Employer of record: wat is het en wanneer kies je het?

Een employer of record (EOR) is een externe partij die juridisch werkgever wordt van een medewerker die in de praktijk voor jouw bedrijf werkt. De EOR sluit de arbeidsovereenkomst, verwerkt de salarisadministratie en draagt loonheffingen en premies af. Jij stuurt het werk aan. Bedrijven kiezen een employer of record vooral om personeel in een ander land aan te nemen zonder daar een eigen entiteit op te richten.

Hoe werkt een employer of record?

Een employer of record werkt via een driehoeksrelatie tussen jouw bedrijf, de medewerker en de EOR. De EOR is formeel de werkgever en neemt de werkgeversverplichtingen over. Jouw bedrijf bepaalt de taken, de doelen en de dagelijkse aansturing. De medewerker werkt dus voor jou, maar staat op de loonlijst van de employer of record.

In de praktijk verloopt dat in een paar stappen. Je kiest een kandidaat en spreekt salaris en arbeidsvoorwaarden af. De employer of record stelt een arbeidsovereenkomst op die voldoet aan het lokale arbeidsrecht en laat die tekenen. Daarna verzorgt de EOR elke maand de verloning, de afdrachten en de verplichte verzekeringen. Jij betaalt de EOR het brutoloon, de werkgeverslasten en een vergoeding voor de dienstverlening.

De diensten van een employer of record (EOR) gaan vaak verder dan alleen salaris. Denk aan pensioen, verzuimbegeleiding, de wettelijke vakantiedagen en de afhandeling als het dienstverband eindigt. De EOR draagt daarmee een groot deel van het juridische en fiscale risico. Toch blijf jij verantwoordelijk voor goed werkgeverschap in de dagelijkse praktijk. Denk aan een veilige werkplek en een goede HR administratie van wie er voor je werkt.

Welke employer of record services zijn er?

De employer of record services bestaan uit een vaste kern van werkgeverstaken en een reeks aanvullende diensten. De kern is overal hetzelfde: de employer of record EOR sluit het contract, betaalt het salaris en draagt belastingen en premies af. Daaromheen verschillen aanbieders sterk.

• Contract en onboarding: een arbeidsovereenkomst volgens lokaal recht, inclusief de verplichte documenten bij de start.
• Salarisadministratie: maandelijkse verloning, loonstroken en aangiftes bij de lokale belastingdienst.
• Verzekeringen en pensioen: verplichte sociale verzekeringen en, waar nodig, een pensioenregeling.
• Vergoedingen: onkosten, reiskosten en lokale regelingen zoals de werkkostenregeling in Nederland.
• Verlof en verzuim: registratie van vakantiedagen en begeleiding bij ziekte volgens lokale regels.
• Beëindiging: afhandeling van opzegging, eindafrekening en eventuele vergoedingen.

Vraag bij elke aanbieder welke employer of record services in de prijs zitten en wat apart wordt gerekend. Sommige partijen bieden ook hulp bij visa en werkvergunningen, andere niet. Een heldere afspraak voorkomt verrassingen op de factuur.

Wanneer kies je voor een employer of record?

Je kiest voor een employer of record als je snel personeel wilt aannemen in een land waar je geen eigen bedrijf hebt. Ook als je de werkgeverslast tijdelijk niet zelf wilt dragen, is een employer of record EOR een logische keuze. Een EOR is vooral handig bij internationale groei, testmarkten en losse medewerkers op afstand.

• Je wilt een medewerker in het buitenland aannemen zonder daar een eigen BV of vestiging op te richten.
• Je test een nieuwe markt en wilt eerst ervaring opdoen voordat je investeert in een lokale entiteit.
• Je hebt één of enkele medewerkers in een land, waardoor een eigen salarisadministratie daar niet loont.
• Je buitenlandse bedrijf wil een medewerker in Nederland aannemen en kent het Nederlandse arbeidsrecht niet.
• Je wilt snel kunnen starten, vaak binnen enkele weken in plaats van maanden.

Een employer of record is minder geschikt als je in een land een groot team opbouwt. Bij tientallen medewerkers is een eigen entiteit met lokale werving en salarisadministratie meestal goedkoper en geeft het meer controle over arbeidsvoorwaarden en cultuur.

Employer of record vs payrolling, detachering en uitzenden

Een employer of record lijkt op payrolling, detachering en uitzenden, maar het doel verschilt. Bij een employer of record vind jij de medewerker zelf en neemt de EOR alleen het werkgeverschap over. Bij uitzenden en detacheren levert de partij meestal ook de medewerker.

