Download onze checklist!
Met de gratis onboarding checklist weet je precies welke taken klaar moeten zijn voor, op en na de eerste werkdag.
- Gratis onboarding checklist
- Van preboarding tot de eerste maand
- Duidelijke verantwoordelijkheden per collega
"*" geeft vereiste velden aan
Zo gebruik je de onboarding checklist
Een onboarding checklist zorgt dat elke nieuwe medewerker dezelfde start krijgt, ongeacht wie het inwerken begeleidt. Je verdeelt de taken over drie fases en vinkt af wat klaar is. Zo zit niemand op de eerste werkdag zonder laptop, toegang of aanspreekpunt.
Voor de eerste werkdag
Laat het contract digitaal ondertekenen, zet de laptop en de toegang klaar en stuur een welkomstmail met het programma van dag één. Wijs een mentor aan die de eerste weken het vaste aanspreekpunt is en informeer de afdeling over de startdatum.
De eerste week
Neem de rol en de verantwoordelijkheden samen door en laat zien hoe het werk van je nieuwe medewerker bijdraagt aan de doelen van het team. Plan een kennismaking met de collega’s waarmee hij dagelijks samenwerkt en sluit de week af met een kort gesprek.
De eerste maand
Leg de doelen voor de eerste maand vast en geef de eerste eigen taken uit. Plan vaste gesprekken op vier en acht weken en vraag wat er in het inwerken beter kan. Zet de afspraken en het verslag in het personeelsdossier, zodat alles op één plek staat.
Wat er in de gratis onboarding checklist staat
In de onboarding checklist staat per fase welke taken klaar moeten zijn, van de preboarding tot de eerste maand van je nieuwe medewerker. Zo zie je exact welke taken, wanneer moeten worden voltooid.
- Taken voor de voorbereiding, dag één en de eerste weken
- Vaste verdeling tussen HR, manager en mentor
- Aanpasbaar per functie en afdeling
Waarom een vaste onboarding checklist het verschil maakt
In de eerste weken vormt je nieuwe medewerker zijn beeld van de organisatie. Wanneer de start van een nieuwe medewerker al rommelig is, kost jou dat direct deze voorsprong. Een gestructureerde onboarding resulteert in:
- Sneller zelfstandig aan het werk
- Minder vertrek in het eerste jaar
- Elke afdeling werkt hetzelfde in
Inwerken met of zonder onboarding checklist
Zonder vaste checklist verschilt het inwerken per manager en per afdeling. De ene nieuwe medewerker krijgt een volle agenda en een mentor, de andere zoekt het zelf uit. Dit verandert er als je de onboarding vastlegt in HoorayHR.
Onboarding zonder checklist
-
Taken in losse lijstjes en mailboxen
-
Elke manager werkt anders in
-
Laptop en toegang te laat klaar
-
Zelf onthouden wie wat doet
-
Contracten los laten ondertekenen
-
Geen zicht op de voortgang
-
Gesprekken worden vergeten
-
Elke keer opnieuw opzetten
Onboarding met HoorayHR
-
Alle taken in één vast overzicht
-
Dezelfde stappen voor iedereen
-
Alles klaar voor de eerste werkdag
-
Taken automatisch toegewezen
-
Digitaal ondertekenen voor de start
-
Voortgang live te volgen
-
Herinneringen op vaste momenten
-
Eén keer instellen, altijd herbruikbaar
Veelgestelde vragen over de onboarding checklist
Heb je een vraag over de onboarding checklist van HoorayHR?
We geven je graag het antwoord op de veelgestelde vragen.
Een goede onboarding checklist volgt de tijdlijn van je nieuwe medewerker en benoemt per taak wie hem uitvoert. Voor de eerste werkdag staan het contract, de laptop, de toegang en de welkomstmail erin. Daarna volgen de kennismaking met de afdeling, de uitleg over rol en verantwoordelijkheden en de gesprekken in de eerste maand. Zet er ook de praktische zaken in die vaak vergeten worden, zoals een parkeerplek, een sleutel of de aanmelding voor de personeelsverzekering.
De onboarding begint op het moment dat de handtekening staat, niet op de eerste werkdag. In de weken daartussen valt je nieuwe medewerker anders in een gat waarin twijfel ontstaat over de keuze. Houd contact met een welkomstmail, het programma van dag één en een berichtje van de mentor of het team. Zo voelt de start al bekend voordat hij binnenkomt.
Reken op drie tot zes maanden, afhankelijk van de functie en de complexiteit van het werk. De eerste week gaat over welkom voelen en de weg vinden, de eerste maand over zelfstandig kunnen werken en de maanden daarna over volledig meedraaien in projecten. Plan vaste gesprekken op vier weken, acht weken en aan het eind van de proeftijd, zodat je bijstuurt voordat er iets misloopt.
De manager is verantwoordelijk voor de inhoud van het werk, HR voor het proces en de administratie, en de mentor voor de dagelijkse vragen. Die verdeling werkt alleen als iedereen weet welke taken bij hem liggen. Leg daarom in de checklist per taak een eigenaar vast, want anders blijven juist de kleine dingen liggen waar een nieuwe medewerker in de eerste week op vastloopt.
Vertrek in het eerste jaar komt zelden uit één grote gebeurtenis, maar uit een reeks kleine signalen die niemand opmerkt. Een vast aanspreekpunt en korte gesprekken op vaste momenten geven je die signalen op tijd. Vraag niet alleen of het goed gaat, maar ook wat er ontbreekt om het werk goed te kunnen doen. Wat je daar ophaalt, gebruik je meteen om de checklist voor de volgende medewerker te verbeteren.
Een checklist in een document werkt tot je meerdere mensen tegelijk inwerkt en het overzicht kwijtraakt. Met HR-software van HoorayHR zet je de checklist één keer op als vaste reeks taken, wijs je per stap een eigenaar aan en zie je precies wat er nog open staat. Via HR workflows start het traject automatisch bij elke nieuwe medewerker en komt alle documentatie in het personeelsdossier terecht.