Wat is HRIS?

hr business partner

HR managers zijn altijd druk met hun werkzaamheden. Het bijhouden van de aanvragen vanuit medewerkers, alle documenten bewaren, functioneringsgesprekken inplannen en zo zijn er nog veel meer taken waarvan de verantwoordelijkheid ligt bij de HR-afdeling van een organisatie. Een HRIS, ook bekend als een Human Resources Information System, maakt het mogelijk om vele van deze werkzaamheden te stroomlijnen. Er wordt een groot gedeelte van de werkdruk ontnomen, omdat medewerkers zelf gegevens in kunnen zien en vanuit het systeem aanvragen doen. Alle communicatie en opslag van data wordt geregeld via één systeem, waardoor de HR-taken efficiënter worden ingericht.

Voordelen van een HRIS

Een HRIS biedt vele voordelen voor de ondernemer en hun organisaties op het gebied van HR. Wij hebben de grootste voordelen voor je op een rijtje gezet:

Een centrale opslag van gegevens

Met het implementeren van een HRIS is er één centrale opslag van de gegevens. Een HRIS maakt het hiermee gemakkelijk om toegang te krijgen tot belangrijke informatie, zoals de personeelsdossiers, contracten, salarisgegevens en andere informatie van de medewerker. Met het instellen van beheerdersrechten kun je zelf instellen wie toegang heeft tot de gegevens van medewerkers.

Onboarding van nieuwe medewerkers

Een HRIS maakt het mogelijk om de onboarding van nieuwe medewerkers volledig te stroomlijnen. Zo is het aan de hand van HR workflows mogelijk om verschillende taken klaar te zetten voor de nieuwe medewerker die de medewerker tijdens de onboarding zal moeten uitvoeren.

Efficiëntie en tijdsbesparing

De implementatie van een HRIS bespaart tijd en zorgt ervoor dat er efficiënter gewerkt zal worden in de organisatie. Voor medewerkers is het duidelijk waar zij terecht kunnen voor het inzien van documenten of het doen van aanvragen, terwijl de manager inzicht heeft in alle gegevens en eenvoudig kan navigeren in het systeem.

Self-service voor medewerkers en managers

Een HRIS biedt zowel voor medewerkers als managers de mogelijkheid tot self service. Via een mobiele app hebben medewerkers de mogelijkheid om persoonlijke documenten in te zien en onder andere verlofaanvragen te doen. Managers hebben dezelfde mogelijkheid en kunnen zeer eenvoudig de aanvragen van de medewerkers goed- en afkeuren. Simpel geregeld en alles in één systeem!

Analyse en rapportage

HRIS biedt geavanceerde analysemogelijkheden, waardoor het mogelijk is voor organisaties om inzicht te krijgen in het personeelsbestand. Aan de hand van de rapportage en de uitgebreide analysemogelijkheden, is het mogelijk om trends in te zien, prestatiegegevens te analyseren en zelfs eventuele behoeften van het personeel te voorspellen.

Inzichten vanuit de rapportage en verdere analyses maken het voor HR managers en ondernemers mogelijk om betere strategische beslissingen te nemen in de organisatie.

Eén gestroomlijnd proces

Organisaties die gebruik maken van een HRIS hanteren een gestroomlijnd proces. Alle aanvragen worden verzameld in het HRIS, waarna er één centrale opslag is van alle data. medewerkers kunnen aan de hand van de self service hun documenten en aanvragen inzien, terwijl managers gemakkelijk inzicht hebben in de gegevens van medewerkers. Ook het goedkeuren van aanvragen is een fluitje van een cent met behulp van een mobiele app en diens self service!

Het verschil tussen HRIS, HRM en HRMS

Er zijn verschillende HR termen die een HR systeem weten aan te duiden. De drie HR termen waar we onderscheid in maken zijn:

HRIS: Human Resources Information System

HRMS: Human Resources Management Software

HCM: Human Capital Management

HRIS omvat de meest standaard vorm van een HR systeem. Echter zijn HR systemen de afgelopen jaren dusdanig ontwikkelt met mogelijkheden, waardoor ook HRMS en HCM relevante HR termen zijn.

