Hoe lang HR documenten bewaren?

Als werkgever verzamel je in de loop van tijd erg veel informatie over je werknemers. Deze informatie bestaan uit persoonsgegevens, maar ook informatie die is verzameld tijdens het dienstverband van de medewerker. Hoe lang mag je als werkgever deze gegevens eigenlijk bewaren? Of, in sommige gevallen is de vraag: hoe lang moet je werknemersgegevens bewaren. Het wettelijke bewaartermijn en bewaarplicht wordt uitgelegd.

Welke werknemersgegevens moet ik verplicht bewaren?

Er zijn verschillende documenten en bestanden die nodig zijn om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. De werkgever moet deze bestanden voor een langere tijd bewaren. Enkele voorbeelden van wettelijk verplichte informatie zijn de salarisadministratie en loonbelastingverklaringen.

Het dossier kun je van gedurende dienstverband vullen met informatie en bestanden. Het is goed om van tijd tot tijd te controleren of er bestanden opgeschoond moeten worden. HR dient ook rekening te houden met AVG-wetgeving waarbij dataminimalisatie belangrijk is. Hierbij is belangrijk om te weten dat de bewaartermijn voor de HR administratie voor veel documenten anders is. Er zijn documenten die je één jaar, twee jaar, vijf jaar en soms zelfs zeven jaar moet bewaren.

Wat is het bewaartermijn voor je administratie na ontslag of vertrek?

Wanneer een medewerker een nieuwe uitdaging heeft gevonden of met pensioen gaat, is het van belang om de werknemersvertegenwoordigers te bewaren aan de hand van de wettelijke bewaartermijnen.

1 jaar na dienstverband

Er zijn documenten van medewerkers die een maximale bewaartermijn voor de administratie hebben van slechts één jaar. De administratie en documenten met een maximale bewaartermijn van één jaar betreffen sollicitatiegegevens van een werknemer.

• Sollicitatiebrief of sollicitatieformulier
• Curriculum vitae (cv)
• Correspondentie met de sollicitant
• Referenties
• Getuigschriften
• Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
• Assessments
• Psychologisch onderzoek

2 jaar na dienstverband

Voor het overgrote deel van de werknemersgegevens in het personeelsdossier geldt een termijn van twee jaar. De documenten en gegevens die onder deze regeling vallen zijn:

• De arbeidsovereenkomst (inclusief wijzigingen)
• Correspondentie over benoemingen, promotie/demotie
• Notulen en afspraken
• Verslagen over probleemsituaties (inclusief financiële problemen)
• Correspondentie met UWV en bedrijfsarts (zoals bij ziekteverzuim en/of re-integratie)
• Verslagen met betrekking tot Wet verbetering poortwachter
• Notulen en verslagen over functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken

Is de medewerker vertrokken wegens een arbeidsconflict of loopt er een rechtszaak? Dan is het verstandig om de gegevens van de werknemer voor een langere tijd te bewaren. Dit kan tot het conflict is opgelost of tot het moment dat er een uitspraak van de rechter ligt.

5 jaar na dienstverband

Er zijn documenten van medewerkers die je tot vijf jaar tot het einde van het dienstverband in het personeelsdossier moet houden. Het bewaartermijn van deze administratie en documenten bedraagt 5 jaar:

• Kopie van het identiteitsbewijs
• Loonbelastingverklaringen

Het bewaartermijn 7 jaar na dienstverband

Volgens de Belastingdienst vallen bepaalde onderdelen van de bedrijfsgegevens onder de zogeheten ‘basisgegevens’. Deze gegevens zijn van fiscaal belang. Onder andere de salarisadministratie valt onder deze basisgegevens. Een bewaartermijn van minimaal 7 jaar is voor deze administratie verplicht.

Ook voor de volgende gegevens is een bewaartermijn van 7 jaar verplicht:

• Datum indiensttreding
• Persoonlijke gegevens ex-werknemer (ook wel bekend als de stamkaart)
• Salarisadministratie
• Arbeidsvoorwaarden (inclusief aanvullende arbeids- en salarisafspraken)
• Arbeidsvoorwaarden over samenleving / partnerschap
• Afstandsverklaring voor het woon-werkverkeer

Nu heb je een overzicht van alle bewaartermijnen en bewaarplichten. Bovenstaande gegevens kunnen over tijd wijzigen. Wil je zeker zijn dat je HR administratie correct is aangelegd, check het altijd even bij een jurist om helemaal op de hoogte te zijn.