Is urenregistratie verplicht? Dit moet je als werkgever vastleggen

Ja, als werkgever in Nederland ben je verplicht om de arbeids- en rusttijden van je medewerkers te registreren. Dat staat in de Arbeidstijdenwet: je houdt een deugdelijke registratie bij, zodat te controleren is of de regels voor werk- en rusttijden worden nageleefd. De vorm is vrij, maar uit je registratie moet blijken wanneer iemand werkte en rustte. Met digitale urenregistratie regel je dat zonder losse briefjes.

Waarom is urenregistratie verplicht?

Urenregistratie is verplicht zodat werkgevers, medewerkers en de toezichthouder kunnen controleren of de regels voor maximale werktijd en minimale rust worden nageleefd. Die regels beschermen de gezondheid en veiligheid van medewerkers. Zonder registratie is niet na te gaan of iemand te lang achter elkaar werkt of te weinig rust krijgt.

De Arbeidstijdenwet

In Nederland regelt de Arbeidstijdenwet hoe lang medewerkers mogen werken en hoeveel rust ze minimaal krijgen. Dezelfde wet verplicht de werkgever om een registratie van arbeids- en rusttijden bij te houden. Meer over de wet zelf lees je in ons artikel over de Arbeidstijdenwet.

De Europese uitspraak uit 2019

Het Europees Hof van Justitie oordeelde op 14 mei 2019 dat lidstaten werkgevers moeten verplichten om een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem in te richten waarmee de dagelijkse arbeidstijd van elke werknemer wordt gemeten. Die uitspraak geldt voor alle EU-landen. In Duitsland leidde ze bijvoorbeeld tot een uitspraak van de hoogste arbeidsrechter in 2022, waarna alle werkgevers de arbeidstijd moeten vastleggen.

Wat moet je registreren?

Je registreert per medewerker wanneer hij of zij begint en stopt met werken en welke pauzes er waren. Volgens de Nederlandse Arbeidsinspectie gaat het om de feitelijk gewerkte uren en rust, inclusief overwerk. In de praktijk werkt deze lijst goed:

• Begin- en eindtijd van elke werkdag of dienst
• Pauzes, zodat de werkelijke werktijd klopt
• Overuren en afwijkingen van het vaste rooster
• Verlof en ziekte, zodat gepland en gewerkt op elkaar aansluiten
• Correcties met datum en reden, zodat de registratie controleerbaar blijft

Hoe je overuren daarna verrekent, lees je in ons artikel over overuren uitbetalen.

Hoe lang moet je de urenregistratie bewaren?

Je bewaart de registratie van arbeids- en rusttijden volgens de Nederlandse Arbeidsinspectie minimaal 52 weken. Die termijn telt vanaf de datum waarop de gegevens betrekking hebben. De wet schrijft geen vaste plek voor: de registratie mag op kantoor liggen of bij je boekhouder, zolang je hem bij een inspectie binnen redelijke tijd kunt laten zien.

De precieze regels en actuele voorwaarden vind je op de website van de Rijksoverheid en bij de Nederlandse Arbeidsinspectie.

Mag urenregistratie op papier?

Ja, de vorm van de registratie is vrij. Urenbriefjes, prikklokkaarten en een spreadsheet zijn toegestaan, zolang de verschillende soorten arbeidstijd eruit blijken of te herleiden zijn. Toch kiezen steeds meer bedrijven voor een digitale oplossing, omdat papier veel handwerk en fouten oplevert.

Manieren om uren te registreren vergeleken

Werk je nog in spreadsheets, dan helpt onze gids uren bijhouden in Excel je op weg.

Wat gebeurt er als je geen urenregistratie bijhoudt?

Zonder deugdelijke registratie riskeer je een boete van de Nederlandse Arbeidsinspectie, die toezicht houdt op de Arbeidstijdenwet. Maakt een ontbrekende registratie een volledige inspectie onmogelijk, dan kan de inspectie direct een boete opleggen. De actuele boetebedragen vind je bij de Nederlandse Arbeidsinspectie.

Daarnaast is er een praktisch risico: zonder registratie heb je bij een conflict over overuren of rusttijden geen controleerbaar overzicht.

Zo regel je verplichte urenregistratie in vijf stappen

Verplichte urenregistratie regel je het best stap voor stap, en je neemt je team vanaf het begin mee. Deze vijf stappen werken in de praktijk:

• Stap 1: Breng in kaart welke werktijdmodellen er zijn, zoals fulltime, parttime, diensten of oproepkrachten.
• Stap 2: Kies een methode die bij je werkdag past en test die in een proefperiode.
• Stap 3: Leg vast wie registreert, wie goedkeurt en hoe correcties lopen.
• Stap 4: Informeer je medewerkers en, als je die hebt, de ondernemingsraad voordat je start.
• Stap 5: Controleer de eerste weken of alle uren compleet zijn en stel de inrichting bij.

Een voorbeeld: een dienstverlener met 25 medewerkers, van wie acht parttime, werkt met een Excel-lijst per persoon. Na de overstap klokt iedereen in en uit via de app, de leidinggevende keurt de week goed en de directie ziet direct wie overuren opbouwt. De maandelijkse ronde langs 25 spreadsheets valt weg.

Urenregistratie met HoorayHR

HoorayHR is alles-in-één HR-software voor het mkb met 10 tot 500 medewerkers, waarmee je de verplichte urenregistratie en de rest van je HR op één plek regelt. Medewerkers registreren hun uren per dag of per week, met de timer in de app, op de desktop of via een QR-code op locatie. Overuren berekenen wij automatisch en managers of admins keuren ingediende uren goed.

Verlof en afwezigheid staan via verlofregistratie in hetzelfde systeem, en rapportages per project of periode exporteer je voor de salarisadministratie. Zo heb je de registratie die de wet vraagt, zonder losse briefjes.

Een goede registratie is meer dan een verplichting: je ziet eerder wie te veel werkt, plant beter en hebt altijd de cijfers voor salaris en gesprekken bij de hand.