Met de digitalisering in de wereld van HR en verschillende HR-gerelateerde tools en software-oplossingen, is het tegenwoordig mogelijk om een gepersonaliseerd HR ecosysteem te creëren. Zo ook met HoorayHR! Met onze verschillende integratiepartners maken wij het mogelijk om HoorayHR te koppelen met jouw boekhouding, salarisadministratie, performance management, recruitment en meer! Veel klanten maken inmiddels gebruik van een of meerdere van onze integraties. Zo ook Jente Kieft, HR-adviseur bij Edulance. In gesprek met Jente vertelt zij ons meer over haar ervaring met HoorayHR en de koppeling met Homerun om het HR- en recruitment proces voor Edulance te stroomlijnen.

Even kennismaken: Jente Kieft – Edulance

Als HR-adviseur is Jente verantwoordelijk voor alle HR-zaken binnen Edulance. Edulance is een snelgroeiende organisatie dat ZZP’ers weet te plaatsen in het onderwijs. ZZP’ers vinden bij Edulance verschillende opdrachten in het onderwijs, zowel voor het primair, voortgezet als speciaal onderwijs.

Tegenwoordig hebben veel scholen en opleidingen te maken met een tekort aan onderwijzers. De vele aanbiedingen vanuit scholen en de krapte op de arbeidsmarkt leiden tot baanwisselingen. In plaats van dat onderwijzers in dienst zijn bij een onderwijsinstituut, kiezen zij ervoor om als ZZP’er aan het werk te gaan. Dit geeft hen meer kans sneller een nieuwe uitdaging aan te gaan of een stap omhoog te maken. In de zoektocht naar een opdracht binnen het onderwijs helpt Edulance om de juiste match te vinden voor de ZZP’ers!

Onduidelijkheden en Excel-lijsten zorgden voor een vertraagd HR proces

Jente werkt momenteel een half jaar voor Edulance. Voordat zij hier was gestart, werden de HR processen nog niet optimaal gestroomlijnd in de organisatie. Er werd gebruikgemaakt van verschillende Excel-lijsten en er was veel handmatig werk nodig om alle verlofbudgetten en verdere administratie op orde te brengen. Naast het feit dat deze methode van werken erg foutgevoelig was, kostte het ook veel tijd voor de HR-afdeling van Edulance. Tijdens een recruitmentproces werden er verschillende medewerkers verantwoordelijk gesteld, zoals voor het schrijven van vacatureteksten en het plaatsen van vacatures, waardoor taken snel langs elkaar heen liepen. Al deze verschillende schakels zorgden voor onduidelijkheid en verwarring onder de collega’s, waardoor veel tijd verloren ging.

Ik wilde niet met allerlei sheets in Excel werken, dat werkt voor mij niet gebruiksvriendelijk.

Jente is direct van start gegaan om deze processen binnen Edulance te optimaliseren. Een overzicht van alle HR taken was de grootste wens en Jente is direct aan de slag gegaan om dit te realiseren voor zowel het management als de werknemers. Het liefst zou er gewerkt worden met één HR systeem, zowel voor sollicitaties als de HR zaken. De medewerkers die vanuit recruitment werden aangenomen, moesten direct beschikbaar zijn in het HR systeem.

Onderzoek naar de juiste oplossing voor het HR en recruitment proces

Op het moment dat de wensen voor het HR proces en een recruitmentsysteem duidelijk waren, is er gestart met een onderzoek naar verschillende tools. Het was een vereiste dat de HR-tool en de softwareoplossing voor het recruitmentproces, feilloos met elkaar konden integreren. Het volledige proces moest worden geautomatiseerd. Een uitgebreide en overzichtelijke tool is fijn, maar het moet wel eenvoudig blijven voor alle gebruikers. Naast het registreren van de verschillende administratieve taken gelieerd aan HR, was er vanuit Edulance ook een wens om te groeien binnen de organisatie. Persoonlijke ontwikkeling en de wens om functioneringsgesprekken vast te leggen in het HR systeem was een vereiste. Aanvullende criteria waar de tools onder andere aan moesten voldoen, zijn:

• Het gebruik van een mobiele app. Voor medewerkers moet het eenvoudig zijn om verlof aan te vragen, uren te schrijven of het digitale personeelsdossier in te zien.
• Digitaal ondertekenen van contracten en documenten.
• Mogelijkheid tot inzien van rapportages

In de zoektocht naar een fijne tool om de vraagstukken op het gebied van HR op te lossen en het HR proces te stroomlijnen, kwam Jente bij HoorayHR uit. Om alle wensen op het gebied van recruitment onder te brengen, was Homerun de beste keuze voor Edulance. Met HoorayHR en Homerun ontdekte Jente het beste van twee werelden, namelijk het stroomlijnen en koppelen van HR (HoorayHR) en recruitment (Homerun).

HoorayHR en Homerun, één gestroomlijnd HR- en recruitment proces

Momenteel wordt er binnen Edulance al een tijdje gebruikgemaakt van zowel HoorayHR als Homerun. De koppeling tussen HoorayHR en Homerun maakt het mogelijk om processen efficiënt in te richten en te stroomlijnen. New hires worden direct in HoorayHR gezet, inclusief alle data vanuit de profielvelden.

Ik hoef geen dubbel werk te verrichten. Met één druk op de knop staan mijn new hires vanuit Homerun direct in HoorayHR!

Een nieuwe medewerker kan direct aan de slag!

Bovendien vindt Jente het erg fijn dat workflows direct klaar staan wanneer een nieuwe medewerker start bij Edulance. Zowel de new hire als de leidinggevende krijgt taken die voor de onboarding afgerond dienen te worden. Het onboardingproces is hierdoor een stuk efficiënter en sneller voor Jente. Hierdoor wordt er enorm veel tijd bespaard.

Ik hoef niet meer achter iemand aan te zitten en de eerste werkdag kan de nieuwe medewerker direct van start met de eigen taken.

“Stel dat er iets fout gaat bij de nieuwe medewerker, dan weten wij direct waar het over gaat en kunnen wij bijspringen waar nodig. Terwijl de medewerker taken vanuit de workflow uitvoert, kan de leidinggevende de volgende werkzaamheden in de eerste weken alvast voorbereiden. Bij vragen of onduidelijkheden over HoorayHR of Homerun worden wij altijd direct geholpen. De medewerkers van HoorayHR denken graag met ons mee en zorgen ervoor dat het probleem snel wordt opgelost. Daarnaast weet zowel Homerun als HoorayHR zich constant te verbeteren, waardoor wij het HR- en recruitmentproces constant kunnen verbeteren”, aldus Jente Kieft.

Wij als HoorayHR zijn enorm blij om bij te dragen aan een verbetering van het HR proces voor Edulance. Aan de hand van feedback en ervaringen blijven we onze tool innoveren. Ontdekken wat HoorayHR voor jouw organisatie kan betekenen? Bekijk de video demo of plan direct een persoonlijke demo!