Resturlaub: Verfall, Übertrag und Auszahlung

Resturlaub sind die Urlaubstage, die Beschäftigte bis zum Ende des Kalenderjahres nicht genommen haben. Grundsätzlich verfällt Resturlaub am Jahresende. Bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen kann er ins nächste Jahr übertragen werden. Dann muss er meist bis Ende März des Folgejahres genommen werden. Verfallen darf der Resturlaub nur, wenn der Arbeitgeber rechtzeitig auf den drohenden Verfall hingewiesen hat. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses wird nicht genommener Resturlaub ausgezahlt.

Was ist Resturlaub?

Resturlaub ist der Teil des jährlichen Urlaubsanspruchs, den Beschäftigte zu einem bestimmten Zeitpunkt noch nicht genommen haben. Meist ist damit der Stand am Jahresende gemeint. Hat eine Mitarbeiterin einen Jahresurlaub von 30 Urlaubstagen und davon 26 genommen, bleiben vier Tage Resturlaub.

Der Urlaubsanspruch setzt sich aus dem gesetzlichen Mindesturlaub und dem vertraglichen Mehrurlaub zusammen. Der gesetzliche Mindesturlaub ist im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt und beträgt bei einer 5-Tage-Woche 20 Tage. Viele Unternehmen gewähren mehr Urlaubstage, etwa 25 oder 30 Tage im Jahr. Mehr dazu liest du in unserem Ratgeber zum gesetzlichen Mindesturlaub.

Für HR ist Resturlaub ein wichtiges Thema, weil er Planung, Kosten und Fristen betrifft. Wer den Überblick über alle Urlaubskonten behält, vermeidet Streit am Jahresende. Eine digitale Abwesenheitsverwaltung zeigt dir jederzeit, wie viel Resturlaub bei jeder Person übrig ist.

Verfällt Resturlaub am Jahresende?

Resturlaub verfällt grundsätzlich mit Ablauf des Kalenderjahres, aber nur unter einer wichtigen Bedingung. Der Arbeitgeber muss seine Beschäftigten vorher auf den Resturlaub und den drohenden Verfall hingewiesen haben. Hat er das nicht getan, verfällt der Resturlaub nicht. Der Urlaub bleibt dann bestehen und wandert ins nächste Jahr.

Diese Hinweispflicht hat die Rechtsprechung in den letzten Jahren deutlich gestärkt. Der Arbeitgeber muss rechtzeitig und klar informieren, wie viele Urlaubstage noch offen sind. Außerdem muss er dazu auffordern, den Urlaub zu nehmen, und auf die Folgen hinweisen, wenn das nicht passiert. Am besten geschieht das schriftlich, zum Beispiel per E-Mail im Herbst.

Die wichtigsten Pflichten des Arbeitgebers beim Thema Resturlaub:

• Beschäftigte rechtzeitig über die Zahl ihrer offenen Urlaubstage informieren.
• Sie ausdrücklich auffordern, den Resturlaub bis zum Jahresende oder bis zum Ende des Übertragungszeitraums zu nehmen.
• Klar darauf hinweisen, dass der Resturlaub sonst verfällt.
• Die Hinweise so dokumentieren, dass sie später nachweisbar sind.

Mehr zu den Regeln liest du in unserem Artikel zum Verfall von Urlaub. Die genauen und aktuellen Regelungen findest du beim Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS).

Kann Resturlaub ins nächste Jahr übertragen werden?

Ja, Resturlaub kann ins nächste Jahr übertragen werden, wenn dringende betriebliche oder persönliche Gründe das rechtfertigen. Dann muss der übertragene Resturlaub in der Regel bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden. Danach verfällt er, sofern der Arbeitgeber seiner Hinweispflicht nachgekommen ist.

Typische Gründe für die Übertragung von Resturlaub sind:

• Betriebliche Gründe, etwa ein Projekt mit Deadline im Dezember oder ein personeller Engpass im Team.
• Persönliche Gründe, zum Beispiel eine Krankheit, die den geplanten Urlaub verhindert hat.
• Eine vertragliche Regelung, die eine großzügigere Übertragung ins nächste Jahr erlaubt.

Für den vertraglichen Mehrurlaub können Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag eigene Regelungen treffen. Manche Unternehmen erlauben, den Resturlaub bis Ende Juni zu nehmen, andere schließen eine Übertragung des Mehrurlaubs aus. Prüfe deshalb immer, was in euren Verträgen steht.

Welche Ausnahmen gibt es beim Verfall von Resturlaub?

