Wat is Employee Self Service (ESS)?

Binnenin de wereld van HR software is Employee self-service (ESS) een veelgebruikte term. ESS betekent dat medewerkers zelf toegang hebben tot hun eigen HR informatie en zelf zaken kunnen regelen.

Een ESS is meestal in de vorm van een portaal, mobiele telefoon applicatie of een webomgeving. Het kan ook een combinatie van alledrie zijn. Medewerkers regelen zelf zaken als een verzuimmelding, adreswijzigingen, een verlofaanvraag en schieten declaraties in. HoorayHR heeft hiervoor bijvoorbeeld een Employee Self Service (ESS) app. Handig voor de medewerker om alles te regelen, waardevol voor werkgever voor het automatiseren van HR processen.

Naast bovengenoemde punten kunnen medewerkers ook bij eigen loonstroken en documenten. Bij documenten kun je denken aan een personeelshandboek, arbeidscontract of een verlofreglement. 

ESS en HR managers

Met een ESS kunnen medewerkers snel en eenvoudig aanvragen doen, bijvoorbeeld verlof of een thuiswerkdag. De HR manager kan vervolgens een aanvraag beoordelen. De eindcontrole ligt dus wel bij de HR manager. Zo weet een medewerker ten allen tijde dat een aanvraag pas definitief rond is wanneer een aanvraag is geaccepteerd. Meestal gaat dit gepaard met een notificatie in de vorm van een email of een push notificatie. 

Waarom een ESS (Employee Self Service)?

Doordat de medewerker zelf repeterende taken regelt, vermindert dit de administratieve last van een HR manager. Het bespaart tijd voor de HR manager, tijd die daarmee aan de ontwikkeling van people en cultuur kan worden besteedt.

Ook zorgt een ESS in de meeste gevallen voor overzicht. Een verlofaanvraag verdwijnt bijvoorbeeld niet in je e-mailinbox, maar wordt overzichtelijk vastgelegd in je HR softwarepakket. Een ESS stroomlijnt daarmee de communicatie tussen werknemer en werkgever.

Zelfsturende teams door een ESS

Verder zie je dat een ESS zorgt dat teams zelfsturend worden. In een Employee Self Service portaal zie je bijvoorbeeld als collega kan zien wie er met vakantie is in een bepaalde periode, kan deze er voor kiezen dan geen verlof aanvraag in te dienen. Handig als dit in lijn is met je verlofreglement.

Daarnaast is het fijn dat medewerkers zelf toegang hebben tot informatie, zoals inzicht in verlofsaldo en loonstrook. Meestal is de jaaropgave ook toegankelijk, deze is natuurlijk benodigd voor de jaarlijkse belastingopgave. Dit bespaart veel vragen richting de HR manager doordat de medewerker zelf het overzicht heeft.

Het zelf inschieten van declaraties inclusief een foto met een bonnetje zorgt voor nooit meer rondslingerende bonnetjes.

Zoals je kan lezen biedt Employee Self Service vele voordelen voor zowel de medewerker als de HR manager. 

Hoe vind ik een ESS?

Er zijn veel verschillende soorten en maten van een Employee Self Service tools. De meeste HR software pakketten anno 2022 zijn inclusief ESS. Het is goed om je daarbij te beseffen dat er oplossingen zijn voor enterprises (bijvoorbeeld Visma Raet), maar ook oplossingen zoals HoorayHR die zich specifiek richt op MKB’ers tussen de 5 en 100 medewerkers.