Reisekostenabrechnung: Regeln, Pauschalen und Ablauf

Eine Reisekostenabrechnung ist die Aufstellung aller Kosten, die Beschäftigten auf einer Dienstreise entstehen, damit der Arbeitgeber sie erstatten kann. Dazu gehören Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten. Für jede Position braucht es Belege oder eine Pauschale. Eine saubere Reisekostenabrechnung sorgt dafür, dass Mitarbeitende ihr Geld schnell zurückbekommen und das Unternehmen die Kosten korrekt als Betriebsausgaben verbucht.

Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Die Reisekostenabrechnung ist ein Dokument, in dem Mitarbeitende alle beruflich veranlassten Ausgaben einer Geschäftsreise auflisten und mit Belegen nachweisen. Sie ist die Grundlage für die Erstattung durch den Arbeitgeber. Gleichzeitig dient die Abrechnung der Buchhaltung als Nachweis gegenüber dem Finanzamt.

Reisekosten entstehen immer dann, wenn Beschäftigte außerhalb ihrer ersten Tätigkeitsstätte arbeiten. Das Steuerrecht spricht dabei von einer Auswärtstätigkeit. Typische Beispiele sind ein Kundentermin in einer anderen Stadt, eine Messe oder eine Schulung. Mehr zur Definition liest du in unserem Artikel zur Dienstreise.

Für HR und Buchhaltung ist die Reisekostenabrechnung Teil der Spesenabrechnung. Je mehr Dienstreisen und Reisen dein Team macht, desto wichtiger ist ein klarer Prozess für die Erfassung und Erstattung der Reisekosten.

Welche Kosten gehören in die Reisekostenabrechnung?

In die Reisekostenabrechnung gehören vier Kostenarten: Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten. Alle vier müssen beruflich veranlasst sein. Private Ausgaben während der Reise, etwa für einen Museumsbesuch am Abend, gehören nicht hinein.

• Fahrtkosten: Kosten für Bahn, Flug, Taxi, Mietwagen oder öffentliche Verkehrsmittel sowie für Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug.
• Übernachtungskosten: Hotelkosten oder die Kosten für eine andere Unterkunft während der Reise.
• Verpflegungsmehraufwand: Pauschalen für die zusätzlichen Kosten für Essen und Trinken unterwegs.
• Reisenebenkosten: weitere Ausgaben wie Parkgebühren, Gepäckaufbewahrung, beruflich nötige Telefonate oder Maut.

Fahrtkosten und Kilometerpauschale

Fahrtkosten erstattet der Arbeitgeber in tatsächlicher Höhe, wenn Beschäftigte Bahn, Flugzeug oder Taxi nutzen. Dafür reicht das Ticket oder die Quittung als Beleg. Fahren Mitarbeitende mit dem privaten Pkw, können sie stattdessen die Kilometerpauschale ansetzen. Die Kilometerpauschale gilt für jedes private Fahrzeug, das beruflich genutzt wird. Dabei multiplizierst du die gefahrenen Kilometer mit dem geltenden Kilometersatz pro Kilometer.

Wichtig ist der Unterschied zwischen Dienstreise und Arbeitsweg. Die tägliche Fahrt von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte ist keine Dienstreise und gehört nicht in die Reisekostenabrechnung. Für diese Fahrten gilt die Entfernungspauschale, die Beschäftigte in der eigenen Steuererklärung angeben. Mehr dazu liest du im Beitrag zu den Fahrten von der Wohnung zur Arbeitsstätte.

Nutzen Beschäftigte einen Firmenwagen, entfällt die Kilometerpauschale. Die Kosten für das Fahrzeug trägt dann ohnehin das Unternehmen. Für eine genaue Abrechnung hilft ein Fahrtenbuch, in dem Datum, Ziel, Zweck und die gefahrenen Kilometer stehen.

Übernachtungskosten

Übernachtungskosten erstattet der Arbeitgeber in der Regel nach Beleg, also gegen die Hotelrechnung. Enthält die Rechnung ein Frühstück, muss das Frühstück getrennt ausgewiesen werden, weil es nicht zu den Übernachtungskosten zählt. Viele Unternehmen legen intern fest, bis zu welchem Betrag sie Hotels erstatten.

Ohne Beleg ist auch eine Übernachtungspauschale möglich, die der Arbeitgeber steuerfrei zahlen kann. Wie das funktioniert, erklären wir im Artikel zur Übernachtungspauschale.

Verpflegungsmehraufwand und Verpflegungspauschalen

Der Verpflegungsmehraufwand deckt die höheren Kosten für Verpflegung während einer Dienstreise ab. Statt einzelne Restaurantrechnungen einzureichen, gelten feste Verpflegungspauschalen. Ihre Höhe hängt davon ab, wie lange die Person unterwegs ist und ob die Reise im Inland oder im Ausland stattfindet.

