekend als de stamkaart)
  • Salarisadministratie
  • Arbeidsvoorwaarden (inclusief aanvullende arbeids- en salarisafspraken)
  • Arbeidsvoorwaarden over samenleving / partnerschap
  • Afstandsverklaring voor het woon-werkverkeer

Nu heb je een overzicht van alle bewaartermijnen en bewaarplichten van HR documenten. Bovenstaande gegevens kunnen over tijd wijzigen. Wil je zeker zijn dat je HR administratie en document in het digitaal personeelsdossier correct is aangelegd, check het altijd even bij een jurist om helemaal op de hoogte te zijn.

Disclaimer

Belangrijk! De artikelen en posts op onze website zijn bedoeld ter informatie en zijn niet bindend. Ze vormen geen volwaardig juridisch advies en zijn slechts opgesteld om informatie te delen over specifieke HR-onderwerpen. De inhoud van dit artikel is niet bedoeld ter vervanging van een bindend en juridisch advies wat voor uw specifieke situatie zal gelden.