Vakantieplanning personeel: Hoe maak ik een vakantierooster?

Ramon Glebbeek07/12/2021

5 MIN

De maanden juni, juli, augustus en begin september vormen voor veel bedrijven een uitdaging. In deze vakantieperiode willen veel medewerkers tegelijk vakantie aanvragen. Het maken van een vakantieplanning voelt dan al snel als een heel eind puzzelen. Toch is een goede vakantieplanning essentieel voor een soepele bedrijfsvoering. Hoe zorg je ervoor dat iedereen zijn welverdiende vakantie kan opnemen, zonder dat je organisatie in de knel komt?

In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je een vakantierooster maakt dat overzichtelijk is, eerlijk aanvoelt voor werknemers én zorgt dat de bedrijfsvoering blijft draaien.

1. Bepaal de minimale bezettingsgraad

De basis van een goede vakantieplanning is inzicht in de minimale bezettingsgraad. Met andere woorden: hoeveel medewerkers moeten minimaal per dag aanwezig zijn om het werk te laten draaien?

Breng per team of afdeling in kaart:

Welke functies essentieel zijn
Hoeveel mensen minimaal per dag aanwezig moeten zijn
Welke werkzaamheden niet kunnen wachten

Door vooraf te bepalen wat de optimale bezetting is, voorkom je onderbezetting in drukke periodes. Leg dit vast in het vakantierooster en communiceer duidelijk waarom deze minimale bezettingsgraad nodig is. Transparantie voorkomt discussies achteraf.

2. Stel deadlines en communiceer deze duidelijk

Een vakantieplanning maken lukt alleen als iedereen weet waar hij of zij aan toe is. Stel daarom een uiterste datum waarop medewerkers hun vakantie moeten indienen, bijvoorbeeld voor de zomervakantie.

Door deadlines te stellen:

Krijgt iedereen gelijke kansen
Kun je in één keer de planning maken
Is er genoeg tijd om alternatieven te bieden

Communiceer deze deadline ruim van tevoren en herhaal dit eventueel. Dat voorkomt last minute verzoeken die de planning onder druk zetten.

3. Bepaal vooraf wie voorrang krijgt

Een belangrijk onderdeel van het maken van een vakantieplanning is bepalen wanneer een medewerker voorrang krijgt. Dit voorkomt dat verlof zomaar geweigerd lijkt.

Veelgebruikte regels zijn:

Medewerkers met schoolgaande kinderen krijgen voorrang in bepaalde periodes
Een rouleersysteem op basis van voorgaande jaren
Rekening houden met vaste vrije dagen of parttimers

Het systeem zelf is minder belangrijk dan de helderheid vooraf. Leg deze afspraken vast in het personeelshandboek en communiceer ze elk jaar opnieuw.

4. Maak het vakantierooster centraal en inzichtelijk

Een overzichtelijk vakantierooster op een centrale plek is cruciaal. Medewerkers willen in één oogopslag zien:

Wie al is ingepland
Welke periodes vol zitten
Waar nog ruimte is

Dit kan met een Excel-bestand, maar ook met online planners of HR-tools. Door verlofaanvragen zichtbaar te maken, ontstaat er meer flexibiliteit en houden collega’s rekening met elkaar. Zo lossen teams veel uitdagingen zelf op, voordat HR of de werkgever hoeft in te grijpen.

5. Beoordeel verlofaanvragen tijdig en zorgvuldig

Beoordeel verlofaanvragen zo snel mogelijk na de deadline. Moet je een vakantieaanvraag weigeren? Geef dan altijd een duidelijke uitleg en bied een alternatief. Zomaar weigeren zorgt voor frustratie en onbegrip.

Door:

Schriftelijk te reageren
Rekening te houden met de situatie van de medewerker
Te laten zien dat je meedenkt

vergroot je het draagvlak voor de planning en de transparantie binnen het team.

6. Denk aan vervanging en flexibiliteit

In sommige situaties is extra ondersteuning nodig, bijvoorbeeld via vakantiekrachten of uitzendkrachten. Zeker in piekperiodes kan dit helpen om de bezetting te waarborgen. Ook flexibiliteit in roosters, weekenddiensten of tijdelijke wijzigingen kan bijdragen aan een betere invulling van het vakantierooster.

Bonus: plan je eigen vakantie

Ook als werkgever, planner of HR-manager is het belangrijk om zelf op tijd vakantie aan te vragen. Door dezelfde regels te volgen als andere medewerkers, geef je het goede voorbeeld én zorg je dat je zelf voldoende vrije dagen neemt.

Veelgestelde vragen over vakantieplanning

Mag een werkgever een vakantieaanvraag weigeren?

Ja, dat mag, maar alleen als de bedrijfsvoering in gevaar komt. Een vakantieaanvraag weigeren moet altijd goed onderbouwd zijn en mag niet zomaar gebeuren.

Hoe maak ik een vakantierooster overzichtelijk?

Zorg voor één centrale plek waarin alle vakantiedagen, vrije dagen en wijzigingen zichtbaar zijn. Dit kan met Excel, maar ook met een online tool of gratis template.