Hiring manager: rol en samenwerking met HR

Een hiring manager is de leidinggevende die een nieuwe medewerker nodig heeft en de uiteindelijke beslissing neemt over wie wordt aangenomen. De hiring manager bepaalt de functie-eisen, voert inhoudelijke gesprekken en kiest samen met HR of de recruiter de beste kandidaat. Een goede samenwerking tussen hiring manager en HR is de belangrijkste factor voor een snel en succesvol wervingsproces.

Wat is een hiring manager?

Een hiring manager is de persoon binnen een organisatie voor wiens team een vacature wordt vervuld. Meestal is dat de direct leidinggevende van de toekomstige medewerker, zoals een teamleider, afdelingshoofd of in het MKB de ondernemer zelf. De betekenis van hiring manager is dus niet een functie, maar een rol in het wervingsproces.

De hiring manager is inhoudelijk eigenaar van de vacature. Hij weet welk werk er ligt, welke vaardigheden nodig zijn en welk type collega in het team past. De recruiter of HR manager is eigenaar van het proces: kanalen, planning, communicatie met kandidaten en arbeidsvoorwaarden. Samen vormen ze een team.

In grotere organisaties werkt de hiring manager samen met een recruiter of talent acquisition manager. In het MKB is de hiring manager vaak ook degene die de vacature schrijft en de gesprekken plant. Een recruitmentsysteem helpt dan om het overzicht te houden. De keuzehulp voor een ATS systeem laat zien welk systeem past.

Wat zijn de taken van een hiring manager?

De taken van een hiring manager zijn het opstellen van de functie-eisen, het meedenken over de vacature, het beoordelen van kandidaten, het voeren van inhoudelijke gesprekken en het nemen van de eindbeslissing. Na de aanname is de hiring manager verantwoordelijk voor een goede start.

• Behoefte bepalen: waarom is er een vacature en wat moet de nieuwe collega bereiken?
• Functie-eisen opstellen: welke kennis, ervaring en vaardigheden zijn echt nodig?
• Intake met HR of de recruiter: profiel, salaris, planning en kanalen afstemmen.
• Kandidaten beoordelen: cv’s bekijken en feedback geven op de shortlist.
• Inhoudelijke gesprekken voeren: de vakkennis en de motivatie toetsen.
• Beslissen: samen met het team bepalen wie het best in het team past.
• Onboarding begeleiden: zorgen voor een goede eerste werkdag en inwerkperiode.

Een goede functieomschrijving en een helder competentieprofiel zijn het startpunt. Hoe duidelijker de hiring manager weet wat hij zoekt, hoe sneller de recruiter de beste kandidaten vindt.

Hoe werken hiring manager en HR samen?

Hiring manager en HR werken samen door vooraf duidelijke afspraken te maken over profiel, rollen, planning en reactietijden, en door tijdens het proces wekelijks af te stemmen. De samenwerking staat of valt met de intake aan het begin.

In de intake bespreek je onder meer: wat de functie inhoudt, welke eisen noodzakelijk en welke wenselijk zijn, welk salaris en welke secundaire arbeidsvoorwaarden passen, wie er bij de gesprekken zit en hoe snel de hiring manager reageert op kandidaten. Leg die afspraken vast. Zo weet iedereen wat er verwacht wordt.

De grootste valkuil is traagheid. Een hiring manager die druk is met het dagelijkse werk, laat cv’s liggen en plant gesprekken pas over twee weken. Goede kandidaten haken dan af of zijn al ergens anders aangenomen. Spreek daarom een maximale reactietijd af, bijvoorbeeld twee werkdagen voor feedback op een cv.

Welke vaardigheden heeft een goede hiring manager?

Een goede hiring manager kan helder formuleren wat hij zoekt, objectief beoordelen, goede vragen stellen en snel beslissen. Daarnaast weet hij een kandidaat te enthousiasmeren voor het team en de organisatie.

