Beoordelingsformulier sollicitatiegesprek (template)

Een beoordelingsformulier voor een sollicitatiegesprek is een vast formulier waarop interviewers elke kandidaat beoordelen op dezelfde criteria, met een score en een korte toelichting. Zo’n formulier maakt gesprekken vergelijkbaar en beslissingen eerlijker, omdat je niet op gevoel kiest maar op vooraf vastgestelde punten. Hieronder vind je een voorbeeld beoordelingsformulier sollicitatiegesprek dat je direct kunt gebruiken.

Wat is een beoordelingsformulier sollicitatiegesprek?

Een beoordelingsformulier sollicitatiegesprek is een document waarin je per kandidaat vastlegt hoe die scoort op de criteria die de functie vraagt. Het formulier bevat de functie-eisen, een vaste beoordelingsschaal, ruimte voor sterke en zwakke punten en een conclusie met aanbeveling. Iedere interviewer vult het formulier direct na het gesprek in.

Het verschil met een gesprek zonder formulier is groot. Zonder formulier onthoud je vooral de goede indruk of de klik, en vergeet je wat een kandidaat precies zei. Met een beoordelingsformulier kun je kandidaten achteraf eerlijker vergelijken, ook als je ze op verschillende dagen hebt gesproken.

Een beoordelingsformulier voor een sollicitatiegesprek is iets anders dan een beoordelingsformulier voor medewerkers. Dat laatste gebruik je om de prestaties van een werknemer in de functie te beoordelen. Het sollicitatieformulier gaat over de vraag of een kandidaat past bij de functie waarop hij solliciteert. Een vast formulier is een onderdeel van een goed werving en selectieproces. Wil je dat proces met software ondersteunen, dan helpt onze keuzehulp voor een ATS systeem je op weg.

Waarom gebruik je een beoordelingsformulier?

Je gebruikt een beoordelingsformulier om sollicitanten op dezelfde criteria te beoordelen. Zo kies je de beste kandidaat, en niet de kandidaat die het meest op jou lijkt. Mensen laten zich in gesprekken snel leiden door de eerste indruk, sympathie of een gedeelde hobby. Een formulier dwingt je om terug te gaan naar wat de rol vraagt.

De voordelen op een rij:

• Eerlijker vergelijken: elke kandidaat wordt op dezelfde punten beoordeeld, met dezelfde schaal.
• Minder vooroordelen: je beoordeelt gedrag en vaardigheden, niet persoonlijkheid of uiterlijk.
• Betere samenwerking: interviewers kunnen hun oordeel delen en onderbouwen.
• Sneller beslissen: met scores per criterium is de knoop doorhakken eenvoudiger.
• Onderbouwing achteraf: je kunt een afwijzing uitleggen met concrete punten uit het gesprek.

Een goed beoordelingsformulier is de moeite waard, juist in het MKB. Elke aanname weegt daar zwaar, en een verkeerde keuze kost veel tijd en geld. Een kwartier extra per gesprek voorkomt maanden met een medewerker die niet past.

Wat staat er in een beoordelingsformulier voor een sollicitatiegesprek?

In een beoordelingsformulier voor een sollicitatiegesprek staan zes onderdelen: algemene gegevens, de beoordelingscriteria, een beoordelingsschaal, sterke en zwakke punten, overige opmerkingen en een conclusie met aanbeveling. Samen geven ze een volledig beeld van de kandidaat.

1. Algemene gegevens

Bovenaan het formulier staan de naam van de kandidaat, de functie, de datum van het gesprek en de naam van de vragensteller. Noteer ook in welke ronde het gesprek plaatsvond: eerste gesprek, tweede gesprek of assessment.

2. Beoordelingscriteria

De beoordelingscriteria zijn de punten waarop je de kandidaat beoordeelt. Haal ze uit het functieprofiel en beperk je tot vijf tot acht criteria. Meer criteria maken het formulier onoverzichtelijk. Typische criteria zijn:

• Aansluitende werkervaring: heeft de kandidaat ervaring die past bij de taken?
• Aansluitende vaardigheden: beschikt de kandidaat over de vakkennis die de functie vraagt?
• Opleiding: past de opleiding bij de eisen, of compenseert ervaring een ontbrekend diploma?
• Communicatieve vaardigheden: kan de kandidaat helder uitleggen, luisteren en doorvragen?
• Probleemoplossend vermogen: hoe pakt de kandidaat een lastige situatie aan?
• Motivatie: waarom wil de kandidaat deze functie en dit bedrijf?
• Samenwerking: hoe werkt de kandidaat met collega’s en hoe past hij in het team?

Gebruik voor de competenties een competentieprofiel, zodat iedereen hetzelfde verstaat onder bijvoorbeeld “samenwerken” of “klantgericht”.

3. Beoordelingsschaal

Een vaste beoordelingsschaal zorgt dat een score bij elke interviewer hetzelfde betekent. Veel gebruikt is een schaal van 1 tot 5. Leg vast wat elke score betekent, anders geeft de ene interviewer snel een 4 en de andere nooit.

