Afwijzing sollicitatie: voorbeeldmail en tips

Een afwijzing sollicitatie is het bericht waarin een werkgever een sollicitant laat weten dat hij niet doorgaat in de sollicitatieprocedure. Een sollicitant afwijzen doe je snel, persoonlijk en eerlijk: je bedankt de kandidaat, geeft kort de reden en sluit positief af. Zo houdt de afgewezen sollicitant een positieve indruk van je organisatie, ook al is het nieuws teleurstellend.

Waarom is een goede afwijzing belangrijk?

Een goede afwijzing is belangrijk omdat de manier waarop je een sollicitant afwijst bepaalt hoe die kandidaat over je organisatie blijft denken. Een sollicitant die je afwijst, vertelt zijn ervaring door aan vrienden, collega’s en soms online. Een nette afwijzing beschermt dus je employer branding. Een sollicitant netjes afwijzen is daarmee net zo belangrijk als een kandidaat aannemen.

Veel kandidaten krijgen nooit een reactie, of pas na weken. Dat levert een negatieve ervaring op, terwijl de kandidaat tijd heeft gestoken in een sollicitatiebrief en misschien een gesprek. Een snelle en vriendelijke afwijzing laat zien dat je kandidaten serieus neemt. Een kandidaat die zich serieus genomen voelt, solliciteert later misschien opnieuw of beveelt je aan.

Een afwijzing is ook het laatste contactmoment in de candidate journey. Wie dat moment goed regelt, onderscheidt zich op een krappe arbeidsmarkt. Een vast proces voor afwijzingen hoort daarom bij elk goed ingericht wervingstraject. Kies je een systeem om dat te ondersteunen, gebruik dan onze keuzehulp voor een ATS systeem.

Wanneer wijs je een sollicitant af?

Een sollicitant afwijzen doe je zodra je weet dat de kandidaat niet doorgaat naar de volgende ronde of tweede ronde. Wacht niet tot de vacature is ingevuld. Hoe langer een kandidaat wacht, hoe groter de teleurstelling en hoe slechter het beeld van je organisatie.

Richtlijnen voor de timing:

• Na de brief of het cv: wijs de sollicitant binnen één tot twee weken af. Valt een kandidaat direct af, reageer dan zo snel mogelijk.
• Na een eerste gesprek of kennismakingsgesprek: laat binnen een week weten dat je niet doorgaat.
• Na een tweede gesprek of een assessment: bel de kandidaat binnen enkele dagen en bevestig het daarna per e-mail.

De NVP Sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement geeft richtlijnen voor een eerlijke sollicitatieprocedure, ook voor het afwijzen. De code is niet wettelijk verplicht, maar veel werkgevers houden zich eraan. Volgens de code geef je een afgewezen sollicitant de reden van de afwijzing en reageer je op tijd.

Hoe schrijf je een afwijzing van een sollicitatie?

Een afwijzing van een sollicitatie schrijf je in vier delen: een inleidende alinea met dank, het slechte nieuws, een verklarende alinea met de reden en een positieve afsluiting. Een goede opzet is direct, maar vriendelijk. Een sollicitant weet liever meteen waar hij aan toe is dan dat hij drie alinea’s moet lezen voordat het nieuws komt.

• Stap 1: Begin met een bedankje. Bedankt voor je sollicitatie en de tijd die de kandidaat erin stak. Noem de vacature bij naam.
• Stap 2: Breng het slechte nieuws helder. Schrijf bijvoorbeeld: “We hebben helaas besloten om niet met je verder te gaan.” Wees direct, zonder lange aanloop.
• Stap 3: Geef de reden. Leg kort uit waarom: een andere kandidaat sloot beter aan, of er ontbrak specifieke ervaring.
• Stap 4: Sluit positief af. Wens de kandidaat succes met de verdere zoektocht, en noem toekomstige kansen als je dat meent.

Schrijf in de herkenbare tone of voice van je organisatie. Een informeel bedrijf schrijft informeel, een formeel bedrijf mag formeler zijn. Voeg waar het kan een persoonlijke noot toe: iets wat je opviel in de brief of het gesprek. Dat maakt het verschil tussen een standaardbrief en een goede afwijzing.

Wat zet je niet in een afwijzing?

In een afwijzing zet je geen redenen die discriminerend zijn of zo kunnen overkomen. Leeftijd, geslacht, afkomst, zwangerschap, geloof of een handicap mogen nooit de reden zijn om een sollicitant af te wijzen. Dat verbiedt de Algemene wet gelijke behandeling. De exacte en actuele regels vind je op de website van de Rijksoverheid.

Vermijd daarnaast:

• Vage zinnen als “je past niet in het team” zonder concrete uitleg.
• Beloftes die je niet waarmaakt, zoals “we bewaren je cv” zonder dat je dat echt doet.
• Vergelijkingen met de kandidaat die wel is aangenomen.
• Te lange uitleg die als een verdediging klinkt.

