Onboarding; hoe verwelkom je nieuwe collega’s?

Wanneer er nieuwe medewerkers in dienst treden in de onderneming, zullen zij erg veel vragen hebben. Zo zijn er vast en zeker vragen over de functie, de collega’s, het team en over het bedrijf zelf. De medewerkers gaan aan de slag met de nieuwe werkzaamheden en maken kennis met de bedrijfscultuur. Dit alles heeft te maken met het onboarding proces voor de nieuwe werknemers.

Het idee achter een onboarding proces is dat je jouw nieuwe werknemers zo snel mogelijk op een zo goed mogelijke manier voorbereidt. Je bent tijdens de onboarding van nieuwe medewerkers verantwoordelijk voor de ontwikkeling en helpt hen bij iedere stap. Het onboarding proces is niet alleen opgesteld om de nieuwe medewerkers kennis te laten maken met hun werkzaamheden en het bedrijf, het draait ook om het opbouwen van een psychologische band tussen jou en de werknemer.

Wat is onboarding?

Een goede onboarding is het proces waarbij nieuwe werknemers kennis maken met de organisatie. Het onboarding proces omvat niet alleen het aanleren van specifieke vaardigheden binnen de nieuwe functie, maar ook het kennismaken met cultuur van het bedrijf en het opbouwen van relaties met collega’s. Een effectief onboarding proces zorgt ervoor dat nieuwe collega’s zich welkom en gewaardeerd voelen, om vervolgens de arbeidsproductiviteit sneller te optimaliseren. Tijdens het inwerken maakt een nieuwe collega kennis met de missie, visie en de doelstellingen van het bedrijf. Een goed onboardingproces bestaat niet uit alleen de eerste werkdag, maar bestaat uit een gestructureerd onboarding programma van soms wel een paar weken om een nieuwe werknemer kennis te laten maken met de organisatie, collega’s, partners klanten en de werkzaamheden in de organisatie.

De duur van het onboarding proces

Ieder onboarding proces ziet er anders uit. Waar de ene werknemer direct aan de slag gaat en zijn of haar draai heeft gevonden, heeft de andere werknemer juist meer tijd nodig om volledig ingewerkt te worden. Afhankelijk van de functie duurt het onboarding proces meestal vier tot acht weken. De processen in het onboarding proces zijn dagelijkse werkzaamheden geworden en wil je als werkgever na deze periode een aantal lange termijn processen hebben afgerond. De werknemer heeft geen constante begeleiding meer nodig, maar zet zich in om werkzaamheden zelfstandig af te ronden.

Tijdens het onboarding proces is het belangrijk dat bedrijfsprocessen op het juiste moment aan het licht komen bij de nieuwe medewerker. Laat de werknemer kennis maken met de bedrijfsprocessen en wat hierbij komt kijken. Met onboarding software kun je deze taken gemakkelijk inplannen en afronden. HoorayHR biedt jou de onboarding tool voor een warm welkom voor je collega’s. Met Workflows van HoorayHR staan alle taken direct klaar voor de werknemer en onboard je collega’s zonder tijdverlies!

Een onboarding proces voor nieuwe collega’s

Bij het opstellen van een onboarding proces voor een nieuwe collega is het belangrijk om het proces op te delen in de volgende vier fasen:

1. Vóór de eerste werkdag
2. De eerste dag van een nieuwe collega
3. Evaluatie
4. Terugblik

1. De voorbereiding op de eerste dag van een nieuwe collega

Als HR manager, werkgever of leidinggevende wil je er graag aan bijdragen dat nieuwe collega’s zich snel op hun plek voelen en zelfstandig aan het werk kunnen gaan. Het doel is om het volledige onboarding proces te stroomlijnen en een goede onboarding op een succesvolle manier te laten verlopen.

Zorg ervoor dat alle formaliteiten zijn geregeld. Zijn alle contractuele afspraken nagekomen en ligt het contract ondertekend klaar of is deze gereed om te ondertekenen. Heeft de medewerker toegang tot alle software en is er eventuele werkkleding beschikbaar voor de nieuwe medewerker? Het is belangrijk om hier vroegtijdig rekening mee te houden, zeker twee weken voordat de medewerker begint.

Maak afspraken met de nieuwe collega en betrek de collega’s bij het proces. Zorg ervoor dat de werknemers de nieuwe werknemer kunnen ontvangen, zodat er direct een goede eerste indruk achtergelaten wordt door het team.

Als laatste is het belangrijk dat de werkplek volledig is ingericht, zodat de werknemer direct aan het werk kan gaan!

