HRIS: wat is het en hoe helpt het jouw organisatie groeien?

HR managers zijn altijd druk met hun werkzaamheden. Het bijhouden van de aanvragen vanuit medewerkers, alle documenten bewaren, functioneringsgesprekken inplannen en zo zijn er nog veel meer taken waarvan de verantwoordelijkheid ligt bij de HR-afdeling van een organisatie. Een HRIS, ook bekend als een Human Resources Information System, maakt het mogelijk om vele van deze werkzaamheden te stroomlijnen. Er wordt een groot gedeelte van de werkdruk ontnomen, omdat medewerkers zelf gegevens in kunnen zien en vanuit het systeem aanvragen doen. Alle communicatie en opslag van data wordt geregeld via één systeem, waardoor de HR-taken efficiënter worden ingericht.

Wil je dat de HR-professionals binnen jouw organisatie meer tijd besteden aan strategische werkzaamheden? Haal dan de administratieve last van hun schouders en start met een HR software oplossing met een Human Resources Information System (HRIS) in de kern. Een HRIS is een essentieel onderdeel van moderne human resources information systems en standaardiseert en automatiseert HR-taken en HR-processen, zodat je organisatie zorgt voor nauwkeurige registraties en rapportages.

Door de inzet van een human resources information system krijgt je organisatie meer grip op personeelsgegevens en workflows. Hierdoor komen de professionals van je HR-afdeling eindelijk toe aan het échte HR-werk: het investeren in de groei en ontwikkeling van de organisatie. Een goed hr management team neemt op basis van deze gegevens strategische beslissingen, en past de aanpak aan zodra de veranderende behoeften van de organisatie daarom vragen.

Wat is een HRIS?

HR-experts hebben meer werkdruk dan ooit. Een HRIS (Human Resources Information System) neemt een groot deel van die druk weg, doordat werknemers zelf hun gegevens kunnen inzien, aanvullen en wijzigen. Dat kan, heel handig, ook vanuit huis. Omdat een HRIS meestal niet op zichzelf staat, maar onderdeel is van een breder HR-pakket waaraan ook andere softwaresystemen zijn gekoppeld, wordt elke wijziging overal doorgevoerd.

De enorme tijdswinst die dat oplevert, biedt volop ruimte voor andere, meer strategische HR-werkzaamheden. Veel organisaties verwarren een HRIS met een human resource management system of human capital management software. Hoewel de termen vaak door elkaar gebruikt worden, hebben ze elk hun eigen focus, wat we verder in dit artikel toelichten.

Dit zijn de voordelen van een HRIS

Met een HRIS krijgt de werkgever snel inzicht in de situatie van werknemers, bijvoorbeeld op het gebied van ziekteverzuim, opleiding en beloning. Dat draagt direct bij aan de efficiëntie van de hele HR-afdeling. Met een simpele klik heeft een HR-professional inzage in het digitaal personeelsdossier, de aanwezigheidsregistratie, trainingsmanagement en HR-analyse en rapportering. Dankzij employee self-service (ESS) en slim rechtenbeheer kunnen werknemers allerlei zaken zelf inzien en bijwerken.

Door deze slimme combinatie van zelf doen en automatiseren helpt een HRIS jouw organisatie onder andere bij:

HR-workflows

Een HRIS neemt veel werk uit handen bij het standaardiseren en automatiseren van de HR-workflows. Neem een sollicitatie: via de website voert een sollicitant zijn of haar gegevens in en hij of zij wordt automatisch aan de juiste vacature en de juiste leidinggevende gekoppeld. Het e-mailverkeer is gestandaardiseerd en compliant met de geldende regelgeving.

Werving en onboarding

Besteed je het wervingsproces uit of doe je het zelf? Met een HRIS is zelf doen makkelijk. Je bespaart daarmee veel kosten op werving en selectie. Heb je eenmaal iemand aangenomen, dan start je natuurlijk zo snel mogelijk met onboarding. Een goed HRIS helpt je daarbij door taken, documenten en de juiste mensen automatisch te koppelen.

Talentmanagement en ontwikkeling

Zowel de werkgever als de werknemer heeft belang bij systematisch talentmanagement. Omdat werknemers via het HRIS zelf hun ontwikkelingsstappen bijhouden, heb je daar als werkgever weinig omkijken naar, terwijl je wel zicht houdt op de prestaties en groei van je team.

