Het goed en overzichtelijk beheren van personeelszaken en alles wat te maken heeft met HR administratie is een taak voor elke werkgever die niet meer weg te denken is uit het hedendaagse bedrijfsleven. Van het bijhouden van personeelsdossiers tot het uitvoeren en verwerken van de salarisadministratie, elke handeling draagt bij aan de efficiëntie en compliance van een organisatie.

Echter, Uit een onderzoek bleek dat HR professionals in Europa gemiddeld 23% van hun tijd kwijt zijn aan het bijhouden van de administratie van het personeel. Als ondernemer of HR manager ben je verantwoordelijk voor personeelsdossiers, verlofsaldo’s en ziekteverzuim. In een wereld waar elke seconde telt, is het van cruciaal belang om elke mogelijke maatregel te treffen om de administratieve lasten te verminderen. Veel organisaties vertrouwen nog steeds op Microsoft Excel voor hun HR administratie, een keuze die meer nadelen dan voordelen blijkt te hebben.

Alhoewel Excel flexibel is in het gebruiken van spreadsheets en tabellen, stelt het platform bedrijven niet in staat om automatisch te voldoen aan de wettelijke verplichtingen en het beheren van persoonsgegevens. Het handmatig bijhouden van een arbeidsovereenkomst, het identificeren van personeel voor aangiftes bij de belastingdienst, en het waarborgen van de juistheid van personeelszaken zijn pas enkele van de taken die aanzienlijke administratieve lasten met zich meebrengen. Bovendien kan Excel niet de mogelijkheid bieden om taken of notificaties te automatiseren, wat juist essentieel is voor effectief personeelsbeheer.

In deze blog belichten we de 5 belangrijkste redenen waarom het tijd is om Excel vaarwel te zeggen en over te stappen op een gespecialiseerde HR-software. Dit zal u als werkgever niet alleen helpen bij het stroomlijnen van de administratieve processen, maar ook bij het naleven van personeelszaken die noodzakelijk en wettelijk verplicht zijn.

1. Berekeningen gaan niet automatisch

Wanneer je in excel het verlofsaldo van al je medewerkers bij wilt houden, zul je eerst zelf de calculaties in moeten voeren. Reken maar vast wat tijd uit om op te zoeken hoe het ook alweer zat met wettelijk en bovenwettelijk verlof. Hoe zet je dat overzichtelijk in Excel? Naast dat je veel tijd kwijt bent aan het uitzoeken van de calculatie en het invoeren van deze berekeningen, is een foutje snel gemaakt. Stel dat je bijvoorbeeld een verkeerde kolom aanklikt, kunnen al je berekeningen wel eens fout gaan, zonder dat je dat zelf door hebt. Hoe groter je team wordt, hoe meer data je beheert en hoe groter de kans is dat je een foutje maakt.

2. Excel geeft geen notificaties

Het is belangrijk om op tijd te reageren bij een aflopend contract. Wanneer je als werkgever een contractverlenging vergeet, kan dat tot veel problemen en kosten leiden. Een tijdelijk contract wordt in Nederland namelijk automatisch verlengd, wanneer je deze vergeet te beëindigen. De medewerker moet een maand voor het verlopen van zijn contract hiervan op de hoogte zijn, ander kan dit zelfs een flinke boete opleveren. Dit is meteen waar spreadsheets tekort schieten; ze geven je geen notificaties. Niet alleen contractverlengingen, maar denk ook aan het verlofsaldo van je werknemers, de verwerking van strafrechtelijke gegevens en arbeidsovereenkomsten die je niet langer bewaren mag. Als je als ondernemer niet op de hoogte bent van dit soort zaken, kan het zo zijn dat iedereen zijn vakantie ineens tegelijk op wil nemen.

3. Werknemers werken niet in Excel

Hoeveel tijd ben je wel niet kwijt aan het lezen, verwerken en beantwoorden van mailtjes met verlofaanvragen? Vaak genoeg vergeten werkgevers de aanvragen te verwerken in hun spreadsheet, waardoor een collega ineens onverwachts vrij is. Voor werknemers is het ook veel makkelijker om hun vrije dagen te plannen als ze weten wanneer hun collega’s er wel of niet zijn. Doordat zij niet in het systeem werken hebben ze hier geen overzicht in.

Ook kan het zo zijn dat persoonlijke informatie verandert. Stel dat een collega verhuist, dan wil je toch gewoon dat die collega zelf zijn adres wijzigt? Dat scheelt jou als ondernemers weer kostbare tijd! Meer weten over waarom HR zo belangrijk is?

ps. Bij Hooray hebben we zelfs een app. Kan je verlofaanvragen gewoon goedkeuren vanaf de bank!

4. Niet alles op één plek

Als ondernemer moet je alle personele documenten van jouw werknemers bewaren. Natuurlijk wil je van iedereen zijn persoonlijke informatie, opgenomen verlofdagen en ziekteverzuim inzichtelijk hebben. Maar ook gemaakte contracten en maandelijkse loonstroken moeten worden bewaard. Al deze informatie kan je simpelweg niet van iedere collega in één Excel document bewaren. Uiteindelijk staat alle HR data dan toch weer verspreid over je computer. En hoe zorg je dan dat elk bestand gekoppeld is aan de desbetreffende werknemer? Niet alleen voor jouzelf, maar je wilt ook dat dit voor jouw personeel inzichtelijk is. Als jouw medewerkers inzicht willen in hun loonstrook of contract, zal je deze documenten dan altijd los naar iedereen persoonlijk moeten mailen.

5. Het overzicht is gauw zoek

Zoals ik hierboven al aangaf, bevindt je HR administratie zich bij het gebruik van Excel op allemaal verschillende plekken. Wanneer je snel overzicht wilt krijgen in het verlofsaldo of verzuim van medewerkers, zal je eerst een berekening moeten doen. Als je de arbeidsvoorwaarden in wilt zien, moet je eerst op zoek naar het juiste document. En wat als er onenigheid ontstaat over een verlofaanvraag? Je kunt je wel voorstellen dat je enorm veel tijd en moeite kwijt bent met het terughalen van deze gegevens.

Bovendien ziet excel niet welke dag het is, waardoor hij geen overzicht geeft van de evenementen van de week. HR tools hebben vaak een handig dashboard, waarin je direct aankomende feestdagen, verjaardagen of verlofdagen van collega’s ziet. Ook is direct inzichtelijk wie wel en niet aan het werk is. Overzicht, in een handomdraai.

Weg met Excel

Het mag wel duidelijk zijn. Excel voor de HR administratie is verre van praktisch. Gelukkig zijn er tegenwoordig veel goedkope alternatieven op de markt, die speciaal gemaakt zijn om jouw HR administratie te stroomlijnen. Geen moeilijke berekeningen die mogelijk fouten bevatten en documenten die overal verspreid staan, maar gewoon één systeem voor jouw gehele personeelsadministratie. Interessant voor jouw organisatie? HoorayHR probeer je nu gratis 14 dagen uit, zonder verplichtingen. Houd je eindelijk weer tijd over voor de leuke dingen!