Lohnabrechnung mit DATEV: So bereitet HR sie vor

Die Lohnabrechnung ist die monatliche Berechnung des Gehalts von Beschäftigten, vom Bruttolohn über Steuern und Sozialversicherungsbeiträge bis zum Nettolohn, der ausgezahlt wird. Der Arbeitgeber erstellt sie selbst, über ein Lohnprogramm oder über einen Steuerberater, oft mit DATEV. HR spielt dabei eine zentrale Rolle: Ohne korrekte Angaben zu Stunden, Abwesenheiten, Eintritten und Änderungen kann keine Lohnabrechnung stimmen. Eine gute Vorbereitung durch HR spart deshalb Zeit, Fehler und Rückfragen.

Was ist eine Lohnabrechnung?

Eine Lohnabrechnung ist ein Dokument, das zeigt, wie sich das Gehalt eines Monats zusammensetzt und welche Abzüge anfallen. Sie wird auch Gehaltsabrechnung, Entgeltabrechnung oder Lohnzettel genannt. Für Beschäftigte ist sie der Nachweis über ihren Verdienst, für den Arbeitgeber die Grundlage für Zahlungen an Finanzamt und Sozialversicherungsträger.

Im Alltag unterscheiden viele zwischen Lohn und Gehalt. Lohn bezeichnet klassisch eine Vergütung nach Stunden, Gehalt ein festes Monatsentgelt. Bei der Abrechnung macht das kaum einen Unterschied, deshalb spricht man oft allgemein von der Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Die Lohnabrechnung ist eine der wichtigsten Aufgaben in jedem Unternehmen. Fehler fallen sofort auf, weil sie direkt das Geld der Mitarbeitenden betreffen. Eine gut organisierte HR-Software liefert dafür die Datenbasis.

Was steht auf einer Lohnabrechnung?

Auf einer Lohnabrechnung stehen persönliche Daten, das Bruttogehalt, alle Abzüge und der Auszahlungsbetrag. Welche Angaben genau enthalten sein müssen, regeln die Gewerbeordnung und die Entgeltbescheinigungsverordnung. Typische Bestandteile sind:

• Name und Anschrift des Arbeitgebers sowie Name, Anschrift und Geburtsdatum der beschäftigten Person.
• Abrechnungszeitraum und Beginn der Beschäftigung.
• Steuerklasse, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und Krankenkasse.
• Bruttolohn mit allen Bestandteilen, etwa Grundgehalt, Zuschläge, Prämien und Sachbezüge.
• Steuerabzüge: Lohnsteuer, gegebenenfalls Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer.
• Sozialversicherungsbeiträge: Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung.
• Nettolohn sowie eventuelle Abzüge oder Zuschüsse nach Steuern.
• Auszahlungsbetrag, der auf dem Konto landet.

Die Höhe der Abzüge hängt unter anderem von Steuerklasse, Kinderfreibeträgen, Krankenkasse und Wohnort ab. Die aktuellen Beitragssätze und Grenzen ändern sich regelmäßig. Die genauen Werte findest du beim Bundesfinanzministerium und bei den Sozialversicherungsträgern.

Wie kommst du vom Brutto zum Netto?

Vom Brutto zum Netto kommst du, indem du vom Bruttolohn zuerst die Steuern und danach die Sozialversicherungsbeiträge abziehst. Der Bruttolohn ist der vereinbarte Verdienst inklusive aller Zuschläge, Prämien und steuerpflichtigen Sachbezüge. Der Nettolohn ist der Betrag, der nach allen Abzügen übrig bleibt.

Die Berechnung folgt immer derselben Reihenfolge:

• Schritt 1: Ermittle den steuer- und sozialversicherungspflichtigen Bruttolohn des Monats.
• Schritt 2: Berechne die Lohnsteuer anhand von Steuerklasse und Freibeträgen, dazu gegebenenfalls Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer.
• Schritt 3: Berechne den Anteil der Beschäftigten an Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung.
• Schritt 4: Ziehe Steuern und Beiträge vom Bruttolohn ab. Das Ergebnis ist der Nettolohn.
• Schritt 5: Berücksichtige Abzüge oder Zuschüsse nach Steuern, etwa vermögenswirksame Leistungen, und ermittle den Auszahlungsbetrag.