2. De eerste dag van een nieuwe collega

Tijdens de eerste werkdag van nieuwe medewerkers in de organisatie, volg je de onboarding op. Jij en je collega’s maken kennis met de nieuwe werknemer en is het erg belangrijk dat jij als verantwoordelijke je waardering laat zien. Dit gaat niet alleen om het geven van complimenten, het is ook belangrijk dat je op tijd beschikbaar bent om de nieuwe werknemer te verwelkomen. Het komt namelijk erg vaak voor dat de nieuwe medewerker ruim op tijd is, terwijl de verantwoordelijke nog onderweg of niet beschikbaar is.

Zorg er daarom voor dat je voorbereid en op tijd aanwezig bent. Verwelkom de nieuwe werknemer, bespreek praktische zaken en begeleid de werknemer tijdens de eerste werkdag binnen jouw organisatie.

Maak kennis met het team!

Organiseer een kleinschalige kennismakingsbijeenkomst met het team of het gehele bedrijf. Iedereen maakt op deze manier tegelijk kennis met de nieuwe medewerker, waarna er tijd is om elkaar beter te leren kennen. Het kost eventjes de tijd van de collega’s, maar garanderen we je dat dit de productiviteit van het team op lange termijn zeker zal verbeteren!

Je zou er ook voor kunnen kiezen om direct een teambuilding activiteit te plannen. Het organiseren van een gezamenlijke lunch versterkt het saamhorigheidsgevoel binnen de organisatie. Een ander voordeel is dat er direct een vertrouwensbasis schept om in de toekomst samen te gaan werken.

Het voorstellen van een medewerker

Met HoorayHR maak je gemakkelijk taken aan voor de werknemer. Een belangrijke taak voor jou en voor de nieuwe medewerker is de voorstelronde aan het team. Maakt de werknemer persoonlijk kennis met zijn of haar collega’s, of kies je er als werkgever voor om eerst een aankondiging te doen via de e-mail? We geven je hier graag een aantal tips voor in een ander kennisartikel ‘Een nieuwe medewerker voorstellen: zorg voor een krachtige welkomstmail‘.

3. Evaluatie

Wanneer het onboarding proces is doorlopen en de nieuwe medewerker start met het opzetten van eigen projecten binnen de organisatie, is het verstandig om regelmatig evaluaties in te plannen. Ervaarde de nieuwe aanwinst een goede onboarding en heeft de medewerker een vliegende start kunnen maken? Een succesvolle onboarding is geslaagd wanener de nieuwe medewerker ook een positief gevoel heeft over het onboarding proces.

Tijdens deze evaluaties wordt er een vertrouwensband geschept en wordt er teruggekeken naar de afgelopen periode. Je haalt feedback op en zorgt ervoor dat je ook voor nieuwe werknemers een effectieve onboarding weet te realiseren.

Benoem ook wel de negatieve punten en geef feedback, maar breng vooral de positieve bijdragen aan bod. Met behulp van persoonlijke ontwikkeling van HoorayHR draag je bij aan een gezonde organisatie. Met behulp van de groeimogelijkheden is het mogelijk om doelen op te stellen en hier een verslaglegging aan te koppelen.

Focus op de groei van jouw mensen, om op deze manier het maximale uit de organisatie te kunnen halen!

4. Terugblik op de onboarding

In de terugblik wordt er teruggekeken naar het onboarding proces. Welke processen zijn doorlopen waar de medewerker nu erg veel profijt van heeft? Bespreek samen met je werknemer het onboarding proces en wat de eventuele verbeterpunten zijn. Het is ook belangrijk om te weten wat de medewerker juist als prettig heeft ervaren. Op deze manier kun jij als werkgever het onboarding proces blijven optimaliseren. Zowel in de basis voor je templates, als in de praktijk wanneer je gesprekken voert met nieuwe sollicitanten en uiteindelijke werknemers.

Praktische tips voor een goede onboarding

Wil je graag nog eventjes alle stappen van het onboarding proces doorlopen? Ben je misschien bang dat je een aantal processen over het hoofd hebt gezien? Geen paniek! In onze onboarding checklist nemen we het proces stap voor stap nog eventjes door.

Meest gestelde vragen over onboarding

Wat is de betekenis van onboarding?

Onboarding is het proces dat is gefocust op het bieden van een goede ervaring van de werkplek en werkzaamheden voor nieuwe werknemers. Het proces omtrent de onboarding van een nieuwe collega wordt ook wel een inwerkprogramma, inwerkschema of een inwerkplan genoemd. Onboarding gaat erom dat een nieuwe medewerker succesvol kan starten aan de nieuwe uitdaging binnen de organisatie. De nieuwe medewerkers maken kennis met het team, de betrokken collega’s in het team en maken kennis met de werkzaamheden en taken waar zij verantwoordelijk voor zullen zijn.