Wil je het cv van een kandidaat bewaren voor passende vacatures in de toekomst? Vraag daar dan schriftelijk toestemming voor. Zonder toestemming verwijder je de gegevens volgens de AVG uiterlijk vier weken na de sollicitatieprocedure. Met toestemming mag je ze maximaal een jaar bewaren, bijvoorbeeld in een talentenpool.

Voorbeeld afwijzing na brief of cv

Een afwijzing na de brief of het cv is kort, omdat je de kandidaat nog niet hebt leren kennen. Je hoeft niet uitgebreid uit te leggen waarom de sollicitatie niet doorgaat, maar een korte reden maakt de afwijzing een stuk menselijker.

Onderwerp: Je sollicitatie als [functie]

Beste [naam],

Bedankt voor je sollicitatie als [functie] bij [organisatie]. We hebben je brief en cv met interesse gelezen.

We hebben veel reacties ontvangen en na zorgvuldige overweging besloten om niet met je verder te gaan in het sollicitatieproces. We zochten iemand met meer ervaring in [vakgebied], en andere kandidaten sloten daar beter op aan.

We wensen je veel succes met je verdere zoektocht. Kom je een andere vacature bij ons tegen die bij je past, dan zien we je sollicitatie graag tegemoet.

Met vriendelijke groet,
[naam en functie]

Voorbeeld afwijzing na een sollicitatiegesprek

Een afwijzing na een sollicitatiegesprek is persoonlijker, omdat de kandidaat meer tijd en energie heeft geïnvesteerd. Na een eerste of tweede gesprek bel je de kandidaat bij voorkeur eerst. Een persoonlijk gesprek geeft ruimte voor vragen en voor feedback. Stuur daarna een korte bevestiging per e-mail.

Onderwerp: Ons gesprek over de functie [functie]

Beste [naam],

Hartelijk dank voor het prettige gesprek van [datum]. We vonden het fijn om je te leren kennen en hebben een goede indruk gekregen van je ervaring in [onderwerp].

Na zorgvuldige afweging hebben we helaas besloten om met een andere kandidaat verder te gaan. Die kandidaat had meer ervaring met [concreet onderdeel], dat in deze functie vanaf de eerste dag nodig is.

Je sterke punten, zoals [voorbeeld], vielen ons op. Wil je meer feedback, bel of mail me dan gerust.

We wensen je veel succes en hopen dat we elkaar in de toekomst nog tegenkomen.

Met vriendelijke groet,
[naam en functie]

Pas de voorbeelden altijd aan op de kandidaat en het gesprek. Wie een afwijzingsmail schrijft met een herkenbare persoonlijke noot, laat zien dat de kandidaat gezien is. Een standaardtekst die duidelijk door tien mensen is ontvangen, niet.

Voorbeeld afwijzing na een tweede ronde of assessment

Een afwijzing na een tweede ronde of assessment breng je altijd eerst telefonisch. De kandidaat heeft dan meerdere gesprekken gevoerd, soms een opdracht gemaakt en misschien al zijn huidige werkgever gepolst. Hoe verder iemand in het sollicitatieproces zit, hoe persoonlijker de afwijzing moet zijn.

Bereid het telefoongesprek voor met de feedback uit het team. Was het een goede match op inhoud, maar koos je voor een andere kandidaat met meer ervaring? Zeg dat dan eerlijk. Was je ervan overtuigd dat de kandidaat het werk aankan, maar paste een andere richting beter bij de vacature? Leg dat uit. Bevestig het gesprek daarna kort per e-mail:

Beste [naam],

Hartelijk dank voor je tijd en energie in de gesprekken en de opdracht. Zoals ik je telefonisch vertelde, hebben we besloten om met een andere kandidaat verder te gaan.

We waren onder de indruk van [concreet voorbeeld]. Mag ik je benaderen als er een passende vacature opengaat? Dan bewaren we je gegevens graag, met jouw toestemming.

Veel succes met je verdere sollicitaties.

Met vriendelijke groet,
[naam en functie]

Welke fouten maken werkgevers bij het afwijzen van sollicitanten?

De meest gemaakte fout bij het afwijzen van sollicitanten is niet reageren. Veel kandidaten horen na hun sollicitatie nooit meer iets. Dat kost je reputatie, terwijl een korte afwijzing nauwelijks tijd kost.

Andere fouten die werkgevers vaak maken:

• Te lang wachten met een sollicitant af te wijzen, omdat je eerst een kandidaat wilt aannemen.
• Een standaardtekst zonder naam of functie, zodat de kandidaat merkt dat niemand zijn brief heeft gelezen.
• Goed nieuws en slecht nieuws door elkaar, waardoor de kandidaat niet weet waar hij aan toe is.
• Feedback beloven en daarna niet bereikbaar zijn.
• Geschikte kandidaten afwijzen zonder te vragen of je ze later mag benaderen.