Neben dem Anteil der Beschäftigten zahlt der Arbeitgeber eigene Beiträge zur Sozialversicherung. Diese erscheinen nicht als Abzug auf der Lohnabrechnung, gehören aber zu den Lohnnebenkosten. Für die Planung der Personalkosten sind sie deshalb genauso wichtig wie das Bruttogehalt.

Wie läuft die Lohnabrechnung ab?

Die Lohnabrechnung läuft jeden Monat in festen Schritten ab: Daten sammeln, Bruttolohn berechnen, Abzüge ermitteln, Lohnabrechnungen erstellen, Zahlungen und Meldungen durchführen. Ein großer Teil der Arbeit liegt dabei in der Vorbereitung, also bei HR.

• Schritt 1: HR sammelt alle Änderungen des Monats, etwa Eintritte, Austritte, Gehaltsänderungen und Adressänderungen.
• Schritt 2: Stunden, Überstunden, Zuschläge und Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheit werden zusammengestellt.
• Schritt 3: Die Lohnbuchhaltung oder der Steuerberater berechnet Bruttolohn, Steuern und Sozialversicherungsbeiträge.
• Schritt 4: Die Lohnabrechnungen werden erstellt und an die Mitarbeitenden verteilt, meist digital über ein Portal.
• Schritt 5: Der Arbeitgeber überweist die Nettolöhne und führt Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge ab.
• Schritt 6: Meldungen an Finanzamt und Sozialversicherungsträger werden elektronisch übermittelt.

Viele KMU erledigen die Schritte 3 bis 6 nicht selbst, sondern lassen sie von einem Steuerberater mit DATEV erledigen. HR liefert dann die Daten, und der Steuerberater erstellt die Lohnabrechnungen. Die Qualität dieser Zusammenarbeit entscheidet darüber, wie reibungslos der Monatsabschluss läuft.

Lohnabrechnung mit DATEV: Wie arbeiten HR und Steuerberater zusammen?

Bei der Lohnabrechnung mit DATEV übernimmt der Steuerberater die Berechnung, und HR liefert alle Informationen, die dafür nötig sind. DATEV ist in Deutschland die verbreitetste Software für Lohnbuchhaltung bei Steuerberatern. Viele Kanzleien betreuen ihre Mandanten komplett über diese Software, vom Lohnkonto bis zur Meldung an die Krankenkassen.

Die Herausforderung liegt in der Übergabe der Daten. In vielen Unternehmen schickt HR jeden Monat eine Excel-Liste oder E-Mails mit Änderungen an die Kanzlei. Dabei gehen schnell Informationen verloren: ein vergessener Eintritt, eine Gehaltsänderung, die zu spät kommt, oder Überstunden, die nicht übertragen wurden. Jede dieser Lücken führt zu Rückfragen oder Korrekturen.

Diese Informationen braucht der Steuerberater jeden Monat von HR:

• Neue Mitarbeitende mit allen Stammdaten, Vertrag und Startdatum.
• Austritte mit Datum und offenen Ansprüchen, etwa Resturlaub.
• Gehaltsänderungen, Prämien, Boni und Einmalzahlungen.
• Arbeitsstunden, Überstunden und Zuschläge, vor allem bei stundenbasierten Verträgen.
• Krankheitstage, unbezahlte Abwesenheiten, Elternzeit und andere relevante Abwesenheiten.
• Änderungen bei Steuerklasse, Krankenkasse, Adresse oder Bankverbindung.
• Sachbezüge, etwa ein Firmenwagen, Jobtickets oder Gutscheine.

Je strukturierter HR diese Informationen übergibt, desto schneller und günstiger ist die Lohnabrechnung. Viele Steuerberater rechnen nach Aufwand ab. Saubere Angaben senken also nicht nur das Fehlerrisiko, sondern auch die Kosten. Mehr zur Verbindung von HR-Software und DATEV liest du auf unserer Seite zu DATEV.

Welche Rolle spielt die Zeiterfassung für die Lohnabrechnung?

Die Zeiterfassung ist die Grundlage für jede Lohnabrechnung mit variablen Bestandteilen. Bei stundenbasierten Verträgen, Minijobs, Überstunden und Zuschlägen bestimmt sie direkt die Höhe des Lohns. Fehlt eine Stunde in der Zeiterfassung, fehlt sie auch auf der Lohnabrechnung.