HRMS lijkt in principe heel erg op HRIS. Nu het bij vele HR software oplossingen mogelijk is om Recruitment en de Salarisadministratie onder te brengen, zijn er vele raakvlakken tussen een HRMS en HRIS en zijn zij tegenwoordig moeilijker van elkaar te onderscheiden.

HCM omvat alle functionaliteiten binnen een HRIS, plus een aantal aanvullende complexe zaken die veel voorkomen bij grotere bedrijven. Organisaties die gebruik maken van een HCM, beschikken meestal over grotere teams, opereren internationaal en hebben meer complexe financiële structuren die ondersteund moeten worden. Een HCM geeft hier dus een zeer goede invulling aan! Enkele toevoegingen van een HCM bestaan uit:

  • Salarisplanning
  • Budgeteringen
  • Talentmanagement
  • Performance tracking
  • Global planning

Wat is het verschil tussen een HRIS, HRMS en HCM?

HRIS staat voor Human Resources Informatie Systeem en focust op de administratieve kant van HR-werkzaamheden, zoals het beheren van werknemersgegevens en -processen. HRMS (Human Resources Management Systeem) biedt, naast de functies van HRIS, ook mogelijkheden voor talentmanagement en tijd- en aanwezigheidsregistratie. HCM (Human Capital Management) gaat nog een stap verder door strategische HR werkzaamheden, zoals talent- en prestatiebeheer, te integreren, vaak met gebruik van geavanceerde analytics en machine learning.

Hoe kan een HRIS-systeem de werkplek veranderen?

Een modern HR-systeem maakt de werkplek interactiever en data-gedreven. Door administratieve last te verlagen en processen te automatiseren, zoals met Employee Self Service (ESS), hebben HR-professionals meer tijd voor strategische taken en persoonlijke interactie. Dit leidt tot een verbeterde werknemerservaring en draagt bij aan het ontwikkelen van een meer betrokken en gemotiveerde werkomgeving.

Wat zijn de voornaamste voordelen van een HRIS voor een MKB?

Voor het MKB kan een HRIS aanzienlijke voordelen bieden, waaronder tijdsbesparing door automatisering van HR-processen, verbeterde nauwkeurigheid van werknemersinformatie, vereenvoudigde compliance met betrekking tot werkgelegenheidswetten, en een betere aanpassing aan veranderende behoeften. De mogelijkheid om strategische HR werkzaamheden efficiënt uit te voeren, zoals talentmanagement, draagt tevens bij aan de groei en ontwikkeling van het bedrijf.

Hoe helpen HRIS-systemen bij het managen van de werknemersinformatie en -ervaring?

HRIS-systemen centraliseren en organiseren werknemersgegevens op een veilige manier, waardoor het makkelijker wordt voor HR-professionals om deze informatie te beheren en te analyseren. Met functionaliteiten zoals ESS kunnen werknemers hun persoonlijke informatie gemakkelijk updaten en belangrijke documenten inzien, wat bijdraagt aan een positieve werknemerservaring. Een uitgebreide analytics-functie biedt inzichten die kunnen helpen bij het verbeteren van de betrokkenheid en tevredenheid van werknemers.

HRMS vs. HRIS: Welke moet ik kiezen voor mijn organisatie?

De keuze tussen HRMS en HRIS hangt af van de specifieke behoeften en doelen van uw organisatie. Als uw primaire focus ligt op het stroomlijnen en efficiënter maken van de basis HR-administratie, kan een HRIS voldoende zijn. Echter, als uw organisatie ook behoefte heeft aan geavanceerde functionaliteiten zoals talentmanagement, tijd en aanwezigheid, en strategische HR-analyse, zou een HRMS een betere keuze kunnen zijn. Beide systemen bieden aanzienlijke voordelen, en de keuze zou gebaseerd moeten zijn op een grondige beoordeling van uw HR-processen en toekomstige plannen.

Disclaimer

Belangrijk! Onze artikelen en posts op onze website zijn bedoeld ter informatie en zijn niet bindend. Ze vormen geen volwaardig juridisch advies en zijn slechts opgesteld om informatie te delen over specifieke HR-onderwerpen. De inhoud van dit artikel is niet bedoeld ter vervanging van een bindend en juridisch advies dat voor uw specifieke situatie zal gelden.