Preboarding; een gestroomlijnd proces voor de voorbereiding van een nieuwe medewerker

Preboarding betekent het voorbereiden en verwelkomen van nieuwe medewerkers vóórdat ze daadwerkelijk aan de slag gaan. Het is een cruciale stap in het onboardingsproces, omdat het zorgt voor een soepele overgang en helpt om nieuwe medewerkers zich welkom te laten voelen nog voordat ze hun eerste werkdag hebben gehad.

Voor je HR-afdeling is het belangrijk om een checklist te hebben waarmee je ervoor zorgt dat alle benodigde voorbereidingen zijn getroffen. Denk hierbij aan administratieve taken zoals het verzamelen van persoonlijke gegevens, contractondertekening en toegang tot interne systemen. Maar ook praktische zaken zoals het regelen van werkplekken, apparatuur en eventuele trainingssessies.

Wat is preboarding?

Preboarding is als het ware een verlengstuk van het sollicitatieproces en de perfecte manier om ervoor te zorgen dat je nieuwe werknemer zich direct welkom voelt.

Tijdens preboarding krijgt de nieuwe medewerker alvast belangrijke informatie over zijn of haar functie, collega’s en bedrijfscultuur. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren door middel van een digitale introductievideo, waarin de CEO of andere teamleden zichzelf voorstellen. Op deze manier kan de nieuwe medewerker alvast een beetje kennismaken met het bedrijf en zich verbonden voelen nog voordat hij of zij op kantoor verschijnt.

Preboarding is ook een goede gelegenheid om praktische zaken af te handelen, zoals het regelen van alle benodigde papieren en documenten. Denk hierbij aan contracten, belastingformulieren en andere administratieve zaken die geregeld moeten worden voordat iemand officieel in dienst treedt.

Het verschil tussen preboarding en onboarding

Als het gaat om de introductie van een nieuwe medewerker, hoor je vaak de termen “preboarding” en “onboarding“. Hoewel deze twee processen nauw met elkaar verbonden zijn, hebben ze elk hun eigen betekenis en doel. Laten we eens kijken naar het verschil tussen preboarding en onboarding.

Preboarding is het proces dat plaatsvindt vóór de eerste werkdag van een nieuwe medewerker. Het is bedoeld om hen te verwelkomen in het team, hen voor te bereiden op hun nieuwe rol en ervoor te zorgen dat ze zich al vóór hun eerste dag betrokken voelen bij het bedrijf. Tijdens preboarding worden administratieve taken afgehandeld, zoals contractondertekening en informatie over salaris en arbeidsvoorwaarden wordt gedeeld.

Aan de andere kant is onboarding het proces dat begint op de eerste werkdag van een nieuwe medewerker. Het richt zich op training, kennismaking met collega’s, bedrijfscultuur en alle andere aspecten die essentieel zijn voor succesvolle integratie in het team. Onboarding helpt nieuwe medewerkers om snel productief te worden door hen te voorzien van alle middelen die ze nodig hebben om hun werk goed uit te voeren.

Eenvoudig preboarden met HoorayHR

Richt eenvoudig het preboarding proces in met workflows van HoorayHR. Met HoorayHR kun je alle benodigde documenten en informatie digitaal aanleveren aan nieuwe medewerkers nog voordat ze officieel in dienst treden. Dit betekent dat ze alvast kunnen beginnen met het invullen van hun persoonlijke gegevens, belastingformulieren en andere belangrijke documentatie.

Daarnaast biedt HoorayHR handige functies zoals het automatisch versturen van welkomstberichten, introductiemateriaal en nuttige tips om de eerste werkdagen soepel te laten verlopen. Het zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers zich welkom voelen nog voordat ze daadwerkelijk op kantoor zijn verschenen.

Bovendien stelt HoorayHR HR-afdelingen in staat om het preboardingproces nauwlettender te volgen en waar nodig bij te sturen. Je hebt altijd toegang tot informatie over elke nieuwe medewerker, waardoor administratieve taken aanzienlijk worden vereenvoudigd.

Disclaimer

Belangrijk! De artikelen en posts op onze website zijn bedoeld ter informatie en zijn niet bindend. Ze vormen geen volwaardig juridisch advies en zijn slechts opgesteld om informatie te delen over specifieke HR-onderwerpen. De inhoud van dit artikel is niet bedoeld ter vervanging van een bindend en juridisch advies wat voor uw specifieke situatie zal gelden.