Entgelttransparenzgesetz: Praxisleitfaden für HR in KMU
Kurzintro
Das Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) soll für mehr Fairness und Transparenz bei Gehältern sorgen. Gerade kleine und mittlere Unternehmen stehen jedoch vor der Herausforderung, gesetzliche Anforderungen mit begrenzten Ressourcen umzusetzen. Mit der kommenden EU Entgelttransparenzrichtlinie steigt zusätzlich der Handlungsdruck, sich frühzeitig strukturiert aufzustellen.
Was wird sich ab Juni 2026 ändern?
Mit der Umsetzung der EU Entgelttransparenzrichtlinie ab Juni 2026 kommen auf Unternehmen deutlich erweiterte Pflichten zu. Ziel ist es, die Entgelttransparenz europaweit zu stärken und den Gender Pay Gap weiter zu reduzieren.
Zu den wichtigsten Neuerungen gehören:
- Offenlegung von Gehaltsbandbreiten bereits im Bewerbungsprozess
- stärkere Auskunftsrechte für Arbeitnehmer
- verpflichtende Berichte zum Gender Pay Gap
- klar definierte Sanktionen bei Verstößen
- höhere Anforderungen an Dokumentation und Prozesse
Für viele Unternehmen bedeutet das eine spürbare Veränderung in der HR-Arbeit. Prozesse müssen strukturierter, Daten sauberer und Entscheidungen transparenter werden.
Aufrufe & Pflichten für Arbeitgeber
Das Thema Entgelttransparenz gewinnt zunehmend an Bedeutung. Immer mehr Arbeitnehmer möchten verstehen, wie ihr Gehalt zustande kommt und ob es fair im Vergleich zu anderen ist. Typische Aufrufe an HR drehen sich dabei um Fragen wie den Vergleich mit Kolleginnen und Kollegen oder die Kriterien der Gehaltsfestlegung.
Für Arbeitgeber bedeutet das Entgelttransparenzgesetz vor allem, dass sie nachvollziehbare und diskriminierungsfreie Vergütungsstrukturen schaffen müssen. Auch wenn das Gesetz formal erst ab bestimmten Unternehmensgrößen greift, betrifft das Thema faktisch nahezu alle Unternehmen. Denn Transparenz wird zunehmend erwartet – nicht nur rechtlich, sondern auch kulturell.
EU Entgelttransparenzrichtlinie
Mit der neuen EU Entgelttransparenzrichtlinie wird das Thema Gehaltstransparenz auf eine neue Ebene gehoben. Während das deutsche EntgTranspG eher zurückhaltend formuliert ist, bringt die Richtlinie deutlich strengere Anforderungen mit sich.
Unternehmen müssen künftig unter anderem Gehaltsbandbreiten bereits im Bewerbungsprozess offenlegen und regelmäßig über den Gender Pay Gap berichten. Zudem werden die Rechte der Arbeitnehmer gestärkt und Sanktionen bei Verstößen klarer definiert.
Die Umsetzung in nationales Recht ist bis 2026 vorgesehen. Das mag noch weit entfernt erscheinen, doch die Erfahrung zeigt: Wer erst kurz vorher beginnt, gerät schnell unter Druck. Deshalb ist es sinnvoll, bereits jetzt Strukturen aufzubauen, die den Anforderungen der Entgelttransparenzrichtlinie gerecht werden.
Was regelt das Entgelttransparenzgesetz praktisch?
In der Praxis dreht sich das Entgelttransparenzgesetz vor allem um den sogenannten Auskunftsanspruch. Beschäftigte haben das Recht zu erfahren, wie ihr Gehalt im Vergleich zu einer Gruppe von Kolleginnen oder Kollegen mit vergleichbarer Tätigkeit eingeordnet ist. Dabei wird in der Regel das Median-Gehalt dieser Vergleichsgruppe herangezogen.
Entscheidend ist, dass es sich um gleiche oder gleichwertige Arbeit handelt. Diese wird nicht nur über den Jobtitel definiert, sondern über Faktoren wie Qualifikation, Verantwortung und Arbeitsbedingungen. Genau hier liegt in der Praxis oft die größte Herausforderung für HR: Vergleichbarkeit sauber herzustellen.
Sanktionen sind im deutschen Gesetz zwar weniger stark ausgeprägt als in der EU Entgelttransparenzrichtlinie, dennoch entstehen Risiken – etwa durch Klagen oder Reputationsschäden. Die Durchsetzung erfolgt meist über individuelle Ansprüche oder über den Betriebsrat.
Gender Pay Gap
Ein zentrales Ziel des Gesetzes ist die Reduzierung des Gender Pay Gap, also der durchschnittlichen Gehaltslücke zwischen Männern und Frauen. Dieser kann sowohl unbereinigt als auch bereinigt betrachtet werden. Während der unbereinigte Wert alle Unterschiede abbildet, berücksichtigt der bereinigte Gender Pay Gap Faktoren wie Position oder Qualifikation.