Bekommen Beschäftigte während der Reise Mahlzeiten gestellt, etwa ein Frühstück im Hotel oder ein Mittag oder Abendessen bei einem Kunden, werden die Pauschalen gekürzt. Für Reisen ins Ausland gelten eigene Auslandspauschalen je nach Land. Die aktuellen Pauschbeträge für Inland und Ausland veröffentlicht das Bundesfinanzministerium jedes Jahr. Einen Überblick findest du in unserem Artikel zum Verpflegungsmehraufwand.

Reisenebenkosten

Reisenebenkosten sind alle weiteren Kosten, die direkt mit der Dienstreise zusammenhängen. Dazu zählen Parkgebühren, Gebühren für Gepäck, Maut, beruflich nötige Internet- oder Telefonkosten und Trinkgelder in angemessener Höhe. Auch für Reisenebenkosten brauchst du in der Regel einen Beleg. Bewirtest du Geschäftspartner unterwegs, gelten eigene Regeln, die wir im Artikel zum Bewirtungsbeleg erklären.

Welche Pflichtangaben braucht eine Reisekostenabrechnung?

Eine Reisekostenabrechnung braucht Angaben zur Person, zur Reise und zu jeder einzelnen Ausgabe. Nur so kann die Buchhaltung die Kosten prüfen und gegenüber dem Finanzamt nachweisen. Fehlen Pflichtangaben, gibt es Rückfragen und die Erstattung verzögert sich.

Diese Pflichtangaben gehören in jede Reisekostenabrechnung:

• Name der reisenden Person und Abteilung.
• Anlass und Ziel der Dienstreise, zum Beispiel „Kundentermin in Hamburg“.
• Datum sowie Uhrzeit von Beginn und Ende der Reise, für die Berechnung der Reisedauer.
• Verkehrsmittel und bei Fahrten mit dem Pkw die gefahrenen Kilometer.
• Alle Ausgaben, einzeln aufgelistet, mit den passenden Belegen.
• Gestellte Mahlzeiten, weil sie die Verpflegungspauschalen kürzen.
• Unterschrift oder Freigabe durch die reisende Person und die genehmigende Stelle.

Bewahre die Belege auf, auch wenn sie digital vorliegen. Die genauen und aktuellen Aufbewahrungsfristen findest du beim Bundesfinanzministerium.

Wie erstellst du eine Reisekostenabrechnung Schritt für Schritt?

Eine Reisekostenabrechnung erstellst du in fünf Schritten: Daten der Reise erfassen, Belege sammeln, Pauschalen berechnen, alles zusammenrechnen und zur Freigabe einreichen. Mit einer guten Vorlage oder einer App dauert das wenige Minuten.

• Schritt 1: Erfasse Anlass, Ziel, Beginn und Ende der Reise.
• Schritt 2: Sammle alle Belege für Fahrtkosten, Übernachtung und Reisenebenkosten, am besten direkt unterwegs.
• Schritt 3: Berechne die Kilometerpauschale für Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug und den Verpflegungsmehraufwand nach Reisedauer.
• Schritt 4: Ziehe gestellte Mahlzeiten von den Verpflegungspauschalen ab und rechne alle Kosten zusammen.
• Schritt 5: Reiche die Abrechnung mit allen Belegen zur Freigabe ein.

Beispiel: Reisekostenabrechnung für eine eintägige Dienstreise

Eine Mitarbeiterin aus dem Vertrieb fährt mit dem eigenen Auto von Köln zu einem Kunden in Frankfurt. Sie ist von 7 bis 19 Uhr unterwegs und fährt insgesamt 380 Kilometer. Unterwegs zahlt sie 12 € Parkgebühren. Der Kunde lädt sie zum Mittagessen ein.

In ihre Reisekostenabrechnung trägt sie drei Positionen ein. Erstens die Fahrtkosten: 380 Kilometer mal Kilometersatz. Zweitens den Verpflegungsmehraufwand für eine Abwesenheit von mehr als acht Stunden, gekürzt um das gestellte Mittagessen. Drittens die 12 € Parkgebühren als Reisenebenkosten, mit Beleg. Die aktuellen Sätze für Kilometerpauschale und Verpflegung nimmst du aus den Vorgaben des Bundesfinanzministeriums.

Was gehört in eine Vorlage für die Reisekostenabrechnung?

Eine gute Vorlage für die Reisekostenabrechnung enthält feste Felder für alle Pflichtangaben und rechnet Pauschalen automatisch aus. So vergessen Mitarbeitende keine Angaben, und die Buchhaltung bekommt jede Abrechnung im gleichen Format. Viele KMU starten mit einer Excel-Vorlage.

Eine Vorlage in Excel funktioniert für wenige Reisen im Jahr. Bei vielen Dienstreisen stößt sie schnell an Grenzen. Belege liegen getrennt von der Tabelle, Pauschalen müssen jedes Jahr angepasst werden und die Freigabe läuft per E-Mail. Eine kostenlose Vorlage für die Reisekostenabrechnung und eine Excel-Vorlage findest du im HR-Lexikon.

