AI-geletterdheid: wat moet je als HR-manager regelen?

AI-geletterdheid is de kennis, vaardigheden en het begrip die medewerkers nodig hebben om AI verantwoord te gebruiken. De Europese AI-verordening verplicht organisaties die AI-systemen gebruiken om werk te maken van AI-geletterdheid. Voor HR betekent dat: in kaart brengen welke AI jouw collega’s gebruiken, wat ze daarover moeten weten en hoe je dat organiseert. Op onze pagina over AI in HR lees je hoe AI het HR-werk verandert.

Wat is AI-geletterdheid?

AI-geletterdheid is het vermogen om AI-systemen te begrijpen, kritisch te gebruiken en de gevolgen ervan in te schatten. De AI-verordening omschrijft het als de vaardigheden, kennis en het begrip waarmee organisaties en betrokkenen AI-systemen geïnformeerd inzetten. Daarbij hoort ook dat je AI-bewust bent: je kent de kansen, de risico’s en de mogelijke schade van AI.

Het gaat dus niet alleen om technische kennis of vaardigheden. Een AI-geletterde medewerker weet wat AI eigenlijk is en hoe generatieve AI zoals ChatGPT tot een antwoord komt. Hij weet ook waarom dat antwoord fout kan zijn. Hij herkent wanneer hij persoonsgegevens beter niet in een tool plakt. En hij begrijpt dat algoritmes vooroordelen uit hun trainingsdata kunnen overnemen. Dat laatste is in HR extra belangrijk, omdat AI daar raakt aan beslissingen over mensen.

AI-geletterdheid kent verschillende niveaus. Een recruiter die AI gebruikt om cv’s te screenen, heeft meer nodig dan een collega die af en toe een e-mail laat herschrijven. Daarom vraagt de wet geen specifiek niveau voor iedereen. De aanpak moet passen bij de rol, de taken en de context waarin AI wordt gebruikt. Je stemt het kennisniveau dus af op wat iemand in de praktijk met AI doet.

Is AI-geletterdheid verplicht volgens de AI-verordening?

Ja, AI-geletterdheid is verplicht voor organisaties die AI-systemen gebruiken of aanbieden. De verplichting staat in de AI-verordening en geldt al. Ze geldt voor vrijwel elke organisatie, ongeacht het risico van de AI die ze gebruikt. De exacte en actuele regels vind je op de website van de Rijksoverheid.

De verplichting raakt ook het MKB. Gebruiken jouw medewerkers ChatGPT, Copilot of een AI-functie in jullie software, dan is jouw organisatie een gebruiksverantwoordelijke volgens de AI-verordening. Er is geen uitzondering voor kleine bedrijven, ook niet in de publieke sector of het onderwijs.

Wat is er veranderd door de Digital Omnibus?

Met de Digital Omnibus zijn een aantal vereenvoudigingen in de AI-verordening doorgevoerd. De nadruk ligt nu op maatregelen die de AI-geletterdheid van het personeel ondersteunen, in plaats van op een vast niveau per medewerker.

Dat betekent niet dat de verplichting weg is. Je moet nog steeds aantoonbaar werk maken van AI-geletterdheid. Je hoeft alleen niet per persoon te bewijzen welk niveau iemand heeft gehaald. Een programma met opleiding, richtlijnen en begeleiding blijft dus nodig.

Welke andere regels uit de AI-verordening raken HR?

Naast AI-geletterdheid gelden er meer verplichtingen die voor HR relevant zijn. Verboden AI-praktijken, zoals emotieherkenning op de werkvloer, zijn niet meer toegestaan. AI-systemen voor werving, selectie, beoordeling en het toewijzen van taken gelden als hoog risico. De strengere regels voor die AI-systemen gaan later in. Wie nu werkt aan AI-geletterdheid, legt dus de basis voor die extra verplichtingen.

Wat moet je als HR-manager regelen voor AI-geletterdheid?

Als HR manager regel je drie dingen: een overzicht van AI-gebruik, een passende opleiding per rol en duidelijke afspraken over verantwoord gebruik. Samen vormen die de maatregelen waar de AI-verordening om vraagt. Pak dit op met IT, privacy en management, want AI-geletterdheid is geen puur HR-onderwerp. Goede samenwerking tussen die partijen zorgt dat de afspraken passen bij hoe het werk echt gaat.

