Immer mehr Unternehmen entscheiden sich dafür, ihre Personalverwaltung AVG-konform einzurichten. Trotzdem sehen wir noch immer Unternehmen, die ihre Personalverwaltung in einzelnen Ordnern und Excel-Dokumenten führen. Was wir ebenfalls häufig sehen: Personen haben versehentlich Zugriff auf Dokumente, auf die sie keinen Anspruch haben, weil die Nutzerrechte für das Verwalten und Einsehen von Daten nicht korrekt eingestellt sind.
Ein Sicherheitsrisiko – und diese Arbeitsweisen entsprechen nicht der AVG-Gesetzgebung. Neben dem Schaden durch unsichere Datenspeicherung kannst du als KMU auch ein Bußgeld riskieren. Die Autoriteit Persoonsgegevens, auch bekannt als AP, prüft stichprobenartig die Datensicherheit innerhalb von KMUs. Um zu verhindern, dass Daten falsch gespeichert werden, kannst du den Schritt-für-Schritt-Plan zur AVG für UnternehmerInnen der Autoriteit Persoonsgegevens prüfen. In diesem Blog geben wir dir einige Tipps, damit du deine Daten in Ordnung bringst.
AVG und HR – wie genau funktioniert das?
Wenn von der AVG, also der Datenschutz-Grundverordnung, die Rede ist, denken viele zuerst an den Umgang mit personenbezogenen Daten von KundInnen. Was oft vergessen wird: Unternehmen müssen sich auch damit beschäftigen, wie sie personenbezogene Daten von Mitarbeitenden erfassen und speichern. Ein gutes und sicheres HR-Tool, in dem die Personalverwaltung sicher gespeichert ist und nur Mitarbeitende mit entsprechenden Nutzerrechten Zugriff haben, ist daher absolut empfehlenswert.
Tipps, um die Sicherheit deiner Personalverwaltung zu verbessern
Wie bereits beschrieben, ist es innerhalb deiner Personalverwaltung notwendig und äußerst wichtig, die AVG-Gesetzgebung einzuhalten. Doch worauf solltest du konkret achten? Um die AVG-Vorgaben zu erfüllen, haben wir einige Punkte für dich zusammengestellt, die du für eine sichere Personalverwaltung berücksichtigen solltest. Hinweis! Jede Organisation ist anders, daher können Prozesse leicht abweichen. Nimm die Tipps aufmerksam durch und überlege, welche Auswirkungen sie auf deine eigene Organisation haben.
Tipp 1: Nutze Multifaktor-Authentifizierung und/oder Passkeys
Two-Factor Authentication (2FA) ist eine Sicherheitsmethode, bei der du neben einem Passwort eine zweite Form der Verifizierung durchführen musst, um Zugriff auf ein Account zu erhalten. Die Idee dahinter: Selbst wenn jemand dein Passwort kennt, verhindert der zusätzliche Verifizierungsschritt den unbefugten Zugriff auf deine Daten. Erzwinge 2FA für Mitarbeitende, sofern das möglich ist.
Passkeys sind ein moderner Ersatz für Passwörter und bieten eine sicherere sowie benutzerfreundlichere Alternative. Sie basieren auf kryptografischer Technologie und verhindern Phishing, Passwort-Wiederverwendung und schwache Passwörter.
Tipp 2: Automatisiere die Datenvernichtung
Laut AVG dürfen personenbezogene Daten nicht länger als notwendig gespeichert werden. Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten damit, veraltete Daten zu löschen. Nutze HR-Software, wie die von Hooray, die Daten nach einer bestimmten Aufbewahrungsfrist automatisch löscht. Lege zum Beispiel fest, dass Daten ehemaliger Mitarbeitender nach zwei Jahren automatisch entfernt werden – es sei denn, es gibt rechtliche Gründe für eine längere Aufbewahrung.
Tipp 3: Führe regelmäßig Datensicherheitsaudits durch
Ein regelmäßiges Audit hilft dir, Risiken zu erkennen und Schwachstellen in deiner Datensicherheit zu verbessern. Zieh dafür eine externe AVG-ExpertIn hinzu und lass deine gesamten HR-Prozesse überprüfen. Kombiniere das mit einer jährlichen Aktualisierung deiner HR-Richtlinien, um neue Entwicklungen zu berücksichtigen.
Tipp 4: Implementiere AI-Verantwortung
Heutzutage gibt es viele HR-Tools und andere Softwarelösungen für Prozesse, die künstliche Intelligenz (AI) zur Datenanalyse einsetzen. Achte darauf, dass die AI-Systeme, die du nutzt, transparent und ethisch arbeiten. Dokumentiere, wie diese Systeme mit personenbezogenen Daten umgehen, und überwache mögliche Vorurteile Bias in AI-basierten Entscheidungen.