Was ist bei Dienstreisen ins Ausland anders?

Bei Dienstreisen ins Ausland gelten für die Reisekosten dieselben Grundsätze wie im Inland, aber andere Pauschalen. Für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtung legt das Bundesfinanzministerium eigene Sätze pro Land fest, teilweise sogar für einzelne Städte. Welcher Satz gilt, hängt davon ab, in welchem Land sich die reisende Person vor 24 Uhr zuletzt aufhält.

Für Reisen mit mehreren Ländern wird die Abrechnung deshalb schnell komplex. Ein Beispiel: Eine Geschäftsreise führt von München über Wien nach Prag. Für jeden Tag der Reise prüfst du, welches Land für die Pauschale zählt. Achte außerdem auf Belege in fremder Währung. Halte in der Abrechnung fest, zu welchem Kurs du umgerechnet hast, und lege die Kreditkartenabrechnung als Nachweis bei.

Die Länder-Pauschalen ändern sich regelmäßig. Prüfe vor jeder Geschäftsreise ins Ausland den aktuellen Stand der Auslandspauschalen beim Bundesfinanzministerium. So stimmt die Erstattung von Anfang an, und du ersparst dir Korrekturen in der Buchhaltung.

Wie ist die Reisekostenabrechnung steuerlich geregelt?

Der Arbeitgeber kann Reisekosten in der Regel steuerfrei erstatten, solange er sich an die steuerlichen Höchstbeträge hält. Für Beschäftigte fällt auf diese Erstattung dann keine Lohnsteuer an. Für das Unternehmen sind die Reisekosten Betriebsausgaben. Die Vorsteuer aus Rechnungen kann das Unternehmen unter bestimmten Bedingungen abziehen, wenn die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen ist.

Zahlt der Arbeitgeber mehr als die steuerlichen Pauschalen, ist der übersteigende Betrag in der Regel steuerpflichtig. Erstattet er weniger oder gar nichts, können Beschäftigte die Differenz als Werbungskosten in ihrer Steuererklärung angeben. Mehr zu steuerfreien Leistungen liest du im Artikel zu den steuerfreien Arbeitgeberzuschüssen. Die genauen Regeln zum Reisekostenrecht findest du beim Bundesfinanzministerium.

Was gilt für Selbstständige und Freiberufler?

Selbstständige und Freiberufler erstellen ihre Reisekostenabrechnung für sich selbst. Sie setzen die Kosten direkt als Betriebsausgaben an und brauchen dafür dieselben Belege und Angaben wie Angestellte. Die Pauschalen für Verpflegung und Kilometer gelten für sie in gleicher Weise.

Welche Fehler passieren bei der Reisekostenabrechnung in der Praxis?

Die meisten Fehler bei der Reisekostenabrechnung entstehen durch fehlende Belege und vergessene Angaben. Ein verlorener Taxibeleg oder eine fehlende Uhrzeit führt zu Rückfragen, und die Erstattung zieht sich über Wochen. Für Mitarbeitende ist das frustrierend, für die Buchhaltung aufwendig.

• Belege gehen auf der Reise verloren oder landen erst Wochen später in der Buchhaltung.
• Gestellte Mahlzeiten werden nicht angegeben, sodass die Verpflegungspauschalen zu hoch ausfallen.
• Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte werden fälschlich als Dienstreise abgerechnet.
• Alte Pauschalen stehen noch in der Vorlage, obwohl sich die Sätze geändert haben.
• Die Freigabe hängt im E-Mail-Postfach der Teamleitung fest.

Eine schriftliche Reisekostenrichtlinie hilft gegen viele dieser Fehler. Sie regelt, welche Verkehrsmittel erlaubt sind, welche Hotelkategorie erstattet wird und bis wann die Abrechnung eingereicht sein muss.

So funktioniert die Reisekostenabrechnung mit HoorayHR

HoorayHR ist eine All-in-one-HR-Software für KMU, mit der Mitarbeitende Reisekosten und andere Spesen per App einreichen und du sie mit einem Klick freigibst. Belege scannen Beschäftigte direkt unterwegs mit der mobilen App. So geht kein Beleg mehr verloren.

Reisekosten berechnen wir automatisch. Du legst fest, wer Abrechnungen einsehen und genehmigen darf, und behältst über die Monatsübersicht alle Ausgaben im Blick. Über unsere Schnittstellen, zum Beispiel zu DATEV, landen die Daten anschließend in der Buchhaltung, ohne dass jemand sie abtippen muss.

Eine gute Reisekostenabrechnung ist schnell erstellt, vollständig und für alle nachvollziehbar. Wenn Belege direkt digital erfasst werden und Pauschalen automatisch stimmen, sparen Mitarbeitende, Teamleitung und Buchhaltung viel Zeit. Und die nächste Dienstreise beginnt ohne den Stapel Belege von der letzten.