VOG aanvragen als werkgever: stappen en kosten | HoorayHR

VOG aanvragen werkgever: zo werkt het. Je doet het digitaal via Justis: jij zet de aanvraag klaar met eHerkenning, waarna de kandidaat of medewerker een e-mail ontvangt en de aanvraag afrondt met DigiD en iDEAL. De Verklaring Omtrent het Gedrag laat zien dat iemand geen strafbare feiten heeft gepleegd die relevant zijn voor de functie. Een digitale aanvraag kost € 33,85, via de gemeente € 41,35.

Wat is een VOG?

Een VOG, voluit verklaring omtrent het gedrag, is een officiële verklaring waaruit blijkt dat iemands justitiële verleden geen bezwaar is voor een specifieke functie. Justis, de screeningsautoriteit van het ministerie van Justitie en Veiligheid, is de enige organisatie die een VOG afgeeft. Justis toetst de aanvraag aan het screeningsprofiel dat de werkgever opgeeft.

Een VOG is dus geen algemeen bewijs van goed gedrag. Justis kijkt alleen naar strafbare feiten die relevant zijn voor de functie. Iemand met een oude verkeersboete krijgt meestal gewoon een VOG voor een kantoorfunctie, maar een veroordeling voor fraude kan een probleem zijn bij een functie met geld. De VOG is daarmee een onderdeel van een zorgvuldig werving en selectieproces. Wie dat proces met een recruitmentsysteem organiseert, kan de VOG als vaste stap opnemen. De keuzehulp voor een ATS systeem helpt bij die keuze.

Er bestaan twee soorten. De VOG NP is voor natuurlijke personen, zoals werknemers, stagiairs en vrijwilligers. De VOG RP is voor rechtspersonen, bijvoorbeeld een bedrijf dat een vergunning aanvraagt. Als werkgever heb je bijna altijd te maken met de VOG NP.

Wanneer is een VOG verplicht?

Een VOG is verplicht voor functies waarvoor de wet dat voorschrijft, zoals in het onderwijs, de kinderopvang, het taxivervoer en de beveiliging. Voor andere functies is een VOG niet wettelijk verplicht, maar mag de werkgever er wel om vragen als dat past bij de functie.

Of je een VOG nodig hebt, hangt dus af van de sector en de functie. Is de VOG verplicht in jouw branche, dan staat dat meestal in de cao of de sectorregels. De exacte en actuele regels over de VOG vind je op de website van de Rijksoverheid. Twijfel je of een VOG nodig is, kijk dan naar de risico’s van de functie: toegang tot geld, gegevens, kinderen of kwetsbare mensen maakt een VOG nodig of in elk geval verstandig. Werk je met kinderen, kwetsbare personen, geld, vertrouwelijke informatie of goederen van waarde, dan is een VOG vaak verstandig. Leg in je wervingsbeleid vast voor welke functies je een VOG vraagt, zodat je iedereen gelijk behandelt.

Let op de AVG. Je mag alleen een VOG vragen als dat noodzakelijk is voor de functie. Vraag de VOG pas aan het einde van de selectie, bij de kandidaat die je wilt aannemen, en niet bij alle sollicitanten. Een VOG bewaar je in het personeelsdossier, met de bewaartermijn die daarbij hoort. Een VOG hoort vaak bij een bredere antecedentenonderzoek of pre-employment screening.

Hoe vraag je als werkgever een VOG aan?

Als werkgever vraag je een VOG aan via de digitale aanvraag van Justis, waarvoor je eHerkenning nodig hebt, of via een papieren aanvraagformulier dat de kandidaat bij de gemeente inlevert. De digitale route is sneller en goedkoper.

Digitale VOG aanvragen

• Stap 1: Log als werkgever in bij Justis met eHerkenning.
• Stap 2: Vul de gegevens van de organisatie, de functie en het screeningsprofiel in.
• Stap 3: Vul de naam en het e-mailadres van de kandidaat in.
• Stap 4: De kandidaat ontvangt een e-mail met een aanvraagcode van Justis.
• Stap 5: De kandidaat logt in met DigiD, controleert de gegevens en betaalt met iDEAL.
• Stap 6: Justis beoordeelt de aanvraag en stuurt de VOG naar de kandidaat.