Tipp 5: Organisiere ein Awareness-Training für deine Mitarbeitenden
In sichere Systeme zu investieren ist wichtig – noch wichtiger ist es, dass deine Mitarbeitenden darüber Bescheid wissen. Das sicherste System bringt nichts, wenn Mitarbeitende die AVG-Vorgaben nicht kennen. Biete jährlich Schulungen zum Datenmanagement an und informiere deine Mitarbeitenden darüber, was sie mit personenbezogenen und anderen sensiblen Daten tun dürfen und was nicht. Nutze Praxisbeispiele und aktuelle Vorfälle, um das Bewusstsein zu stärken.
Tipp 6: Verwalte den Zugang zu physischen Dokumenten
Auch wenn Digitalisierung der Standard ist, arbeiten manche Unternehmen weiterhin mit physischen Dokumenten. Schütze Papierakten mit personenbezogenen Daten, indem du sie in abschließbaren Schränken aufbewahrst und den Zugang beschränkst. Erstelle außerdem eine Richtlinie zur Vernichtung alter physischer Dokumente.
Tipp 7: Entscheide dich für ISO-zertifizierte Software
Wähle HR-Software, die relevante ISO-Normen wie ISO 27001 Informationssicherheit erfüllt. So stellst du sicher, dass die Plattform mit Datensicherheit als Priorität entwickelt wurde.
Gehe sorgfältig mit deinen Daten um
Wir hoffen, dass dich diese Tipps inspirieren, deine Personalverwaltung und weitere Daten deiner Mitarbeitenden besser zu schützen. Setze am besten direkt einige Maßnahmen um, zum Beispiel Multifaktor-Authentifizierung oder Passkeys, um deine Daten sicherer zu speichern.
Brauchst du Unterstützung beim sicheren Verwalten deiner Personalverwaltung? Wir denken gerne mit dir mit! Buche direkt eine persönliche Demo oder teste HoorayHR 14 Tage lang in einer kostenlosen Testversion.
FAQ: DSGVO konforme Personalverwaltung
DSGVO konforme Personalverwaltung bedeutet, dass alle Mitarbeiterdaten nur auf einer klaren Rechtsgrundlage erhoben, zweckgebunden gespeichert, vor unbefugtem Zugriff geschützt und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht werden. Für HR Verantwortliche heißt das: Zugriffsrechte klar regeln, Änderungen dokumentieren und sicherstellen, dass nur wirklich notwendige Daten verarbeitet werden. Erlaubt sind Daten, die für das Arbeitsverhältnis direkt notwendig sind, also zum Beispiel Name, Adresse, Bankverbindung, Vertragsdaten, Arbeitszeiten und Qualifikationsnachweise. Besonders sensible Daten wie Gesundheitsinformationen, politische Überzeugungen oder Religionszugehörigkeit dürfen nur in eng definierten Ausnahmefällen verarbeitet werden. Grundsatz: So wenig Daten wie möglich, so viele wie nötig. Rollenbasierte Zugriffsrechte sorgen dafür, dass nicht jede Person im Unternehmen alle Personaldaten einsehen kann. Die Führungskraft sieht zum Beispiel nur die für ihre Mitarbeitenden relevanten Informationen, während sensible Vertragsdaten ausschließlich für HR zugänglich sind. Eine HR Software wie HoorayHR bildet diese Berechtigungskonzepte direkt im System ab und protokolliert Änderungen automatisch. Typische Fehler sind das Speichern von Daten ohne klare Rechtsgrundlage, fehlende oder unklare Aufbewahrungsfristen, zu breite Zugriffsrechte ohne Rollenkonzept, keine dokumentierten Prozesse bei Datenschutzvorfällen und die Nutzung von Tools ohne Auftragsverarbeitungsvertrag. Viele dieser Risiken lassen sich durch eine strukturierte digitale Personalakte in einer zertifizierten HR Software deutlich reduzieren. HoorayHR speichert alle Personaldaten verschlüsselt in EU Rechenzentren, ist ISO 27001zertifiziert und bietet rollenbasierte Zugriffsrechte sowie automatische Änderungsprotokolle. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist standardmäßig Teil der Vereinbarung, sodass du als Unternehmen rechtssicher aufgestellt bist, ohne selbst aufwendige technische Maßnahmen umsetzen zu müssen.Was bedeutet DSGVO konforme Personalverwaltung konkret für Unternehmen?
Welche Personaldaten dürfen Unternehmen speichern und welche nicht?
Wie helfen rollenbasierte Zugriffsrechte beim Datenschutz?
Was sind die häufigsten DSGVO Fehler in der Personalverwaltung?
Wie unterstützt HoorayHR bei der DSGVO konformen Personalverwaltung?