Loonadministratie

Van salarissen, onkostenvergoedingen tot secundaire arbeidsvoorwaarden: met een HRIS houdt een organisatie dat allemaal in eigen hand, centraal en up-to-date.

Afwezigheidsbeheer

Met HRIS-software kan iedereen binnen de organisatie zelf gemakkelijk zijn of haar vrije dagen inplannen. Managers krijgen een seintje en kunnen de verlofaanvraag direct bevestigen. Het HRIS geeft een helder overzicht en betrouwbare gegevens, zonder dat HR daar handmatig tussen moet zitten.

Employee self-service (selfservice)

Een training of verlof aanvragen, werkuren vastleggen of persoonlijke informatie bijwerken: werknemers voeren deze taken zelf uit. Leidinggevenden keuren updates met een paar muisklikken goed en HR heeft de handen vrij om zich te richten op werk dat er echt toe doet.

Rapportages en analyses

Een HRIS bevat statistieken, rapporten en analyses: zo zie je in een oogopslag hoe het HR-beleid van je organisatie ervoor staat. Met een handig HR-tool stellen managers aan de hand van deze gegevens zelf rapporten op, die ze direct met anderen kunnen delen.

Wat zijn de verschillen tussen HRIS, HCM en HRMS?

Op het gebied van personeelsmanagement software duizelt het je soms van de afkortingen. Op welke vlakken verschillen deze pakketten van elkaar en welke keuze is de beste? We laten de belangrijkste drie de revue passeren:

• Human Resources Information System, ofwel HRIS
• Human Resource Management Software, ofwel HRMS
• Human Capital Management, ofwel HCM

Een HRIS is ontwikkeld vanuit de behoefte om de administratie van werknemers op een makkelijke manier bij te houden. Omdat HR-functies doorheen de jaren steeds complexer zijn geworden, zijn er steeds meer mogelijkheden bij gekomen, zoals recruitment en het doorlopend beheren van werknemersgegevens.

HRMS is in feite niets anders dan een HRIS. Vooral omdat je met een human resources information system nu ook de salarisadministratie en de urenregistratie kunt bijhouden, zijn beide termen vaak inwisselbaar.

Human capital management bestrijkt het hele scala aan planningsactiviteiten, denk aan opvolgingsplanning, beloningsplanning en strategische personeelsplanning. HCM is dus vollediger dan HRMS en HRIS, en richt zich nog meer op de optimalisatie van menselijk kapitaal als geheel.

Welke keuze je maakt, hangt af van de omvang en de ambities van je organisatie. Bedenk wel dat alle leveranciers voortdurend werken aan de ontwikkeling van hun producten. Het is daarom een goed idee om eerst je specifieke behoeften scherp te krijgen voordat je een systeem kiest.

HoorayHR als jouw HRIS

HoorayHR brengt de functionaliteit van een HRIS samen in één gebruiksvriendelijk platform, speciaal gebouwd voor het MKB. In plaats van losse systemen voor elke HR-taak, beheer je werknemersgegevens, workflows en rapportages vanuit één centrale plek.

• Een digitaal personeelsdossier met betrouwbare gegevens per medewerker
• Verlofregistratie en verzuimregistratie met direct overzicht voor managers
• Urenregistratie die naadloos aansluit op planning en loonadministratie
• Een HR self service app voor employee self-service, waar werknemers zelf gegevens beheren
• Persoonlijke ontwikkeling en talentmanagement met een vaste gesprekscyclus
• Contractbeheer met automatische signalen bij aflopende contracten
• HR analytics voor rapportages en analyses die HR-beleid onderbouwen

Door deze functies te centraliseren, transformeert HoorayHR de manier waarop je organisatie HR-processen beheert: van losse administratie naar een geïntegreerd systeem dat meegroeit met je behoeften.

Zo implementeer je een HRIS

Of je nu overstapt van een ander systeem naar een HRIS of vanaf nul begint: succesvol werken met een HRIS begint met een goed implementatieplan. Implementeren van een human resources management systeem vraagt om geduld en de juiste ondersteuning van iedereen die ermee gaat werken. Er zijn zoveel verschillende aspecten aan een implementatie, dat het echt helpt om vanaf het begin een duidelijk idee te hebben van het hele proces.

