7 HR tools voor de slimme ondernemer (en HR manager)

7 HR tools voor de slimme ondernemer (en HR manager)

Theo Schroen24/03/2020
5 MIN

Als ondernemer heb je vele ballen hoog te houden. Ooit heb je een bepaald vak geleerd en opeens krijg je veel meer op je bord. Naast ondernemer ben je boekhouder, happiness officer, facilitair manager, verzekeringsspecialist en… HR manager!

Binnen ons bedrijf proberen we zoveel mogelijk terugkerende taken te automatiseren, ook rondom HR. Wellicht gaan we daar als innovatieve club wat ver in, maar er is niks leukers dan tools die jouw leven echt makkelijker maken. En er zijn tegenwoordig heel veel betaalbare tools die perfect zijn voor kleine organisaties!

Welke HR tools kiezen wij voor ondernemers en HR managers?

Binnen het HR domein heb je te maken met veel uiteenlopende taken, van verloning tot recruitment en van contractbeheer tot interne communicatie. Om te zorgen dat alle HR processen gestroomlijnd gaan kies als ik ondernemers slimme tools. Ik deel je graag onze 7 meest gebruikte HR tools, zodat jij als ondernemer meer tijd overhoudt voor andere zaken, maar bovenal een blij en efficiënt team! En ja Hooray is één van onze favorieten, dus die deel ik ook graag met je :).

 

1. Sollicitatieproces: Homerun

Oke oke, de standaard vacaturepagina werkt misschien niet echt meer, maar mocht je mensen benaderen, dan wil je ze wel graag leiden naar een gave vacaturepagina. Wij gebruiken hiervoor Homerun. Met Homerun kun je snel mooi vormgegeven vacatures vormgeven, inclusief een mooie visuele bedrijfspagina. Vervolgens ondersteunt Homerun bij het hele sollicitatieproces; van sollicitatie tot selectie.

Een goed alternatief voor Homerun is Recruitee.

Screenshot van het dashboard in Homerun

2. Personeelsadministratie: HoorayHR

Hooray is geboren uit onze eigen frustratie; we wilden graag dat alle personeelszaken goed geregeld waren voor het hele team. Al snel kwamen we er achter dat Excel-bestanden en losse documenten ervoor zorgden dat we veel tijd kwijt waren om alles correct bij te houden. Daarnaast verloren ook wij wel eens het overzicht. Wie heeft er nu wanneer verlof? Welke contracten verlopen er binnenkort? En naarmate het team groeide kwamen er meer mensen aan mijn bureau staan met hele praktische vragen over hun verlofbudget, adreswijziging en hun contract.

Met Hooray zorgen we dat de hele personeelsadministratie goed geregeld is. We helpen jou als ondernemer met slimme reminders om niks te vergeten en maken we medewerkers super blij door hen inzicht te geven in hun eigen personeelsdossier. Daarnaast kunnen medewerkers zelf veel zaken regelen, zoals verlofaanvragen en overuren bijhouden. Hooray automatiseert het proces voor jou. En in tegenstelling tot de grote enterprise software pakketten is Hooray easypeasy en betaalbaar voor iedereen!

3. Interne communicatie: Slack

Ons team waardeert het enorm dat er open en transparante communicatie is. Omdat wij gek werden van de berg e-mailtjes en cc-tjes die verstuurd werden, kozen wij twee jaar geleden ervoor om Slack te implementeren. Slack is een geavanceerde chatapplicatie, waarbinnen je 1-op-1 kunt communiceren, maar ook in kanalen. Zo maken wij voor elk project/feature een apart kanaal, zodat iedereen op de hoogte is (je kunt namelijk heel snel even teruglezen wat er allemaal geschreven is) en zijn ideeën supersnel kan delen. En ander grote voordeel; je e-mail inbox is vele malen overzichtelijker.

Slack vinden wij verreweg het prettigst, maar mocht je bijvoorbeeld al Microsoft 365 gebruiken, dan is Microsoft Teams echt een goed alternatief.

