Candidate experience: zo verbeter je het

Candidate experience is de totale ervaring die een kandidaat heeft met jouw organisatie tijdens het hele sollicitatieproces, van de eerste vacature tot het aanbod of de afwijzing. Een goede candidate experience zorgt dat kandidaten sneller ja zeggen, positief over je vertellen en later opnieuw solliciteren. Je verbetert het door snel te reageren, persoonlijk te communiceren en elke kandidaat netjes af te ronden.

Wat is candidate experience?

Candidate experience is hoe een kandidaat jouw werving beleeft: wat hij ziet, hoort en voelt bij elk contactmoment. Het gaat om de vacaturetekst, het sollicitatieformulier, de snelheid van reageren, de gesprekken, de communicatie tussendoor en de manier waarop je het proces afsluit. Elke stap draagt bij aan het beeld dat de kandidaat van je organisatie krijgt.

Candidate experience lijkt op klantbeleving, maar dan voor werving. Net als een klant vergelijkt een kandidaat jouw organisatie met andere. En net als een klant vertelt een kandidaat over zijn ervaring, aan vrienden, collega’s of op reviewsites. Een slechte candidate experience kost je dus niet alleen die ene kandidaat, maar ook je reputatie als werkgever.

De candidate experience volgt de route die een kandidaat aflegt. Die route heet de candidate journey: van oriëntatie via sollicitatie en selectie tot aanname of afwijzing. Wie die route goed kent, ziet waar kandidaten afhaken en waar het beter kan. Een recruitmentsysteem maakt die route zichtbaar. Met de keuzehulp voor een ATS systeem vind je een systeem dat past.

Waarom is candidate experience belangrijk?

Candidate experience is belangrijk omdat kandidaten in een krappe arbeidsmarkt kunnen kiezen, en de ervaring tijdens de sollicitatie hun keuze sterk beïnvloedt. Een positieve candidate experience vergroot de kans dat je topkandidaat jouw aanbod accepteert in plaats van dat van een andere werkgever.

Daarnaast heeft candidate experience invloed op je employer branding. Kandidaten die een positieve ervaring hebben, ook als ze zijn afgewezen, praten positief over je organisatie. Afgewezen kandidaten die netjes zijn behandeld, solliciteren vaak opnieuw bij toekomstige vacatures. Een slechte candidate experience werkt andersom: één negatieve review kan tientallen potentiële kandidaten afschrikken.

Ook voor de nieuwe medewerker telt het. De candidate experience is het begin van de employee experience. Een kandidaat die tijdens de sollicitatie al merkt dat afspraken worden nagekomen, start met vertrouwen. Lees meer over employer branding en de bredere employee experience.

Wat verwachten kandidaten tijdens het sollicitatieproces?

Kandidaten verwachten tijdens het sollicitatieproces vooral duidelijkheid, snelheid, persoonlijk contact en respect voor hun tijd. Ze willen weten waar ze aan toe zijn en hoe lang het proces duurt. Wachten zonder bericht is de grootste ergernis.

• Een eerlijke vacature met informatie over salaris, werkzaamheden en team.
• Een eenvoudige sollicitatie zonder lange formulieren of dubbel werk.
• Een snelle ontvangstbevestiging en een indicatie van de vervolgstappen.
• Een vast aanspreekpunt dat bereikbaar is voor vragen.
• Goed voorbereide gesprekken waarin ook de kandidaat vragen kan stellen.
• Kennismaking met toekomstige collega’s.
• Een duidelijke uitkomst, ook bij een afwijzing, liefst met feedback.

Kandidaten verwachten ook dat je hun gegevens zorgvuldig behandelt. Vertel welke gegevens je bewaart en hoe lang, en vraag toestemming als je een cv langer wilt bewaren voor toekomstige vacatures.

Hoe ziet een goede candidate experience eruit per fase?

Een goede candidate experience ziet er per fase anders uit: aantrekkelijk en eerlijk in de oriëntatie, eenvoudig bij het solliciteren, persoonlijk in de selectie en zorgvuldig bij de afronding. In elke fase kun je kleine dingen doen met een groot effect.

