Thuiswerkbeleid opstellen: tips en voorbeeld

Een thuiswerkbeleid is een document waarin de werkgever vastlegt wie thuis mag werken, hoe vaak, onder welke voorwaarden en welke vergoedingen en middelen daarbij horen. Een goed thuiswerkbeleid voorkomt discussies, zorgt voor een veilige werkplek thuis en geeft medewerkers en managers duidelijke regels. Je stelt het op met input van medewerkers en legt het vast in je personeelshandboek.

Waarom heb je een thuiswerkbeleid nodig?

Je hebt een thuiswerkbeleid nodig omdat thuiswerken zonder afspraken leidt tot ongelijkheid, onduidelijkheid en risico’s op het gebied van arbo en privacy. Zodra medewerkers structureel thuiswerken, ben je als werkgever ook verantwoordelijk voor hun werkplek thuis en de bescherming van bedrijfsgegevens.

Zonder beleid regelt elke manager het op zijn eigen manier. Het ene team mag drie dagen thuiswerken, het andere geen enkele, en niemand weet precies waarom. Dat voelt oneerlijk en levert vragen op. Een thuiswerkbeleid maakt de afspraken voor iedereen gelijk en controleerbaar.

Thuiswerken is bovendien zelden volledig: de meeste organisaties combineren kantoor en thuis. Een thuiswerkbeleid is in de praktijk dus vaak een hybride werken beleid. Het legt vast hoe je hybride werken organiseert en hoe je bijhoudt wie waar werkt. Dat laatste regel je eenvoudig met werklocaties in je HR software.

Wat zegt de wet over thuiswerken?

De Wet flexibel werken geeft werknemers het recht om een schriftelijk verzoek in te dienen om thuis te werken. De werkgever moet dat verzoek serieus overwegen, maar is niet verplicht het toe te kennen. Een thuiswerkbeleid legt vast hoe je zo’n verzoek behandelt.

De regels van de Wet flexibel werken in het kort:

• Het recht geldt voor werknemers die minimaal 26 weken in dienst zijn, bij werkgevers met 10 of meer werknemers.
• De werknemer moet het schriftelijk verzoek uiterlijk 2 maanden voor de gewenste ingangsdatum indienen.
• De werkgever overlegt met de werknemer en beslist schriftelijk uiterlijk 1 maand voor de gewenste ingangsdatum. Reageer je niet op tijd, dan geldt het verzoek als toegekend.
• Wijs je een verzoek om thuiswerken af, dan motiveer je dat schriftelijk.

Voor een verzoek om aanpassing van de arbeidsduur of werktijden gelden strengere eisen. Daar mag de werkgever alleen weigeren bij zwaarwegende bedrijfsbelangen. Voor de werkplek, dus thuiswerken, geldt de lichtere toets: serieus overwegen en een goede motivering. De exacte en actuele regels vind je op de website van de Rijksoverheid.

Daarnaast blijft de Arbowet gelden. Als werkgever zorg je ook thuis voor veilige arbeidsomstandigheden, en de AVG blijft van toepassing op bedrijfsgegevens die thuis worden verwerkt.

Wat staat er in een thuiswerkbeleid?

Een thuiswerkbeleid beschrijft minimaal wie thuis mag werken, hoeveel dagen, welke afspraken over bereikbaarheid gelden, hoe de werkplek is ingericht, welke vergoedingen er zijn en hoe je met vertrouwelijke gegevens omgaat. Hoe concreter de afspraken, hoe minder discussie achteraf.

• Doel en reikwijdte: voor welke functies en teams het thuiswerkbeleid geldt.
• Aantal dagen: bijvoorbeeld maximaal twee dagen thuiswerken en minimaal twee dagen op kantoor werken.
• Aanvragen: hoe werknemers een verzoek indienen en wie het goedkeurt.
• Bereikbaarheid: kernuren, reactietijden en afspraken over online overleg.
• Werkplek: eisen aan een ergonomische thuiswerkplek en wat de werkgever verstrekt.
• Vergoedingen: thuiswerkvergoeding, reiskosten en inrichting van de werkplek.
• Informatiebeveiliging: omgaan met vertrouwelijke gegevens, wifi en apparatuur.
• Evaluatie: wanneer en hoe je het beleid herziet.

