10 tips om efficiënter te werken als HR-manager

Veel HR-managers herkennen het: je werkdag begint gestructureerd, maar eindigt chaotisch doordat je wordt opgeslokt door spoedjes, vragen en onverwachte onderbrekingen. Daardoor blijft strategisch HR-werk liggen en voelt het alsof je continu brandjes blust. Gelukkig hoeft dat niet zo te zijn. Met de juiste structuur, keuzes en gewoontes kun je veel efficiënter werken én meer impact maken.

In de eerste aflevering van onze HR-podcast Confetti at Work gaan we in gesprek met Anke Nieboer van HR Wizard. Tijdens de aflevering geeft Anke jou tips om efficienter te werken als HR manager. Hoe bewaak je jouw HR-plan, bepaal je prioriteiten en zorg je er ook daadwerkelijk voor dat je stick-to-the-plan blijft. We hebben de 10 beste tips voor je op een rij gezet.

”

1. Stop met automatisch brandjes blussen; kies bewust waar je op reageert

In HR lijkt elk probleem urgent, maar dat is het zelden. Door bewust te bepalen welke issues écht aandacht verdienen, houd je jezelf uit de reactieve stand en kun je proactief werken. Dit zorgt voor meer rust in je werkweek en voorkomt dat jij de “spoedbalie” van de organisatie wordt.

Zo doe je dat:

• Beoordeel elk verzoek op urgentie en impact.
• Gebruik een standaardzin om niet-urgente vragen te parkeren.
• Plan vaste momenten om “parkeer”-vragen op te pakken.
• Communiceer duidelijk wanneer je wel beschikbaar bent.

2. Werk met een HR-jaarplan voor richting en focus

Zonder plan voelt alles belangrijk. Met een strategisch HR-jaarplan wordt duidelijk wat prioriteit heeft en waar jouw tijd naartoe moet gaan. Het helpt je om realistischer te plannen en duidelijk te communiceren naar management en medewerkers.

Zo doe je dat:

• Formuleer 3–5 strategische HR-thema’s voor het jaar.
• Vertaal die naar kwartaal- en maanddoelen.
• Haal input op bij het MT en stem verwachtingen af.
• Gebruik het plan als houvast om afleiders te voorkomen.

3. Gebruik vaste focusblokken voor je belangrijkste HR-projecten

Groot HR-werk — zoals beleid, onboarding, verzuimstrategie of cultuurontwikkeling — vraagt om ongestoorde concentratie. Focusblokken geven je de mentale ruimte om echt vooruitgang te boeken. Door 1–2 keer per week zo’n blok te plannen, groeit je strategische impact enorm.

Zo richt je focusblokken in:

• Plan wekelijks minimaal twee vaste focusblokken.
• Schakel alle meldingen uit en sluit je deur.
• Start met 45 minuten diep werk aan een groot project.
• Rond af met kortere 20-minutentaken en eenvoudige acties.

4. Claim je agenda en laat hem niet vullen door anderen

Een efficiënte HR-manager wordt niet geleefd door de agenda van anderen. Door structuur aan te brengen in je planning werk je met meer focus, minder stress en meer overzicht. Dat maakt je effectiever én voorspelbaarder.

Hoe je dat doet:

• Werk met thema-dagen of vaste wekelijkse HR-blokken.
• Plan meetings standaard op 30–45 minuten.
• Maak terugkerende overleggen met managers.
• Bewaak je agenda als een strategisch document.

5. Train collega’s om niet ad-hoc bij je binnen te lopen

Ad-hoc onderbrekingen zijn een enorme productiviteitskiller. Door collega’s te helpen structuur aan te brengen in hoe ze vragen stellen, ontstaat rust. Het kost tijd, maar consistency is key — uiteindelijk wordt dit de nieuwe norm.

• Laat collega’s afspraken inplannen via een planningstool.
• Vraag hen om vragen via Teams of mail te sturen.
• Leg uit wat urgent is en wat niet.
• Wees helder en consequent in je nieuwe werkwijze.

6. Documenteer HR-processen zodat mensen minder afhankelijk zijn van jou

Veel vragen die HR krijgt zijn herhalend. Door processen, procedures en informatie duidelijk te documenteren, voorkom je herhaling en vergroot je de zelfredzaamheid van medewerkers en managers. Jij houdt tijd over voor zaken die er écht toe doen.

Documenteer bijvoorbeeld:

• handleidingen voor verzuim, onboarding en performance;
• manager-toolkits met stappenplannen;
• een medewerkers-FAQ;
• templates voor contracten, gesprekken en HR-communicatie.

7. Automatiseer je werk met slimme HR-tools

Automation is een van de snelste manieren om efficiënter te werken als HR-manager. Met een goed HR-systeem werk je nauwkeuriger, sneller en centraler. Wil je graag eens sparren hoe jij jouw HR naar een hoger niveau kunt tillen? We denken graag met je mee! Plan direct een persoonlijke met ons in.

8. Bescherm je energie: HR is geen emotiespons

HR is een mensgericht vak waarbij emoties vaak bij jou terechtkomen. Dat kan intens zijn. Door goed voor jezelf te zorgen en je grenzen te bewaken, blijf je krachtig en professioneel, ook in complexe situaties.

Let op:

• neem bewust pauzes na zware gesprekken;
• bewaak je mentale ruimte;
• stel grenzen bij emotionele overload;
• herken wanneer je een stap terug moet doen.

9. Zoek sparring buiten je organisatie voor inspiratie en groei

Vooral solo-HR-managers missen vaak een sparringpartner. Buiten je organisatie vind je juist veel kennis, inspiratie en praktische oplossingen die je werk makkelijker en beter maken. Het verbreedt je perspectief en voorkomt dat je het wiel opnieuw moet uitvinden.

Zo vind je die sparring:

• sluit je aan bij HR-intervisiegroepen;
• bezoek HR-events en webinars;
• neem deel aan HR-community’s;
• wissel best practices uit met vakgenoten.

10. Communiceer actief over je HR-werk — interne branding is essentieel

Als HR wil je dat mensen begrijpen waar je mee bezig bent en waarom je bepaalde keuzes maakt. Door zichtbaar te zijn, creëer je draagvlak, begrip en waardering. Dat maakt het makkelijker om prioriteiten te stellen en nee te zeggen tegen ad-hoc verzoeken.

Communiceer bijvoorbeeld:

• maandelijkse updates over HR-data en trends;
• voortgangsrapportages van projecten;
• successen en verbeteringen;
• geplande initiatieven en verwachtingen.