Wat is het voordeel van een goede onboarding?

Een goede onboarding maakt ambassadeurs van de nieuwe medewerkers. Een nieuwe medewerker krijgt een rondleiding door het bedrijf en maakt in eerste instantie kennis met alle processen en werkzaamheden binnen de organisatie. Nieuwe medewerkers maken kennis met de bedrijfscultuur en nemen zelf initiatieven vanuit hun intrinsieke motivatie. Dit leidt vervolgens tot een win winsituatie, waarin nieuw personeel uiteindelijk ambassadeurs zullen zijn voor jouw organisatie om nieuw talent aan te werven.

Wat is belangrijk bij een goede onboarding?

Tijdens het onboarding programma is het belangrijk dat de nieuwe medewerker zich snel thuis voelt bij de nieuwe werkgever en uiteraard de nieuwe werkplek. Zorg voor betrokkenheid vanuit andere collega’s en verschillende afdelingen, met als doel om nieuw talent zich snel thuis te laten voelen en een perfecte onboarding te realiseren. Bespreek samen de praktische zaken en zorg ervoor dat de werknemer zich snel bij het bedrijf, de nieuwe club betrokken voelt.

Hoe kunnen andere collega’s bijdragen aan een goede onboarding?

Bestaande werknemers kunnen bijdragen aan een goede start van een nieuwe collega, door verschillende processen uit te leggen. Neem de nieuwe collega’s mee in werkzaamheden die je uitvoert of laat het deel uitmaken van gesprekken met partners of klanten. Op deze manier zullen nieuwe medewerkers sneller de manier van werken begrijpen om uiteindelijk snel betere prestaties te realiseren.

Welke rol heeft e learning binnen het onboarding programma?

Het is tijdens de onboarding belangrijk dat de werknemer kennis maakt met de bedrijfscvultuur op het moment dat zij aan bood stappen bij de organisatie. Zorg ervoor dat de werknemer op een goede manier kennis maakt met de organisatie, afdeling en de kernwaarden die centraal staan binnen de organisatie en de specifieke functie. Aan de andere kant is het belangrijk om de verwachtingen van de werknemer duidelijk in kaart te brengen. E-learning kan een belangrijke rol spelen in het onboarding programma, gezien de werknemer op deze manier eenvoudig kennis maakt met de manier van werken.

Hoe zorg ik voor een warm welkom van een nieuwe collega?

Tijdens het inwerkprogramma is het enorm belangrijk dat de nieuwe collega’s zich onderdeel gaan voelen van het bedrijf. Vele bedrijven kiezen ervoor om een welkomstborrel te organiseren, om op deze manoer kennis te maken met de bedrijfscultuur, in gesprek te gaan met iemand die al een langere tijd bij het bedrijf werkt en collega’s te leren kennen. In sommige gevallen zou dit ook mogelijk zijn in de vorm van een teambuilding activiteit. Zorg ervoor dat de werknemer zich betrokken voelt, je vertrouwen toont, waarna de kans groot is dat de werknemers voor het bedrijf blijven werken. Op deze manier bouw je samen aan een succesvol team in de organisatie.

Welke mogelijkheden biedt HoorayHR voor een gestroomlijnde onboarding?

HoorayHR biedt de perfecte onboarding app om een goed onboardingsproces in te richten voor jouw organisatie. Met behulp van HR workflows in HoorayHR zorg jij ervoor dat de werknemer direct alle belangrijke taken tijdens het onboarden afrondt. Zowel de werknemer als het bedrijf profiteert van een handige takenlijst met openstaande taken. Het is zowel voor de werkgever als de nieuwe collega mogelijk om een workflow aan te maken, met hierin verschillende stappen om o.a. de essentiële informatie in te vullen in HoorayHR, belangrijke regels te lezen in het personeelshandboek en andere belangrijke taken. Met workflows van HoorayHR bespaar je tijd en zorg je voor een gestroomlijnd onboarding proces, zodat de nieuwe medewerker direct kennis kan maken met de verschillende afdelingen, werkzaamheden en de bedrijfscultuur binnen de organisatie.

Een van de voordelen van HR workflows is dat je templates kunt inrichten voor jouw HoorayHR omgeving. Op deze manier behoud je een continu proces en zorg je altijd voor een gestroomlijnde onboarding binnen jouw organisatie!

Disclaimer

Belangrijk! Onze artikelen en posts op onze website zijn bedoeld ter informatie en zijn niet bindend. Ze vormen geen volwaardig juridisch advies en zijn slechts opgesteld om informatie te delen over specifieke HR-onderwerpen. De inhoud van dit artikel is niet bedoeld ter vervanging van een bindend en juridisch advies dat voor uw specifieke situatie zal gelden.