• 1: ruim onder de verwachting, de kandidaat voldoet niet aan dit criterium.
• 2: onder de verwachting, er zijn duidelijke tekortkomingen.
• 3: voldoet, de kandidaat sluit aan op wat de functie vraagt.
• 4: boven de verwachting, de kandidaat laat duidelijk succesvol gedrag zien.
• 5: ruim boven de verwachting, de kandidaat is op dit punt uitzonderlijk sterk.

Geef per criterium ook een korte toelichting met een concreet voorbeeld uit het gesprek. Een 4 voor probleemoplossend vermogen zegt weinig. “Gaf concreet voorbeeld van een vastgelopen project dat hij binnen twee weken weer op schema kreeg” zegt veel meer.

4. Sterke en zwakke punten

In dit deel noteer je de belangrijkste sterke punten en zwakke punten van de kandidaat. Beperk je tot twee of drie per kant. Dit deel helpt vooral bij het eindgesprek met andere interviewers, en bij het geven van feedback aan een kandidaat die je afwijst.

5. Overige opmerkingen

Bij overige opmerkingen leg je vast wat niet in de criteria past maar wel relevant is. Denk aan de beschikbaarheid, de opzegtermijn, salariswensen of het zelfbeeld van de sollicitant: hoe kijkt de kandidaat zelf naar zijn kwaliteiten, en klopt dat met wat je in het gesprek zag?

6. Conclusie en aanbeveling

Het formulier eindigt met een conclusie en een aanbeveling. Kies uit vaste opties, bijvoorbeeld: “uitnodigen voor volgende ronde”, “twijfel” of “afwijzen”. Licht de keuze in één of twee zinnen toe. De hiring manager neemt de uiteindelijke beslissing, maar met deze aanbevelingen heeft die alle input op een rij.

Voorbeeld beoordelingsformulier sollicitatiegesprek

Hieronder vind je een voorbeeld beoordelingsformulier sollicitatiegesprek voor een functie als customer success medewerker. Pas de criteria aan op de functie die jij wilt beoordelen.

• Kandidaat: naam. Functie: customer success medewerker. Datum: dag van het gesprek. Ronde: eerste gesprek. Naam vragensteller: naam interviewer.
• Klantgerichtheid (score 1 tot 5): toelichting met voorbeeld van hoe de kandidaat een ontevreden klant hielp.
• Communicatieve vaardigheden (score 1 tot 5): toelichting over hoe helder de kandidaat uitlegt en of hij goed doorvraagt.
• Probleemoplossend vermogen (score 1 tot 5): toelichting met voorbeeld van een probleem dat de kandidaat zelfstandig oploste.
• Aansluitende werkervaring (score 1 tot 5): toelichting over ervaring met klantcontact en software.
• Motivatie (score 1 tot 5): toelichting over waarom de kandidaat deze rol en dit bedrijf kiest.
• Samenwerking (score 1 tot 5): toelichting over hoe de kandidaat in het team past en met collega’s omgaat.
• Sterke punten: twee of drie punten met een korte uitleg.
• Zwakke punten: twee of drie punten met een korte uitleg.
• Overige opmerkingen: beschikbaarheid, opzegtermijn, salarisindicatie.
• Gemiddelde score: optellen en delen door het aantal criteria.
• Aanbeveling: uitnodigen voor volgende ronde, twijfel of afwijzen, met een korte toelichting.

Zet dit voorbeeld in je eigen huisstijl in een document of in je recruitmentsysteem, zodat elke interviewer hetzelfde formulier gebruikt. Weeg de criteria eventueel: vind je klantgerichtheid twee keer zo belangrijk als werkervaring, tel die score dan dubbel.

Hoe maak je een goed beoordelingsformulier?

Een beoordelingsformulier maken doe je vóór je de eerste kandidaat spreekt, op basis van het functieprofiel en samen met de hiring manager. Bepaal eerst wat de ideale kandidaat moet kunnen, kies daar de criteria bij en koppel aan elk criterium één of twee vaste vragen.

• Stap 1: Bepaal met de hiring manager welke vijf tot acht criteria de functie het meest vraagt.
• Stap 2: Beschrijf per criterium hoe goed gedrag eruitziet, zodat iedereen weet wat een 3 of een 5 betekent.
• Stap 3: Stel per criterium een vaste vragenlijst op, bijvoorbeeld met de STAR-methode.
• Stap 4: Kies een beoordelingsschaal en leg uit wat elke score betekent.
• Stap 5: Test het formulier bij de eerste kandidaat en pas het zo nodig aan.

Een goede voorbereiding van het gesprek zelf hoort daarbij. In ons artikel over een sollicitatiegesprek voorbereiden lees je hoe je dat aanpakt.

Hoe gebruik je de STAR-methode bij het beoordelen?

De STAR-methode helpt je bij het beoordelen, omdat je vraagt naar concreet gedrag in plaats van meningen. STAR staat voor Situatie, Taak, Actie en Resultaat. Je vraagt de kandidaat naar een situatie uit het verleden en laat hem uitleggen wat hij deed en wat het opleverde.