Voor een digitale aanvraag heeft de kandidaat een DigiD nodig en moet hij ingeschreven staan in de Basisregistratie Personen. Woont de kandidaat in het buitenland en staat hij niet in de BRP, dan gaat de aanvraag rechtstreeks bij Justis met een papieren aanvraagformulier.

Papieren VOG aanvraag via de gemeente

Bij een papieren VOG aanvraag vul je als werkgever het werkgeversdeel van het aanvraagformulier in en onderteken je het. De kandidaat vult zijn deel in, gaat naar het gemeenteloket in zijn woonplaats, legitimeert zich en betaalt de kosten. De gemeente stuurt de aanvraag door naar Justis.

Wat kost een VOG en wie betaalt?

Een VOG kost € 33,85 bij een digitale aanvraag en € 41,35 bij een aanvraag via de gemeente. De kandidaat betaalt de VOG aanvraag in eerste instantie zelf. Veel werkgevers vergoeden de kosten achteraf, al is dat niet verplicht.

Wil je de kosten vergoeden, overleg dan met je salarisadministratie hoe je dat fiscaal verwerkt binnen de werkkostenregeling. Voor vrijwilligers die met kinderen of kwetsbare personen werken, bestaat de regeling gratis VOG. De organisatie moet daarvoor aan voorwaarden voldoen.

Pas op voor commerciële tussenpartijen die aanbieden de aanvraag voor je te regelen. Justis waarschuwt dat dat geen tijdswinst oplevert en vooral extra kosten met zich meebrengt. Een VOG aanvragen doe je dus altijd rechtstreeks via Justis of de gemeente.

Hoe lang duurt een VOG aanvraag?

Een VOG aanvraag duurt meestal een paar dagen tot een week bij een digitale aanvraag zonder bijzonderheden. Justis heeft wettelijk vier weken om te beslissen, en kan die termijn met vier weken verlengen als er meer onderzoek nodig is.

Houd daar rekening mee in je planning. Vraag de VOG aan zodra je een kandidaat een aanbod wilt doen, en maak het aanbod voorwaardelijk tot de VOG binnen is. Zo voorkom je dat iemand begint zonder verplichte verklaring. Plan de aanvraag als vaste stap in je proces, net als het arbeidsvoorwaardengesprek.

Hoe lang is een VOG geldig?

Een VOG heeft geen wettelijke geldigheidsduur, maar de werkgever bepaalt hoe oud een VOG mag zijn. De meeste werkgevers accepteren alleen een VOG die maximaal drie tot zes maanden oud is. Een VOG zegt namelijk alleen iets over het verleden tot de afgiftedatum.

In sommige sectoren is een nieuwe VOG periodiek verplicht of geldt continue screening, zoals in de kinderopvang. Een nieuwe VOG aanvragen kan ook nodig zijn als een medewerker van functie verandert en het screeningsprofiel anders is.

Wat als een kandidaat geen VOG krijgt?

Krijgt een kandidaat geen VOG, dan ontvangt hij eerst een voornemen tot weigering van Justis en kan hij daarop reageren. Volgt daarna een definitieve weigering, dan kan hij bezwaar maken. Voor de werkgever betekent een weigering dat de kandidaat niet geschikt is voor een functie waarvoor de VOG verplicht is.

Leg daarom vooraf vast dat een aanbod onder voorbehoud van een positieve VOG is. Zo kun je het aanbod intrekken als de VOG wordt geweigerd. Behandel de informatie vertrouwelijk: de reden van de weigering gaat de werkgever niet aan.

Zo regel je de VOG in je proces met HoorayHR

HoorayHR is alles-in-één HR software voor het MKB, waarmee je werving, het aanbod en de onboarding van nieuwe collega’s in één proces regelt, inclusief vaste stappen zoals de VOG. Met onze werving en selectie software komen alle sollicitaties op één plek binnen en volg je elke kandidaat. Zegt een kandidaat ja, dan wordt die met één klik medewerker.

Daarna zet je met HR workflows de onboarding klaar, met taken zoals het aanvragen van de VOG, het tekenen van het contract en het klaarzetten van de laptop. De ontvangen VOG sla je op in het digitaal personeelsdossier, met rechten die bepalen wie hem kan zien.

Een VOG aanvragen als werkgever is een kleine stap met een grote waarde voor functies waar vertrouwen telt. Zet de aanvraag digitaal klaar, maak het aanbod voorwaardelijk en neem de VOG op als vaste stap in je proces. Zo start elke nieuwe collega met de juiste papieren.