Employer of record vs payrolling

In Nederland valt een employer of record die een medewerker voor jou in dienst neemt, vaak onder de regels voor payrolling. Sinds 2020 moet een payrollwerkgever de payrollkracht dezelfde arbeidsvoorwaarden bieden als medewerkers die rechtstreeks bij de inlener in dienst zijn, met uitzondering van het pensioen, waarvoor een adequate regeling geldt. Het verschil tussen employer of record vs payrolling zit dus vooral in de context: EOR wordt meestal gebruikt voor internationaal aannemen, payrolling voor het uitbesteden van werkgeverschap in Nederland.

Employer of record vs detachering

Bij detachering van personeel leent een detacheerder een eigen specialist aan je uit, vaak voor een project. De detacheerder heeft de medewerker geworven en houdt de band. Bij een employer of record werkt de medewerker structureel en exclusief voor jouw organisatie, en heb jij hem zelf gevonden.

Employer of record vs uitzenden

Een uitzendbureau levert tijdelijke krachten, vaak voor piekmomenten, en heeft meer vrijheid om de inzet te beëindigen. Een employer of record is bedoeld voor medewerkers die langer en vast bij je werken. De EOR werft niet en bemiddelt niet.

Wat zijn de voordelen van een employer of record?

De voordelen van een employer of record zijn snelheid, lagere juridische risico’s en geen eigen entiteit in het buitenland. Je krijgt toegang tot talent op de plek waar het zit, zonder maanden aan oprichting, registraties en lokale administratie.

• Snel starten: een medewerker kan vaak binnen enkele weken beginnen.
• Compliance: de EOR kent het lokale arbeidsrecht, de belastingregels en de verplichte verzekeringen.
• Geen eigen entiteit: je bespaart de kosten en het werk van een buitenlandse BV.
• Minder administratie: de EOR verzorgt verloning, aangiftes en lokale verplichtingen.
• Flexibiliteit: je schaalt op of af per land zonder grote vaste kosten.

Voor een MKB-bedrijf dat een eerste medewerker in Duitsland of België wil aannemen, maakt een employer of record internationaal werven bereikbaar. Wat anders een juridisch project wordt, regel je met één contract.

Wat zijn de nadelen en risico’s van een employer of record?

De nadelen van een employer of record zijn hogere kosten per medewerker, minder controle over arbeidsvoorwaarden en een afhankelijkheid van één partij. Ook blijven sommige risico’s bij jou liggen, zoals het risico op een vaste inrichting in het buitenland.

Een EOR rekent bovenop het brutoloon en de werkgeverslasten een vaste vergoeding per medewerker per maand. Bij een paar medewerkers is dat goedkoper dan een eigen entiteit, maar bij een groter team loopt het op. Daarnaast bepaalt de EOR deels welke arbeidsvoorwaarden, pensioenregelingen en voordelen mogelijk zijn. Dat kan schuren met je eigen arbeidsvoorwaarden voor collega’s in Nederland.

Let ook op fiscale risico’s. Als een medewerker in het buitenland namens je bedrijf contracten sluit of structureel commerciële activiteiten uitvoert, kan de belastingdienst daar een vaste inrichting aannemen. Dan ben je toch belastingplichtig in dat land, ondanks de employer of record. Breng dit risico daarom vooraf in kaart.

Daarnaast werkt een medewerker via een EOR soms minder verbonden met het bedrijf. De arbeidsovereenkomst staat op een andere naam en HR-processen lopen via een derde. Investeer daarom extra in onboarding, contact en ontwikkeling, zodat de medewerker zich onderdeel van het team voelt.

Wat kost een employer of record?

Een employer of record kost het brutoloon van de medewerker plus de werkgeverslasten in dat land, plus een servicevergoeding van de EOR. Die servicevergoeding is meestal een vast bedrag per medewerker per maand of een percentage van het salaris.

De werkgeverslasten verschillen sterk per land. In Nederland reken je naast het brutoloon onder meer met vakantiegeld van minimaal 8%, premies werknemersverzekeringen, pensioenpremie en eventueel een dertiende maand. In andere landen gelden eigen regels voor sociale premies en verplichte uitkeringen. Vraag de employer of record daarom altijd om een volledige kostenberekening per land, inclusief eenmalige kosten en de kosten bij beëindiging.

