Bedrijfsmiddelen beheren: zo houd je overzicht

Bedrijfsmiddelen beheren betekent dat je bijhoudt welke spullen je organisatie bezit, welke medewerker wat in gebruik heeft en in welke staat het is. Denk aan laptops, telefoons, auto’s en toegangspassen. Goed beheer voorkomt verlies, maakt de onboarding en offboarding van medewerkers soepeler en geeft finance de gegevens die nodig zijn om bedrijfsmiddelen af te schrijven.

Wat zijn bedrijfsmiddelen?

Bedrijfsmiddelen zijn goederen die een onderneming gebruikt om haar werk te doen en die niet bedoeld zijn voor verkoop. De meeste bedrijfsmiddelen gaan langer dan een jaar mee. Daarom vallen ze in de boekhouding onder de vaste activa, en niet onder de voorraad of de producten die je verkoopt.

Je onderscheidt twee soorten bedrijfsmiddelen:

• Materiële bedrijfsmiddelen zijn tastbare zaken, zoals laptops, telefoons, machines, kantoorinventaris, transportmiddelen en onroerend goed.
• Immateriële bedrijfsmiddelen zijn niet tastbaar, zoals softwarelicenties, vergunningen, octrooien en ook goodwill bij de overname van een bedrijf.

Voor HR zijn vooral de materiële bedrijfsmiddelen relevant die je aan medewerkers uitgeeft. Een laptop, een werktelefoon, een auto van de zaak of een bureaustoel voor thuis horen vaak bij de secundaire arbeidsvoorwaarden. Wie ze beheert in losse lijstjes, verliest snel het overzicht. Daarom beheer je bedrijfsmiddelen het best in je HR software, naast het personeelsdossier en de contracten.

Waarom is het beheer van bedrijfsmiddelen belangrijk?

Het beheer van bedrijfsmiddelen is belangrijk omdat je organisatie anders geld, tijd en gegevens verliest. Eén bedrijfsmiddel zoals een laptop dat niet terugkomt na een vertrek kost al snel € 1.000 of meer. Een telefoon met klantgegevens die zoekraakt, is bovendien een mogelijk datalek onder de AVG.

Goed beheer van bedrijfsmiddelen levert concreet dit op:

• Overzicht: je weet op elk moment welk bedrijfsmiddel bij welke medewerker ligt, met serienummer en datum van uitgifte.
• Minder verlies: medewerkers tekenen voor ontvangst, dus iedereen weet wat er terug moet bij vertrek.
• Snellere onboarding: een nieuwe collega heeft op de eerste werkdag een werkende laptop, telefoon en toegangspas.
• Betere planning: je ziet wanneer apparaten aan vervanging toe zijn en spreidt zakelijke aankopen over het jaar.
• Juiste administratie: finance krijgt de aanschafwaarde, datum en verwachte levensduur aangeleverd voor de afschrijving.

Het beheer van bedrijfsmiddelen raakt dus HR, IT en finance tegelijk. HR regelt de uitgifte en inname rond in- en uitdiensttreding, IT zorgt voor de werking en beveiliging, en finance verwerkt de kosten in de winst- en verliesrekening. Zonder één centrale registratie werkt ieder vanuit een eigen lijst, en dan gaat het mis.

Hoe beheer je bedrijfsmiddelen in 5 stappen?

Je beheert bedrijfsmiddelen door ze centraal te registreren, per medewerker vast te leggen wie wat heeft en de levenscyclus van aanschaf tot inname te volgen. Deze vijf stappen werken voor een bedrijf met tien medewerkers net zo goed als voor een bedrijf met tweehonderd.

• Stap 1: Maak een centrale inventaris van alle bedrijfsmiddelen, met type, merk, serienummer, aanschafdatum en aanschafkosten.
• Stap 2: Koppel elk bedrijfsmiddel aan een medewerker en leg de datum van uitgifte vast in het personeelsdossier.
• Stap 3: Laat de medewerker een bruikleenovereenkomst tekenen met afspraken over gebruik, schade en teruggave.
• Stap 4: Houd wijzigingen bij, zoals reparaties, vervanging of een overstap naar een andere collega.
• Stap 5: Neem bedrijfsmiddelen in bij uitdiensttreding en controleer of alles compleet en in goede staat terugkomt.

Bij stap 1 helpt het om bedrijfsmiddelen te groeperen. Bijvoorbeeld in ICT, telefonie, mobiliteit en kantoorinventaris. Zo zie je in één oogopslag hoeveel laptops er in omloop zijn en hoeveel auto’s je beheert. Voor auto’s van de zaak gelden extra afspraken, die je terugvindt in ons artikel over wagenparkbeheer.

Wat leg je vast in een bruikleenovereenkomst?

