Werktelefoons voor medewerkers: Waar aan te denken

Een werktelefoon of telefoon van de zaak is voor veel werknemers een belangrijke secundaire arbeidsvoorwaarde. Voor de werkgever brengt het echter ook verantwoordelijkheden met zich mee. Denk aan kosten, beveiliging, privacy, regels en fiscale verplichtingen richting de Belastingdienst. In dit artikel lees je waar je als werkgever én werknemer rekening mee moet houden bij het verstrekken en gebruiken van een zakelijke telefoon.

Wat is een werktelefoon precies?

Een werktelefoon is een mobiele telefoon die door de werkgever ter beschikking wordt gesteld aan werknemers om hun werk goed uit te voeren. In veel gevallen betaalt de baas het toestel, het abonnement en de telefoonkosten. De telefoon van de zaak wordt voornamelijk gebruikt voor werk, maar vaak mag deze ook privé gebruiken, mits hierover goede afspraken zijn gemaakt.

Een belangrijk voordeel van een aparte werktelefoon is dat werk en privé duidelijk gescheiden blijven. Dit helpt bij een gezonde werk-privébalans en voorkomt dat werk en privéleven continu door elkaar lopen.

Werktelefoon of BYOD: wat is verstandig?

Werkgevers staan vaak voor het principe:

• een zakelijke telefoon verstrekken
• of medewerkers hun privé smartphone laten gebruiken (BYOD)

Telefoon van de zaak

Voordelen:

• Werk en privé gescheiden houden
• Betere beveiliging en controle
• Professionele uitstraling en bereikbaarheid
• Duidelijke regels en regeling

Nadelen:

• Hogere kosten
• Onderhoudskosten en administratie
• Werknemers moeten soms twee telefoons meenemen

BYOD (privé gebruiken voor werk)

Voordelen:

• Kosten besparen voor de werkgever
• Medewerker gebruikt een vertrouwd toestel
• Minder devices nodig

Nadelen:

• Vermenging van werk en privé
• Privacyrisico’s
• Meer kans op stress en verstoring van de werk privébalans

In de praktijk kiezen veel organisaties bewust voor een werktelefoon om privacy, beveiliging en efficiëntie te waarborgen.

Privacy, regels en telefoon uitlezen

Een werkgever mag een zakelijke telefoon controleren, bijvoorbeeld gesprekken, internet en e-mail checken. Telefoon uitlezen mag echter alleen binnen duidelijke kaders. De AVG stelt dat monitoring noodzakelijk, proportioneel en transparant moet zijn.

Daarom zijn duidelijke regels en een schriftelijke overeenkomst verplicht:

• Wat mag de werkgever checken?
• Wat valt onder privégebruik?
• Welke data worden opgeslagen?
• Wat gebeurt er bij uitdiensttreding?

Zo weet iedere werknemer waar hij of zij aan toe is.

Beveiliging: onmisbaar bij zakelijke telefonie

Goede beveiliging is cruciaal, zeker wanneer medewerkers werken met gevoelige bestanden of klantgegevens.

Belangrijke aandachtspunten:

• Sterke wachtwoorden en automatische vergrendeling
• Mobile Device Management (MDM)
• Regelmatige updates
• Bescherming van bestanden en opslag

Een werktelefoon helpt om data veilig te houden en risico’s te beperken.

Welke werktelefoon past bij het werk?

Niet elk werk vraagt om dezelfde smartphone. Bij zwaar werk of werken op een bouwplaats is een robuuste smartphone vaak noodzakelijk.

Belangrijke specificaties:

• Schokbestendig en waterdicht
• Stevige behuizing
• Geschikt voor zware omstandigheden en extreme omstandigheden
• Lange batterijduur

Voor kantoorwerk zijn andere zaken belangrijk:

• Krachtige processor
• Voldoende geheugen en opslagruimte
• Goede camera’s voor documentatie
• Android of iPhone, passend bij bedrijfsstandaarden

Kosten, belasting en noodzakelijkheidscriterium

De Belastingdienst hanteert het noodzakelijkheidscriterium. Dat betekent dat een telefoon van de zaak noodzakelijk moet zijn om het werk te doen. Is dat het geval, dan:

• betaalt de werkgever het toestel en abonnement
• zijn de kosten aftrekbaar
• is privégebruik toegestaan

Bij einde dienstverband moet het toestel worden ingeleverd of kan het tegen restwaarde worden overgenomen.

Goede afspraken voorkomen problemen

Een duidelijke regeling voorkomt discussies. Leg vast:

• wie een werktelefoon krijgt
• wat verplicht is
• hoeveel privégebruik is toegestaan
• wie betaalt bij schade of verlies
• hoe onderhoud en vervanging werken

Met goede afspraken werkt het beleid voor iedereen.

Werktelefoons beheren met HoorayHR

Het beheren van werktelefoons, regels en bedrijfsmiddelen kost tijd. Met bedrijfsmiddelenbeheer in HoorayHR houd je overzicht over bedrijfsprocessen en personeelsontwikkeling:

• uitgegeven toestellen
• afspraken en regelingen
• bruikleenovereenkomsten (genereren, ondertekenen en beheren)
• inlevermomenten
• kosten en administratie

Zo werkt het beheer efficiënt en professioneel.

FAQ – Veelgestelde vragen over werktelefoons