Gerade bei Zuschlägen für Nacht-, Sonntags- oder Feiertagsarbeit kommt es auf genaue Zeiten an, weil diese teilweise steuerfrei sein können. Auch Überstunden müssen korrekt erfasst und übergeben werden, damit sie richtig vergütet werden. Eine digitale Zeiterfassung mit Export für die Lohnabrechnung spart hier viel manuelle Arbeit.

Beispiel: Lohnabrechnung mit Überstunden und Zuschlag

Eine Angestellte im Kundenservice hat einen Stundenlohn von 20 € und einen Vertrag über 30 Stunden pro Woche. Im März arbeitet sie laut Zeiterfassung 135 statt der vereinbarten 130 Stunden, davon zehn Stunden an einem Sonntag. Ihr Arbeitsvertrag sieht für Sonntagsarbeit einen Zuschlag von 50 % vor.

Für die Lohnabrechnung braucht der Steuerberater drei Angaben: 130 reguläre Stunden, fünf Überstunden und zehn Stunden mit Sonntagszuschlag. Der Bruttolohn beträgt 135 × 20 € = 2.700 € plus 10 × 10 € Zuschlag = 2.800 €. Ob der Zuschlag steuer- und beitragsfrei ist, prüft die Lohnbuchhaltung. Fehlt eine dieser Angaben in der Übergabe, stimmt die ganze Abrechnung nicht.

Welche Rolle spielen Abwesenheiten bei der Lohnabrechnung?

Abwesenheiten wirken sich direkt auf die Lohnabrechnung aus. Urlaub wird normal weiterbezahlt, ebenso Krankheitstage im Rahmen der Entgeltfortzahlung. Nach längerer Krankheit zahlt dagegen die Krankenkasse Krankengeld, und der Lohn entfällt. Mehr dazu liest du im Beitrag zur Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.

Auch unbezahlter Urlaub, Elternzeit oder Kurzarbeit verändern die Abrechnung. HR muss solche Abwesenheiten rechtzeitig und vollständig an die Lohnbuchhaltung melden. Wer Abwesenheiten in einer eigenen Abwesenheitsverwaltung erfasst, hat alle Daten zum Monatsende auf einen Blick.

Was gilt bei Minijobs, Teilzeit und Werkstudierenden?

Bei Minijobs, Teilzeit und Werkstudierenden gelten in der Lohnabrechnung teilweise eigene Regeln. Minijobs sind bis zu einer bestimmten Verdienstgrenze für Beschäftigte weitgehend abgabenfrei, der Arbeitgeber zahlt Pauschalbeiträge an die Minijob-Zentrale. Wird die Grenze überschritten, etwa durch Überstunden, ändert sich die Abrechnung. Mehr dazu liest du im Artikel zur Minijob-Grenze.

Teilzeitkräfte werden grundsätzlich wie Vollzeitkräfte abgerechnet, nur mit einem geringeren Verdienst. Für Werkstudierende gelten in der Sozialversicherung Besonderheiten, solange sie während des Semesters nur in begrenztem Umfang arbeiten. Die richtige Einordnung in der Abrechnung erfolgt über den Personengruppenschlüssel. Für HR heißt das: Erfasse die Art der Beschäftigung bei jedem Eintritt sauber, damit die Lohnbuchhaltung richtig rechnen kann.

Was ist ein Lohnkonto?

Ein Lohnkonto ist eine Aufzeichnung, die der Arbeitgeber für jede beschäftigte Person führen muss. Darin stehen alle Angaben, die für Lohnsteuer und Sozialversicherung wichtig sind, etwa Zahlungen, Abzüge, Steuermerkmale und Sachbezüge. Das Lohnkonto ist die Grundlage für die Lohnsteuerbescheinigung am Jahresende und für Prüfungen durch Finanzamt oder Rentenversicherung.

In der Praxis führt meist das Lohnprogramm oder der Steuerberater diese Aufzeichnung automatisch. HR sorgt dafür, dass alle Informationen vollständig und rechtzeitig vorliegen. Wie du steuerfreie Leistungen dabei richtig einordnest, zeigt unser Artikel zu den steuerfreien Arbeitgeberzuschüssen.

Checkliste für den Monatsabschluss

Mit einer festen Checkliste bereitest du die Lohnabrechnung jeden Monat in der gleichen Reihenfolge vor. So vergisst du nichts, auch wenn es hektisch wird.