Vom Grundsatz, dass Resturlaub am Jahresende oder nach dem Übertragungszeitraum verfällt, gibt es mehrere Ausnahmen. Der Gesetzgeber hat im Bundesurlaubsgesetz nur den Grundsatz geregelt. Die Ausnahmen haben vor allem die Gerichte im Arbeitsrecht entwickelt, und sie betreffen in der Praxis viele Fälle.

Die wichtigsten Ausnahmen beim Verfall von Resturlaub:

• Fehlender Hinweis: Hat der Arbeitgeber nicht auf den drohenden Verfall hingewiesen, bleibt der Anspruch auf die Resturlaubstage bestehen.
• Lange Krankheit: Konnten Beschäftigte ihren Urlaub wegen Arbeitsunfähigkeit nicht nehmen, gilt eine längere Frist.
• Elternzeit: Resturlaub aus der Zeit vor der Elternzeit wird übertragen.
• Mutterschutz: Urlaub, der wegen eines Beschäftigungsverbots nicht genommen werden konnte, bleibt erhalten.
• Vertragliche Regelungen: Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag können für den Mehrurlaub eine großzügigere Urlaubsübertragung vorsehen.

Ein weiterer Punkt ist die Verjährung. Auch hier spielt die Hinweispflicht des Arbeitgebers eine Rolle: Ohne Hinweis kann sich über Jahre ein großer Anspruch ansammeln. Unser Tipp: Erinnere jedes Jahr schriftlich an offene Urlaubstage und bewahre die Nachricht auf. Die genauen Fristen und den aktuellen Stand zum Recht auf Urlaub findest du beim BMAS.

Was passiert mit Resturlaub bei Krankheit?

Bei Krankheit verfällt Resturlaub nicht wie üblich am Jahresende oder Ende März. Wer wegen Krankheit seinen Urlaub nicht nehmen konnte, behält den Urlaubsanspruch länger. Bei langer Arbeitsunfähigkeit verfällt der gesetzliche Urlaubsanspruch erst 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres.

Ein Beispiel: Eine Person ist ab Oktober 2025 langzeitkrank und kann ihren Resturlaub aus 2025 nicht nehmen. Der Urlaub aus 2025 verfällt dann frühestens Ende März 2027. Kommt die Person vorher zurück, nimmt sie den Resturlaub nach der Rückkehr. Wird jemand während des Urlaubs krank, gelten eigene Regeln, die wir im Artikel Krank während des Urlaubs erklären.

Was passiert mit Resturlaub bei Kündigung?

Bei einer Kündigung gilt: Resturlaub sollte möglichst noch während der Kündigungsfrist genommen werden. Erst wenn das nicht mehr möglich ist, wird der Resturlaub bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgezahlt. Das gilt unabhängig davon, wer gekündigt hat.

Wie viel Resturlaub bei Kündigung zusteht, hängt vom Zeitpunkt der Kündigung ab. Endet das Arbeitsverhältnis in der ersten Jahreshälfte, haben Beschäftigte in der Regel Anspruch auf ein Zwölftel des Jahresurlaubs pro vollem Beschäftigungsmonat. Endet es in der zweiten Jahreshälfte nach mehr als sechs Monaten Beschäftigung, steht ihnen mindestens der volle gesetzliche Urlaub zu.

Beispiel: Resturlaub bei Kündigung berechnen

Ein Mitarbeiter hat 30 Urlaubstage pro Jahr und verlässt das Unternehmen zum 30. April. Bis dahin hat er vier volle Monate gearbeitet. Sein anteiliger Urlaubsanspruch beträgt 30 ÷ 12 × 4 = 10 Tage. Hat er bereits drei Tage genommen, bleiben sieben Tage Resturlaub. Diese nimmt er in der Kündigungsfrist oder bekommt sie ausgezahlt.

Was du tun kannst, wenn der Urlaub in der Kündigungsfrist nicht genehmigt wird, liest du im Artikel Arbeitgeber verweigert Urlaub nach Kündigung. Wie du den Urlaubsanspruch allgemein ermittelst, zeigt unser Beitrag zur Berechnung des Urlaubsanspruchs.

Kann man Resturlaub auszahlen lassen?

Resturlaub auszahlen ist in einem laufenden Arbeitsverhältnis grundsätzlich nicht vorgesehen. Urlaub dient der Erholung, deshalb soll er genommen und nicht in Geld getauscht werden. Eine Auszahlung des gesetzlichen Urlaubs ist nur bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses möglich, wenn der Urlaub nicht mehr genommen werden kann.