Oriëntatie

De candidate experience begint al bij de eerste kennismaking met je organisatie, vaak via een vacature of de werkgeverspagina. Laat zien wie er werken en hoe het werk eruitziet. Kandidaten willen weten met wie ze gaan werken, niet alleen wat de functie-eisen zijn. Lees meer over een goede vacaturetekst.

Sollicitatie

Maak solliciteren zo makkelijk mogelijk. Een cv en een korte motivatie zijn vaak genoeg. Elke extra stap in een sollicitatieformulier zorgt dat kandidaten afhaken, vooral op mobiel. Stuur direct een ontvangstbevestiging met een indicatie van de vervolgstappen.

Selectie

Reageer binnen een paar werkdagen op elke sollicitatie. Plan gesprekken snel en bereid ze goed voor. Laat de kandidaat kennismaken met toekomstige collega’s en geef ruimte voor vragen. Een vaste contactpersoon per vacature zorgt dat de kandidaat met een mens praat en niet met een mailbox.

Aanbod of afwijzing

Een goed aanbod is helder, op tijd en persoonlijk. Bij een afwijzing is de toon minstens zo belangrijk. Afgewezen kandidaten die een persoonlijke reactie met kwalitatieve feedback krijgen, houden een positieve ervaring over aan je organisatie. Bel kandidaten die op gesprek zijn geweest, in plaats van een standaardmail te sturen.

Wat zijn de kenmerken van een slechte candidate experience?

Een slechte candidate experience herken je aan lange stiltes, onduidelijke processen, slecht voorbereide gesprekken en kandidaten die nooit een afwijzing krijgen. Veel organisaties weten niet dat hun candidate experience slecht is, omdat afgewezen kandidaten zelden klagen.

• Kandidaten horen weken niets na hun sollicitatie.
• Het sollicitatieformulier vraagt informatie die al op het cv staat.
• Gesprekken worden verzet of de interviewer heeft het cv niet gelezen.
• Er zijn veel gespreksrondes zonder duidelijke uitleg.
• Afgewezen kandidaten krijgen geen bericht, of alleen een standaardmail.
• De kandidaat weet niet wie zijn aanspreekpunt is.

Bij een slechte ervaring haken kandidaten af, zeker de sterke kandidaten met meerdere opties. Bovendien vertellen ze hun ervaring door. Een slechte candidate experience heeft daardoor effect op toekomstige vacatures, ook als je het nu niet merkt.

Hoe kun je de candidate experience verbeteren?

Je kunt de candidate experience verbeteren door het proces vanuit de kandidaat te bekijken, vaste reactietijden af te spreken, persoonlijk te communiceren en feedback te vragen. Begin met de stap waar de meeste kandidaten afhaken.

• Stap 1: Solliciteer zelf eens op je eigen vacature en noteer wat je tegenkomt.
• Stap 2: Vereenvoudig het sollicitatieformulier tot de echte basis.
• Stap 3: Spreek maximale reactietijden af per stap in het proces.
• Stap 4: Wijs per vacature een vaste contactpersoon aan.
• Stap 5: Laat kandidaten kennismaken met het team.
• Stap 6: Rond elke sollicitatie persoonlijk af, ook bij een afwijzing.
• Stap 7: Vraag kandidaten na afloop om feedback op het proces.

Stap 7 wordt vaak overgeslagen, maar levert veel op. Een korte vragenlijst na de sollicitatie geeft je kwalitatieve feedback over wat goed ging en wat beter kan. Vraag het ook aan nieuwe medewerkers na hun eerste maand, als de herinnering nog vers is.

Hoe ga je om met afgewezen kandidaten?

Afgewezen kandidaten behandel je met dezelfde zorg als de kandidaat die je aanneemt: tijdig, persoonlijk en met een reden. De afwijzing is vaak het laatste contactmoment en bepaalt welk beeld blijft hangen. Een zorgvuldige afwijzing is daarmee een van de sterkste middelen voor een positieve candidate experience.