• Alle Eintritte und Austritte des Monats sind erfasst und vollständig.
• Gehaltsänderungen, Prämien und Einmalzahlungen sind freigegeben.
• Stunden, Überstunden und Zuschläge sind von den Teamleitungen genehmigt.
• Urlaub, Krankheit und unbezahlte Abwesenheiten sind vollständig eingetragen.
• Änderungen bei Steuerklasse, Krankenkasse, Adresse und Bankverbindung sind aktualisiert.
• Sachbezüge wie Firmenwagen oder Jobticket sind berücksichtigt.
• Die Übergabe an die Lohnbuchhaltung oder den Steuerberater erfolgt vor dem vereinbarten Stichtag.

Lege den Stichtag gemeinsam mit der Lohnbuchhaltung fest, zum Beispiel den 20. des Monats. Änderungen, die danach kommen, fließen in den nächsten Monat ein. So entsteht ein verlässlicher Rhythmus für alle Beteiligten. Teamleitungen wissen, bis wann sie Stunden freigeben müssen, und die Lohnbuchhaltung bekommt alle Informationen gebündelt statt in vielen einzelnen Nachrichten über den ganzen Monat verteilt.

Welche Aufgaben hat HR bei der Lohnabrechnung?

HR ist bei der Lohnabrechnung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Personaldaten verantwortlich. Auch wenn die Berechnung beim Steuerberater liegt, beginnt jede korrekte Abrechnung in der Personalabteilung. HR ist die Stelle, an der alle Informationen zusammenlaufen.

Zu den wichtigsten Aufgaben gehören die Pflege der Stammdaten, das Einholen von Unterlagen bei neuen Mitarbeitenden, die Freigabe von Gehaltsänderungen und die Kontrolle von Stunden und Abwesenheiten. Außerdem ist HR oft die erste Ansprechstelle, wenn Mitarbeitende Fragen zu ihrer Abrechnung haben. Eine gute Zusammenarbeit zwischen HR, Teamleitungen und Lohnbuchhaltung ist deshalb der Schlüssel für einen reibungslosen Monatsabschluss. Klare Zuständigkeiten, ein fester Stichtag und eine gemeinsame Datenquelle machen hier den entscheidenden Unterschied.

Welche Fehler passieren bei der Lohnabrechnung?

Die meisten Fehler bei der Lohnabrechnung entstehen nicht bei der Berechnung, sondern bei der Vorbereitung der Daten. Die Software rechnet korrekt, wenn die Angaben stimmen. Fehlen Informationen oder kommen sie zu spät, entstehen Fehler, die später aufwendig korrigiert werden müssen.

• Eintritte oder Austritte werden zu spät gemeldet, sodass Mitarbeitende kein oder zu viel Gehalt bekommen.
• Überstunden und Zuschläge gehen bei der Übergabe verloren.
• Gehaltsänderungen werden in einer E-Mail besprochen, aber nie an die Lohnbuchhaltung weitergegeben.
• Krankheitstage oder unbezahlte Abwesenheiten fehlen in der Übersicht.
• Sachbezüge wie ein Firmenwagen werden falsch oder gar nicht berücksichtigt.
• Stammdaten wie Steuerklasse oder Bankverbindung sind veraltet.

Fehler in der Lohnabrechnung kosten nicht nur Zeit, sondern auch Vertrauen. Mitarbeitende merken sofort, wenn ihr Gehalt nicht stimmt. Ein fester Ablauf mit Stichtag für alle Änderungen und einer zentralen Datenquelle verhindert die meisten Probleme. Wie du Sachbezüge richtig behandelst, zeigt unser Artikel zum Firmenwagen in der Lohnabrechnung.

Lohnabrechnung selbst machen oder auslagern?

Ob du die Lohnabrechnung selbst machst oder auslagerst, hängt von Unternehmensgröße, Know-how und Kosten ab. Viele KMU lagern die Lohnabrechnung an einen Steuerberater aus, weil Lohnsteuer und Sozialversicherung komplex sind und sich regelmäßig ändern. Größere Unternehmen haben oft eine eigene Lohnbuchhaltung mit spezieller Software.

• Selbst machen: Volle Kontrolle und schnelle Änderungen, aber hoher Aufwand und viel Fachwissen nötig.
• Steuerberater: Fachwissen und Sicherheit inklusive, aber Abhängigkeit von Fristen und Kosten nach Aufwand.
• Lohnbüro oder Dienstleister: Ähnlich wie Steuerberater, oft spezialisiert auf Lohn und Gehalt.