Das Entgelttransparenzgesetz trägt dazu bei, diese Unterschiede sichtbar zu machen. Denn erst wenn Unternehmen ihre eigenen Daten analysieren, erkennen sie mögliche Ungleichheiten. Typische Datenquellen sind interne HR-Systeme, Gehaltsbenchmarks oder offizielle Statistiken.
Gehaltsangaben in Stellenanzeigen ab 2026
Ein besonders relevanter Aspekt der neuen Regelungen ist die Pflicht zur Angabe von Gehältern in Stellenanzeigen. Ab 2026 müssen Arbeitgeber bereits im Recruiting-Prozess transparenter werden und Bewerbenden klare Informationen zur Vergütung liefern. Ziel ist es, von Anfang an faire Bedingungen zu schaffen und Gehaltsverhandlungen auf eine objektivere Basis zu stellen.
Konkret bedeutet das:
- Angabe von Gehaltsbandbreiten in Stellenanzeigen
- keine Nachfrage nach bisherigen Gehältern von Bewerbenden
- transparente Kommunikation von Vergütungsstrukturen
Für Unternehmen erfordert das ein Umdenken im Recruiting, bietet aber gleichzeitig die Chance, Vertrauen aufzubauen und sich als moderner Arbeitgeber zu positionieren.
„Mit HR-Analytics für mehr Entgelttransparenz lassen sich Gehaltsstrukturen systematisch analysieren und der Gender Pay Gap sichtbar machen.“
Schritte für HR in KMU
Für viele KMU wirkt die Umsetzung zunächst komplex. In der Realität geht es jedoch weniger um Perfektion als um einen strukturierten Start. Der erste Schritt besteht darin, die vorhandene Datenlage zu prüfen. Häufig sind Gehaltsinformationen zwar vorhanden, aber nicht konsistent oder schwer vergleichbar.
Darauf aufbauend sollten Jobprofile vereinheitlicht werden. Nur wenn klar definiert ist, welche Rolle welche Anforderungen hat, lassen sich faire Vergleiche anstellen. Anschließend empfiehlt es sich, eine standardisierte Entgeltstruktur zu entwickeln, die auf nachvollziehbaren Kriterien basiert.
Ein besonders wichtiger Punkt ist die zentrale Dokumentation. Ohne ein klares System verlieren Unternehmen schnell den Überblick. Genau hier können digitale HR-Tools unterstützen. Lösungen wie HoorayHR helfen dabei, Gehaltsdaten strukturiert zu erfassen und langfristig transparent zu verwalten.
Checkliste Umsetzung
Eine erfolgreiche Umsetzung beginnt mit klaren Verantwortlichkeiten und einem realistischen Zeitplan. Unternehmen sollten zunächst alle relevanten Gehalts- und Funktionsdaten zusammentragen und prüfen, ob diese vollständig und vergleichbar sind.
Ebenso wichtig ist die Definition von Rollen und Zugriffsrechten. Nicht jede Information sollte für alle sichtbar sein – gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass HR effizient arbeiten kann. Ergänzend sollten Führungskräfte frühzeitig eingebunden und über die neuen Anforderungen informiert werden.
Praktische Tipps und Fallstricke
In der Praxis zeigt sich immer wieder, dass kleine Fehler große Auswirkungen haben können. Besonders kritisch sind zu kleine Vergleichsgruppen, da sie die Aussagekraft der Daten einschränken und datenschutzrechtliche Probleme verursachen können.
Auch die Anonymisierung spielt eine zentrale Rolle. Bevor Daten weitergegeben werden, muss sichergestellt sein, dass keine Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich sind. Gleichzeitig lohnt es sich, standardisierte Vorlagen für Auskunftsanfragen zu entwickeln, um Prozesse effizienter zu gestalten.
Weiterführende Ressourcen
Wer sich intensiver mit dem Thema beschäftigen möchte, sollte einen Blick in den Gesetzestext des EntgTranspG sowie in die EU Entgelttransparenzrichtlinie werfen. Ergänzend gibt es Mustervorlagen für Auskunftsprozesse, die insbesondere für KMU hilfreich sind.
Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, externe Unterstützung oder Softwarelösungen in Betracht zu ziehen, um die Umsetzung effizienter zu gestalten.
Konkrete Next Steps
Der beste Zeitpunkt, um mit Entgelttransparenz zu starten, ist jetzt. Unternehmen sollten zunächst ihre Daten analysieren und erste Strukturen schaffen. Eine praktische Checkliste kann dabei helfen, den Überblick zu behalten und nichts zu vergessen.
Wer den Prozess beschleunigen möchte, kann zusätzlich eine Demo mit HoorayHR vereinbaren. So lassen sich Gehaltsstrukturen nicht nur transparenter, sondern auch deutlich effizienter verwalten.