Communiceer de voordelen

Een nieuw systeem is altijd even wennen. Niet iedereen heeft daar het geduld voor. Pas als de voordelen duidelijk zijn, zijn werknemers bereid om er tijd aan te besteden. Communiceer dus heel duidelijk wat de voordelen zijn van de nieuwe HR-software, ook richting het management.

Kies voor een top-downbenadering

Overtuig eerst de managers en belangrijke stakeholders van de noodzaak en het nut van een HRIS. Pas daarna kan je alle medewerkers erbij betrekken. Draagvlak bij het management zorgt voor een hogere acceptatie en betrokkenheid, simpelweg omdat werknemers dan weten dat dit van ze wordt verwacht.

Bepaal rollen en rechten

Een goed HRIS biedt verschillende soorten gebruikers en rechten aan. Voordat je start met de implementatie, schets je welke rollen er binnen je bedrijf zijn en wat iedereen wel of niet mag doen in het systeem. Na afstemming met de afdelingsmanagers en de werknemers maak je dit definitief.

Betrek alle afdelingen

Zorg ervoor dat alle afdelingen van je bedrijf betrokken zijn bij de implementatie, bijvoorbeeld tijdens afstemmingsvergaderingen. Iedereen wil invloed hebben op het proces, dus je zult hier actief over moeten communiceren.

Stel een projectplan op

Het implementatieteam maakt een projectplan voor de implementatie waarin het hele proces van begin tot eind wordt geschetst, met de vermelding van belangrijke data, beslissingen en communicatiepunten met het hele bedrijf. Zo is voor iedereen inzichtelijk wat er te gebeuren staat.

Vermijd deze 5 valkuilen bij het implementeren van een HRIS

Bij de overgang naar een nieuw HRIS liggen altijd de nodige problemen op de loer. Deze kunnen het implementatieproces ernstig vertragen. Om je goed voorbereid aan de slag te laten gaan, zetten we de 5 grootste valkuilen voor je op een rij.

1. Te snelle leveranciersselectie

Kies een leverancier niet op basis van persoonlijke voorkeuren, maar kijk scherp naar het aanbod. Alleen een demo is daarbij niet genoeg. Vraag een select aantal leveranciers om ook een paar use cases uit te werken, zodat duidelijk wordt hoe het HRIS-systeem specifiek voor jouw organisatie werkt.

2. Te weinig design-principes

Design-principes geven een duidelijk kader waarbinnen de belangrijkste wensen en behoeften van gebruikers, organisatie en techniek zijn vastgelegd. Zorg voor heldere beoordelingscriteria voor het toetsen van alle keuzes en beslissingen, zodat beslissingen snel kunnen worden genomen.

3. Te weinig voorwerk

Definieer vóór de implementatie heel nauwkeurig en gedetailleerd alle processen en gegevens die in je HRIS moeten komen en deel die met je collega’s. Als je dit allemaal pas tijdens de implementatie moet bedenken, wordt het een lang en vervelend proces.

4. Onderschatting van het traject

Bij een implementatie komt er veel meer op je af dan je denkt. Maak daarom een strakke planning, rooster mensen vrij voor het traject of huur extra capaciteit in. Bepaal ook tot in detail wie wat doet, en stel hier deadlines voor op.

5. Live gaan zonder voldoende support

Ook al is je HRIS goed geïnstalleerd en getest, ook al hebben de werknemers allemaal een training gevolgd: er zijn altijd vragen en problemen, vooral in het begin. Regel daarom vooraf voldoende ondersteuning en laat de werknemers weten voor welke vragen zij bij welke personen terecht kunnen.

Een HRIS is voor elke organisatie waardevol, of je nu net begint met digitalisering of je bestaande systemen wilt vervangen. Goede technologie maakt hr processen niet alleen efficiënter, maar helpt je ook om compliance met arbeidswetgeving te waarborgen, omdat gegevens en wijzigingen altijd correct worden vastgelegd. Met de juiste implementatie en de HR software van HoorayHR beheer je al je werknemersgegevens, urenregistratie en workflows vanuit één centraal systeem, zodat je organisatie efficiënter werkt, de productiviteit toeneemt en je sneller kan groeien.