Mit HoorayHR sind wir durch unsere HR Software darauf spezialisiert, HR Prozesse zu automatisieren. Gemeinsam mit Partnern erforschen wir kontinuierlich, wie du mit und ohne Automatisierung Zeit bei deinen HR Prozessen sparst. In unserem Webinar „Hol mehr aus deinem HR mit wenig Zeit“ haben wir uns der Herausforderung für UnternehmerInnen – aber auch HR-ManagerInnen – gewidmet: Wie holst du mit begrenzter Zeit mehr aus deinen HR Prozessen heraus?
Was sind HR Prozesse?
HR Prozesse sind die Abläufe, die du einrichtest, um administrative Aufgaben in deiner Organisation zu erledigen, zum Beispiel HR-Gespräche zu führen. In der HR Software von HoorayHR kannst du alle administrativen Aufgaben ganz einfach verwalten. Die HR-Abteilung spart Zeit in bestehenden Prozessen, indem sie HR Software oder ein HR System nutzt. Du kannst den gesamten administrativen HR Prozess automatisieren und dich dadurch stärker auf andere wichtige Prozessschritte konzentrieren.
HR Prozesse einzurichten steht als UnternehmerIn oft nicht ganz oben auf der Liste. Doch je mehr dein Unternehmen wächst, desto wichtiger wird es, dein Team strukturiert wachsen zu lassen. HR Prozesse sind ein breites Feld – alles, was dein Team betrifft. Vom Onboarding- und Offboarding-Prozess bis hin zu Performance Management und Gehaltsabrechnung.
Wenn du deine HR Prozesse wirklich verstehst, sparst du Zeit und holst mehr aus deinem Unternehmen heraus.
Administrative Aufgaben im HR Prozess automatisieren – so geht’s
Hier sind sechs Tipps, wie du deine HR Prozesse smarter gestaltest (manche wirken offensichtlich, sind aber trotzdem essenziell):
1. Verschaffe dir einen Überblick über deine HRM Prozesse und Herausforderungen
Bevor du deine HR Prozesse verbesserst, brauchst du einen klaren Überblick über den aktuellen Stand. Analysiere, welche HR Prozesse es derzeit gibt, und identifiziere die Herausforderungen innerhalb dieser Abläufe.
Du willst wissen, welche HR Prozesse es überhaupt gibt? Dann lies unseren Wissensartikel über HR Prozesse. Erfasse außerdem deine konkreten HR Herausforderungen – zum Beispiel mithilfe einer Mitarbeitendenzufriedenheitsumfrage.
2. Führe eine Mitarbeitendenzufriedenheitsumfrage durch
Du willst wissen, wo es in euren HR Prozessen hakt? Dann hol dir Feedback aus dem Team. Wie erleben sowohl bestehende als auch neue Mitarbeitende die Arbeitsatmosphäre, ihre Aufgaben und die Zusammenarbeit? Mithilfe einer Mitarbeitendenzufriedenheitsumfrage findest du heraus, wo die echten Herausforderungen in deinen HRM Prozessen liegen. Eine solche Umfrage ist ein zentraler Bestandteil bei der Optimierung interner Prozesse – besonders im HR. Denn deine Mitarbeitenden sind der Motor deiner Organisation. Ihr Input hilft dir, die richtigen Prioritäten für die Weiterentwicklung deines Unternehmens zu setzen. Wenn die Prozesse stimmen, wirkt sich das positiv auf die Leistung, die Zielerreichung und den gesamten Unternehmenserfolg aus.
3. Leite Verbesserungen ab und priorisiere sie
Setze klare Prioritäten und entscheide bewusst, wofür du deine Zeit einsetzt. Erstelle eine Zeit-gegen-Impact-Matrix. Maßnahmen mit hoher Wirkung und geringem Zeitaufwand? Starte direkt im Januar damit.
4. Hol dir Unterstützung aus deinem Team
Puh, auch noch HR Prozesse optimieren? Du musst schließlich dein Unternehmen führen, Sales machen, Marketing planen – und alles andere, was als UnternehmerIn auf deinem Tisch landet. Und als HR-ManagerIn steckst du ohnehin tief in der Administration (HINWEIS: Hör auf mit Excel, starte mit HoorayHR!).
Frag dich bei jeder Priorität: „Muss ich das selbst machen?“ Trau dich, Hilfe einzufordern. Du hast keine Zeit für eine Mitarbeitendenzufriedenheitsumfrage? Dann beziehe KollegInnen ein, die Lust haben, diese Umfrage aufzusetzen. Kommuniziere offen im Team, wer die Umfrage durchführt. Das spart dir enorm viel Zeit!
5. Halte deine HR Prozesse in einem Human Resource Management System fest
Du brauchst einen klaren Überblick über deine Prozesse. Dokumentiere sie daher – zum Beispiel deinen Onboarding-Prozess. So erkennst du, welche Verbesserungen du umgesetzt hast und ob sie tatsächlich Wirkung zeigen. Außerdem verstehen andere KollegInnen genau, wie der Prozess funktioniert. Das spart Zeit und verhindert, dass du jedes Mal wieder bei null anfängst.
6. Optimiere deine HRM Prozesse kontinuierlich
Zum Schluss: Denk in kleinen Schritten. Setze schnelle Verbesserungen direkt um und etabliere einen festen Rhythmus. So wird Optimierung zu einem kontinuierlichen Prozess und deine Workload bleibt überschaubar. Integriere das Thema HR Prozessoptimierung zum Beispiel in deine monatlichen Meetings oder erstelle ein einfaches Google Form, über das KollegInnen Feedback und Tipps einreichen können, die du monatlich auswertest.
Webinar ansehen: HR Prozesse verbessern mit wenig Zeit
Vor einigen Monaten haben wir ein Webinar zur Optimierung von HR Prozessen in Organisationen veranstaltet. In der Praxis zeigt sich nämlich, dass UnternehmerInnen oder die HR-Abteilung viel Zeit verlieren – etwa bei der Rekrutierung neuer Mitarbeitender, bei administrativen Aufgaben oder bei Regelungen rund um das Arbeitsverhältnis. Mit der Implementierung von HRM Software digitalisierst du all diese HR Aufgaben. Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitsstunden einfach, beantragen Urlaub unkompliziert und finden alle HR-Informationen an einem digitalen Ort. Du als UnternehmerIn musst nicht mehr verschiedene Prozesse jonglieren, sondern konzentrierst dich auf Produktivität und Weiterentwicklung deiner Organisation.
Im Webinar zeigen wir dir, wie du mit HRM Software Zeit sparst. Welche Schritte bieten das größte Einsparpotenzial – und worauf solltest du dich als UnternehmerIn fokussieren?