• Stap 1: Breng in kaart welke AI-systemen en toepassingen er worden gebruikt, ook de tools die medewerkers zelf hebben gekozen.
• Stap 2: Bepaal per rol wat iemand moet weten. Maak onderscheid tussen collega’s die AI alleen laten vertalen en collega’s die AI gebruiken bij selectie.
• Stap 3: Stel een AI-beleid op met afspraken over toegestane tools en gegevens die nooit in een AI-tool horen.
• Stap 4: Bied een opleiding of cursus aan die past bij de behoeften van elke groep, van basiskennis tot verdieping.
• Stap 5: Leg vast wie welke opleiding heeft gevolgd en wanneer.
• Stap 6: Evalueer minimaal één keer per jaar, omdat AI-tools en wetgeving snel veranderen.

Koppel AI-geletterdheid aan je opleidingsbeleid

AI-geletterdheid hoort thuis in je bestaande opleidingsplan, niet in een losse actie. Reserveer er een deel van het opleidingsbudget voor en koppel het aan de competenties per functie. Met competentiemanagement maak je zichtbaar welke AI-competenties per rol nodig zijn. Zo groeit AI-geletterdheid mee met de ontwikkeling van je medewerkers.

Leg afspraken vast in je HR beleid

Afspraken over AI horen in je HR beleid en in het personeelshandboek. Beschrijf welke AI-tools zijn goedgekeurd, wat medewerkers wel en niet mogen invoeren en bij wie ze terechtkunnen met vragen. Let daarbij op de AVG: persoonsgegevens van collega’s of sollicitanten horen niet in een gratis AI-tool. Meer over persoonsgegevens lees je in ons artikel over de AVG.

Welke kennis en vaardigheden horen bij AI-geletterdheid?

AI-geletterdheid bestaat uit vier onderdelen: begrijpen hoe AI werkt, AI goed gebruiken, risico’s herkennen en ethische vragen meewegen. Per rol verschilt hoe diep je ingaat op elk onderdeel. Elke medewerker die met AI werkt, heeft wel een basis nodig.

• Begrijpen hoe AI werkt: wat machine learning is, hoe een taalmodel tekst voorspelt en waarom AI geen feiten “weet”.
• AI goed gebruiken: duidelijke instructies geven, output controleren en weten voor welke taken AI geschikt is.
• Risico’s herkennen: fouten, verzonnen bronnen, datalekken en vooringenomenheid in algoritmes.
• Ethische aspecten meewegen: grondrechten, transparantie naar collega’s en menselijke controle bij beslissingen over mensen.
• Kritisch blijven: AI-output behandelen als een concept en niet als een eindoordeel.

Voor HR zijn vooral ethiek en risicobeheer belangrijk. Gebruikt een team AI bij werving of beoordeling, dan moeten de mensen die ermee werken de uitkomst kunnen toetsen. Ze moeten kunnen uitleggen waarom ze een advies van een AI-systeem wel of niet volgen. Algoritmes die op historische data zijn ontwikkeld, herhalen soms oude patronen. Machine learning leert namelijk van voorbeelden uit het verleden, ook van de scheve. Dat raakt direct aan de grondrechten van sollicitanten en medewerkers.

AI-geletterdheid gaat daarmee verder dan het werk. AI speelt een steeds grotere rol in de maatschappij, van nieuws tot overheidsdiensten. Medewerkers die AI kritisch leren bekijken, herkennen ook buiten het werk sneller misleidende content. Zo draagt een goede opleiding bij aan een bewustere maatschappij.

Hoe organiseer je een opleiding AI-geletterdheid?

Je organiseert een opleiding AI-geletterdheid in drie lagen. Iedereen krijgt een korte cursus, rollen die veel met AI werken krijgen verdieping en in de dagelijkse praktijk is er begeleiding. Zo voorkom je dat iedereen dezelfde training krijgt, terwijl de behoeften verschillen.