Een bruikleenovereenkomst is een afspraak waarin de werkgever een bedrijfsmiddel gratis aan een medewerker uitleent, met de voorwaarde dat de medewerker het terug geeft. De werkgever blijft eigenaar. Met een getekende bruikleenovereenkomst voorkom je discussie over wie wat moet terugbrengen en wie betaalt bij schade.

Een goede bruikleenovereenkomst voor bedrijfsmiddelen bevat:

• Een omschrijving van het bedrijfsmiddel, met merk, type, serienummer en accessoires.
• De datum van uitgifte en de staat van het middel op dat moment.
• Afspraken over gebruik, bijvoorbeeld of privégebruik is toegestaan en of anderen het mogen gebruiken.
• Afspraken over schade, verlies en diefstal, binnen de grenzen van de wet.
• De verplichting om het middel in te leveren bij uitdiensttreding of op verzoek van de werkgever.

Gebruiken medewerkers hun eigen apparaten voor het werk, dan heb je juist een ander soort afspraken nodig. Lees daarover meer in ons artikel over BYOD.

Wat doe je met bedrijfsmiddelen bij uitdiensttreding?

Bij uitdiensttreding neemt de werkgever alle bedrijfsmiddelen in en controleert of ze compleet en in goede staat zijn. Zet de inname daarom vast in je offboarding. Zo vergeet niemand dat de laptop, telefoon, laadkabels en toegangspas op de laatste werkdag terug moeten.

In de praktijk gaat het hier vaak mis. Een leidinggevende weet niet precies wat de medewerker allemaal heeft, of de lijst in Excel is al maanden niet bijgewerkt. Met een actuele registratie per medewerker zie je direct wat er terug moet. Dat maakt ook de afronding van de uitdiensttreding eenvoudiger, want je hoeft achteraf niet te zoeken naar ontbrekende spullen.

Na inname bepaal je wat er met het bedrijfsmiddel gebeurt. Een laptop van twee jaar oud kan vaak naar een nieuwe collega. Een oude telefoon gaat naar recycling of naar een partij die apparaten veilig wist. Kies je bewust voor hergebruik, dan lees je in ons artikel over duurzame bedrijfsmiddelen hoe je dat aanpakt.

Hoe werkt afschrijven van bedrijfsmiddelen?

Afschrijven betekent dat je de aanschafkosten van een bedrijfsmiddel verdeelt over de jaren waarin je het gebruikt, in plaats van alles in één keer af te trekken. De jaarlijkse afschrijving is een zakelijke kost die de winst verlaagt. Voor ondernemers in de inkomstenbelasting en bedrijven in de vennootschapsbelasting gelden dezelfde basisregels van de Belastingdienst.

De belangrijkste fiscale regels op hoofdlijnen:

• Kost een bedrijfsmiddel minder dan 450 euro exclusief btw, dan mag je de kosten in één keer aftrekken.
• Kost een bedrijfsmiddel € 450 of meer, dan moet je het afschrijven over de verwachte levensduur.
• De maximale afschrijving is 20% van de aanschafkosten per jaar, ook voor tweedehands bedrijfsmiddelen.
• Voor goodwill is de maximale afschrijving 10% per jaar.
• Je schat zelf de restwaarde in: wat het bedrijfsmiddel aan het einde van de gebruiksduur nog waard is. Die restwaarde mag ook nul zijn.

De meestgebruikte methode is de lineaire methode. Je trekt de restwaarde af van de aanschafkosten en deelt dat bedrag door de verwachte levensduur. Een rekenvoorbeeld: je koopt een laptop van € 1.500 exclusief btw, met een vermoedelijke gebruiksduur van vijf jaar en een restwaarde van € 250. De jaarlijkse afschrijving is dan (€ 1.500 min € 250) gedeeld door 5, dus € 250 per jaar. Wordt het bedrijfsmiddel gebruikt vanaf juli, dan schrijf je in het jaar van aanschaf zes twaalfde deel af, dus € 125.

Let op het verschil tussen economische levensduur en technische levensduur. De technische levensduur is hoe lang een apparaat werkt. De economische levensduur is hoe lang het economisch nut heeft voor je onderneming. Een laptop werkt misschien zeven jaar, maar is na vier jaar vaak te traag voor het werk. Voor de afschrijving telt de economische levensduur.

Welke afschrijvingsregels gelden nog meer?

Naast de gewone afschrijving kent de Belastingdienst regelingen waarmee een onderneming sneller of extra kosten kan aftrekken. Of je in aanmerking komt, hangt af van het soort investering, het bedrag en je situatie. De bedragen en voorwaarden veranderen jaarlijks.