Leg ook vast wat er gebeurt als thuiswerken niet goed werkt, bijvoorbeeld bij een nieuwe collega die nog wordt ingewerkt. Flexibel werken werkt het best als iedereen weet waar de grenzen liggen. Het beleid hoort bij je bredere HR beleid en past goed in het personeelshandboek.

Hoe combineer je thuiswerken en kantoor werken in een hybride werken beleid?

Een hybride werken beleid combineer je door vaste kantoordagen voor samenwerking af te spreken en de overige dagen vrij te laten voor thuiswerken. Zo houd je de voordelen van focus thuis en ontmoeting op kantoor. Het hybride werken beleid beschrijft welke activiteiten op kantoor plaatsvinden, zoals teamoverleg, onboarding en brainstormen, en welk werk je thuis doet.

Hybride werken vraagt meer afstemming dan volledig op kantoor werken. Plan daarom teamdagen vooruit en zorg dat iedereen ziet wie waar werkt. Een gedeelde agenda of overzicht van werklocaties voorkomt dat je naar kantoor komt voor een overleg waarbij de rest thuis zit. Lees meer over werken op afstand in ons artikel over remote werken.

Hoe richt je een ergonomische thuiswerkplek in?

Een ergonomische thuiswerkplek bestaat uit een verstelbare bureaustoel, een bureau op de juiste hoogte, een los beeldscherm op ooghoogte en een los toetsenbord en muis. Werken aan de keukentafel met alleen een laptop leidt op termijn tot nek-, schouder- en rugklachten.

De werkgever is verantwoordelijk voor een gezonde werkplek, ook thuis. Dat betekent niet dat je alles zelf moet kopen, maar wel dat je zorgt dat werknemers thuiswerken op een goede plek. Veel werkgevers stellen een eenmalig budget beschikbaar of lenen bureaus, stoelen en schermen uit. Leg uitgeleende spullen vast met een bruikleenovereenkomst, zodat je weet welke bedrijfsmiddelen waar staan.

Geef werknemers daarnaast voorlichting over een goede werkhouding en pauzes. Een korte checklist of een online cursus helpt al. Meer praktische tips lees je in ons artikel over telewerken.

Welke vergoedingen horen bij thuiswerken?

Bij thuiswerken horen meestal een thuiswerkvergoeding voor kosten als stroom, koffie en verwarming, en een budget voor de inrichting van de thuiswerkplek. De thuiswerkvergoeding kun je onbelast geven tot een vast bedrag per thuiswerkdag dat de overheid jaarlijks vaststelt.

Let op de combinatie met reiskosten. Voor dezelfde dag mag je niet zowel een onbelaste thuiswerkvergoeding als een onbelaste reiskostenvergoeding geven. Daarom is het belangrijk dat je per dag weet waar een medewerker heeft gewerkt. Een vaste vergoeding mag ook, mits die is gebaseerd op een realistische verdeling tussen kantoor- en thuiswerkdagen.

Inrichtingskosten zoals een bureaustoel vallen meestal onder de werkkostenregeling of zijn onder voorwaarden gericht vrijgesteld. Lees alle details over bedragen en voorwaarden in ons artikel over de thuiswerkvergoeding.

Thuiswerkbeleid opstellen in 6 stappen

Een thuiswerkbeleid opstellen doe je in zes stappen: uitgangspunten bepalen, input ophalen, afspraken maken, vastleggen, communiceren en evalueren. Betrek de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging als je die hebt, want een thuiswerkregeling valt vaak onder hun instemmingsrecht.