Een basiscursus voor iedereen

Een goede start is een introductie van een paar uur. De Nationale AI-cursus is een gratis online cursus die in ongeveer 2,5 uur uitlegt wat AI is en hoe AI werkt. Meer dan vijftien experts uit onderwijs, onderzoek en bedrijfsleven geven daarin uitleg. Van de Nationale AI-cursus zijn ook varianten ontwikkeld voor specifieke groepen, zoals de publieke sector en de zorg. Voor veel MKB-bedrijven is de Nationale AI-cursus een laagdrempelige eerste stap.

Verdieping per rol

Rollen die AI inzetten bij beslissingen over mensen hebben meer nodig. Denk aan recruiters, leidinggevenden en HR professionals. Voor deze professionals worden opleidingen aangeboden van één of meerdere dagen, door experts uit de sector, soms met een microcredential na afronding. Kies een programma dat gericht is op de toepassingen die jouw team echt gebruikt, en kijk welke vaardigheden en competenties professionals in die rol nodig hebben. Een cursus over AI in het onderwijs helpt een recruiter niet. Combineer theorie met oefenen, zoals bij blended learning, zodat de kennis blijft hangen.

Leren in de dagelijkse praktijk

AI-geletterdheid groeit vooral door het dagelijkse werk. Stel AI-ambassadeurs aan die collega’s helpen, deel voorbeelden van goede en slechte prompts en bespreek fouten open. Een leercultuur waarin samenwerking en vragen stellen normaal zijn, werkt beter dan verplichte trainingen die iedereen snel afvinkt. Experts in je eigen team zijn vaak de beste docent voor collega’s. Van HR professionals mag je verwachten dat ze dit proces trekken, evenals de opvolging.

Wat zijn de risico’s als je AI-geletterdheid niet regelt?

Zonder AI-geletterdheid lopen organisaties drie risico’s: datalekken, verkeerde beslissingen op basis van AI-output en het niet naleven van de AI-verordening. Het eerste risico ontstaat in de praktijk het snelst. Medewerkers plakken gevoelige informatie in gratis AI-tools, omdat niemand heeft uitgelegd waarom dat een probleem is.

Ook verkeerde beslissingen zijn een reëel risico. Een AI-systeem dat cv’s rangschikt, kan onbedoeld kandidaten benadelen als de trainingsdata scheef zijn. Wie niet weet hoe zo’n systeem werkt, controleert de uitkomst niet. Zo nemen algoritmes ongemerkt beslissingen over, terwijl de verplichtingen bij de werkgever blijven liggen. Daarnaast is er toezicht op de AI-verordening.

Er is ook een positieve reden om het goed te regelen. Medewerkers die AI begrijpen, halen er meer uit. Ze werken sneller, maken minder fouten en durven nieuwe toepassingen te testen. AI-geletterdheid werkt zo door in elke sector en elke afdeling. AI-geletterdheid is dus niet alleen een verplichting, maar ook een investering in de digitalisering van je organisatie.

Zo helpt HoorayHR bij AI-geletterdheid

HoorayHR is alles-in-één HR software voor het MKB, waarmee je opleidingen, afspraken en ontwikkeling van medewerkers op één plek vastlegt. Dat helpt om AI-geletterdheid aantoonbaar en praktisch te organiseren.

Leg certificaten en ondertekende AI-richtlijnen vast in het digitale personeelsdossier. Zo zie je per medewerker welke opleiding is gevolgd. Met HR workflows maak je de AI-training een vaste taak in de onboarding van nieuwe collega’s, met herinneringen tot hij is afgerond. Je AI-beleid deel je via documentenbeheer met iedereen, zodat de laatste versie altijd vindbaar is. Ontwikkeldoelen rond AI neem je mee in de gesprekken over persoonlijke ontwikkeling.

Zelf zetten wij AI in om HR-administratie te verminderen, zodat er meer tijd is voor mensen. Onze Meeting Agent zet een gesprek om in een samenvatting met actiepunten. Met onze MCP praat je met jouw HR-data via de AI-assistent die je al gebruikt, waarbij iedereen binnen de eigen rechten werkt. Meer daarover lees je op onze pagina over AI in HoorayHR.

AI verandert de manier waarop teams werken, en de wetgeving beweegt mee. Wie nu begint met een overzicht van AI-gebruik, een passende cursus en heldere afspraken, staat sterk als de strengere regels voor AI in HR ingaan. Begin klein, met één basiscursus en één richtlijn, en bouw van daaruit verder.