• Willekeurig afschrijven: als startende ondernemer mag je onder voorwaarden zelf bepalen in welk tempo je een aangeschaft bedrijfsmiddel afschrijft. Zo kun je in een goed jaar meer afschrijven en in een slecht jaar minder.
• Willekeurige afschrijving milieu-investeringen: voor milieuvriendelijke bedrijfsmiddelen op de Milieulijst geldt de VAMIL, waarmee je een deel van de investering willekeurig afschrijft.
• Milieu-investeringsaftrek: voor dezelfde soort milieuvriendelijke bedrijfsmiddelen trek je een extra percentage van de investering af van de winst.
• Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek: investeer je in een jaar een bedrag binnen de grenzen van de regeling, dan trek je een extra percentage af. Meerdere aankopen in hetzelfde jaar tellen samen.

De investeringsaftrek komt bovenop de afschrijving. Je schrijft het bedrijfsmiddel dus gewoon af en trekt daarnaast een extra bedrag af van de winst. De exacte en actuele bedragen en voorwaarden vind je op de website van de Rijksoverheid.

Hoe verwerk je afschrijving in de administratie?

Afschrijving verwerk je als kostenpost in de winst- en verliesrekening, terwijl het bedrijfsmiddel zelf op de balans staat. Elk jaar daalt de boekwaarde: dat is de aanschafwaarde min de afschrijvingskosten die je tot dan toe hebt geboekt. Aan het einde van de gebruiksduur is de boekwaarde gelijk aan de restwaarde.

Voor het voorbeeld van de laptop ziet dat er zo uit. Na het eerste volle jaar is de boekwaarde € 1.250, na het tweede jaar € 1.000. Na vijf jaar staat de laptop op € 250. De totale afschrijvingskosten zijn dan € 1.250. Verkoop je de laptop later voor meer of minder dan de restwaarde, dan boek je het verschil als winst of verlies.

De btw staat los van de afschrijving. Wordt een bedrijfsmiddel zakelijk gebruikt, dan trek je de btw over de aanschaf normaal gesproken direct af in je btw-aangifte. Je schrijft daarom de aanschafkosten exclusief btw af. Kleine aankopen onder de grens verwerk je direct als bedrijfskosten. Wordt één bedrijfsmiddel zowel zakelijk gebruikt als privé, dan gelden er aparte regels.

Voor de afschrijving heeft finance gegevens nodig die vaak bij HR of IT liggen: wanneer een bedrijfsmiddel is aangeschaft, wanneer het in gebruik ging en wanneer het weer is ingeleverd of afgevoerd. Een goede registratie van bedrijfsmiddelen maakt de administratie dus ook voor je boekhouder een stuk makkelijker.

Waarom schiet Excel tekort bij het beheer van bedrijfsmiddelen?

Excel schiet tekort omdat een spreadsheet niet weet wie er in dienst komt of vertrekt. Het bestand staat los van het personeelsdossier, dus bij elke wijziging moet iemand er zelf aan denken om de lijst bij te werken. Na een paar maanden klopt de lijst niet meer.

Typische problemen met losse lijsten zijn:

• Er bestaan meerdere versies van de lijst bij HR, IT en de office manager.
• Getekende bruikleenovereenkomsten zitten in een map of mailbox, los van de registratie.
• Bij een vertrek weet niemand precies welke bedrijfsmiddelen terug moeten.
• Gegevens over aanschaf en levensduur ontbreken als finance ze nodig heeft.

De oplossing is om bedrijfsmiddelen te koppelen aan het personeelsdossier van de medewerker. Dan staat alles op één plek en beweegt de registratie mee met de loopbaan van de medewerker.

Zo beheer je bedrijfsmiddelen in HoorayHR

HoorayHR is alles-in-één HR software voor het MKB, waarmee je bedrijfsmiddelen beheert in hetzelfde systeem als je personeelsdossiers, contracten en onboarding. In onze module bedrijfsmiddelen zie je per medewerker welke laptop, telefoon, auto of pas iemand in gebruik heeft.

Zo werkt het in de praktijk:

• Je registreert een bedrijfsmiddel en wijst het toe aan een medewerker, waarna het in diens personeelsdossier staat.
• Je maakt een bruikleenovereenkomst en laat die tekenen met digitaal ondertekenen, zodat het getekende document direct bij de medewerker staat.
• Je neemt de uitgifte en inname van bedrijfsmiddelen op als taak in je HR workflows voor onboarding en offboarding.
• Je ziet bij een vertrek direct welke bedrijfsmiddelen de medewerker nog heeft en wat er terug moet.

Zo hebben HR, IT en de leidinggevende hetzelfde overzicht, zonder losse lijsten. En omdat alles bij de medewerker staat, hoef je bij een vertrek niet meer te zoeken.

Het aantal apparaten per medewerker groeit, zeker nu hybride werken de norm is. Wie nu één centrale registratie inricht, met bruikleenovereenkomsten en vaste stappen bij in- en uitdiensttreding, houdt ook bij groei grip op elk bedrijfsmiddel en op de kosten die erbij horen.