Stem de vorm af op de fase. Wie alleen een cv heeft gestuurd, krijgt een persoonlijke mail met een korte toelichting. Wie op gesprek is geweest, verdient een telefoontje met concrete feedback: wat ging goed, wat gaf de doorslag voor een andere kandidaat? Vraag of de kandidaat in je talentenpool wil, zodat je hem kunt benaderen voor toekomstige vacatures.

Een sterke kandidaat die net niet is gekozen, is een waardevol contact. Over een paar maanden ontstaat misschien een functie die beter past. Wie die kandidaat goed heeft afgewezen, heeft een veel grotere kans dat hij dan opnieuw solliciteert.

Welke rol speelt snelheid in de candidate experience?

Snelheid is een van de belangrijkste factoren in de candidate experience, omdat kandidaten wachten zonder bericht ervaren als desinteresse. Hoe langer het proces, hoe groter de kans dat een kandidaat afhaakt of elders ja zegt. Kandidaten verwachten een reactie binnen dagen, niet binnen weken.

Snelheid betekent niet dat je overhaast beslist. Het betekent dat elke stap een duidelijke termijn heeft en dat je de kandidaat laat weten waar hij staat. Ook een kort bericht als “we hebben nog tijd nodig, je hoort uiterlijk vrijdag van ons” voorkomt onzekerheid. Plan gesprekken direct in de agenda’s van de betrokken collega’s, zodat er geen dagen verloren gaan aan heen en weer mailen. Lees meer over hoe je de doorlooptijd meet en verkort in ons artikel over het werving en selectieproces.

Hoe meet je candidate experience?

Candidate experience meet je met een korte vragenlijst na de sollicitatie, met cijfers over afhakers en reactietijden, en met reviews op werkgeverssites. Combineer harde data met de ervaring van kandidaten zelf.

Nuttige meetpunten zijn het percentage kandidaten dat het proces afrondt, de gemiddelde reactietijd per stap, het percentage aanbiedingen dat wordt geaccepteerd en de score die kandidaten het proces geven. Ook de time to hire zegt iets: een lang proces leidt vaak tot een slechtere ervaring. Bespreek de cijfers regelmatig met de hiring managers, want zij bepalen voor een groot deel de snelheid.

Hoe draagt het team bij aan een goede candidate experience?

Het team draagt bij aan een goede candidate experience door mee te zoeken, kandidaten te ontmoeten en een eerlijk beeld te geven van het werk. Kandidaten vertrouwen collega’s vaak meer dan een recruiter of vacaturetekst.

Laat toekomstige collega’s aansluiten bij een gesprek of een korte kennismaking. Zo kan de kandidaat vragen stellen over de dagelijkse praktijk, en krijgt het team een beeld van de kandidaat. Collega’s die zelf meebeslissen, staan bovendien achter de nieuwe collega. Dat maakt de overgang naar een goede start makkelijker.

Zo verbeter je de candidate experience met HoorayHR

HoorayHR is alles-in-één HR software voor het MKB, waarmee je een persoonlijke candidate experience combineert met een efficiënt proces. Met onze werving en selectie software publiceer je vacatures op een eigen vacaturesite in de stijl van je bedrijf, waar kandidaten meteen zien met wie ze gaan werken.

Alle sollicitaties komen op één plek binnen, en per vacature stel je een contactpersoon in. Zo praat een kandidaat met een mens, niet met een mailbox. Collega’s die een kandidaat spraken, delen hun oordeel in HoorayHR, zodat je snel en samen beslist. Zegt de kandidaat ja, dan wordt die met één klik medewerker en krijgt hij een persoonlijk welkom in de onboarding, met alle gegevens uit de sollicitatie al ingevuld.

Candidate experience is geen extra service, maar de kern van goede werving. Elke kandidaat, aangenomen of niet, neemt een verhaal over je organisatie mee. Zorg dat het een goed verhaal is: reageer snel, wees persoonlijk en rond elke sollicitatie zorgvuldig af.