• Stap 1: Bepaal de uitgangspunten: hoeveel kantoordagen vind je nodig voor samenwerking en cultuur?
• Stap 2: Vraag medewerkers en managers naar hun wensen en ervaringen met thuiswerken.
• Stap 3: Maak afspraken over dagen, bereikbaarheid, werkplek, vergoedingen en beveiliging.
• Stap 4: Leg het thuiswerkbeleid schriftelijk vast en bespreek het met de OR als je die hebt.
• Stap 5: Communiceer het beleid helder en zet het op een plek die iedereen kan vinden.
• Stap 6: Evalueer na zes maanden en pas het beleid aan waar nodig.

Bestaande arbeidsovereenkomsten kun je niet zomaar eenzijdig wijzigen. Is thuiswerken individueel afgesproken, dan heb je voor een wijziging instemming nodig. Een thuiswerkbeleid dat los staat van de arbeidsovereenkomst kun je makkelijker aanpassen.

Voorbeeld van een thuiswerkbeleid

Een kort voorbeeld van een thuiswerkbeleid voor een MKB-bedrijf met kantoorfuncties ziet er zo uit. Gebruik het als basis en pas het aan op jouw organisatie.

• Medewerkers met een kantoorfunctie mogen maximaal twee dagen per week thuiswerken, in overleg met hun leidinggevende.
• Op dinsdag en donderdag werkt iedereen op kantoor, voor teamoverleg en samenwerking.
• Tussen 09.30 en 16.00 uur ben je bereikbaar via telefoon en chat.
• Je registreert per dag je werklocatie in de HR-app.
• Je ontvangt een thuiswerkvergoeding per thuiswerkdag en reiskosten per kantoordag.
• De werkgever stelt een eenmalig budget beschikbaar voor een ergonomische werkplek.
• Je werkt alleen via een beveiligde verbinding en laat vertrouwelijke gegevens niet onbeheerd achter.

Dit voorlopige thuiswerkbeleid is een startpunt. Evalueer na een half jaar of het werkt voor teams en klanten, en scherp de afspraken aan.

Wat gaat er mis zonder goede registratie?

Zonder registratie van werklocaties weet je niet wie waar werkt, klopt de thuiswerkvergoeding niet en betaal je mogelijk dubbel voor reiskosten en thuiswerken. Een spreadsheet die medewerkers zelf bijhouden, raakt binnen een paar maanden incompleet.

Dat heeft ook fiscale gevolgen. Bij een controle moet je kunnen onderbouwen waarom je een onbelaste vergoeding geeft. Bovendien zien managers zonder overzicht niet of de afspraken over kantoordagen worden nageleefd. Goede registratie maakt het thuiswerkbeleid uitvoerbaar in plaats van een document in een la.

Zo regel je thuiswerken in HoorayHR

HoorayHR is alles-in-één HR software voor het MKB, waarmee je je thuiswerkbeleid uitvoert met werklocaties, vergoedingen en bedrijfsmiddelen in één systeem. Medewerkers geven per dag aan of ze op kantoor, thuis of elders werken, en jij ziet dat direct in het overzicht.

Op basis van die werklocaties berekenen wij de thuiswerkvergoeding, los van de reiskostenvergoeding. Zo voorkom je dat je voor dezelfde dag dubbel vergoedt. In de bedrijfskalender zie je wie waar werkt, en met bedrijfsmiddelen houd je bij welke stoel, laptop of welk scherm bij welke medewerker staat, inclusief digitaal ondertekende bruikleenovereenkomst. Het thuiswerkbeleid zelf deel je als document met alle medewerkers, zodat iedereen de actuele versie leest.

Een thuiswerkbeleid is nooit af. Werkpatronen veranderen, teams groeien en wetgeving ontwikkelt zich. Leg de basis goed vast, registreer werklocaties consequent en evalueer elk jaar. Dan blijft hybride werken iets wat je organiseert, in plaats van iets wat je overkomt.