Für den vertraglichen Mehrurlaub können Arbeitgeber und Beschäftigte abweichende Regelungen treffen. Manche Unternehmen erlauben, einzelne Tage aus dem Mehrurlaub auszuzahlen. Die Auszahlung ist dann normales Arbeitsentgelt und unterliegt Steuern und Sozialabgaben. Halte solche Vereinbarungen immer schriftlich fest, damit es später keine Missverständnisse über die Zahl der Tage gibt.

Die Höhe der Auszahlung richtet sich nach dem durchschnittlichen Verdienst der letzten Wochen vor dem Ende des Arbeitsverhältnisses. Für ein Bruttogehalt von 3.900 € im Monat bei einer 5-Tage-Woche liegt der Wert pro Urlaubstag bei rund 180 €. Sieben Tage Resturlaub ergeben dann etwa 1.260 € brutto.

Was gilt für Resturlaub vor und nach der Elternzeit?

Resturlaub, den Beschäftigte vor Beginn der Elternzeit nicht genommen haben, geht nicht verloren. Er wird auf die Zeit nach der Elternzeit übertragen und kann im laufenden oder im nächsten Urlaubsjahr nach der Rückkehr genommen werden. Endet das Arbeitsverhältnis während oder direkt nach der Elternzeit, wird der Resturlaub ausgezahlt.

Der Arbeitgeber darf den Urlaubsanspruch für jeden vollen Monat Elternzeit um ein Zwölftel kürzen. Das muss er aber ausdrücklich erklären. Wer in Teilzeit während der Elternzeit arbeitet, behält den anteiligen Urlaub. Wie du die Elternzeit planst, liest du im Artikel zur Berechnung der Elternzeit.

Wie gehst du in der Praxis mit Resturlaub um?

In der Praxis entsteht der meiste Ärger mit Resturlaub, weil niemand rechtzeitig den Überblick hat. Urlaub steht in einer Excel-Tabelle, Anträge kommen per E-Mail, und im Dezember wollen plötzlich alle gleichzeitig frei. Mit einer vorausschauenden Urlaubsplanung vermeidest du das.

• Schicke im Herbst eine schriftliche Erinnerung per E-Mail an alle mit offenem Resturlaub, inklusive Hinweis auf den Verfall.
• Plane die Urlaubsnahme im Team früh im Jahr, zum Beispiel mit einem gemeinsamen Urlaubsplaner.
• Lege fest, wie Beschäftigte Resturlaub ins nächste Jahr übertragen und bis wann sie ihn nehmen.
• Prüfe offene Urlaubskonten bei jeder Kündigung sofort, damit du Urlaub in der Kündigungsfrist einplanen kannst.
• Dokumentiere alle Hinweise und Vereinbarungen zum Resturlaub nachvollziehbar.

Ein hoher Resturlaub bei vielen Personen ist auch ein Signal. Er kann zeigen, dass das Team zu viel Arbeit hat, um sich frei zu nehmen. Sprich das an, bevor Erschöpfung und Fehlzeiten steigen.

Ein Blick auf die Zahlen hilft dabei. Vergleiche im Sommer, wie viel Urlaub jede Abteilung bereits genommen hat. Liegt ein Team deutlich hinter den anderen, plane gemeinsam mit der Teamleitung, wann die Beschäftigten ihren Urlaub nehmen. So verteilt sich die Urlaubsnahme über das Jahr, und im Dezember fehlt nicht das halbe Team. Die Frage, wer zwischen den Feiertagen frei bekommt, klärst du am besten schon im Herbst.

So verwaltest du Resturlaub mit HoorayHR

HoorayHR ist eine All-in-one-HR-Software für KMU, mit der du Urlaub und Resturlaub für das ganze Team an einem Ort verwaltest. Urlaubssalden berechnen wir automatisch. Mitarbeitende sehen in der App jederzeit, wie viele Urlaubstage sie schon genommen haben und wie viel Resturlaub noch übrig ist. Ihren Urlaubsanspruch und alle Abwesenheiten haben sie damit immer im Blick.

Beschäftigte stellen Urlaubsanträge per App oder im Browser, und du genehmigst sie mit einem Klick. Im Firmenkalender siehst du, wer wann abwesend ist, und planst so den Abbau von Resturlaub, ohne dass das Team unbesetzt bleibt. Eigene Abwesenheitsarten legst du selbst an, etwa für Sonderurlaub oder unbezahlten Urlaub. Und über Reports erkennst du früh, wo sich viel Resturlaub ansammelt.

Resturlaub muss kein Streitthema sein. Wer früh plant, rechtzeitig informiert und Urlaubskonten transparent führt, sorgt dafür, dass alle ihren Urlaub wirklich nehmen. Und genau dafür ist er da: damit dein Team erholt ins neue Jahr startet.