Een voorbeeld voor probleemoplossend vermogen: “Vertel over een moment waarop een project dreigde vast te lopen. Wat was jouw rol, wat heb je gedaan en wat was het resultaat?” Blijf doorvragen tot de kandidaat concreet wordt. Wie kan uitleggen hoe hij in de praktijk handelt, laat beter zien wat hij kan dan wie zegt dat hij “oplossingsgericht” is. Meer uitleg vind je in ons artikel over de STAR-methode.

Noteer de antwoorden direct op het formulier, met de belangrijkste voorbeelden. Zo kun je na het gesprek een score geven op basis van wat de kandidaat werkelijk vertelde, niet op wat je je herinnert.

Hoe vergelijk je kandidaten met het beoordelingsformulier?

Kandidaten vergelijk je met het beoordelingsformulier door de scores per criterium naast elkaar te zetten en het verschil te bespreken met de andere interviewers. Laat iedere interviewer het formulier eerst zelfstandig invullen, vóór het overleg. Zo voorkom je dat de mening van de luidste collega de rest beïnvloedt.

Kijk niet alleen naar de gemiddelde score. Een kandidaat met een gemiddelde van 3,8 kan op het belangrijkste criterium een 2 hebben. Bespreek vooral de criteria waar de interviewers verschillen: daar zit vaak de informatie die je nodig hebt voor een goede beslissing.

Twijfel je tussen twee kandidaten, plan dan een tweede gesprek of een praktijkopdracht gericht op het punt waar ze verschillen. Een assessment kan helpen bij functies waar specifieke competenties doorslaggevend zijn.

Wat is het verschil tussen een beoordelingsformulier en een scorecard?

Een scorecard is een compacte variant van een beoordelingsformulier, met alleen de selectiecriteria en een score per criterium. Een beoordelingsformulier is uitgebreider en bevat ook ruimte voor toelichting, sterke en zwakke punten en een aanbeveling. In de praktijk worden de termen door elkaar gebruikt.

Welke vorm je kiest, hangt af van je voorkeur en het aantal sollicitanten. Wil je veel sollicitanten beoordelen in een eerste ronde, dan werkt een korte scorecard sneller. Voor de laatste ronde, waar de werkgever de definitieve keuze maakt, wil je meer onderbouwing. Veel organisaties gebruiken daarom een scorecard voor het eerste gesprek en een volledig beoordelingsformulier voor het tweede.

Ook de recruiter heeft baat bij een vaste vorm. Wie voor meerdere afdelingen nieuw personeel werft, kan dezelfde opbouw blijven gebruiken en alleen de selectiecriteria per vacature aanpassen. Verzamel je de formulieren in een ATS systeem, dan staan ze bij de juiste kandidaat en hoef je niet te zoeken. Na de keuze volgt het arbeidsvoorwaardengesprek, waarin je de punten uit het formulier kunt gebruiken om het aanbod goed af te stemmen.

Welke fouten maak je met een beoordelingsformulier?

De meest gemaakte fout met een beoordelingsformulier is het pas invullen na alle gesprekken. Dan zijn de details vervaagd en vul je scores in op basis van gevoel. Vul het formulier daarom direct na elk gesprek in, binnen een uur.

Andere fouten:

• Te veel criteria, waardoor niemand het formulier volledig invult.
• Scores zonder toelichting, waardoor je achteraf niet meer weet waarom iemand een 2 kreeg.
• Criteria die niet bij de functie passen, zoals een algemene “uitstraling”.
• Het formulier gebruiken als invuloefening, terwijl de beslissing al vaststaat.
• Persoonlijkheid beoordelen in plaats van gedrag dat de rol vraagt.

Let ook op cultural fit. Iemand die past bij de waarden van je team is waardevol, maar “past in het team” wordt al snel “lijkt op ons”. Beschrijf daarom concreet welk gedrag je zoekt. Lees meer over cultural fit en hoe je het eerlijk beoordeelt.

Zo beoordeel je kandidaten samen met HoorayHR

HoorayHR is alles-in-één HR software voor het MKB, waarmee je kandidaten samen met je team beoordeelt en beslist. Met onze werving en selectie software komen alle sollicitaties op één plek binnen. Collega’s die een kandidaat spraken, delen hun oordeel in HoorayHR, zodat je in één overzicht ziet wat iedereen vindt en waarom.

Zo neem je samen een besluit waar het team achter staat, zonder losse formulieren in mailboxen. Per vacature stel je een vaste contactpersoon in, zodat kandidaten weten met wie ze contact hebben. Zegt een kandidaat ja, dan wordt die met één klik medewerker en start de onboarding.

Een beoordelingsformulier voor een sollicitatiegesprek kost een uur om op te zetten en levert bij elke vacature betere beslissingen op. Begin met het voorbeeld hierboven, pas het aan op je functies en verbeter het na elke ronde. Dan wordt elke nieuwe collega een bewuste keuze.