Objectief beoordelen is lastiger dan het lijkt. Iedereen heeft voorkeuren en een eerste indruk die blijft hangen. Werk daarom met vaste criteria en een gestructureerd gesprek, bijvoorbeeld met de STAR-methode. Laat meerdere collega’s onafhankelijk hun oordeel geven voordat je samen bespreekt. Zo voorkom je dat één mening de beslissing bepaalt.

Ook de rol van verkoper hoort erbij. Een kandidaat kiest niet alleen voor de functie, maar ook voor de leidinggevende. Een hiring manager die enthousiast vertelt over het werk en het team, maakt het verschil bij twijfel tussen twee aanbiedingen.

Welke fouten maakt een hiring manager vaak?

De meest gemaakte fouten van een hiring manager zijn te veel functie eisen stellen, te traag reageren, afgaan op de eerste indruk en het team niet betrekken. Elk van die fouten kost tijd en verkleint de kans op de beste kandidaten.

• Een lijst met twintig eisen waaraan niemand voldoet, waardoor goede kandidaten niet solliciteren.
• Weken wachten met feedback op cv’s of gesprekken.
• Kiezen voor de kandidaat die het meest op jezelf lijkt in plaats van wie het best in het team past.
• Geen vaste vragen stellen, waardoor kandidaten niet te vergelijken zijn.
• Het aanbod te laat doen of te weinig ruimte laten voor onderhandeling.
• Na het tekenen van het contract het contact laten verwateren tot de eerste werkdag.

Die laatste fout wordt vaak onderschat. Tussen het tekenen en de eerste werkdag zitten soms weken. Een kort bericht van de hiring manager, een uitnodiging voor een teamlunch of een welkomstpakket houdt de nieuwe collega betrokken. Zo voorkom je dat iemand alsnog afhaakt en kies je toch voor een andere werkgever.

Welke vragen stelt een hiring manager in het sollicitatiegesprek?

Een hiring manager stelt in het sollicitatiegesprek vooral inhoudelijke vragen over ervaring, aanpak en motivatie. Waar HR of de recruiter vaak de eerste screening doet, gaat de hiring manager de diepte in op het vak. De vragen sluiten aan op de functie-eisen die vooraf zijn bepaald.

Voorbeelden zijn: vertel over een project waar je trots op bent en wat jouw rol was. Hoe pak je een situatie aan waarin een klant ontevreden is? Wat zou je in de eerste drie maanden willen bereiken? Laat de kandidaat ook zelf vragen stellen: de vragen die iemand stelt, zeggen veel over de motivatie. Bereid het gesprek voor met onze tips over sollicitatiegesprekken voorbereiden.

Hoe betrek je het team bij de werving?

Je betrekt het team bij de werving door collega’s te laten meezoeken in hun netwerk, ze aan gesprekken te laten deelnemen en hun oordeel mee te wegen in de beslissing. Collega’s kennen het werk en weten wie er past.

Een kandidaat die met toekomstige collega’s heeft gesproken, weet beter waar hij aan begint. En een team dat heeft meebeslist, staat ook achter de nieuwe collega. Dat versnelt de integratie. Let wel op dat iedereen dezelfde criteria gebruikt, zodat het oordeel vergelijkbaar is. Lees meer over cultural fit.

Zo ondersteunt HoorayHR de hiring manager

HoorayHR is alles-in-één HR software voor het MKB, waarmee hiring managers, HR en het team samen werven en een nieuwe collega direct goed laten starten. Met onze werving en selectie software komen alle sollicitaties op één plek binnen, en per vacature stel je een contactpersoon in, zodat kandidaten weten met wie ze contact hebben.

Collega’s die een kandidaat spraken, delen hun oordeel in HoorayHR. Je ziet in één overzicht wat iedereen vindt en waarom, zodat je samen een besluit neemt waar het team achter staat. Zegt de kandidaat ja, dan wordt die met één klik medewerker en start de onboarding met alles uit de sollicitatie.

De hiring manager bepaalt voor een groot deel of een vacature snel en goed wordt vervuld. Met een duidelijke intake, vaste reactietijden en een team dat meedenkt, vind je sneller de collega die echt past.