Een onboardingproces; wat houdt dit precies in?

Wanneer er nieuwe medewerkers in dienst treden in de onderneming, zullen zij erg veel vragen hebben. Zo zijn er vast en zeker vragen over de functie, de collega’s, het team en over het bedrijf zelf. De medewerkers gaan aan de slag met de nieuwe werkzaamheden en maken kennis met de bedrijfscultuur. Dit alles heeft te maken met het onboarding proces voor de nieuwe werknemers.

Het idee achter een onboarding proces is dat je jouw nieuwe werknemers zo snel mogelijk op een zo goed mogelijke manier voorbereidt. Je bent verantwoordelijk voor de ontwikkeling en helpt hen bij iedere stap. Het onboarding proces is niet alleen opgesteld om de nieuwe medewerkers kennis te laten maken met hun werkzaamheden en het bedrijf, het draait ook om het opbouwen van een psychologische band tussen jou en de werknemer.

De duur van het onboarding proces

Ieder onboarding proces ziet er anders uit. Waar de ene werknemer direct aan de slag gaat en zijn of haar draai heeft gevonden, heeft de andere werknemer juist meer tijd nodig om volledig ingewerkt te worden. Afhankelijk van de functie duurt het onboarding proces meestal vier tot acht weken. De processen in het onboarding proces zijn dagelijkse werkzaamheden geworden en wil je als werkgever na deze periode een aantal lange termijn processen hebben afgerond. De werknemer heeft geen constante begeleiding meer nodig, maar zet zich in om werkzaamheden zelfstandig af te ronden.

Tijdens het onboarding proces is het belangrijk dat bedrijfsprocessen op het juiste moment aan het licht komen bij de nieuwe medewerker. Laat de werknemer kennis maken met de bedrijfsprocessen en wat hierbij komt kijken. Met onboarding software kun je deze taken gemakkelijk inplannen en afronden. HoorayHR biedt jou de onboarding tool voor een warm welkom voor je collega’s. Met Workflows van HoorayHR staan alle taken direct klaar voor de werknemer en onboard je collega’s zonder tijdverlies!

Het opstellen van een onboarding proces

Bij het opstellen van een onboarding proces voor een nieuwe werknemer is het belangrijk om het proces op te delen in de volgende vier fasen:

1. Vóór de eerste werkdag
2. De eerste werkdag
3. Evaluatie
4. Terugblik

1. Voor de eerste werkdag

Als HR manager, werkgever of leidinggevende wil je er graag aan bijdragen dat nieuwe collega’s zich snel op hun plek voelen en zelfstandig aan het werk kunnen gaan. Het doel is om het volledige onboarding proces te stroomlijnen en deze succesvol te laten verlopen.

Zorg ervoor dat alle formaliteiten zijn geregeld. Zijn alle contractuele afspraken nagekomen en ligt het contract ondertekend klaar of is deze gereed om te ondertekenen. Heeft de medewerker toegang tot alle software en is er eventuele werkkleding beschikbaar voor de nieuwe medewerker? Het is belangrijk om hier vroegtijdig rekening mee te houden, zeker twee weken voordat de medewerker begint.

Maak afspraken met de nieuwe werknemer en betrek de collega’s bij het proces. Zorg ervoor dat de werknemers de nieuwe werknemer kunnen ontvangen, zodat er direct een goede eerste indruk achtergelaten wordt door het team.

Als laatste is het belangrijk dat de werkplek volledig is ingericht, zodat de werknemer direct aan het werk kan gaan!

2. De eerste werkdag

Op deze dag volg je de onboarding op. Jij en je collega’s maken kennis met de nieuwe werknemer en is het erg belangrijk dat jij als verantwoordelijke je waardering laat zien. Dit gaat niet alleen om het geven van complimenten, het is ook belangrijk dat je op tijd beschikbaar bent om de nieuwe werknemer te verwelkomen. Het komt namelijk erg vaak voor dat de nieuwe medewerker ruim op tijd is, terwijl de verantwoordelijke nog onderweg of niet beschikbaar is.

Maak kennis met het team!

Organiseer een kleinschalige kennismakingsbijeenkomst met het team of het gehele bedrijf. Iedereen maakt op deze manier tegelijk kennis met de nieuwe medewerker, waarna er tijd is om elkaar beter te leren kennen. Het kost eventjes de tijd van de collega’s, maar garanderen we je dat dit de productiviteit van het team op lange termijn zeker zal verbeteren!

Je zou er ook voor kunnen kiezen om direct een teambuilding activiteit te plannen. Het organiseren van een gezamenlijke lunch versterkt het saamhorigheidsgevoel binnen de organisatie. Een ander voordeel is dat er direct een vertrouwensbasis schept om in de toekomst samen te gaan werken.

Het voorstellen van een medewerker

Met HoorayHR maak je gemakkelijk taken aan voor de werknemer. Een belangrijke taak voor jou en voor de nieuwe medewerker is de voorstelronde aan het team. Maakt de werknemer persoonlijk kennis met zijn of haar collega’s, of kies je er als werkgever voor om eerst een aankondiging te doen via de e-mail? We geven je hier graag een aantal tips voor in een ander kennisartikel ‘Een nieuwe medewerker voorstellen: zorg voor een krachtige welkomstmail’.

3. Evaluatie

Wanneer het onboarding proces is doorlopen en de nieuwe medewerker start met het opzetten van eigen projecten binnen de organisatie, is het verstandig om regelmatig evaluaties in te plannen. Tijdens deze evaluaties wordt er een vertrouwensband geschept en wordt er teruggekeken naar de afgelopen periode.

Benoem ook wel de negatieve punten en geef feedback, maar breng vooral de positieve bijdragen aan bod. Met behulp van persoonlijke ontwikkeling van HoorayHR draag je bij aan een gezonde organisatie. Met behulp van de groeimogelijkheden is het mogelijk om doelen op te stellen en hier een verslaglegging aan te koppelen.

Focus op de groei van jouw mensen, om op deze manier het maximale uit de organisatie te kunnen halen!

4. Terugblik op de onboarding

In de terugblik wordt er teruggekeken naar het onboarding proces. Welke processen zijn doorlopen waar de medewerker nu erg veel profijt van heeft? Bespreek samen met je werknemer het onboarding proces en wat de eventuele verbeterpunten zijn. Het is ook belangrijk om te weten wat de medewerker juist als prettig heeft ervaren. Op deze manier kun jij als werkgever het onboarding proces blijven optimaliseren. Zowel in de basis voor je templates, als in de praktijk wanneer je gesprekken voert met nieuwe sollicitanten en uiteindelijke werknemers.

Een gestroomlijnde onboarding met onze checklist!

Wil je graag nog eventjes alle stappen van het onboarding proces doorlopen? Ben je misschien bang dat je een aantal processen over het hoofd hebt gezien? Geen paniek! In onze onboarding checklist nemen we het proces stap voor stap nog eventjes door.

Disclaimer
Belangrijk! De artikelen en posts op onze website zijn bedoeld ter informatie en zijn niet bindend. Ze vormen geen volwaardig juridisch advies en zijn slechts opgesteld om informatie te delen over specifieke HR-onderwerpen. De inhoud van dit artikel is niet bedoeld ter vervanging van een bindend en juridisch advies wat voor uw specifieke situatie zal gelden.