Een goede voorbereiding van het gesprek helpt ook om later een kandidaat helder af te wijzen. Als je vooraf de functie-eisen en vragen vastlegt, kun je achteraf duidelijk uitleggen waarom een kandidaat niet paste. Lees daarvoor ons artikel over een sollicitatiegesprek voorbereiden.

Hoe maak je het afwijzen van sollicitanten efficiënter?

Het afwijzen van sollicitanten maak je efficiënter met vaste teksten per fase, duidelijke afspraken over wie reageert en één overzicht van alle kandidaten. Zo kost elke afwijzing een paar minuten, en kun je die tijd besteden aan de persoonlijke noot.

Maak drie basisteksten: na de brief, na een gesprek en na een tweede ronde. Pas elke tekst aan met de naam, de functie en één concreet punt. Leg daarnaast vast binnen hoeveel dagen een kandidaat een reactie krijgt. Met een ATS systeem zie je bovendien in één oogopslag welke sollicitanten nog geen reactie hebben gehad. Dat werkt een stuk efficiënter dan zoeken in een gedeelde mailbox. Meer praktische ideeën vind je in onze recruitment tips.

Hoe geef je feedback aan een afgewezen sollicitant?

Feedback aan een afgewezen sollicitant geef je kort, eerlijk en met concrete voorbeelden. Noem één of twee sterke punten en één punt waarop de kandidaat minder goed aansloot op de functie. Blijf bij feiten uit de brief of het gesprek, niet bij je gevoel.

Feedback geef je het liefst telefonisch na een sollicitatiegesprek. Bereid het gesprek voor, zodat je niet hoeft te zoeken naar woorden:

• Begin met dank voor de tijd en de interesse in de vacature.
• Breng het besluit direct, zonder lange aanloop.
• Geef de belangrijkste reden, gekoppeld aan de functie-eisen.
• Noem wat goed ging, met een concreet voorbeeld uit het gesprek.
• Laat ruimte voor vragen en eindig met succes voor de volgende sollicitatie.

Een teleurgestelde kandidaat wil soms in discussie gaan over de beslissing. Blijf vriendelijk, luister, maar kom niet terug op het besluit. Afwijzen gaat niet over gelijk krijgen, maar over een nette manier van afscheid nemen.

Hoe wijs je een open sollicitatie af?

Een open sollicitatie wijs je af met een kort bericht waarin je de kandidaat bedankt en uitlegt dat er op dit moment geen passende functie is. Ook een open sollicitatie verdient een reactie, want de kandidaat heeft bewust voor jouw organisatie gekozen.

Vraag of je de gegevens mag bewaren voor toekomstige kansen. Zo bouw je een groep kandidaten op die je kunt benaderen zodra er een passende vacature opengaat. Dat bespaart werk bij de volgende werving en de kandidaat voelt zich gezien.

Hoe wijs je een interne kandidaat af?

Een interne kandidaat wijs je af in een persoonlijk gesprek, nooit alleen per e-mail. Een collega die solliciteert en wordt afgewezen, blijft gewoon in je organisatie werken. Een slordige afwijzing kan dan leiden tot onvrede of vertrek.

Bespreek eerlijk waarom de andere kandidaat beter paste en wat de collega nodig heeft om een volgende keer wel in aanmerking te komen. Maak daar concrete afspraken over, bijvoorbeeld een training of meer verantwoordelijkheid in de huidige functie. Zo wordt de afwijzing een start van een ontwikkelgesprek in plaats van een domper.

Zo regel je afwijzingen in de praktijk

Afwijzingen regel je in de praktijk het best met vaste afspraken en een centrale plek voor alle sollicitaties. Bij werving via e-mail en losse mappen vergeet iemand vroeg of laat een sollicitant te reageren. Of twee collega’s reageren allebei, met een ander verhaal.

Leg daarom vast wie de afwijzing stuurt, binnen hoeveel dagen, en welke tekst je als basis gebruikt. Bewaar per kandidaat waar die staat in het proces en wanneer je contact hebt gehad. Zo weet elke recruiter en hiring manager wat er al is gecommuniceerd. Meer over het hele proces lees je in ons artikel over het werving en selectieproces.

Zo regel je werving en afwijzingen met HoorayHR

HoorayHR is alles-in-één HR software voor het MKB, waarmee je alle sollicitaties en de communicatie met kandidaten op één plek beheert. Met onze werving en selectie software komen alle sollicitaties binnen in één overzicht, zodat je ziet welke sollicitant nog op een reactie wacht.

Per vacature stel je een vaste contactpersoon in, zodat kandidaten weten met wie ze contact hebben en niemand dubbel reageert. Je team deelt per kandidaat zijn oordeel, waardoor je de reden van een afwijzing makkelijk kunt onderbouwen. Kies je wel voor een kandidaat, dan wordt die met één klik medewerker en start de onboarding.

Een afwijzing is geen eindpunt, maar een kans om te laten zien wat voor werkgever je bent. Reageer snel, wees eerlijk en sluit positief af. Dan blijft ook een afgewezen sollicitant een ambassadeur van je organisatie.