Egal, für welche Variante du dich entscheidest: Die Vorbereitung der Daten bleibt bei HR. Deshalb lohnt es sich in jedem Fall, die Datenbasis in einer HR-Software zu bündeln. Was Mitarbeitende dich insgesamt kosten, erklärt unser Artikel Personalkosten berechnen.

Was ändert sich bei der Lohnabrechnung zum Jahreswechsel?

Zum Jahreswechsel ändern sich in der Lohnabrechnung fast immer einige Werte. Typisch sind neue Beitragssätze in der Sozialversicherung, angepasste Beitragsbemessungsgrenzen, Änderungen bei Freibeträgen und oft ein höherer Mindestlohn. Auch die Verdienstgrenze für Minijobs kann sich ändern.

Für HR bedeutet der Jahreswechsel vor allem Kontrolle. Prüfe, ob Verträge mit Stundenlöhnen nah am Mindestlohn angepasst werden müssen und ob Minijobs nach der Änderung noch unter der Grenze liegen. Außerdem erstellt die Lohnbuchhaltung zum Jahresende die elektronische Lohnsteuerbescheinigung für alle Beschäftigten. Plane für den Dezember- und Januarabschluss deshalb etwas mehr Zeit ein und stimme dich früh und ausführlich mit deinem Steuerberater ab. Die aktuellen Werte für das neue Jahr veröffentlichen das Bundesfinanzministerium und die Sozialversicherungsträger.

Wie stellst du Lohndokumente digital bereit?

Lohndokumente stellst du am besten über ein sicheres Portal oder eine App bereit, auf die Mitarbeitende mit eigenem Zugang zugreifen. Der Versand per E-Mail ist bequem, aber für so sensible Dokumente nicht ideal. Ein Online-Zugriff mit persönlichem Login schützt die Daten deutlich besser.

Achte darauf, dass Mitarbeitende alle Lohnabrechnungen auch nach Monaten noch finden und herunterladen können. Das spart HR viele Anfragen, etwa wenn jemand für einen Kreditantrag die letzten drei Abrechnungen braucht. Bei einem Austritt sollte die Person ihre Dokumente vorher sichern oder später auf Anfrage erhalten können.

Wie lange musst du Lohnabrechnungen aufbewahren?

Lohnabrechnungen und Lohnunterlagen musst du als Arbeitgeber mehrere Jahre aufbewahren. Die Fristen ergeben sich aus dem Steuerrecht und dem Sozialversicherungsrecht. Die genauen und aktuellen Aufbewahrungsfristen findest du beim Bundesfinanzministerium.

Für Mitarbeitende lohnt es sich ebenfalls, Lohnabrechnungen aufzuheben, etwa für die Steuererklärung, Kreditanträge oder spätere Fragen zur Rente. Ein digitaler Zugang zu allen Lohndokumenten macht das deutlich einfacher als ein Ordner voller Papier. Viele Unternehmen stellen Lohnabrechnungen deshalb über ein Portal oder eine App bereit.

So bereitest du die Lohnabrechnung mit HoorayHR vor

HoorayHR ist eine All-in-one-HR-Software für KMU, mit der HR alle Daten für die Lohnabrechnung an einem Ort pflegt und an DATEV übergibt. In der digitalen Personalakte stehen Stammdaten, Verträge und Arbeitsbedingungen jeder Person. Gehaltsänderungen erfasst du mit eigenen Lohnarten, auch als Massenänderung für mehrere Mitarbeitende.

Arbeitszeiten, Überstunden und Zuschläge erfassen Mitarbeitende per App, Desktop oder QR-Code. Urlaub und Krankmeldungen laufen über die Abwesenheitsverwaltung. Über unsere Schnittstellen, unter anderem zu DATEV, gibst du Änderungen an die Lohnabrechnung weiter. Du entscheidest pro Feld, was synchronisiert wird, und Lohnabrechnungen lassen sich automatisch oder manuell abrufen.

Eine korrekte Lohnabrechnung beginnt lange vor der Berechnung. Wer Angaben zu Personal, Zeiten und Abwesenheiten zentral pflegt und strukturiert übergibt, spart jeden Monat Zeit. Gleichzeitig vermeidest du Fehler und sorgst dafür, dass alle pünktlich das richtige Gehalt bekommen.