 

4. Recruitment: LinkedIn

De start van de employee journey; recruitment. Zeker in deze krappe arbeidsmarkt is recruitment een uitdaging. In zijn algemeen. Een standaard vacature op je website zetten is onvoldoende om genoeg kandidaten op gesprek te krijgen. We horen steeds vaker dat de sollicitatiebrief uit is. Het actief en persoonlijk benaderen van kandidaten is key.

Wij gebruiken heel actief LinkedIn om kandidaten te vinden. Hiervoor activeer ik tijdelijk een Premium Business account. [https://www.linkedin.com/premium/switcher?planType=None]. Het grootste voordeel is dat je onbeperkt kunt zoeken en zo de juiste kandidaten kunt verzamelen. Vervolgens kies ik ervoor om met een selectie te connecten en ze uit te nodigen voor een kop koffie. Doordat je geen recruiter bent, maar juist de ondernemer van het bedrijf, waarderen mensen het erg dat je hen persoonlijk benaderd. Tot nu toe werkte dit erg succesvol voor ons.

Screenshot van het dashboard van Linkedin

5. Interne kennisdeling: Evernote

Soms wil je snel even iets noteren, zonder dat ik een heel Word-document uit moet werken. In Evernote heb je de gelegenheid om even wat krabbels op te schrijven. Hierin bereid ik bijvoorbeeld agenda’s voor meetings voor of houd ik notulen bij. Ook handig als HR manager; als ik feedback heb voor iemand in ons team, dan schrijf ik dat snel even op in Evernote, zodat ik dit erbij kan pakken tijdens de 1-op-1’s. Super fijn om namelijk concrete voorbeelden erbij te pakken.

Twee extra fijne punten aan Evernote; 1. de notities kun je privé houden, maar ook delen met je collega’s. En 2. de betaalde versie van Evernote heeft een super slimme presentatiemodus (deze gebruik ik dagelijks). Daarmee maak je van een kleine notitie met één klik een gave presentatie.

Andere alternatieven voor Evernote: Notes van Apple, OneNote van Microsoft, Google Keep.

Screenshot van Evernote

6. Feedback tool: Typeform

Als HR manager van Hooray haal ik met regelmaat feedback op in het team. Dit kan gaan om kleine dingen als; ontbreekt er nog iets op kantoor? Maar ook een tevredenheidsonderzoek hoe blij iedereen nog is en of ze feedback hebben voor het management. We leren continu en zijn altijd bezig hoe we onze ‘great-place-to-work’ nog beter kunnen maken. Voor het maken van deze vragenlijsten gebruik ik Typeform. Een tool die stijlvolle vragenlijsten genereert en simpel in gebruik is.

Alternatieven voor Typeform: SurveyMonkey, Google Forms.

Screenshot van een nieuw typeform
7. Taken bijhouden: Todoist

Zoals ik aan het begin aangaf heb je als ondernemer heel veel petten op. Veel kleine taken die je niet moet vergeten. Een jaar geleden kreeg ik van mijn compagnon Bas het boekje Grip van Rick Pastoor  (normaal ben ik niet zo van de managementboekjes, maar dit is echt een aanrader om je werk beter te managen). Rick beschrijft hoe hij activiteiten en taken een goede plek gaf. Op aanraden van Rick startte ik met het gebruik van Todoist, een klein tooltje voor slimme takenlijsten.

Dit zorgde ervoor dat ik opeens op één plek en altijd & overal toegang had tot een lijst met taken. Ik heb nogal eens de neiging om voor het slapen gaan nog te bedenken; oh dit moet morgen en dit moet ik niet vergeten. Nu pak ik snel mijn telefoon, voeg ik een taak met één klik toe aan Todoist en ik zie het de volgende dag op mijn laptop terug.

Daardoor vergeet ik ook mijn HR taken niet meer!

Op zoek naar alternatieven voor Todoist? Kijk dan eens naar Wunderlist of Trello.

Screenshot van de Todoist app voor desktop

Welke HR tools gebruik jij?

Gebruik jij andere slimme HR tools? Of heb je een vraag over één van bovenstaande tools? Mail dan gerust even met ons support-team (support@hooray.nl). Leuk om met je te sparren.