Vergelijk de totale kosten met de alternatieven. Een eigen entiteit vraagt oprichtingskosten, een lokale accountant, een salarisadministratie en tijd. Bij één tot vijf medewerkers is een EOR meestal voordeliger. Daarboven loont het om de rekensom opnieuw te maken. Meer over het berekenen van personeelskosten lees je in onze kennisbank.

Een employer of record in Nederland: waar let je op?

Gebruik je een employer of record voor medewerkers in Nederland, dan gelden het Nederlandse arbeidsrecht, de cao van de sector en de regels voor payrolling. Een buitenlands bedrijf dat via een EOR een Nederlandse medewerker aanneemt, moet dus rekening houden met dezelfde bescherming als bij een gewone Nederlandse werkgever.

Belangrijke aandachtspunten in Nederland zijn:

• De ketenregeling: na drie tijdelijke contracten of drie jaar ontstaat een vast contract.
• Regels voor vakantiegeld en vakantiedagen.
• Loondoorbetaling bij ziekte, met re-integratieverplichtingen.
• Opvolgend werkgeverschap: stap je later over van de EOR naar een eigen entiteit, dan tellen eerdere contracten mee.
• Ontslagregels, inclusief de transitievergoeding.

Vooral opvolgend werkgeverschap wordt vaak vergeten. Neem je een medewerker na een periode via een employer of record zelf in dienst, dan geldt je bedrijf meestal als opvolgend werkgever. De dienstjaren en contracten tellen mee voor de ketenregeling en de transitievergoeding. De exacte en actuele regels vind je op de website van de Rijksoverheid. Lees ook meer over flexibele contracten.

Hoe kies je een employer of record?

Een employer of record kies je op basis van de landen die de partij dekt, de kennis van lokaal arbeidsrecht, de transparantie van de kosten en de kwaliteit van de ondersteuning. Een EOR die jouw land goed kent, is waardevoller dan een partij die overal aanwezig is maar weinig lokale kennis heeft.

• Stap 1: Bepaal in welke landen je medewerkers wilt aannemen en hoeveel.
• Stap 2: Vraag bij meerdere EOR-aanbieders een volledige kostenopgave per land op.
• Stap 3: Controleer of de EOR een eigen entiteit heeft in het land of met lokale partners werkt.
• Stap 4: Lees de modelovereenkomst: wie draagt welk risico en wat gebeurt er bij beëindiging?
• Stap 5: Check hoe de EOR omgaat met gegevensbescherming en de AVG.
• Stap 6: Spreek af hoe gegevens over verlof, ziekte en salaris met jou worden gedeeld.

Die laatste stap is in de praktijk het belangrijkst voor HR. Medewerkers via een employer of record vallen buiten je eigen salarisadministratie, maar je wilt wel weten wie er werkt, wie op vakantie is en welke contracten aflopen.

Hoe houd je overzicht over medewerkers via een employer of record?

Overzicht over medewerkers via een employer of record houd je door hen in je eigen HR-systeem op te nemen, ook al is de EOR de juridisch werkgever. Zo zie je je hele team op één plek, met verlof, documenten, doelen en contractinformatie.

Zonder centraal overzicht ontstaan eilanden. De EOR heeft het contract, de manager heeft de verlofaanvragen in zijn mail en HR weet niet precies wie er voor het bedrijf werkt. Dat maakt planning, onboarding en rapportages lastig. Registreer daarom ook externe medewerkers met een eigen contractvorm en leg vast via welke partij ze in dienst zijn.

Zo regel je je team in HoorayHR

HoorayHR is alles-in-één HR software voor het MKB, waarmee je al je medewerkers in één overzicht houdt, ook wie via een employer of record voor je werkt. In het personeelsdossier leg je per medewerker gegevens, documenten en eigen velden vast, zoals de partij die juridisch werkgever is.

Medewerkers vragen verlof aan via de app, managers keuren goed en jij ziet in de bedrijfskalender wie er afwezig is. Met onboarding workflows zorg je dat ook een nieuwe collega in het buitenland een goede start krijgt. Doelen, meetings en reviews houden de ontwikkeling van iedereen zichtbaar, waar ze ook werken. Voor je eigen Nederlandse medewerkers koppel je je salarisadministratie via onze integraties.

Een employer of record EOR maakt internationaal aannemen bereikbaar voor het MKB, ook als je maar één medewerker in een ander land zoekt. Gebruik het als springplank: start snel in een nieuw land, leer de markt kennen en beslis later of een eigen entiteit loont. Houd ondertussen je HR centraal, zodat elke medewerker hetzelfde overzicht, dezelfde onboarding en dezelfde aandacht krijgt.