Bruikleenovereenkomst werkgever: voorbeeld en tips

Een bruikleenovereenkomst is een overeenkomst waarbij de ene partij een zaak gratis in gebruik geeft aan de andere partij. Die partij geeft de zaak na gebruik of na een bepaalde periode terug. Werkgevers gebruiken een bruikleenovereenkomst voor een laptop, mobiele telefoon of auto van de zaak. Leg je die afspraken vast in je HR software, dan weet je altijd wie wat heeft.

Wat is een bruikleenovereenkomst?

Een bruikleenovereenkomst is een overeenkomst waarin een uitlener, de bruikleengever, een zaak in bruikleen geeft aan een lener: om niet, dus zonder tegenprestatie. De eigenaar blijft eigenaar, wie de zaak in bruikleen krijgt, krijgt alleen het gebruik. Bruikleen is geregeld in het Burgerlijk Wetboek. De exacte en actuele regels vind je op de website van de Rijksoverheid.

De wettelijke regels voor bruikleen zijn regelend recht. Werkgever en werknemer mogen er dus in de overeenkomst van afwijken, zolang de overeengekomen afspraken redelijk zijn. Bij een geschil toetst de rechter die afspraken aan de redelijkheid. Een bruikleenovereenkomst kan mondeling of schriftelijk worden gesloten, maar schriftelijk voorkomt discussie als de geleende zaak kapot gaat of zoekraakt.

Wat is het verschil tussen bruikleen en huur?

Het verschil tussen bruikleen en huur zit in de betaling: bij bruikleen betaalt de lener niets, bij huur betaalt de huurder altijd een huurprijs. Vraagt de werkgever een maandelijkse bijdrage voor het gebruik, dan is het juridisch geen bruikleen meer. Bij verbruikleen wordt het geleende juist verbruikt, zoals geld.

Wanneer gebruik je een bruikleenovereenkomst als werkgever?

Een werkgever gebruikt een bruikleenovereenkomst zodra een medewerker een bedrijfsmiddel meeneemt om mee te werken. Denk aan:

• Een laptop, monitor of ander kantoormateriaal voor thuiswerken.
• Een mobiele telefoon of werktelefoon met abonnement.
• Een fiets, gereedschap of een werkbank voor werk op locatie.
• Een auto van de zaak, vaak aangevuld met een aparte autoregeling of gebruiksovereenkomst.

Werkt een medewerker liever met een eigen apparaat, dan is een bruikleenovereenkomst niet nodig. In dat geval maak je afspraken over BYOD. Voor auto’s hoort de bruikleen bij je wagenparkbeheer.

Welke verplichtingen heeft de lener?

De lener moet de geleende zaak zorgvuldig bewaren als een goed huisvader en gebruiken waarvoor deze bedoeld is. Na afloop geeft de lener de zaak terug in goede staat. Kosten die nodig zijn om de zaak te gebruiken, komen volgens de wet voor de lener, maar in een arbeidsrelatie draagt de werkgever die kosten meestal zelf.

Bij schade gelden twee lagen. Volgens de bruikleenregels vergoedt de lener schade die hij had kunnen voorkomen. Normale slijtage door normaal gebruik valt doorgaans niet onder schade. Voor schade tijdens het werk gelden bovendien aanvullende regels uit het arbeidsrecht: een werknemer is in de regel alleen aansprakelijk bij opzet of bewuste roekeloosheid. Een eigen risico bij verlies of diefstal moet je daarom duidelijk en redelijk in de overeenkomst opnemen.

De lener mag de zaak ook niet zonder toestemming aan derden uitlenen of verhuren.

Voorbeeld bruikleenovereenkomst: wat zet je erin?

Een goede bruikleenovereenkomst legt vast wat er wordt uitgeleend, aan wie, voor hoe lang en wat er gebeurt bij schade of vertrek. Er is geen wettelijk verplicht aantal bepalingen. Een voorbeeld bruikleenovereenkomst voor werkgevers bevat meestal:

• De namen van beide partijen: de werkgever als bruikleengever en de werknemer als lener.
• Een omschrijving van de zaak, met merk, type, serienummer en accessoires.
• De datum van ontvangst en de staat waarin de zaak is gegeven.
• De looptijd: voor bepaalde tijd, voor onbepaalde tijd of zolang het dienstverband loopt.
• Waarvoor de zaak gebruikt mag worden, en of privégebruik is toegestaan.
• Afspraken over onderhoud, onkosten, schade, verlies en diefstal.
• Wanneer en hoe de lener de zaak teruggeeft als de overeenkomst eindigt.
• Een plek voor ondertekening door beide partijen.

Een korte voorbeeldbepaling: “De werkgever geeft de werknemer de laptop [merk, serienummer] in bruikleen voor de duur van het dienstverband. De werknemer gebruikt de laptop voor zijn werk, behandelt hem zorgvuldig en geeft hem uiterlijk op de laatste werkdag terug in goede staat.” Gebruik zo’n voorbeeld als basis bij het opstellen van je eigen bruikleenovereenkomst.

Wanneer eindigt een bruikleenovereenkomst?

Een bruikleenovereenkomst eindigt na de afgesproken periode, nadat de zaak is gebruikt waarvoor ze is uitgeleend, of door opzegging. Bij werkgevers loopt de bruikleen meestal gelijk op met het dienstverband: de overeenkomst eindigt dan op de laatste werkdag. De bruikleengever kan de zaak eerder terugvragen als hij er dringend behoefte aan heeft, of als de lener zich niet aan de afspraken houdt.

Maak het teruggeven onderdeel van je offboarding. Zet het inleveren van laptop en telefoon op de checklist voor de laatste werkdag, zodat niets kwijtraakt.

Zo regel je bruikleen in HoorayHR

HoorayHR is alles-in-één HR software voor het MKB, waarmee je uitgeleende spullen bijhoudt in onze module bedrijfsmiddelen. Je ziet per medewerker welk bedrijfsmiddel hij of zij heeft, inclusief de bruikleenovereenkomst. Die overeenkomst laat je direct digitaal ondertekenen, waarna het document in het personeelsdossier staat.

Bij vertrek zet je het inleveren van bedrijfsmiddelen als taak in een workflow voor offboarding. Zo krijgt de juiste collega op tijd een herinnering.

Een bruikleenovereenkomst kost een kwartier en voorkomt later lastige gesprekken. Leg daarom bij elke uitgifte vast wat er is gegeven, en koppel dat aan het dossier van de medewerker.